Årsavslutning regnskap

Tidsfrister og annen informasjon knyttet til årsavslutningen for regnskap.

Oppdatert

Frister

  • Tips

    • Fakturaene er tilgjengelige for behandling i Contempus/Basware/Unit4 ERP fortløpende, det vil si før e-postvarsel sendes fra systemene.
    • Husk vikarfunksjonen. Dette er spesielt viktig for å kunne oppnå en optimal arbeidsflyt.

    Når må fakturaene være godkjent?

    Innland og utland


    Contempus

    Alle fakturaer som skal være med på remitteringen 29. desember 2020, må være endelig godkjent og etterkontrollert i Contempus innen 28. desember, kl. 16.00. Hvis DFØ utfører etterkontroll for dere, må fakturaen være endelig godkjent innen 28. desember kl. 14.00.

    Basware

    Overføring av faktura fra Basware må skje innen 29. desember kl. 10.00.

    Unit4 ERP

    Overføring av faktura fra Unit4 ERP må skje innen 29. desember kl. 10.00.

  • OppgaveFristMerknad
    Siste remittering innland og godkjenning i nettbankTirsdag 29. desember 2020Ikke avgrensning på forfall som tidligere. Det remitteres med 45 dager forfall på samme måte som ellers i året.
    Siste remittering utland og godkjenning i nettbankTirsdag 29. desember 2020

    Første remittering i 2021Tirsdag 5. januar 2021Remittering går som normalt fra tirsdag 5. januar 2021.

    Ordinær remittering i jula 2020 er 22.- og 29. desember.

    Virksomheter som ikke ønsker remittering 29. desember 2020, må gi oss beskjed på regnskap@dfo.no.

    Ved særskilte behov kan vi remittere onsdag 30. desember. Dette må bestilles via regnskap@dfo.no eller kundesenter på nett.

    Remittering i romjula starter kl. 10.30.

    Poster med forfall i 2021 blir remittert i 2020

    DFØ har tidligere kun remittert faktura med forfall inneværende år. For 2020 er dette endret. Vi vil remittere med 45 dagers forfall, på samme måte som resten av året. Poster med forfall i 2021 blir derfor remittert i 2020.

    Blir faktura med i kontantregnskapet for 2020?

    For at faktura skal bli med i kontantregnskapet for 2020 må avregningsretur ha blitt lest inn korrekt i Unit4 ERP innen 31. desember 2020. For innenlandsbetalinger kan forfall på faktura være 31. desember. For utenlandsbetalinger kan ikke forfall på faktura være senere enn 29. desember.

  • Bokføring av bilag og oppstart avstemming

    Oppgave Frist Merknad

    Fullservicekunder

    Digitale bilag må være ferdig behandlet i Unit4 ERP (attestert og godkjent) 

    Sende inn alle bilag som bokføres av DFØ

    Torsdag7. januar 2021Bekreft per e-post at perioden er klar for avstemming.

    Delservicekunder

    Alle bilag må være bokført og egne avstemminger foretatt

    Fredag 8. januar 2021Bekreft per e-post at perioden er klar for avstemming.


    Vesentlige feil eller mangler som må korrigeres innen rapportering

    Dersom dere avdekker at det mangler føringer på perioden etter bilagsfristene, kan det være behov for å foreta ytterligere posteringer. Det er kun vesentlige feil eller mangler som skal korrigeres etter bilagsfristene. Dersom dere vurderer at beløpet er vesentlig, må dere umiddelbart ta kontakt med oss via egen kundekontakt i regnskapsdivisjonen. Da utsetter vi årsoppgjørsposteringer for å unngå dobbeltarbeid inntil korrigeringene er foretatt, se rutine 9.3 Ompostering i foreløpig bevilgningsregnskap og posteringer i periode 13.

    Innrapportering til statsregnskapet

    OppgaveFrist Merknad
    Innrapportering av S-rapport til statsregnskapet  Fredag 15. januar 2021Signert S-rapport sendes DFØ snarest mulig og senest torsdag 14. januar kl. 16.00.

    Vi viser ellers til DFØs rutiner for årsavslutning, og årlig rundskriv fra Finansdepartementet som omhandler årsavslutningen av statsregnskapet med frister.  

    Frister for bilag etter innrapportering til statsregnskapet

    Etter rapporteringen til statsregnskapet er det behov for å foreta posteringer i regnskapet som ikke påvirker kontantregnskapet, med følgende frister:

    Oppgave

    Frist

    Merknad

    Kunder som følger kontantprinsippet

    Vurdere behovet for periodisering av inngående faktura bokført i 2021 med fakturadato i 2020

    Mandag 18. januar 2021

    Delservicekunder bokfører bilaget selv. Fullservicekunder oversender bilag for føring til bilag-regnskap@dfo.no.

