Ventende ansettelser i DFØ HR

En nyansatt som har vært igjennom introduksjonsprogram må ferdigbehandles (administreres) i ventende ansettelser før endelig godkjenning av leder og overføring til SAP lønn.

Hvis HR admin tilsetter ny medarbeider direkte via handlingen "Legg til ny ansatt" , og så lagrer utkast , må utkastet hentes opp og ferdigstilles i "ventende ansettelser"

Oversikt over ventende ansettelser finner du i adminsenteret i DFØ HR under Administrer ventende ansettelser, eller ved å søke med for eksempel søkeordet «ventende» i søkefeltet øverst til høyre på startsiden din.

Fra nedtrekksmenyen til høyre i bildet velger du Introduksjonsprogram.

Du får opp oversikt over ansatte med blant annet ansattnummer og ansettelsesdato.

Ulike ikoner bak ansatt navn, angir status på nytilsettingen

I oversikten søker du frem og klikker på den ventende ansettelsen du vil behandle.

Her finner du all relevant data på den nyansatte som er registrert gjennom rekrutteringsprosessen og introduksjonsprogrammet.

HR-admin sin oppgave er å komplettere skjemaet med data i feltene som hittil ikke er fylt ut, og å gjøre eventuelle oppdateringer/korrigeringer på bakgrunn av endringer som kan ha oppstått etter at opplysningene ble registrert.

Felter merket med rød stjerne er obligatorisk å fylle ut. Du vil få feilmelding hvis disse ikke er fylt ut når du trykker på "fortsett".

Skjemaet er inndelt i fire seksjoner:

• Identitet
• Personliginformasjon
• Stillingsinformasjon
• Kompensasjonsinformasjon

Trykk den blå fortsett knappen for å gå til neste seksjon i skjemaet.

For å redigere i en seksjon som allerede er fullført, scroll til aktuell seksjon og trykk på blyanten oppe i høyre hjørne.

For å legge til linjer, trykk på +Legg til.

For å slette linjer, trykk på søppelspannikonet.

For å lagre utkast og ferdigstille det på et senere tidspunkt, trykk Lagre utkast nederst til høyre.

Når du skal åpne utkastet igjen for å gjøre det ferdig, velg Utkast (introduksjonsprogram).

Skjemaet vil bli liggende under Utkast (introduksjonsprogram) til godkjennings flyten for tilsettingen er fullført. (leder har godkjent)

Identitet

I seksjonen Identitet er det mulig å endre ansettelsesdato. Vær obs på at ansettelsesdato ikke kan være tidligere enn stillingens første gyldighetsdato.

Personlig informasjon

Feltet Initialer må fylles ut for at den nyansatte skal få opprettet en systembruker.

Feltet Kjønn fylles ut automatisk når man har skrevet inn fødsels- eller D-nummeret.

Under E-postinformasjon er privat e-post allerede registrert. Den har verdien ja i feltet Er primær. Kun en e-post kan være primær.

Nå kan du registrere e-posttype Jobb. Vær oppmerksom på at den nyansatte kun vil motta e-poster til den e-posten som er satt som primær. Jobb-e-post kan godt registreres før den ansatte starter, men bør ikke settes som primær før nyansatt har fått tilgang til denne.

Under Telefoninformasjon er feltet Landskode forhåndsutfylt med Norges landskode + 47. Derfor må du registrere telefonnummer uten landskode.

Under Adresse må bostedsadresse være registert. DFØ HR utfører per i dag ingen sjekk mot Folkeregisteret, men ved overføring av data fra DFØ HR til SAP utføres det en sjekk om postnummeret passer til poststedet.

Stillingsinformasjon

I feltet Stilling viser stillingen som den nyansatte skal tilsettes i. Det er mulig å endre dette her enten direkte i feltet stilling, eller ved å søke opp leder og velge blant ledige stillinger som da kommer opp.

Feltene i delene Organisasjonsinformasjon og Stillingsdetaljer som er grå kan ikke endres her. Disse er automatisk fylt ut på grunnlag av informasjon lagt inn på stillingen da den ble opprettet.

Fylt ut alle relevante felt under Stillingsdetaljer. DFØ HR er satt opp med ulike forretningsregler, slik at verdiene som legges inn ved for eksempel MG reduserer utvalget i MUG og avregningsgruppe. Alle verdier som kan velges i de enkelte felt, tilsvarer kodene som brukes i SAP.

Obligatoriske felt er stjernemerket.

Deretter kan du spesifisere detaljer om ansettelsesforholdet.

Under Arbeidsrelasjoner kan du tilordne en HR-kontakt og prosjektleder til den nyansatte, om ønskelig.

Det er også mulig å legge til informasjon om arbeidstillatelsen, hvis det er relevant.

Kompensasjonsinformasjon

Under Betalingsinformasjon er bankforbindelsen til den ansatte registrert. HR-admin kan her endre opplysningene ved behov. Ved betalingstype kan du velge mellom hovedbankforbindelse og reiseutgifter. Betalingsmetode skal være Konto til konto i XML format (X).

Det er mulig å registrere både norske og utenlandske bankkontoer. Hvis en utenlandsk bank ikke er synlig i DFØ HR, må banken opprettes i SAP på forhånd. Dette gjør du ved å kontakte DFØ i Kundesenter på nett.

Godkjenningsflyt

For de fleste tilfeller genererer tilsettingsprosessen en godkjenningsflyt. Det er den nyansattes nærmeste leder som er godkjenner. Om ønskelig, kan HR-admin legge inn en kommentar til godkjenneren. Trykk på Bekreft for å starte godkjenningsprosessen.

Du får en bekreftelse på at saksgangen er sendt til godkjenning som sier "Det opprettes en arbeidsflyt for handlingen".

Gjelder tilsettingen en ekstern ansatt, blir det ikke generert en godkjenningsflyt.

Hva skjer videre?

Tilsettingen ligger nå til godkjenning hos lederen til den nyansatte.

Når tilsettingen er godkjent av leder, vil ansattdataen automatisk replikeres til SAP, vanligvis innen 15 minutter.

Fagbruker Lønn vil motta en melding om tilsettingen, som må komplementere tilsettingen i SAP ved hjelp av en supplerende saksgang.