Poster til oppfølging

Denne brukerveiledningen beskriver hvordan du med rollen Fakturaadministrator kan behandle poster til oppfølging.

Se instruksjonsfilm for hvordan du med rollen Fakturaadministrator kan behandle poster til oppfølging. 

Fakturaer som havner under Poster til oppfølging er faktura som stopper opp i flyten. Disse må behandles manuelt og sendes ut på flyt.

Du kan følge opp oppgavene til poster til oppfølging ved å benytte Dashboard Inngående faktura. Dashboardet ligger i menypunktet Din ansettelse og er tilgjengelig for fakturaadministrator.

Skjermbildet viser dashboard inngående faktura. Dette ligger under menypunktet Din ansettelse og Fakturaoversikt.

Her kan du følge opp antall fakturaer i poster til oppfølging i tillegg til å gå direkte til aktuelt skjermbilde. Her kan du lese mer om Dashboard inngående faktura:

Poster til oppfølging finner du også via menyen:

Skjermbildet viser Poster til oppfølging som ligger under menypunktet felles og arbeidsflyt.

Velg elementtype Inngående faktura for fakturaen som har stoppet:

Skjermbilde viser at du kan trykke på forstørrelsesglasset ved inngående faktura

Her kan du søke på ulike verdier på fakturaen.

Ved å hake av for Poster til oppfølging som søketype, får du kun opp fakturaer som har stoppet til oppfølging i systemet. Dersom du haker av for Aktive får du opp alle fakturaer som ligger på flyt og er aktive.

I kolonnen Feiltype kan du se feilmeldingen for hva som er feil.

Fra dette bildet har du mulighet til å klikke deg direkte inn på arbeidsflytkartet og kan også gå inn på en spesifikk oppgave ved å velge forstørrelsesglasset/zoom.

Skjembilde av symbolene for zoom og kart som gir deg mer informasjon om oppgaven.

Manuell distribusjon

Ved å åpne en oppgave med forstørrelsesglasset, kommer du til følgende bilde:

Her vises hele feilmeldingen for raden. I dette tilfellet, finner den ingen bruker å sende faktura til.

  • Søk opp ønsket bruker i boksen Tilgjengelig til venstre
  • Velg pilen til høyre for å velge brukeren til høyre boks
  • Legg inn kommentar i arbeidsflytloggen (Valgfritt)
  • Velg Lagre

Merk: Hvis en oppgave har eskalert eller har blitt videresendt i et trinn må du først omfordele oppgaven med "Opprinnelig versjon. Redistribuering innen dette trinnet." før du kan benytte manuell distribusjon.

Omfordel arbeidsflyt

Du behøver ikke å distribuere alle oppgavene manuelt. Du kan også omfordele arbeidsflyten.

  • Hak av for oppgavene som skal omfordeles
  • Velg Omfordel arbeidsflyt
  • Velg ønsket type omfordeling. Lagre.

Her kan du velge type omfordeling.

Opprinnelig versjon. Fullstendig omfordeling.

  • Du omfordeler til begynnelsen av den opprinnelige versjonen av arbeidsflytprosessen.

Merk: Det er kun bilag som har stoppet i forkontroll på grunn av stoppkriteriene som blir omfordelt tilbake til forkontroll steget ved fullstendig omfordeling. For bilag som startet flyten i forkontroll kun på grunn av manglende referanse, vil begynnelsen være attestant-steget ved fullstendig omfordeling gitt at gyldig referanse ble lagt inn og bilag sendt videre på flyt.

Opprinnelig versjon. Redistribuering innen dette trinnet.

  • Du omfordeler den opprinnelige versjonen av arbeidsflytprosessen fra forrige aktive trinn.

Nyeste versjon. Fullstendig omfordeling.

  • Hvis arbeidsflytprosessen er endret, velger du å starte den nyeste versjonen av den fra begynnelsen. Hvis du velger denne omfordelingsmetoden når det ikke er gjort noen endringer i arbeidsflytprosessen, kjører systemet omfordeling av den opprinnelige versjonen.

Feilmelding: Årsak og løsning

Her ser du forklaring på feilmeldinger du får i Poster til oppfølging og hvordan du kan løse oppgavene som havner her.

Bruker mangler overordnet

Feilmelding

Skulle ha blitt videresendt, men ingen leder er angitt

Årsak

  • Oppgaven er eskalert fra bruker, men bruker har ingen overordnet. Hvis en faktura ligger i samme steg uten å bli behandlet innen 8 dager eskaleres oppgaven. Hvis det ikke er angitt overordnet på bruker havner bilaget i Poster til oppfølging.

Løsning

  • Legg inn overordnet på bruker.
  • Omfordel faktura med Opprinnelig versjon. Redistribuering innen dette trinnet. Oppgaven går da tilbake til brukeren som oppgaven eskalerte fra.

Alternativt kan oppgaven flyttes til en annen bruker ved å benytte manuell distribusjon. OBS: vær klar over at du først må omfordele oppgaven før du kan benytte manuell distribusjon hvis oppgaven har eskalert.

BDM mangler

Feilmelding

Fant ingen gyldige regler

Årsak

  • Ingen BDM på koststed/prosjekt. Oppgaven er kontert mot et koststed/prosjekt som mangler BDM, eller at begrepet ikke er lagt inn i fullmaktsmatrisen.
  • Fakturaen har ved manuell distribusjon blitt flyttet til en bruker som ikke har BDM.

Løsning

  • Oppdater fullmaktsmatrisen hvis koststed/prosjekt mangler i fullmaktsmatrisen. Når dette er gjort må fakturaen omfordeles med "Opprinnelig versjon. Redistribuering innen dette trinnet." for å få treff i den oppdaterte fullmaktsmatrisen.
  • Hvis konteringen er feil må attestanten få beskjed om dette. For å få fakturaen tilbake til attestant må du omfordele med "opprinnelig versjon. Fullstendig omfordeling." Merk: Hvis fakturaen havner i forkontrollen så skyldes dette at den slår ut på et stoppkriterie. Den må da behandles i forkontrollen igjen før den går ut til attestant.
Oppdatert: 4. januar 2024

Kontakt

Kontakt kundesenter for regnskap

Fant du det du lette etter?

Nei

Det beklager vi!

Tilbakemeldingen din er anonym og vil ikke bli besvart. Vi bruker den til å forbedre nettsidene. Hvis du vil ha svar fra oss, ta kontakt på telefon, e-post eller kundesenter på nett.