    For mer informasjon se «Periodisering av inngående faktura bokført i 2021 som har fakturadato i 2020».

    Delservicekunder som følger kontantprinsippet

    Bokføre årsavslutningsposteringer i regnskapet

    Onsdag 20. januar 2021

    Bekreft per e-post at årsavslutningsposteringene er gjennomført og balansen er klar for overføring til nytt år.

    Kunder som følger SRS (både full- og delservice):

    Bokføring av SRS-bilag, inkludert alle årsavslutningsposteringer i periode 12 og 14.

    Fredag 22. januar 2021

    Bekreft per e-post at posteringene er gjennomført og balansen er klar for overføring til nytt år.

    DFØ stenger periode (status C) 25. januar 2021.

    Omposteringer i foreløpig bevilgningsregnskap (tidligere brevlige posteringer)

    Etter innrapporteringen til statsregnskapet kan feil eller manglende posteringer som påvirker kontantrapporteringen på artskonto eller statskonto med vesentlig beløp, korrigeres i foreløpig bevilgningsregnskap (tidligere kalt brevlige posteringer). Dersom dere ser behov for å gjennomføre slike omposteringer, må dere umiddelbart gi beskjed til DFØ via kundekontakt i regnskapsdivisjonen slik at arbeidet med årsavslutningen settes på vent.

    Vi oppfordrer dere til å bruke tiden før rapporteringen i januar til å foreta disse korreksjonene i tide til den ordinære rapporteringen.

    Se også Rutiner delservice og fullservice

    Avstemmingsmappen 2020

    Bruttobudsjetterte virksomheter som følger SRS skal ikke foreta posteringer med kontanteffekt etter fristene som er gitt over, uten at dette er klarert med DFØ.

    Når alle avstemminger for 2020 er fullført, skal dere sende inn endelig avstemmingsoversikt til oss. Vi planlegger ferdigstilling for samtlige avstemminger til 26. februar 2021.

    Deretter har dere som vanlig, to uker på å foreta en rimelighetsvurdering av periodens avstemminger. Signert avstemmingsoversikt for alle avstemminger i 2020 sender dere til oss senest 16. mars 2021.

  • Bokføring av bilag og oppstart avstemming

    Oppgave

    Frist

    Merknad

    Fullservicekunder – bankbilag

    Sende bankbilag til DFØ

    Torsdag 7. januar 2021

    Fullservicekunder – øvrige bilag

    Sende inn øvrige bilag som bokføres av DFØ

    Digitale bilag må være ferdig behandlet i Unit4 ERP (attestert og godkjent)

    Fredag 29. januar 2021

    Delservicekunder

    Bokføre alle bankbilag og avstemme A1

    Torsdag 14. januar 2021

    Full- og delservicekunder

    Bokføring av SRS-bilag

    Mandag 8. februar 2021

    DFØ stenger periode (status C) 9. februar 2021.

    Innrapportering til statsregnskapet

    Oppgave

    Frist

    Merknad

    Frist for innrapportering av L-rapport

    Torsdag 14. januar 2021

    Delservicekunder skal oversende grunnlag for rapportering av L-rapport til DFØ snarest mulig og senest tirsdag 12. januar kl. 16.00.

    Frist for innrapportering av P-rapport*)

    Mandag 8. februar 2021

    Sende en signert P-rapport til DFØ så snart som mulig og senest mandag 8. februar kl. 16.00.

    Den endelige P-rapporten for 2020 skal være basert på et komplett avstemt regnskap og skal tilsvare årsregnskapet som avlegges.

    *)Den formelle fristen for innrapportering av P-rapport er satt til 22. mars 2021. For å få tilstrekkelig tid til å overføre balansen til nytt år og for å  være klar til rapportering av P-rapport for januar 2021, er vi nødt til å sette en tidligere frist.

    Ettersom det ikke skal gjennomføres posteringer i regnskapet etter P-rapporten per desember 2020, skal rapporteringen bekreftes gjennom en signert P-rapport fra virksomheten til DFØ.

    Virksomheter som ikke er i stand til å rapportere P-rapport innen 9.2.2021 må ta kontakt med DFØ så tidlig som mulig.

    Avstemmingsmappen 2020

    Virksomheter som har behov for at avstemmingsmappen ferdigstilles før 26. februar, må ta kontakt med DFØ så tidlig som mulig.

    Når alle avstemminger for 2020 er fullført, skal dere sende inn endelig avstemmingsoversikt til oss. Vi planlegger ferdigstilling for samtlige avstemminger til 26. februar 2021.

