Rutinen skal sikre korrekt bokføring av forpliktelser til de ansatte i regnskapet for ikke avviklet ferie og eventuelt ferie tatt ut på forskudd.
Frist: Årsavslutning
Avgrensing: Denne rutinen skal ikke gjennomføres dersom virksomheten har automatisk avsetning av tidssaldoer fra SAP.
Feriedager som ikke er avviklet i ferieåret representerer et etterslep av personalkostnader som virksomheten må gjøre opp for senere i form av betalt fritid for den ansatte. Ved årets slutt skal det derfor foretas en avsetning for opptjent, ikke avviklet ferie.
Avsetning av ikke avviklede feriedager må gjøres manuelt for virksomheter som ikke har automatisk avsetning av dette fra SAP. Dette gjelder kunder med eksternt tidsystem eller som av andre årsaker ikke har automatisk avsetning av opptjent, ikke avviklet ferie fra SAP.
| Ansvarlig / Utføres av | Handling - oppgave |
|---|---|
| Virksomhet | Ta ut grunnlag for opptjent, ikke avviklet ferie Fra SAP Kjør rapporten YPT_BUDSJ_FERIE i SAP. Dette bør gjøres tidlig i januar (helst innen 5. virkedag), da rapporten tar hensyn til uttak av feriedager i januar. Uttak på dette tidspunktet vil gi det beste estimatet på ikke avviklet ferie da de aller fleste registrerer ferie i forkant. Eventuelt registrert og uttatt ferie før dette tidspunktet utgjør sjelden en vesentlig andel av avsetningen. NB! Følg opp at alle har registrert gjennomført ferie for regnskapsåret. Følg brukerveiledning for uttak av SAP-rapporter for avsetning av tid og ikke avviklet ferie. Fra eksternt tidsystem Ta ut grunnlag for ikke avviklede feriedager i eksternt tidssystem. Grunnlaget bør inneholde antall dager per ansatt, og konteringsdimensjoner. Fra GAT (DFØs turnusløsning) For virksomheter som benytter DFØs turnusløsning kan rapport over ikke avviklede feriedager tas ut fra GAT per ansatt. |
| Virksomhet | Beregning av avsetning Fra SAP Rapport YPT_BUDSJ_FERIE gir korrekt dagsats og AGA-sats Fra eksternt tidsystem Hvis mulig bør dere finne reell dagsats per ansatt som multipliseres med antall dager. Som en praktisk tilnærming kan dere benytte en gjennomsnittssats. Arbeidsgiveravgift må enten beregnes ut fra faktisk sats eller en gjennomsnittssats for hele virksomheten. Ved bruk av gjennomsnittssatser bør disse oppdateres årlig. Fra GAT (DFØs turnusløsning) Hvis mulig bør dere finne reell dagsats per ansatt som multipliseres med antall dager. Som en praktisk tilnærming kan dere benytte en gjennomsnittssats. Arbeidsgiveravgift må enten beregnes ut fra faktisk sats eller en gjennomsnittssats for hele virksomheten. Ved bruk av gjennomsnittssatser bør disse oppdateres årlig. |
| Virksomhet (delservice) DFØ (fullservice) | Utarbeid bokføringsbilag Når grunnlaget er klart, bearbeides dette til et bokføringsbilag. • 2910: Avsetning fleksitid, over- og reisetid til avspasering, feriedager og så videre (K) • 5090/5190: Avsetning fleksitid, over- og reisetid til avspasering, feriedager (D) • 2781: Påløpt arbeidsgiveravgift av fleksitid, over- og reisetid til avspasering, feriedager og så videre (K) • 5410: Arbeidsgiveravgift påløpte lønnskostnader (D) Vurder om det skal skilles mellom avsetning for faste ansatte (5090) og avsetning for midlertidige ansatte (5190) DFØ anbefaler at bilaget blir ført på detaljert nivå, men det må vurderes ut fra behovet for styringsinformasjon i virksomheten. Bilaget sendes til DFØ for bokføring (fullservice). |
| Virksomhet | Godkjenn bilaget |
| Virksomhet (delservice) | Bokfør bilaget Bilaget bokføres i periode 12 og reverseres i periode 12 påfølgende år. For bruttobudsjetterte virksomheter bokføres bilaget med bilagsart MV. |