I regnskapssystemet Unit4 ERP kan dere hente ut regnskapstall som grunnlag for delårs- og årsregnskapet. På denne siden har vi samlet nyttig informasjon om hvordan dere kan ta ut rapporten for delårs- og årsregnskap fra regnskapssystemet, hvordan dere kan jobbe videre med denne og hva dere bør kontrollere.
I Unit4 ERP ligger det rapportmaler for delårs- og årsregnskap for kunder med følgende tilknytningsform og føringsprinsipp:
- Bruttobudsjetterte virksomheter som fører regnskapet etter kontantprinsippet
- Bruttobudsjetterte virksomheter som fører regnskapet etter SRS
- Bruttobudsjetterte virksomheter som fører regnskapet etter SRS 1. år
- Nettobudsjetterte virksomheter
Rapportmalene oppdateres i forkant av hver delårsrapportering og før årsslutt med de siste endringene.
Malene er ment som et hjelpemiddel ved utarbeidelse av delårs- og årsregnskapet, og henter tall fra regnskapet i Unit4 ERP. Det kan oppstå avvik mellom tallene som kommer frem i rapporten og det som er bokført i regnskapet, slik at det er viktig at dere alltid kontrollerer tallene før dere bearbeider rapporten videre. Tilsvarende må dere også vurdere behov for tilleggsinformasjon.
Det er deres eierdepartement som fastsetter om og hvor ofte delårs- og årsrapportering skal skje, og hvilke krav som gjelder for denne rapporteringen.
Hvordan ta ut delårs- og årsregnskapsrapportene i Unit4 ERP
Rapportene finner dere under Egne menyer i Unit4 ERP.
Du åpner bestillingsbildet for rapporten ved å dobbeltklikke på den som er aktuell for din virksomhet. Legg inn periode du ønsker å kjøre rapporten for. Rapporten kjøres ved å trykke F12.
Når rapporten er ferdig kjørt, kan du åpne den i Ajourhold rapportbestilling. Rapporten vil åpne seg i Excel, og er klar til bruk. Legg merke til at rapporten består av flere arkfaner.
Rapporten kan kun kjøres i Unit4 ERP Desktop. Ta kontakt med oss på kundesenter regnskap dersom dere trenger bistand til å ta ut rapporten.
Kontroll og utfylling av delårs- og årsregnskapet
- Ved delårs-/årsrapporteringen skal det normalt avlegges et komplett delårs-/årsregnskap med noter. Andre krav til rapporteringen fastsettes av eierdepartementet.
- Regnskapet er ikke ferdigstilt før alle posteringer i perioden er bokført. Det er dermed viktig at dere ikke tar ut rapporten for tidlig, og det kan være behov for å kjøre rapporten flere ganger. Vi anbefaler at dere kjører rapporten tidlig for å kunne gjøre en foreløpig kontroll av tallene og for å kunne levere eventuelle foreløpige tall til intern bruk.
- Dere kan slette regnskapslinjer som ikke inneholder beløp, men alle overskrifter må beholdes.
- Rapporten hentet tall fra regnskapssystemet, men det vil ofte være behov for supplerende kommentarer og tilleggsinformasjon for at regnskapet skal gi et dekkende bilde. Vurderingen rundt hva som er nødvendig tilleggsinformasjon og innlegging og presentasjon av denne er virksomhetens eget ansvar.
- Noter uten innhold kan utelates, og nummerering må endres for å beholde løpende nummerering av notene. Husk da å oppdatere notereferansene i resultatregnskap og balanse også.
- Rapportmalene er utformet som støtte og hjelp, slik at dere står fritt til å utforme rapportene slik dere vil ha de utseendemessig.
- Merk at alle noter må kontrolleres selv om de er ferdig utfylt. Kontrollene må inkludere tall og tekster.
Veiledningsmateriellet som er laget til årsregnskapet vil i stor grad gi støtte til arbeidet med delårs- og årsregnskapet.
Nærmere om de enkelte delene av delårs- og årsregnskapet
Delårs- og årsregnskapet består av ulike oppstillinger og noter avhengig av tilknytningsform og føringsprinsipp. Under følger kommentarer til utvalgte deler av delårs- og årsregnskapet dere må være klar over ved kontroll og utfylling.
Kommentarer fordelt på tilknytningsform og føringsprinsipp
Bruttobudsjetterte virksomheter som fører regnskapet etter kontantprinsippet
Saldobalanse-hjelpeark
Dette er et hjelpeark som er ment som en støtte under utarbeidelsen av delårs- og årsregnskapet. Arket viser saldo per konto for alle kontoer i regnskapet for perioden rapporten kjøres. Hjelpearket inngår ikke som en del av delårs- og årsregnskapet og må slettes før innlevering.
