For å bidra til uavhengighet fra sektorhensyn, er VKM organisert uavhengig av Mattilsynet og Miljødirektoratet, og oppnevnes av Helse- og omsorgsdepartementet hvert fjerde år. Oppnevningen skjer i samråd med Klima- og miljødepartementet, Nærings- og fiskeridepartementet og Landbruks- og matdepartementet. Sekretariatet har en administrativ plassering hos Folkehelseinstituttet. Det er nedfelt i vedtektene at VKM skal være faglig uavhengig. Dette betyr at verken Helse- og omsorgsdepartementet, Klima- og miljødepartementet, Mat- og landbruksdepartementet, Nærings- og fiskeridepartementet, Mattilsynet, Miljødirektoratet eller noen andre har instruksjonsrett over komiteen i faglige spørsmål.

2.1 Uavhengig kollegialt organ

VKM er organisert som et uavhengig kollegialt forvaltningsorgan. Det mest sentrale kjennetegnet ved uavhengige forvaltningsorganer er at instruksjonsmyndigheten fra overordnede organer er avskåret. Forvaltningslovsutvalget fra 2019 beskriver et uavhengig kollegialt forvaltningsorgan som et organ «[…] med flere medlemmer som deltar på like fot, med en leder av organet og som regel med et administrativt sekretariat» (NOU 2019: 5, s. 522). I et kollegialt forvaltningsorgan skal myndigheten som utgangspunkt utøves av medlemmene i felleskap.

Kollegiet i et kollegialt organ står ansvarlig for de avgjørelser som tas. Et annet kjennetegn ved kollegiale organer er at virksomheten er knyttet til kollegiets møter og at medlemmene av kollegiet har sin hovedbeskjeftigelse og sin primære identitet andre steder.

Medlemmene av VKM rekrutteres primært fra vitenskapelige forskningsinstitusjoner, universiteter og vitenskapelige høyskoler. Medlemmene deltar i komiteen i kraft av sin egen vitenskapelige kompetanse og ikke som representant for den institusjonen de arbeider ved. De blir rekruttert personlig som et tilleggsengasjement til sin ordinære stilling og honorert av VKM per time etter statens satser for møteforberedelse, møtedeltakelse og møteledelse i forbindelse med statlig utvalgsarbeid. I mange tilfeller avhengig av arbeidsgiver, har medlemmene avtale om å kunne legge inn møtedeltakelse i VKM i sin ordinære arbeidstid. Når det gjelder annet arbeid for VKM vil det være opp til den enkelte arbeidsgiver i hvilken grad slikt arbeid kan skje i arbeidstakers arbeidstid. For mer omfattende oppgaver har VKM mulighet til å kjøpe ut eksperter fra virksomheten for en begrenset periode.

Ved opprettelsen av Vitenskapskomiteen for mattrygghet ble det lagt vekt på å bygge opp et system som sikret at risikovurderinger skulle foretas på et vitenskapelig grunnlag, og ikke blandes sammen med vurderinger av andre forhold av for eksempel samfunnsmessig og politisk art. Den vitenskapelige risikovurderingen skulle holdes funksjonelt atskilt fra den videre risikohåndteringen. Det ble derfor bestemt at vitenskapskomiteen skulle organiseres som et uavhengig kollegialt forvaltningsorgan. Det var også et mål at VKM sin organisering skulle speile det nyopprettede europeiske organet for mattrygghet, EFSA.

VKM som virksomhet består av en vitenskapskomité og et sekretariat. Vitenskapskomiteen, også bare omtalt som komiteen, består av medlemmer fordelt på en hovedkomité og 13 faggrupper. I tillegg har VKM et vitenskapelig sekretariat.

2.2 Hovedkomiteen

Hovedkomiteen består av én leder og lederne for hver av de 13 faggruppene. Prinsipielle eller mer overordnede saker behandles i hovedkomiteen. I noen tilfeller sluttbehandler og godkjenner de større tverrfaglige og tverrsektorielle risikovurderinger. Hovedkomiteen diskuterer også retningslinjer for hvordan VKM skal arbeide, og sørger for at faggruppene har samme rutiner og praksis. Eksempler på saker som er tatt opp i hovedkomiteen er rutiner for godkjenning av VKM sine vurderinger og kriterier for forfatterskap og faglig ansvar i VKM sine uttalelser.

