Årsavslutning regnskap

Tidsfrister og annen informasjon knyttet til årsavslutningen for regnskap.

Oppdatert

Frister

  • Tips

    • Fakturaene er tilgjengelige for behandling i Contempus/Basware fortløpende, det vil si før e-postvarsel sendes fra systemene.
    • Husk vikarfunksjonen Contempus/Basware. Dette er spesielt viktig for å kunne oppnå en optimal arbeidsflyt.

    Når må fakturaene være godkjent?

    Utland:

    Alle fakturaer som skal være med på remitteringen 21.desember 2018 må være endelig godkjent og etterkontrollert i Contempus dagen før, innen kl. 20.00. Hvis DFØ utfører etterkontroll for dere må fakturaen være endelig godkjent innen kl. 14.00.

    Overføring av faktura fra Basware må skje innen kl. 09.00 den 21. desember.

    Alle utenlandske fakturaer med forfall 28. desember 2018 eller senere blir remittert i 2019.

    Innland:

    Alle fakturaer som skal være med på remitteringen 27. desember 2018 må være endelig godkjent og etterkontrollert i Contempus dagen før, innen kl. 20.00. Hvis DFØ utfører etterkontroll for dere må fakturaen være endelig godkjent innen kl. 14.00. 

    Overføring av faktura fra Basware innen kl. 10.15 den 27. desember.

  • OppgaveFristMerknad
    Siste remittering utland og godkjenning i nettbankFredag 21. desember 2018

    Fakturaer med forfallsdato 28. desember 2018 eller senere vil bli remittert i 2019.

    VIKTIG: Kunder som vanligvis ikke har remitteringsdag på fredag må gi beskjed til kundesenteret dersom de ønsker ekstra remittering fredag 21. desember 2018

    Siste remittering innland og godkjenning i nettbankTorsdag 27. desember 2018

    Alle fakturaer som har forfallsdato 31. desember blir remittert i 2018.

    VIKTIG: Kunder som vanligvis ikke har remitteringsdag på torsdager må gi beskjed til kundesenteret dersom de ønsker ekstra remittering torsdag 27. desember 2018.

    Første remittering i 2019Onsdag 2. januar 2019Remittering vil gå som normalt fra onsdag 2.januar 2019. Kunder som vanligvis har remittering på mandag og tirsdag må ta kontakt med kundesenteret dersom de ønsker remittering onsdag 2. januar 2019.

    Det vil ikke bli noen remittering 31. desember 2018.

  • Bokføring av bilag og oppstart avstemming

    Oppgave Frist Merknad

    Fullservicekunder

    Digitale bilag må være ferdig behandlet i UBW (attestert og godkjent). 

    Sende inn alle bilag som bokføres av DFØ

    Mandag 7. januar 2019Bekreft pr. e-post at perioden er klar for avstemming

    Delservicekunder

    Alle bilag må være bokført og egne avstemminger foretatt.

    Tirsdag 8. januar 2019Bekreft pr. e-post at perioden er klar for avstemming

    Bruttobudsjetterte virksomheter som følger SRS skal ikke foreta posteringer med kontanteffekt etter fristene som er gitt over, uten at dette er klarert med DFØ.

    Vesentlige feil eller mangler som må korrigeres innen rapportering

    Dersom dere avdekker at det mangler føringer på perioden etter bilagsfristene, kan det være behov for å foreta ytterligere posteringer. Det er kun vesentlige feil eller mangler som skal korrigeres. Dersom dere vurderer at beløpet er vesentlig må dere umiddelbart ta kontakt med oss.

    Innrapportering til statsregnskapet

    OppgaveFrist Merknad
    Innrapportering av S-rapport til statsregnskapet  Tirsdag 15. januar 2019Signert S-rapport sendes DFØ snarest mulig, senest mandag 14. januar kl. 16.00.

    Vi viser forøvrig til DFØs rutiner for årsavslutning, samt årlig rundskriv fra Finansdepartementet som omhandler årsavslutningen av statsregnskapet med frister.  

    Frister for bilag etter innrapportering til statsregnskapet

    Etter rapporteringen til statsregnskapet er det behov for å foreta posteringer i regnskapet som ikke påvirker kontantregnskapet, med følgende frister:

    Oppgave

    Frist

    Merknad

    Kunder som følger kontantprinsippet

    Vurdere behovet for periodisering av inngående faktura bokført i 2019 med fakturadato i 2018.