Bevilgningsrapporteringen
Teksten for Kapittelnavn i bevilgningsrapporteringen finnes ikke i Unit4 ERP, og må legges inn manuelt. Posttekst hentes fra oppsett av statskontoene i Unit4 ERP. Det anbefales at dere kontrollerer denne mot post-beskrivelse i tildelingsbrevet eller i statsbudsjettet.
Note C (kun ved årsregnskap)
Det er lagt til en ny note C til bevilgningsrapporteringen. Note C skal gi oversikt over binding på framtidige års bevilgninger. Noten inneholder tre tabeller som skal fylles ut. For andre vesentlige leieavtaler skal det gis tekstlig beskrivelse av leieobjektene. Noten er manuell og hentes ikke fra regnskapet automatisk. Les mer om utarbeidelse av noten her.
Artskontorapporteringen
Oversikt over mellomværende med statskassen i Artskontorapporteringen har som standard linjer for de vanligste postene, men dersom dere har poster i mellomværendet ut over disse, må dere legge inn egne linjer. Dette kan for eksempel være virksomhetsspesifikke unntak i form av romertallsvedtak.
Artskontorapporteringen har to kontrollsummer dere må kontrollere:
Kontrollsum netto rapportert til bevilgningsregnskapet sammenligner netto rapportert til bevilgningsregnskapet i bevilgningsrapporteringen og artskontorapporteringen. Avvik skyldes tilfeller der det er rapportert beløp på mellomværendet på en resultatkonto, eller der det er rapportert på inntekts- eller utgiftskapittel på en balansekonto.
Kontrollsum mellomværende med statskassen sammenligner mellomværendet med statskassen i bevilgningsrapporteringen og artskontorapporteringen. Avvik betyr at dere må legge til ekstra linjer i artskontorapporteringen som spesifiserer hva denne differansen består av.
Vi har laget flere kontrollspørring i Unit4 ERP dere kan benytte for å finne hva som er årsaken til eventuelle differanser i kontrollsummene. Disse finner dere under Rapporter – Rapporter på tvers av firma:
Spørringen DFØ Kontrollsum mellomværende spesifiserer hva differansen på Kontrollsum mellomværende med statskassen består av. Dersom dere har differanse under Kontrollsum netto rapportert til bevilgningsregnskapet, kan denne spesifiseres av spørringene DFØ Kontrollsum rapp.bev.regnskap I og II.
Note 2 Lønnskostnader, årsverk og andre ytelser. Tall for utførte årsverk
Utførte årsverk blir automatisk fylt inn i note 2 for alle kunder, med noen få unntak. Dersom utførte årsverk ikke kommer med automatisk må dere legge inn dette manuelt i noten for lønnsutgifter. Utførte årsverk kan dere hente ut ved å benytte rapport YHR_AARSVERK i SAP. Se brukerinformasjonen i SAP for beskrivelse av denne rapporten og hvordan den brukes.
Dere skal også presentere sammenligningstall. Disse kan hentes i rapporten dersom dere ikke brukte utførte årsverk ved årsrapporteringen i fjor.
Oversikt over lønn og andre ytelser til virksomhetsleder, styreleder og de enkelte medlemmer av styret må legges inn manuelt i noten ved årsslutt. Tekstboks som inneholder veiledning og eksempler slettes når noten er ferdig utarbeidet.
Bruttobudsjetterte virksomheter som fører regnskapet etter SRS
Saldobalanse-hjelpeark
Dette er et hjelpeark som er ment som en støtte under utarbeidelsen av delårs- og årsregnskapet. Arket viser saldo per konto for alle kontoer i regnskapet for perioden rapporten kjøres. Hjelpearket inngår ikke som en del av delårs- og årsregnskapet og må slettes før innlevering.
Saldobalanse - hjelpeark kontant
Dette er et hjelpeark som er ment som en støtte under utarbeidelsen av delårs- og årsregnskapet. Arket viser saldo per konto for alle kontoer i kontantregnskapet for perioden rapporten kjøres. Hjelpearket inngår ikke som en del av delårs- og årsregnskapet og må slettes før innlevering.
Bevilgningsrapporteringen
Teksten for Kapittelnavn i bevilgningsrapporteringen finnes ikke i Unit4 ERP, og må legges inn manuelt. Posttekst hentes fra oppsett av statskontoene i Unit4 ERP, denne anbefales å kontrollere mot post-beskrivelse i tildelingsbrevet eller i statsbudsjettet.