Hovedkomiteen møtes fast fire ganger i året. Det kan også være andre møter etter behov hvis det er spesielle saker man ønsker å ta opp. Referater fra møtene både i hovedkomiteen og faggruppene legges ut på VKM sine hjemmesider.

2.3 Faggruppene

De 13 faggruppene har til sammen 123 medlemmer. Medlemmene har bred tverrfaglig kompetanse, og hver faggruppe består av eksperter som representerer relevant fagkompetanse for det aktuelle fagområdet. Hver faggruppe har en leder, som også sitter i hovedkomiteen. I VKM sine vedtekter §3 Funksjoner, spesifiseres det hvilke fagområder som omfattes av VKM sitt mandat og hvilket direktorat som har forvaltningsansvar. Fagområdene gjenspeiles i stor grad i faggruppene.  Figuren under viser fagområdene VKM dekker i dag.

Faggruppene skal dekke fagområdene som framgår av VKMs vedtekter §3:

• Utføre vitenskapelige risikovurderinger innen områder som har betydning for helsemessig trygg mat under Mattilsynets ansvarsområde langs hele matkjeden, inklusive bruk av innsatsfaktorer i produksjonskjeden fram til forbrukerne, og inkludere miljøhensyn under Mattilsynets forvaltningsansvar
• Utføre vitenskapelige risikovurderinger i ernæringsspørsmål under Mattilsynets forvaltningsansvar
• Utføre vitenskapelige risikovurderinger innen områdene dyrehelse, inkludert fiskehelse, dyrevelferd og plantehelse, og inkludere relevante miljøhensyn under Mattilsynets forvaltningsansvar
• Utføre vitenskapelige risikovurderinger innen området kosmetikk og kroppspleieprodukter under Mattilsynets forvaltningsansvar
• Utføre vitenskapelige helse- og miljørisikovurderinger av genmodifiserte organismer og avledete produkter for Mattilsynet og Miljødirektoratet
• Utføre miljørisikovurderinger og andre vitenskapelige vurderinger av mikrobiologiske produkter, fremmede organismer og handel med truede arter (CITES) under Miljødirektoratets ansvarsområder
• Utføre vitenskapelige miljørisikovurderinger av GMO (genmodfiserte organismer) -legemidler omsøkt til markedsføringstillatelse og til klinisk utprøving under Miljødirektoratets og Legemiddelverkets ansvarsområder
• Etter nærmere avtale, utføre vurderinger innen andre områder under Miljødirektoratets ansvarsområder der VKM har relevant fagkompetanse
• Bidra med relevante vitenskapelige data og vurderinger til EFSA (European Food Safety Authority) og andre internasjonale risikovurderingsorganer
• Bidra til utveksling av informasjon mellom Norge og EFSA og andre internasjonale risikovurderingsorganer.

2.4 Sekretariatet

Sekretariatet har ansvar for driften av VKM. De ansatte i sekretariatet utfører faglige, administrative og kommunikasjonsfaglige oppgaver for hovedkomiteen og faggruppene. De skal tilrettelegge for arbeidet i komiteen og bidra til god og effektiv kommunikasjon mellom Mattilsynet og Miljødirektoratet og komiteen og faggruppene. I tillegg har de ansvar for kommunikasjon om risikovurderingene ut til omverden. Sekretariatet har 25 (04.04.24) fulltidsansatte.

Sekretariatet er også et vitenskapelig sekretariat som bidrar i risikovurderingene, utfører prosjektledelse i alle prosjekter, gir kommunikasjonsstøtte, og administrativ støtte til komiteen. Dette innebefatter også sekretariatets internasjonale arbeid mot EFSA og CITES. Videre har sekretariatet økonomiske og administrative oppgaver i sekretariatet og mot FHI.

