Årsavslutning regnskap

Innland og utland

Alle faktura som er endelig godkjent og etterkontrollert i Unit4 ERP innen 28. desember kl. 10.00 blir med på remitteringen.

Oppgave	Frist	Merknad
Siste remittering innland og godkjenning i nettbank	Torsdag 28. desember 2023	Forfallsintervall som normalt. Både innland og utland vil bli remittert.
Siste remittering utland og godkjenning i nettbank	Torsdag 21. desember 2023	Forfallsintervall som normalt. Utland remitteres også 28.12 men her vil de fleste bli belastet bank i januar 2024. For å sikre at utenlandske faktura blir belastet i 2023 bør forfall settes til 22.12 (gjelder faktura med forfall 23.12–31.12.2023).
Første remittering i 2024	Tirsdag 2. januar 2024	Remittering går som normalt fra tirsdag 2. januar 2024.

Ordinær remittering i jula 2023 er 19., 21. og 28. desember.

Virksomheter som ikke ønsker remittering torsdag 28. desember, må gi oss beskjed på regnskap@dfo.no.

Remittering i romjula, torsdag 28. desember 2023, starter kl. 10.30.

Blir faktura med i kontantregnskapet for 2023?

For at faktura skal bli med i kontantregnskapet for 2023 må avregningsretur bli lest inn korrekt i Unit4 ERP innen 29. desember 2023. For innenlandsbetalinger kan forfall på faktura være 29. desember. Fakturaer med forfall 30. og 31.12 blir ikke avregnet før i 2024, og vil dermed belaste neste års budsjett.

Ny løsning for endring av forfall på faktura

For å få faktura i kontantregnskapet for 2023 vil DFØ i år endre forfallsdato ved innlesing av faktura til årets siste remitteringsdag. Det vil si at både forfallsdatoene 30. og 31.12 blir endret til 28.12. Da har vi en ekstra dag på innlesing av avregningsretur.

For utenlandsfakturaer blir forfall satt enda 3 virkedager tidligere, det vil si til 21.12. som følge av den ekstra tiden det kan ta å avregne disse. Enkelte banker kan ha avvikende frister. Sjekk eventuelt med banken hva siste forfallsdato må være for å få utenlandsbetalinger belastet på inneværende år.

Det er viktig at dere kontrollerer forfallsdato ved attestasjon og godkjenning og sjekker om forfallet faktisk er endret. Hvis dere mener forfallsdatoen ikke skal endres likevel, må dere korrigere dette i fakturabehandlingen.

Det er ikke mulig å endre forfall på faktura med forfallsdato i 2024.

Se også  rundskriv 10/22 pkt. 3.2.1 om endring av forfallsdato ved årsslutt, inkludert fotnote 6.

Tips

• Fakturaene er tilgjengelige for behandling i Unit4 ERP fortløpende, det vil si før e-postvarsel blir sendt fra systemet.
• Husk vikarfunksjonen. Dette er spesielt viktig for å kunne oppnå en optimal arbeidsflyt.

Når blir fakturaene bokført?

For at fakturaen skal bli bokført i 2023, må den være godkjent og etterkontrollert innen fredag 5. januar 2024 kl. 22.00 for kunder med avtale om grunntjeneste og mandag 8. januar kl. 22.00 for kunder med avtale om delservice. Merk at periodekutt vil påvirke dette dersom dere har avvik fra tjenestemodell (færre antall virkedager).

Ovenstående frister gjelder for å få fakturaen bokført i virksomhetsregnskapet. Fakturaer som ikke er bokført innen disse fristene må eventuelt periodiseres, jf. Periodisering av inngående faktura bokført i 2024 som har fakturadato i 2023.

Fristene for å sikre at fakturaene blir bokført i kontantregnskapet i 2023 finner dere i avsnittet Remittering.

Rapport som viser leverandørgjeld per 31. desember 2023, blir lastet opp til DFØ Fildel. Rapporten XVEFLYT viser en oversikt over alle fakturaer på arbeidsflyt og alle fakturaer som er registrert i vedlikehold elektronisk faktura (VEF).