    Onsdag 16. januar 2019

    Delservicekunder bokfører bilaget selv. Fullservicekunder oversender bilag for føring til bilag-regnskap@dfo.no.

    For mer informasjon se også punktet «Periodisering av inngående faktura bokført i 2019 som har fakturadato i 2018» nedenfor.

    Delservicekunder som følger kontantprinsippet

    Bokføre årsavslutningsposteringer i regnskapet.

    Mandag 21. januar 2019

    Bekreft pr. e-post at årsavslutningsposteringene er gjennomført og balansen er klar for overføring til nytt år.

    Kunder som følger SRS (både full- og delservice):

    Bokføring av SRS-bilag, inkl. årsavslutningsposteringer.

    Torsdag 24. januar 2019

    Bekreft pr. e-post at posteringene er gjennomført og balansen er klar for overføring til nytt år.

    DFØ stenger periode (status C) den 25. januar 2019.

    Omposteringer i foreløpig bevilgningsregnskap (tidligere brevlige posteringer)

    Etter innrapporteringen til statsregnskapet kan feil eller manglende posteringer som påvirker kontantrapporteringen på artskonto eller statskonto med vesentlig beløp korrigeres i foreløpig bevilgningsregnskap (tidligere kalt brevlige posteringer). Dersom dere ser behov for å gjennomføre slike omposteringer må dere umiddelbart gi beskjed til DFØ slik at arbeidet med årsavslutningen settes på vent.

    Vi oppfordrer dere til å bruke tiden før rapporteringen i januar til å foreta disse korreksjonen i tide til den ordinære rapporteringen.

    Se også Rutiner delservice og fullservice

    Frist for rimelighetsvurdering av avstemmingsmappen 2018

    Når alle avstemminger for 2018 er fullført skal dere sende inn endelig avstemmingsoversikt til oss. Vi planlegger ferdigstilling for samtlige avstemminger til 28. februar 2019.

    Dere har deretter, som vanlig, to uker på å foreta en rimelighetsvurdering av periodens avstemminger. Signert avstemmingsoversikt for alle avstemminger i 2018 sender dere til oss seinest 15. mars 2019.

  • Bokføring av bilag og oppstart avstemming

    Oppgave

    Frist

    Merknad

    Fullservicekunder – bankbilag

    Sende bankbilag til DFØ.

    Tirsdag 08. januar 2019

    Fullservicekunder – øvrige bilag

    Sende inn øvrige bilag som bokføres av DFØ.

    Digitale bilag må være ferdig behandlet i UBW (attestert og godkjent).

    Onsdag 30. januar 2019

    Delservicekunder

    Bokføre alle bankbilag og avstemme A1

    Mandag 14. januar 2019

    Full- og delservicekunder

    Bokføring av SRS-bilag

    Mandag 18. februar 2019

    DFØ stenger periode (status C) den 19. februar 2019.

    Virksomheter som har behov for at avstemmingsmappen ferdigstilles før 28. februar må ta kontakt med DFØ så tidlig som mulig.

    Innrapportering til statsregnskapet

    Oppgave

    Frist

    Merknad

    Frist for innrapportering av L-rapport

    Tirsdag 15. januar 2019

    Delservicekunder skal oversende grunnlag for rapportering av L-rapport til DFØ snarest mulig, senest mandag 14. januar kl. 16.00.

    Frist for innrapportering av P-rapport

    Mandag 18. februar 2019

    Sende en signert P-rapport til DFØ så snart som mulig, senest mandag 18. februar kl. 16.00.

    Den endelige P-rapporten for 2018 skal være basert på et komplett avstemt regnskap og skal tilsvare årsregnskapet som avlegges.

    (Den formelle fristen for innrapportering av P-rapport er satt til 15. mars 2019. For å få tilstrekkelig med tid til å overføre balansen til nytt år og for å kunne være klar til rapportering av P-rapport for januar 2019 er vi nødt til å sette en tidligere frist.)

    Da det ikke skal gjennomføres posteringer i regnskapet etter P-rapporten for desember 2018 skal rapporteringen bekreftes gjennom en signert P-rapport fra virksomheten til DFØ.

    Virksomheter som ikke er i stand til å rapportere P-rapport innen 18.02.2019 må ta kontakt med DFØ så tidlig som mulig.

    Frist for rimelighetsvurdering av avstemmingsmappen 2018

    Når alle avstemminger for 2018 er fullført skal dere sende inn endelig avstemmingsoversikt til oss. Vi planlegger ferdigstilling for samtlige avstemminger til 28. februar 2019.