    Deretter har dere som vanlig, to uker på å foreta en rimelighetsvurdering av periodens avstemminger. Signert avstemmingsoversikt for alle avstemminger i 2020 sender dere til oss senest 16. mars 2021.

Annen nyttig informasjon

  • Leverandørgjelden per 31. desember inngår i årsregnskapet som avlegges etter R-115. For virksomheter som fører regnskapet etter kontantprinsippet inngår bokført leverandørgjeld i noten som viser sammenhengen mellom avregning med statskassen og mellomværende med statskassen.

    For de fleste virksomheter vil det av flere ulike årsaker bli bokført fakturaer i 2021 med fakturadato i 2020. Dette betyr at leverandørgjelden i årsregnskapet per 31. desember kan være undervurdert. I slike tilfeller vil det være behov for manuelle periodiseringer for å sikre at årsregnskapet med noter blir riktig.

    Alle virksomheter må foreta en vurdering av om det er behov for slike periodiseringer.

    Spørring på faktura bokført i 2021 med fakturadato (bilagsdato) i 2020

    Vi har utarbeidet en browserspørring i Unit4 ERP som kan benyttes til dette formålet: LG - Fakt.dato 2020, bokført 2021. Spørringen vil være klar for bruk 4. januar 2021.

    Spørringen kan finnes under fanen Rapporter i Unit4 ERP Desktop og i Rapporter-menypunktet i Unit4 ERP Web, og er lagret under Rapporter på tvers av firma → Globale rapporter → Årsavslutning.

    Spørringen vil vise inngående fakturaer med fakturadato 2020 som er bokført i 2021, fordelt på resultatkonti, eksklusiv eventuell fradragsført merverdiavgift. Det er mulig å benytte pil-knappene på verktøylinjen for å vise alle bilagene som inngår.

    Dersom dere har problemer med å kjøre spørringen, kan dere ta kontakt med kunde- og kompetansetjenester regnskap for bistand.

    Vurdering av behov for periodisering

    Dere må vurdere om summen av de bokførte fakturaene i 2021 med fakturadato i 2020 er vesentlig for årsregnskapet. I henhold til Finansdepartementets rundskriv R-115 avsnitt 4.1 skal årsregnskapet «gi et dekkende bilde av virksomhetens disponible bevilgninger og av regnskapsførte utgifter, inntekter, eiendeler og gjeld».

    Dersom dere vurderer at beløpet er vesentlig, må dere foreta en periodisering slik at gjelden i årsregnskapet blir riktig.

    Vurderingen skal dokumenteres, for eksempel ved å påføre en vurdering på en utskrift av spørringen.

    Kontering og bokføring av bilag

    Periodiseringen skal ikke påvirke rapporteringen til statsregnskapet for 2020. Dette gjøres ved å bokføre bilaget med en bilagsart uten kontanteffekt (i de fleste tilfeller bilagsart ME).

    Bilaget skal føres som annen kortsiktig gjeld på en konto i kontogruppe 299 i periode 202012 (se under for SRS-virksomheter). Motposten vil være en eller flere resultatkontoer. Periodiseringen gjøres eksklusive merverdiavgift for virksomheter som er merverdiavgiftsregistrerte eller omfattet av nettoføringsordningen.

    For å unngå at periodiseringen påvirker interne styringsrapporter i for stor grad, er det mulig å foreta posteringen på konti og dimensjonsverdier som ikke benyttes i rapportene. Dette kan for eksempel gjøres ved å føre periodiseringen med én samlet sum mot én resultatkonto uten dimensjonsverdier (alternativt med dummy-verdier).

    Bilaget tilbakeføres i periode 202101.

    Frist for vurdering og innsending/bokføring av bilag

    Vurdering av behovet for periodisering og bokføring av bilag må gjennomføres senest mandag 18. januar 2021.

    Fullservicekunder oversender bilag for bokføring til bilag-regnskap@dfo.no, mens delservicekunder bokfører dette selv i regnskapssystemet.

    Bilaget vil ikke påvirke kontantregnskapet og kan dermed bokføres etter at rapporteringen til statsregnskapet er gjennomført. Ved å vente til en større andel inngående fakturaer fra 2020 er bokført i regnskapet, økes kvaliteten på vurderingen.

    Særlig for virksomheter som benytter de statlige regnskapsstandardene

    Virksomheter som følger de statlige regnskapsstandardene har i SRS 1 egne krav til virksomhetsregnskapet, og hvordan dette skal presenteres. Disse virksomhetene skal benytte kontogruppe 296 Påløpte kostnader til denne typen posteringer, på samme måte som øvrige periodiseringer av påløpte kostnader.