Note C (kun ved årsregnskap)
Det er lagt til en ny note C til bevilgningsrapporteringen. Note C skal gi oversikt over binding på framtidige års bevilgninger. Noten inneholder tre tabeller som skal fylles ut. For andre vesentlige leieavtaler skal det gis tekstlig beskrivelse av leieobjektene. Noten er manuell og hentes ikke fra regnskapet automatisk. Les mer om utarbeidelse av noten her.
Artskontorapporteringen
Oversikt over mellomværende med statskassen i Artskontorapporteringen har som standard linjer for de vanligste postene, men dersom dere har poster i mellomværendet ut over disse, må dere legge inn egne linjer. Dette kan for eksempel være virksomhetsspesifikke unntak i form av romertallsvedtak.
Note 2 Lønnskostnader, årsverk og andre ytelser. Tall for utførte årsverk
Utførte årsverk blir automatisk fylt inn i note 2 for alle kunder, med noen få unntak. Dersom utførte årsverk ikke kommer med automatisk må dere legge inn dette manuelt i noten for lønnsutgifter. Utførte årsverk kan dere hente ut ved å benytte rapport YHR_AARSVERK i SAP. Se brukerinformasjonen i SAP for beskrivelse av denne rapporten og hvordan den brukes.
Dere skal også presentere sammenligningstall. Disse kan hentes i rapporten dersom dere ikke brukte utførte årsverk ved årsrapporteringen i fjor.
Oversikt over lønn og andre ytelser til virksomhetsleder, styreleder og de enkelte medlemmer av styret må legges inn manuelt i noten ved årsslutt. Tekstboks som inneholder veiledning og eksempler slettes når noten er ferdig utarbeidet.
Note 5 Andre driftskostnader. Tilleggsinformasjon om operasjonelle leieavtaler
Det er en tekstboks under utfylling av tilleggsinformasjon om leieavtaler hvor dere skal spesifisere varighet og leiekostnad for husleieavtale.
Note 7A Sammenheng mellom avregnet med statskassen og mellomværende med statskassen
Dersom virksomheten har hatt virksomhetsoverdragelse i løpet av året og føringer på konto 1990 eller 1993, må dette legges inn manuelt i rapporten. Tallene hentes ikke automatisk inn i fra Unit4 ERP.
Kontrollark
I delårs- og årsregnskapsrapporten ligger det et kontrollark som gir dere en oversikt over logiske kontroller som bør sjekkes. Hjelpearket inngår ikke som en del av delårs- og årsregnskapet og må slettes før innlevering.
Veiledning og beskrivelse av dette arket ligger her:
Bruttobudsjetterte virksomheter som fører regnskapet etter SRS 1. år
Denne delårs- og årsregnskapsrapporten gjelder for virksomheter som har innført SRS inneværende år, altså det første året man fører regnskapet etter SRS.
Saldobalanse - hjelpeark
Dette er et hjelpeark som er ment som en støtte under utarbeidelsen av delårs- og årsregnskapet. Arket viser saldo per konto for alle kontoer i regnskapet for perioden rapporten kjøres. Hjelpearket inngår ikke som en del av delårs- og årsregnskapet og må slettes før innlevering.
Saldobalansen viser tall per rapportdato, og per 01.01.202x i periode 00.
Saldobalanse - hjelpeark kontant
Dette er et hjelpeark som er ment som en støtte under utarbeidelsen av delårs- og årsregnskapet. Arket viser saldo per konto for alle kontoer i kontantregnskapet for perioden rapporten kjøres. Hjelpearket inngår ikke som en del av delårs- og årsregnskapet og må slettes før innlevering.
Saldobalansen viser tall per rapportdato, og per 01.01.202x i periode 00.
Bevilgningsrapporteringen
Teksten for Kapittelnavn i bevilgningsrapporteringen finnes ikke i Unit4 ERP, og må legges inn manuelt. Posttekst hentes fra oppsett av statskontoene i Unit4 ERP, denne anbefales å kontrollere mot post-beskrivelse i tildelingsbrevet eller i statsbudsjettet.
Samlet tildeling må fylles ut basert på tildelingsbrev og eventuelle supplerende tildelingsbrev.
Note C (kun ved årsregnskap)
Det er lagt til en ny note C til bevilgningsrapporteringen. Note C skal gi oversikt over binding på framtidige års bevilgninger. Noten inneholder tre tabeller som skal fylles ut. For andre vesentlige leieavtaler skal det gis tekstlig beskrivelse av leieobjektene. Noten er manuell og hentes ikke fra regnskapet automatisk. Les mer om utarbeidelse av noten her.
Artskontorapporteringen
Oversikt over mellomværende med statskassen i Artskontorapporteringen har som standard linjer for de vanligste postene, men dersom dere har poster i mellomværendet ut over disse, må dere legge inn egne linjer. Dette kan for eksempel være virksomhetsspesifikke unntak i form av romertallsvedtak.