    Dere har deretter, som vanlig, to uker på å foreta en rimelighetsvurdering av periodens avstemminger. Signert avstemmingsoversikt for alle avstemminger i 2018 sender dere til oss seinest 15. mars 2019.

Annen nyttig informasjon

  • Leverandørgjelden per 31. desember inngår i årsregnskapet som avlegges etter R-115. For virksomheter som fører regnskapet etter kontantprinsippet inngår bokført leverandørgjeld i noten som viser sammenhengen mellom avregning med statskassen og mellomværende med statskassen.

    For de fleste virksomheter vil det av flere ulike årsaker bli bokført fakturaer i 2019 med fakturadato i 2018. Dette betyr at leverandørgjelden i årsregnskapet per 31. desember kan være undervurdert. I slike tilfeller vil det være behov for manuelle periodiseringer for å sikre at årsregnskapet med noter blir riktig.

    Alle virksomheter må foreta en vurdering om det er behov for slike periodiseringer.

    Spørring på faktura bokført i 2019 med fakturadato (bilagsdato) i 2018

    Vi har utarbeidet en browserspørring i UBW-Agresso som kan benyttes til dette formålet: LG -  Fakt.dato 2018, bokført 2019. Spørringen vil være klar for bruk 2. januar 2019.

    Spørringen kan finnes under fanen Rapporter i UBW Desktop og i Rapporter-menypunktet i UBW Web, og er lagret under Rapporter på tvers av firma → Globale rapporter → Årsavslutning.

    alt
    Plassering av rapporten LG – Fakt.dato 2018, bokført 2019

    Spørringen vil vise inngående fakturaer med fakturadato 2018 som er bokført i 2019, fordelt på resultatkonti, eksklusiv eventuell fradragsført merverdiavgift. Det er mulig å benytte pil-knappene for å vise alle bilagene som inngår.

    alt
    Eksempel på rapporten LG - Fakt.dato 2018, bokført 2019

    Dersom dere har problemer med å kjøre spørringen kan dere ta kontakt med kundesenter regnskap for bistand.

    Vurdering av behov for periodisering

    Dere må vurdere om summen av de bokførte fakturaene i 2019 med fakturadato i 2018 er vesentlig for årsregnskapet. I henhold til Finansdepartementets rundskriv R-115 avsnitt 4.1 skal årsregnskapet «gi et dekkende bilde av virksomhetens disponible bevilgninger og av regnskapsførte utgifter, inntekter, eiendeler og gjeld».

    Dersom dere vurderer at beløpet er vesentlig, må dere foreta en periodisering slik at gjelden i årsregnskapet blir riktig.

    Vurderingen skal dokumenteres, for eksempel ved å ta utskrift av spørringen.

    Kontering og bokføring av bilag

    Periodiseringen skal ikke påvirke rapporteringen til statsregnskapet for 2018. Dette gjøres ved å bokføre bilaget med en bilagsart uten kontanteffekt (i de fleste tilfeller bilagsart ME).

    Bilaget skal føres som annen kortsiktig gjeld på en konto i kontogruppe 299 i periode 201812 (se under for SRS-virksomheter). Motposten vil være en eller flere resultatkontoer. Periodiseringen gjøres eksklusive merverdiavgift for virksomheter er ordinært registrert eller omfattet av nettoføringsordningen.

    For å unngå at periodiseringen påvirker interne styringsrapporter i for stor grad er det mulig å foreta posteringen på konti og dimensjonsverdier som ikke benyttes i rapportene. Dette kan for eksempel gjøres ved å føre periodiseringen med én samlet sum mot én resultatkonto uten dimensjonsverdier (alternativt med dummy-verdier).

    Bilaget tilbakeføres i periode 201901.

    Frist for vurdering og innsending/bokføring av bilag

    Vurdering av behovet for periodisering og bokføring av bilag må gjennomføres senest onsdag 16. januar 2019.

    Fullservicekunder oversender bilag for bokføring til bilag-regnskap@dfo.no, mens delservicekunder bokfører dette selv i regnskapssystemet.

    Bilaget vil ikke påvirke kontantregnskapet og kan dermed bokføres etter at rapporteringen til statsregnskapet er gjennomført. Ved å vente til en større andel inngående fakturaer fra 2018 er bokført i regnskapet økes kvaliteten på vurderingen.