Bokføring av inngående faktura og leverandørgjeld ved årsslutt

På bakgrunn av krav i økonomiregelverket til ajourhold av bokføring, skal inngående fakturaer med fakturadato i 2023 inngå i leverandørgjelden per 31. desember 2023. Dette medfører at det ikke er mulig å unnlate å bokføre inngående fakturaer i 2023 på bakgrunn av et ønske om å bokføre de på 2024. Dere må tilstrebe å bokføre fakturaer på riktig år ved at attestasjon, godkjenning og bokføring av inngående fakturaer skjer fortløpende, også ved årets slutt.

Det er ikke i henhold til økonomiregelverket å holde fakturaer tilbake i fakturabehandlingssystemet i Unit4 ERP, verken ved å la de ligge «på vent» i etterkontrollen eller ved å bevisst unnlate å attestere og godkjenne fakturaer til etter 31. desember.

Se også punktet ovenfor om periodisering av inngående faktura bokført i 2024 som har fakturadato i 2023.

Tilsvarende bestemmelser gjelder for virksomheter som er bokføringspliktige etter bokføringsloven. Det betyr at alle inngående fakturaer skal bokføres løpende innenfor lovens frister for ajourhold og at bokføringen skal være à jour innen fristene for pliktig regnskapsrapportering.

Siste utfakturering for virksomheter der DFØ utfører utfaktureringen, er fredag 29. desember 2023.

Det kjøres ikke purringer i mellomjula 2023 for virksomheter DFØ utfører denne oppgaven for.

Bokføring av bilag og oppstart avstemming

Oppgave	Frist	Merknad
Grunntjeneste Digitale bilag må være ferdig behandlet i Unit4 ERP (attestert og godkjent)	Fredag 5. januar 2024	Bekreft per e-post at perioden er klar for avstemming (av kontantregnskapet).
Delservicekunder Alle bilag må være bokført og egne avstemminger foretatt	Mandag 8. januar 2024	Bekreft per e-post at perioden er klar for avstemming (av kontantregnskapet).

Vesentlige feil eller mangler som må korrigeres innen rapportering

Dersom dere avdekker at det mangler føringer på perioden etter bilagsfristene, kan det være behov for å foreta ytterligere posteringer. Det er kun vesentlige feil eller mangler som skal korrigeres etter bilagsfristene. Dersom dere vurderer at beløpet er vesentlig, må dere umiddelbart ta kontakt med oss via egen kundekontakt i regnskapsdivisjonen. Da utsetter vi årsoppgjørsposteringer for å unngå dobbeltarbeid inntil korrigeringene er foretatt. Se rutine 9.3 Postering i foreløpig bevilgningsregnskap og posteringer i periode 13.

Innrapportering til statsregnskapet

Oppgave	Frist	Merknad
Innrapportering av S-rapport til statsregnskapet	Mandag 15. januar 2024	Signert S-rapport sendes DFØ snarest mulig og senest fredag 12. januar 2024.

Vi viser ellers til DFØs rutiner for årsavslutning og årlig rundskriv fra Finansdepartementet, som omhandler årsavslutningen av statsregnskapet med frister.

Frister for bilag etter innrapportering til statsregnskapet

Oppgave	Frist	Merknad
Kunder som følger kontantprinsippet Vurdere behovet for periodisering av inngående faktura bokført i 2024 med fakturadato i 2023.	Onsdag 17. januar 2024	Delservicekunder bokfører bilaget selv. Grunntjenester oversender bilag for føring til bilag-regnskap@dfo.no. For mer informasjon se «Periodisering av inngående faktura bokført i 2024 som har fakturadato i 2023».
Kunder som følger SRS (både grunntjenester og delservice) Bokføring av SRS-bilag.	Torsdag 25. januar 2024	Bekreft per e-post at posteringene er gjennomført. DFØ stenger periode (status C) 25. januar 2024 kl. 20.00.

Posteringer i foreløpig bevilgningsregnskap (tidligere brevlige posteringer)

Etter innrapporteringen til statsregnskapet kan feil eller manglende posteringer som påvirker kontantrapporteringen på artskonto eller statskonto med vesentlig beløp, korrigeres i foreløpig bevilgningsregnskap (tidligere kalt brevlige posteringer). Dersom dere ser behov for å gjennomføre slike posteringer, må dere umiddelbart gi beskjed til DFØ via kundekontakt i regnskapsdivisjonen slik at arbeidet med årsavslutningen settes på vent.