Internt i sekretariatet har VKM opprettet to faste samarbeidsgrupper. En for miljø som ivaretar fagområdene biologisk mangfold, fremmede organismer, handel med truede arter, plantehelse, biologiske plantevernmidler og GMO. Og en for mat og fôr som ivaretar de øvrige fagområdene.

Sekretariatet har en direktør med tilhørende ledergruppe. Ledergruppa består av en kommunikasjonssjef, en fagdirektør for mat og fôr og en fagdirektør for miljø. Ledergruppa møtes ukentlig. Fagdirektør for mat og fôr og fagdirektør for miljø har prosjekteieransvar for oppdragene fra Mattilsynet og Miljødirektoratet, Direktoratet for medisinske produkter og Helsedirektoratet, og selvinitierte prosjekter innenfor sine fagfelt.

I tillegg til ledergruppa, består sekretariatet av fast ansatte med kompetanse på prosjektledelse, metodikk, kommunikasjon, administrasjon og økonomi. Prosjektledere har ansvar for at prosjektene gjennomføres innenfor fastsatt tid og budsjett. De skal bidra til at risikovurderingene holder tilfredsstillende vitenskapelig kvalitet, er innenfor VKM sitt mandat, er transparente og kommuniseres ut til omverdenen.

Sekretariatet skal tilrettelegge arbeidet for komiteen, og bidra til en god og effektiv kommunikasjon mellom Mattilsynet, Miljødirektoratet, komiteen og faggruppene. Dette «[…] innebærer at sekretariatet må ha bred faglig kompetanse» (Prop. 1 Tillegg 8 (2002-2003), s. 35).

2.6 Organisering av prosjektarbeid i VKM

Mattilsynet og Miljødirektoratet bestiller risikovurderinger, enten hver for seg eller sammen. For alle bestillinger blir det satt ned en prosjektgruppe, som består av en faglig leder fra komiteen, prosjektleder fra sekretariatet og øvrige prosjektgruppemedlemmer. Prosjektgruppemedlemmene kan være komitémedlemmer fra faggruppene, eksterne eksperter uten tilknytning til VKM eller ansatte i sekretariatet. Prosjektgruppas medlemmer er likeverdige uavhengig av hvor de er hentet fra. For hvert prosjekt blir det utnevnt en godkjenningsgruppe. Dette kan være en faggruppe, faggruppe med supplering, en tverrfaglig godkjenningsgruppe med medlemmer fra to eller flere faggrupper eller hovedkomiteen.

Det betyr at godkjenningsgruppene består utelukkende av medlemmer av komiteen, mens prosjektgruppene kan består av både medlemmer, eksterne eksperter som ikke er medlemmer og ansatte i sekretariatet. VKM har ikke satt ned noen formelle krav til sammensetning av godkjenningsgruppe vs. prosjektgrupper i sine rutiner. Det tilstrebes imidlertid at sammensetningen av prosjektgruppe og godkjenningsgruppe ikke utgjøres av de samme medlemmene.

Medlemmer av godkjenningsgruppene og prosjektdeltakere som ikke er ansatt i sekretariatet, blir honorert på samme måte som ordinært komitearbeid. Det betyr at de blir rekruttert og honorert personlig som et tilleggsengasjement til sin ordinære stilling.

2.6 VKM sine rutiner for kvalitetssikring

Hovedregelen i VKM er at en vitenskapelig vurdering skal bli kommentert av minst to eksterne fagfeller før endelig godkjenning. Fagfellene skal ikke ha bindinger til medlemmene av prosjektgruppen eller godkjenningsgruppen. Fagfellene skal forholde seg til det vitenskapelige innholdet, og vurdere etterprøvbarhet, transparens og kvalitet.

Det er medlemmene av godkjenningsgruppen som har det faglige ansvaret for den vitenskapelige vurderingen i det enkelte prosjekt om som tar endelig stilling til innspillene fra fagfellene.

Alle vitenskapelige vurderinger fra VKM publiseres i CRISTIN (Current Research Information System in Norway), som er det nasjonale systemet for dokumentasjon av forskning. Publikasjoner som fyller kravene til en vitenskapelig publikasjon på nivå 1, publiseres i rapportserien VKM Report. Publikasjoner i VKM Report utløser publiseringspoeng.