  • Statens pensjonskasse (SPK) vil i midten av desember sende ut faktura på pensjonspremie for 6. termin. Fakturaen vil ha forfall i 2020 eller 2021, avhengig av hvilken pensjonspremieavtale dere har med SPK. Dere må sørge for at fakturaen er ferdig behandlet i fakturasystemet i tide slik at den blir betalt ved forfall.

    For bruttobudsjetterte virksomheter er det viktig at fakturaen betales ved forfall, da dette påvirker det rapporterte mellomværendet i S-rapporten for desember.

    Vi vil i begynnelsen av januar avstemme pensjonspremien for å finne årets differanse mellom det som er avsatt fra lønnssystemet og det som er fakturert fra SPK (dette gjelder kunder som får levert både lønns- og regnskapstjenester fra DFØ). Differansen skal resultatføres i regnskapet sammen med en tilhørende arbeidsgiveravgift som beregnes i avstemmingsmappens fane E1. Vi vil lage et utkast til korreksjonsbilag med konto og beløp, men dere må selv fullføre konteringen av bilaget med relevante dimensjonsverdier. Vi anbefaler at bilaget bokføres på overordnet nivå i regnskapet, for eksempel på et sentralt koststed med virksomhetens utgiftskapittel.

    Håndteringen av bilaget følger de ordinære fristene for bilag som skal bokføres innen rapporteringen til statsregnskapet:

    Bruttobudsjetterte virksomheter

    • Fullservicekunder: 7. januar 
    • Delservicekunder: 8. januar

    Nettobudsjetterte virksomheter

    • Fullservicekunder: 29. januar
    • Delservicekunder: 8. februar

    Vi vil sørge for at differansen rapporteres i a-meldingen for desember.

    Stegene i årsavstemmingen og arbeidsdelingen mellom oss og dere er omtalt i avstemmingsveiledningen til fane E1 Avstemming av pensjonspremie til Statens pensjonskasse.

  • På bakgrunn av krav i økonomiregelverket til ajourhold av bokføring skal inngående fakturaer med fakturadato i 2020 inngå i leverandørgjelden per 31. desember 2020. Dette medfører at det ikke er mulig å unnlate å bokføre inngående fakturaer i 2020 på bakgrunn av et ønske om å bokføre de på 2021. Dere må tilstrebe å bokføre fakturaer på riktig år ved at attestasjon, godkjenning og bokføring av inngående fakturaer skjer fortløpende, også ved årets slutt.

    Det er ikke i henhold til regelverket å holde fakturaer tilbake i fakturabehandlingssystemene Contempus, Basware eller Unit4 ERP, verken ved å la de ligge «på vent» i etterkontrollen eller ved å bevisst unnlate å attestere og godkjenne fakturaer til etter 31. desember.

    Se også punktet ovenfor om periodisering av inngående faktura bokført i 2021 som har fakturadato i 2020.

  • Contempus 

    For at fakturaen skal bli bokført i 2020 må den være godkjent og etterkontrollert innen 1. januar 2021 kl. 20.00.

    Hvis DFØ utfører etterkontroll for dere, må fakturaen være endelig godkjent innen 31. desember 2020 kl. 10.00.

    DFØ stenger og åpner perioder ved årsskifte i Contempus mandag 4. januar 2021. Rapport som viser leverandørgjeld per 31. desember 2020, oversendes virksomheten per e-post.

    Basware 

    For at fakturaen skal bli bokført i 2020, må den være godkjent og etterkontrollert innen fredag 8. januar 2021 kl. 15.45.

    DFØ stenger og åpner perioder ved årsskifte i Basware fredag 8. januar 2021 innen kl. 15.45. Rapport som viser leverandørgjeld per 31. desember 2020 oversendes virksomheten per e-post.

    Unit4 ERP

    For at fakturaen skal bli bokført i 2020, må den være godkjent og etterkontrollert innen mandag 4. januar 2021 kl. 22.00.

    DFØ stenger og åpner perioder ved årsskifte for faktura i Unit4 ERP tirsdag 5. januar 2021.

  • Ordinær remittering i jula 2020 er 22.- og 29. desember.

    Virksomheter som ikke ønsker remittering 29. desember 2020, må gi oss beskjed på regnskap@dfo.no.

    Ved særskilte behov kan vi remittere onsdag 30. desember. Dette må bestilles via regnskap@dfo.no eller kundesenter på nett.

    Remittering i romjula starter kl. 10.30.

  • Instruksjonsfilmer om årsavslutningsposteringer for kontant og SRS finner dere her.

Kontaktinfo

Har du spørsmål om innholdet på denne siden?

Fant du det du lette etter?