Registrere hovedsammenslutning i DFØ HR

Registrere hovedsammenslutning ved tilsetting

Alternativ 1: Ansatt kommer via introduksjonsprogram

Ansatt som kommer via introduksjonsprogram har i oppgaven «Oppgi personlig informasjon» fylt ut feltet Er din fagforening tilknyttet en av følgende hovedsammenslutninger. Se veiledning til introduksjonsprogram for deg som er nyansatt.

Ved ferdigstilling og kontroll av tilsettingsskjema fra Administrer ventende ansettelser, skal feltet Hovedsammenslutning være forhåndsutfylt med samme verdi som den ansatte registrerte i steget "Oppgi personlig informasjon".

Er feltet Hovedsammenslutning derimot tomt i "Administrer ventende ansettelser" kan det tyde på at en med rollen Onboardingskoordinator har måttet fullføre steget "Oppgi personlig informasjon" på vegne av den ansatte. Onboardingskoordinator har ikke tilgang til å registrere hovedsammenslutning på den ansatte, som vil si at HR-admin må fylle dette ut i "Administrer ventende ansettelser". Informasjon om hovedsammenslutning må innhentes fra ansatt utenfor systemet ihht. virksomhetens rutiner.

Alternativ 2: Ansatt tilsettes administrativt via «legg til ny ansatt»

Den ansatte har ikke vært igjennom introduksjonsprogram og feltet Hovedsammenslutning inneholder derfor ingen verdi. Informasjon om hovedsammenslutning må derfor innhentes fra ansatt utenfor systemet ihht. virksomhetens rutiner.

HR-admin registrerer verdi i feltet Hovedsammenslutning basert på innhentet informasjon fra den nyansatte.

Hvem skal ha registrert hovedsammenslutning og når skal det endres

Feltet Hovedsammenslutning skal fylles ut av alle grupper som er omfattet hovedtariffavtalen med unntak av lærlinger.

For uorganiserte som ikke er bundet til et avtaleområde, skal det gjøres endring i feltet fra dato ansatt meldte seg inn i en fagforening.

For ansatt som er organisert og som følge av utmelding/innmelding i ny fagforening skal skifte avtaleområde, skal det ikke gjøres endringer i dette feltet før ny hovedtariffavtale er godkjent.

Hvordan endre feltet Hovedsammenslutning

For endring i feltet Hovedsammenslutning, gå til Stillingsdetaljer på ansattprofil.

Trykk på blyanten for å redigere.

Legg inn hvilken dato endringen skal gjelde fra.

Velg hendelse: Organisasjons- / stillingsendring
Velg hendelsesårsak: Overgang til/fra akademiker

Velg korrekt verdi i feltet Hovedsammenslutning.

Tykk Lagre.

Det går nå en arbeidsflytforespørsel til leder. Når leder har godkjent, vil feltet hovedsammenslutning være oppdatert på den ansattes personprofil, og verdien vil overføres til SAP lønnssystem og knytte den ansatte til riktig avtaleområde.

Oppdatering i SAP

Supplerende saksgang

I SAP, velg supplerende saksgang – SUP stillingsendring.

Årsak:

IT001 – bla forbi.
IT007 – bla forbi.
IT041 – bla forbi.
IT008 – se SAP biblioteket SAP brukerdokumentasjon - Akademikere – for beskrivelse av oppdatering i IT0008 og eventuell oppdatering av IT0509.