2.7 VKMs arbeidsmetode

VKM benytter en bestemt modell for å arbeide fram og sammenstille kunnskapen i sine vitenskapelige vurderinger. Modellen er i overensstemmelse med internasjonale kunnskapsorganisasjoner som EFSA, FNs klimapanel (IPCC) og Det internasjonale naturpanelet (IPBES). (VKM, 2020 og Vedlegg 5).

VKM bruker benevnelsen «vitenskapelige vurderinger» for sitt arbeid. VKM er et risikovurderingsorgan som lever ulike typer vitenskapelige vurderinger, dvs. strukturerte oppsummeringer av forskningsbasert kunnskap i vid forstand. En slik vurdering kan være en risikovurdering, en nytte- og risikovurdering, en (systematisk) kunnskapsoppsummering eller andre typer vitenskapelige vurderinger og kommentarer.

VKM forsker ikke selv, men baserer seg på vitenskapelige resultater og data fra fagfellevurderte vitenskapelige artikler og andre publiserte dokumenter. Dette inkluderer også vitenskapelige vurderinger fra nasjonale eller internasjonale virksomheter og data fra nasjonal og internasjonal kartlegging og overvåking. I forbindelse med vurdering av godkjenningssøknader av eksempelvis genmodifiserte organismer, gjennomgår VKM også dokumentasjon som søker har sendt inn.

VKM følger internasjonale retningslinjer, metoder og standarder som gjelder for risikovurdering, kunnskapsoppsummeringer og andre typer vitenskapelige vurderinger innen ulike fagområder. Vurderingene skal være etterprøvbare.

2.8 Rollefordeling mellom VKM og forvaltningens øvrige kunnskapsstøtte

I Prop. 1 Tillegg 8 (2002-2003) ble ny organisering av matforvaltningen utdypet. Her presiseres det at VKM antageligvis bør prioritere arbeid med mer overordnede problemstillinger, og enkeltsaker av stor samfunnsmessig karakter. Mattilsynet kan utover dette henvende seg til de andre vitenskapelige institusjonene.

Mattilsynet har samarbeidsavtaler om å kunne innhente kunnskapsstøtte fra de statlige kunnskapsinstitusjonene på matområdet som er Veterinærinstituttet (VI), Havforskningsinstituttet (HI), Folkehelseinstituttet (FHI) og Norsk institutt for bioøkonomi (NIBIO). Disse skal yte Mattilsynet kunnskapsstøtte innenfor sine ordinære budsjetter fra departementene. I tillegg kjøper Mattilsynet kunnskapsstøtte fra andre forskningsinstitusjoner som for eksempel Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU).

Når det gjelder oppgavefordeling på matområdet har hovedregelen vært at VKM skal benyttes til risikovurderinger som skal være grunnlag for regelverksutvikling og håndtering av regelverk. I andre tilfeller kan oppdrag gis direkte til øvrige kunnskapsinstitusjoner.

Miljødirektoratet kan gi oppdrag til VKM kun innenfor en avgrenset del av sitt ansvarsområde, det vil si genmodifiserte organismer, fremmed arter og mikrobiologiske produkter. I tilfeller hvor det ikke er aktuelt å gi oppdrag til VKM, innhenter Miljødirektoratet kunnskapsstøtte fra en rekke ulike forskningsinstitusjoner gjennom direkte kjøp, offentlige anskaffelser og tilskuddsordninger for nasjonale oppgaver (rådgivning på utvalgte tema). I tillegg har Klima- og miljødepartementet et konsortium hvor flere forskningsmiljøer deltar.

I egen samarbeidsavtale mellom VKM og Miljødirektoratet beskrives det mer konkret hvilke typer vurderinger Miljødirektoratet kan bestille innenfor de avtale områdene. Når det gjelder truede arter, er det VKMs ansvar å gjøre de vitenskapelige vurderingene som kreves for å oppfylle konvensjonens krav som norsk vitenskapelig myndighet etter CITES-konvensjonen.