Vi oppfordrer dere til å bruke tiden før rapporteringen i januar til å foreta nødvendige korreksjoner da slike tilleggsposteringer og korrigeringer etter rapporteringen ofte innebærer betydelig merarbeid for virksomheten selv og DFØ.

Se også:

Bokføring av bilag og oppstart avstemming

Oppgave	Frist	Merknad
Grunntjeneste/Delservice Inngående faktura må være ferdig behandlet i Unit4 ERP (attestert og godkjent). Merk at det her kan være avvik for virksomheter som har valgt tidligere periodekutt for inngående faktura. Grunntjeneste Bankbilag oversendes DFØ for bokføring.	Mandag 8. januar 2024	Grunntjeneste Bekreft per e-post at perioden er klar for avstemming.
Delservicekunder Alle bankbilag skal være bokført og banken avstemt.	Fredag 12. januar 2024

Innrapportering til statsregnskapet

Oppgave	Frist	Merknad
Frist for innrapportering av L-rapport	Fredag 12. januar 2024	Delservicekunder skal oversende grunnlag for rapportering av L-rapport til DFØ snarest mulig og senest fredag 12. januar 2024. DFØ frist for rapportering til Statsregnskapet er mandag 15. januar.
Frist for innrapportering av P-rapport	Mandag 18. mars 2024	Send en signert P-rapport til DFØ så snart som mulig og senest mandag 18. mars kl. 16.00. Frist for innrapportering til Statsregnskapet er 19. mars 2024. Den endelige P-rapporten for 2023 og årsregnskapet som avlegges skal være basert på samme saldobalanse. For å sikre rettidig avstemming og rapportering av regnskapene for januar og februar 2023 må saldobalansen som ligger til grunn for P-rapporten ferdigstilles tidligere, fortrinnsvis innen 28. februar 2023.

Virksomheter som ikke er i stand til å ferdigstille regnskapet (saldobalansen) innenfor våre frister, må ta kontakt med DFØ så tidlig som mulig. Siste frist for årsregnskapet er 15. mars 2024 uavhengig av øvrige frister.

Avstemmingsmappen 2023

Etter vår ferdigstilling av avstemmingene må dere gjennomgå og følge opp avstemminger, spørsmål og kommentarer fra DFØ. Eventuelle korrigeringer og øvrige tilbakemeldinger må sendes til DFØ snarest mulig og senest innen 22. februar 2024.  

Signerte avstemminger per 31.12. sender dere til oss senest 14. mars 2024.

På grunn av stor pågang frem mot jul har vi noe lengre saksbehandlingstid. Det er ikke nødvendig å sende inn saker på fakturaer dere ikke har mottatt. 

Alle fakturaer mottatt hos DFØ  innen 18. desember og godkjent av dere innen fristen, remitteres 28. desember 2023.

Leverandørgjelden per 31. desember inngår i årsregnskapet som avlegges etter R-115. For virksomheter som fører regnskapet etter kontantprinsippet inngår bokført leverandørgjeld i noten som viser sammenhengen mellom avregning med statskassen og mellomværende med statskassen.

For de fleste virksomheter vil det av flere ulike årsaker bli bokført fakturaer i 2024 som gjelder 2023 med fakturadato i 2023. Dette betyr at kostnader og leverandørgjelden i årsregnskapet per 31. desember kan være undervurdert. I slike tilfeller vil det være behov for periodiseringer for å sikre at årsregnskapet med noter blir riktig.

Alle virksomheter må foreta en vurdering av om det er behov for slike periodiseringer.

Spørring på faktura bokført i 2024 med fakturadato i 2023

Vi har utarbeidet en browserspørring i Unit4 ERP som dere kan benytte til dette formålet: LG - Fakt.dato 2023, bokført 2024. Spørringen vil være klar for bruk 3. januar 2024.

Spørringen vil dere finne under fanen Rapporter i Unit4 ERP Desktop og i Rapporter-menypunktet i Unit4 ERP Web. Spørringen er lagret under Rapporter på tvers av firma → Globale rapporter → Årsavslutning.