Resultat og balanseoppstilling
I resultatoppstillingen med tilhørende noter er det ikke sammenligningstall. Sammenligningstall vil først være gjeldende fra året etter man innfører SRS. I balanseoppstillingen med tilhørende noter er sammenligningstall IB per 01.01.202x i periode 00.
Note 2 Lønnskostnader, årsverk og andre ytelser. Tall for utførte årsverk
Utførte årsverk blir automatisk fylt inn i note 2 for alle kunder, med noen få unntak. Dersom utførte årsverk ikke kommer med automatisk må dere legge inn dette manuelt i noten for lønnsutgifter. Utførte årsverk kan dere hente ut ved å benytte rapport YHR_AARSVERK i SAP. Se brukerinformasjonen i SAP for beskrivelse av denne rapporten og hvordan den brukes.
Pensjon: Premiesats for arbeidsgiverandel må utfylles.
Oversikt over lønn og andre ytelser til virksomhetsleder, styreleder og de enkelte medlemmer av styret må legges inn manuelt i noten ved årsslutt. Tekstboks som inneholder veiledning og eksempler slettes når noten er ferdig utarbeidet.
Note 5 Andre driftskostnader. Tilleggsinformasjon om operasjonelle leieavtaler
Det er en tekstboks under utfylling av tilleggsinformasjon om leieavtaler hvor dere skal spesifisere varighet og leiekostnad for husleieavtale.
Kontrollark
I delårs- og årsregnskapsrapporten ligger det et kontrollark som gir dere en oversikt over logiske kontroller som bør sjekkes. Hjelpearket inngår ikke som en del av delårs- og årsregnskapet og må slettes før innlevering.
Veiledning og beskrivelse av dette arket ligger her:
Nettobudsjetterte virksomheter
Saldobalanse-hjelpeark
Dette er et hjelpeark som er ment som en støtte under utarbeidelsen av delårs- og årsregnskapet. Arket viser saldo per konto for alle kontoer i regnskapet for perioden rapporten kjøres. Hjelpearket inngår ikke som en del av delårs- og årsregnskapet og må slettes før innlevering.
Note C (kun ved årsregnskap)
Det er lagt til en ny note C til bevilgningsrapporteringen. Note C skal gi oversikt over binding på framtidige års bevilgninger. Noten inneholder tre tabeller som skal fylles ut. For andre vesentlige leieavtaler skal det gis tekstlig beskrivelse av leieobjektene. Noten er manuell og hentes ikke fra regnskapet automatisk. Les mer om utarbeidelse av noten her.
Statens kapital og gjeld
Nettobudsjetterte kan velge om de presenterer tilskuddsforvaltning etter kontantprinsippet eller etter samme prinsipper som de er bokført, henholdsvis alternativ a og b i SRS 10 pkt. 31.
Dersom dere velger å presentere tilskuddsforvaltning etter samme prinsipper som de er bokført, alternativ b, skal gjelden i kontogruppe 25 presenteres på to ulike regnskapslinjer under overskriften IV Gjeld vedørende tilskuddsforvaltning og andre overføringer:
I rapporten fra Unit4 ERP kommer ikke denne fordelingen frem automatisk, da føringen av dette ikke er standardisert på artskonto. Dermed fremkommer hele beløpet på den ene regnskapslinjen. Dere må dermed selv fordele beløpet mellom de to regnskapslinjene slik at dette blir riktig i det avlagte delårs- og årsregnskapet.
Note 2 Lønnskostnader, årsverk og andre ytelser. Tall for utførte årsverk
Utførte årsverk blir automatisk fylt inn i note 2 for alle kunder, med noen få unntak. Dersom utførte årsverk ikke kommer med automatisk må dere legge inn dette manuelt i noten for lønnsutgifter. Utførte årsverk kan dere hente ut ved å benytte rapport YHR_AARSVERK i SAP. Se brukerinformasjonen i SAP for beskrivelse av denne rapporten og hvordan den brukes.
Dere skal også presentere sammenligningstall. Disse kan hentes i rapporten dersom dere ikke brukte utførte årsverk ved årsrapporteringen i fjor.
Oversikt over lønn og andre ytelser til virksomhetsleder, styreleder og de enkelte medlemmer av styret må legges inn manuelt i noten ved årsslutt. Tekstboks som inneholder veiledning og eksempler slettes når noten er ferdig utarbeidet.
Note 5 Andre driftskostnader. Tilleggsinformasjon om operasjonelle leieavtaler
Det er en tekstboks under utfylling av tilleggsinformasjon om leieavtaler hvor dere skal spesifisere varighet og leiekostnad for husleieavtale.