2.9 Samhandlingsavtaler mellom VKM og sentrale samarbeidsaktører

Det er inngått samhandlingsavtaler mellom en rekke aktører som berører VKMs arbeid. Det gjelder blant annet samhandling mellom VKM og Miljødirektoratet, mellom VKM og Mattilsynet og mellom VKM og Artsdatabanken. VKM har også samhandlingsavtaler med Helsedirektoratet og Direktoratet for medisinske produkter. I tillegg foreligger det en avtale om samhandling mellom Helse- og omsorgsdepartementet og Klima- og miljødepartementet samt en prosedyre for samhandling mellom Miljødirektoratet, Mattilsynet og VKM ved fellesoppdrag. Avtalene er tilgjengelige på VKMs hjemmesider.

Samhandlingsavtale mellom VKM og Mattilsynet

Formålet med avtalen er å sikre en god prosess ved prioritering, bestilling, gjennomføring, publisering og kommunikasjon av vitenskapelige vurderinger som VKM utfører på oppdrag fra Mattilsynet. Når det gjelder roller og samhandlingsprosedyrer er avtalen i hovedsak lik avtalen mellom VKM og Miljødirektoratet, men finansieringen er ulik ved at kostnader for oppdrag fra Mattilsynet dekkes innenfor VKM sin ordinære budsjettramme.

Samhandlingsavtale mellom Helse- og omsorgsdepartementet og Klima- og miljødepartementet

Samhandlingsavtalen mellom Helse- og omsorgsdepartementet og Klima- og miljødepartementet gjelder for VKM sine risikovurderinger på miljøområdet. Formålet med avtalen er å sikre og legge til rette for at VKM har en høy faglig kvalitet på risikovurderingene, at kapasiteten er tilstrekkelig, samt legge til rette for god prosess for etatsstyring, utnevning av eksperter i VKM og kommunikasjon mellom Helse- og omsorgsdepartementet og Klima- og miljødepartementet.

Samhandlingsavtale mellom VKM og Miljødirektoratet

Avtalen mellom VKM og Miljødirektoratet bygger på avtalen mellom Helse- og omsorgsdepartementet og Klima- og miljødepartementet. Formålet med avtalen er å sikre en god prosess ved prioritering, bestilling, gjennomføring, publisering og kommunikasjon av vitenskapelige vurderinger utført av VKM på oppdrag fra Miljødirektoratet. For å finansiere den økte aktiviteten har VKM siden 2015 mottatt en belastningsfullmakt fra Miljødirektoratet for å utføre risikovurderinger innen fagområdene fremmede organismer, handel med truede arter, mikroorganismer og genmodifiserte organismer. VKM kan innen 1. september hvert år gi innspill til Miljødirektoratet til belastningsfullmakten påfølgende år.

Prosedyrer for samhandling ved fellesoppdrag

Som et vedlegg til samhandlingsavtalen mellom VKM og Miljødirektoratet, er det en fastlagt prosedyre for samhandling mellom Mattilsynet, Miljødirektoratet, og VKM ved fellesoppdrag til VKM. Formålet med prosedyren er å sikre effektiv avklaring om problemstillingen er relevant som fellesoppdrag, omforente prioriteringer av fellesoppdrag, konkrete og presise oppdrag som kan besvares vitenskapelig og en god samhandling underveis i arbeidet.

Samhandlingsavtale mellom VKM og Artsdatabanken

Artsdatabanken er under Klima- og miljødepartementet. Artsdatabanken er en nasjonal kunnskapsbank for naturmangfold og hovedoppgaven er å formidle oppdatert og lett tilgjengelig informasjon om arter og naturtyper.  Å vurdere hvilken økologisk risiko fremmede arter kan ha i naturen er en av Artsdatabankens oppgaver. Formålet med avtalen med VKM er å bidra til at partenes kompetanse innen temaet fremmede arter og organismer utnyttes på en best mulig måte gjennom å ha faglig samarbeid, tett faglig dialog, oppdatere hverandre og dele relevante data.