Spørringen vil vise inngående fakturaer med fakturadato 2023 som er bokført i 2024, fordelt på resultatkonti, eksklusiv eventuelt fradragsført merverdiavgift og merverdiavgift som inngår i nettoføringsordningen. Det er mulig å benytte pil-knappene på verktøylinjen for å vise alle bilagene som inngår.

Dersom dere har problemer med å kjøre spørringen, kan dere ta kontakt med regnskap for bistand.

Vurdering av behov for periodisering

Dere må vurdere om summen av de bokførte fakturaene i 2024 med fakturadato i 2023 er vesentlig for årsregnskapet. I henhold til Finansdepartementets rundskriv R-115 avsnitt 4.1, skal årsregnskapet «gi et dekkende bilde av virksomhetens disponible bevilgninger og av regnskapsførte utgifter, inntekter, eiendeler og gjeld».

Dette betyr at vurderingen må foretas opp mot virksomhetens fastsatte vesentlighetsgrenser på aktuelle områder, og at vurdering av vesentlighet må foretas både i forhold til det totale regnskapet og relevante regnskapslinjer i årsregnskapet (og eventuelt noter). Enkeltposters vesentlighet skal vurderes i sammenheng med andre tilsvarende poster.

Dersom dere konkluderer med at manglende føringer i forrige års regnskap er vesentlig, må dere foreta en periodisering slik at gjelden i årsregnskapet blir riktig.

Dere skal dokumentere vurderingene dere gjør, minimum på eller som vedlegg til aktuelle bilag og i dokumentasjon av balansen (avstemmingene). Vi anbefaler å benytte egne vurderingsnotater som vedlegges dokumentasjon av balansen i de tilfellene dere konkluderer med å ikke gjennomføre periodiseringer. Bekreftelse på gjennomførte vurderinger sender dere til DFØ.

Kontering og bokføring av bilag

Periodiseringen av inngående faktura daterte 2023 skal ikke påvirke rapporteringen til statsregnskapet for 2023. Dette gjøres ved å bokføre bilagene med en bilagsart uten kontanteffekt (i de fleste tilfeller bilagsart ME).

Bilag skal føres som annen kortsiktig gjeld på en konto i kontogruppe 299 i periode 202312 (se under for SRS-virksomheter). Motposten vil være en eller flere resultatkonti. Periodiseringen gjøres eksklusive merverdiavgift for virksomheter som har fradrag for den inngående merverdiavgiften (det vil si er merverdiavgiftsregistrert) eller er omfattet av nettoføringsordningen.

Ønsker dere å unngå at periodiseringen påvirker interne styringsrapporter er det mulig å foreta posteringen på konti og dimensjonsverdier som ikke blir benyttet i rapportene.

Bilagene tilbakeføres i periode 202401.

Kunder på grunntjeneste sender bilag for bokføring til bilag-regnskap@dfo.no, mens delservicekunder bokfører disse bilagene selv.

Bilagene vil ikke påvirke kontantregnskapet og kan dermed bokføres etter at rapporteringen til statsregnskapet er gjennomført. Det vil være en fordel å sette korte interne frister for godkjenning og bokføring av inngående faktura primo 2024 slik at man får et best mulig grunnlag for gjennomgangen per 31.12.

For eventuelle omtvistede fakturaer må man ut fra beløpenes størrelse vurdere om det også skal foretas en periodisering for manglende kreditnotaer.

Særlig for virksomheter som benytter de statlige regnskapsstandardene

Virksomheter som følger de statlige regnskapsstandardene har i SRS 1 egne krav til virksomhetsregnskapet, og hvordan dette skal presenteres. Disse virksomhetene skal benytte kontogruppe 296 Påløpte kostnader også til periodisering av mottatte og bokførte fakturaer i 2024 som er datert 2023 og som gjelder regnskapsåret 2023.

Ved årsskifte, fra og med januar til og med mars, oppdateres periode 12 for fjoråret, samt inneværende år. 

Fra og med april til og med desember er det kun inneværende år som blir oppdatert.

Instruksjonsfilmer om årsavslutningsposteringer for kontant og SRS finner dere på sida om periode- og årsavslutning under overskriften Instruksjonsfilmer om årsavslutningsposteringer.

DFØ sender ut «triggerforslag» på overføring av utgående balanse 2023 til inngående balanse 2024 når arbeidet med avstemmingene per 31.12 er foretatt. Dere vil motta «triggerforslag» for overføring av inngående balanse etter endelig ferdigstillelse av regnskapet for 2023.