    Særlig for virksomheter som fører benytter de statlige regnskapsstandardene

    Virksomheter som følger de statlige regnskapsstandardene har i SRS 1 egne krav til virksomhetsregnskapet og hvordan dette skal presenteres. Disse virksomhetene skal benytte kontogruppe 296 Påløpte kostnader til denne typen posteringer, på samme måte som øvrige periodiseringer av påløpte kostnader.

  • Statens pensjonskasse (SPK) vil i midten av desember sende ut faktura på pensjonspremie for 6. termin og årets avregning, med forfall i 2018. For at pensjonspremieordningen skal fungere som tilsiktet må fakturaen betales ved forfall. Dere må sørge for at fakturaen er ferdig behandlet i fakturasystemet etter fristene for årsavslutningen.

    Vi vil i begynnelsen av januar avstemme pensjonspremien for å finne årets differanse mellom det som er avsatt fra lønnssystemet og det som er fakturert fra SPK (dette gjelder kunder som får levert både lønns- og regnskapstjenester fra DFØ). Differansen skal resultatføres i regnskapet sammen med en tilhørende arbeidsgiveravgift som beregnes i avstemmingsmappens fane E1. Vi vil lage et utkast til korreksjonsbilag med konto og beløp, men dere må selv fullføre konteringen av bilaget med relevante dimensjonsverdier. Vi anbefaler at bilaget bokføres på overordnet nivå i regnskapet, f.eks. på et generelt koststed med virksomhetens utgiftskapittel.

    Håndteringen av bilaget følger de ordinære fristene for bilag som skal bokføres innen rapporteringen til statsregnskapet: 7. januar for fullservicekunder og 8. januar for delservicekunder.

    Vi vil sørge for at differansen rapporteres i a-meldingen for desember.

    Stegene i årsavstemmingen og arbeidsdelingen mellom oss og dere er omtalt i avstemmingsveiledningen til fane E1 Avstemming av pensjonspremie til Statens pensjonskasse.

    Virksomheter som allerede betalte pensjonspremie til SPK før 1. januar 2017 skal videreføre tidligere praksis for regnskapsføring av pensjonspremie, også ved årets slutt. For disse virksomhetene faktureres pensjonspremien fra SPK som tidligere år.

  • På bakgrunn av krav i økonomiregelverket til ajourhold av bokføring skal inngående fakturaer med fakturadato i 2018 inngå i leverandørgjelden pr. 31. desember 2018. Dette medfører at det ikke er mulighet til å unnlate å bokføre inngående fakturaer i 2018 på bakgrunn av et ønske om å bokføre de på 2019. Dere må tilstrebe å bokføre fakturaer på riktig år ved at attestasjon, godkjenning og bokføring av inngående fakturaer skjer fortløpende, også ved årets slutt.

    Det er ikke i henhold til regelverket å holde fakturaer tilbake i fakturabehandlingssystemene Contempus eller Basware, verken ved å la de ligge «på vent» i etterkontrollen eller ved å bevisst unnlate å attestere og godkjenne fakturaer til etter 31. desember.

    Se også punktet ovenfor om periodisering av inngående faktura bokført i 2019 som har fakturadato i 2018.

  • Contempus 

    For at fakturaen skal bli bokført i 2018 må den være godkjent og etterkontrollert innen kl. 20.00 1. januar 2019.

    Hvis DFØ utfører etterkontroll for dere må fakturaen være endelig godkjent innen kl. 10.00 31. desember 2018.

    DFØ åpner og stenger perioder ved årsskifte i Contempus onsdag 2. januar 2019. Rapport som viser leverandørgjeld per 31. desember 2018 oversendes virksomheten pr e-post.

    Basware 

    For at fakturaen skal bli bokført i 2018 må den være godkjent og etterkontrollert innen kl. 09.00 4. januar 2019.

    DFØ åpner og stenger perioder ved årsskifte i Basware mellom kl. 09.00 og 11.00 fredag 4. januar 2019. Rapport som viser leverandør gjeld per 31. desember 2018 oversendes virksomheten pr e-post.

  • Alle virksomheter som ønsker ekstra remittering i romjula, eller som ikke ønsker vanlig remittering i romjula, må gi oss beskjed på regnskap@dfo.no.

    Remittering i romjula starter kl. 10.30.

Kontaktinfo

Har du spørsmål om innholdet på denne siden?

Fant du det du lette etter?