Dere må kontrollere oversendt forslag for å sikre at alle relevante dimensjoner blir inkludert i bilaget. Av hensyn til senere kryssing/utligning av poster, blant annet som grunnlag for avstemminger i nytt år, er det viktig at alle dimensjoner (inkludert prosjekt, kapittel/post, koststed og så videre) blir inkludert og er korrekte.

Avstemming av lønn/regnskap og en kontrolloppstilling, skal bidra til å sikre nøyaktighet i regnskapet, og at bokførte ytelser blir korrekt innrapportert.

DFØ anser risikoen for feil ved overføring fra lønnssystemet til regnskapet som forholdsvis liten. I mangel av rene konti har vi etablert egne kontroller for å avdekke eventuelle avvik i overføringene fra SAP til Unit4 ERP. DFØ gjennomfører disse kontrollene i løpet av året, og for oppdatering foretar vi også en tilsvarende kontroll snarest mulig etter de siste lønnskjøringene i 2023.

Dere i virksomheten må selv gå gjennom regnskapet i god tid før siste ordinære lønnskjøring for 2023, og se til at utbetalinger som gjelder innrapporteringspliktige ytelser faktisk er oversendt til lønnsdivisjonen for innrapportering. Eksempler på slike ytelser kan være dekning av medlemskontingenter, utgifter til trening, arbeidstøy, gaver over gjeldende beløpsgrenser, aviser, telefon, enkelte personalforsikringer og så videre.

DFØ ved regnskapsdivisjonen utarbeider kontrolloppstilling motsvarende RF-1022 for 2023. Kontrolloppstillingene utarbeidet av DFØ vil bli lastet opp til kunder i DFØ Fildel i løpet av april og mai måned, for deres videre vurdering. Kontrolloppstillingen må oppbevares sammen med avstemmingsmappen og øvrige dokumenter som inngår i avstemming av balansen.

I tidligere år har kontrolloppstillingen RF-1022 blitt sendt til Skatteetaten i henhold til skatteforvaltningsforskriftens bestemmelser. I forbindelse med ny ordning for innlevering av skattemeldingen for skattepliktige virksomheter, skal en kontrolloppstilling over bokførte og innberettede beløp leveres sammen med skattemeldingen fra og med skatteåret 2023, jf. skatteforvaltningsforskriftens § 7-2-11. Det er ikke krav i skatteforvaltningsforskriften om at ikke-skattepliktig arbeidsgivere, inkludert stat og kommuner, skal fylle ut og levere kontrolloppstilling fra og med 2023.

Avstemming og dokumentasjon av lønn/regnskap, inkludert dokumentasjon av at innrapportert lønn og godtgjørelser er korrekt bokført og at bokførte ytelser blir korrekt innrapportert, er hjemlet i bokføringslovens § 11 og Bestemmelsene pkt. 4.4.6 om dokumentasjon av balansen. Bokføringsloven § 5 (2) nr. 2 krever en spesifikasjon av lønnsopplysningspliktige ytelser for bokføringspliktige virksomheter.

Rapportering av beholdninger av kapitalposter skal rapporteres til eget departement innen egen frist som framgår av årets rundskriv. Vi vil lenke til årets rundskriv når det er klart. I tillegg er det viktig at alle transaksjoner vedrørende aksjer og andeler, utlån og så videre er korrekt bokført i virksomhetens regnskap i god tid før regnskapet for 2023 avsluttes.

Kunden er selv ansvarlig for at postene er tilstrekkelig dokumentert. Det samme gjelder dokumentasjon av kjøp/salg, samt beregninger av gevinst/tap ved avgang. Dokumentasjon av vurderinger og beregninger er spesielt viktig når dere har investert i en virksomhet gjennom kjøp av aksjer/andeler til ulike tidspunkt og senere selger kun deler av beholdningen. Dere må sende eventuelle korrigeringer til oss innenfor fristen for øvrige bilag.

Vi ber også om at informasjon om beholdninger og årets bevegelser med mer sendes til bilag-regnskap@dfo.no snarest mulig og fortrinnsvis innen 15. januar 2024.

Vi viser for øvrig til: