Tidstyring – styringsinformasjon om ressursbruk og kostnader

Hva er fordelen for virksomheten?

Mange kunder har etterspurt en løsning som gir mulighet til å synliggjøre hva tiden brukes på i virksomheten, og hva det koster. 

Løsningen er også godt egnet for prosjektorienterte kunder med behov for å fakturere arbeidstimer og tidsbruk på utstyr, eller styre store prosjekter med egen prosjektøkonomi.

I regnskapssystemet kan dere

• opprette og oppdatere oppgaver (prosjekter) – noe som er tidsbesparende og enkelt ved at det utføres kun én plass
• budsjettere kostnader og timer fordelt på oppgave (prosjekt) og ansattnivå
  
• få tilgang til prosjektstyringsmodulen for oppfølging og rapportering av oppgaver (prosjekter)
  
• overføre fakturerbare timer, utlegg og innkjøp automatisk for behandling og fakturering til kunde i henhold til avtalte regler og prisstruktur
• godkjenne fakturaforslag elektronisk (arbeidsflyt)

I regnskapssystemet kan dere også ta ut rapporter over

• antall timer og kalkulatorisk timekostnad fordelt på oppgaver (prosjekter)
  
• oppgaver (prosjekter) som sammenstiller kalkulatorisk timekostnad og øvrige kostnader i hovedbok
  
• fremtidig planlagt arbeidstid for ansatte

Rapporter i prosjektstyringsmodulen i regnskapssystemet følger samme rapporteringsstruktur som de øvrige modulene, og gir derfor stor fleksibilitet når det gjelder fremstilling av rapporter til bruk i økonomisk styring – tilpasset virksomhetens behov.

Hva er fordelen for ansatte?

Hittil har våre kunder brukt et eksternt system, regneark eller lignende til å skaffe oversikt over hvor og hva virksomheten bruker tiden på. 

Med Tidstyring kan ansatte føre tidsbruk på forhåndsbestemte oppgaver (prosjekter) i DFØ-app på mobil eller i selvbetjening på nett. Alt samlet i ett system, noe som sparer tid og hindrer dobbeltregistrering.

I Tidstyring er oppgave (prosjekt) et konteringsbegrep. Det betyr at de samme oppgavene (prosjektene) også er tilgjengelige for kostnadstilordning i reiseregning, godtgjørelse og utgiftsrefusjon. Den ansatte kan dermed bruke samme oppgave (prosjekt) i timeføring og kostnadstilordning. Det gir en enklere og mer oversiktlig hverdag for ansatte.

Er Tidstyring aktuelt for min virksomhet?

Tidstyring kan benyttes av alle statlige virksomheter som er kunde av DFØ på lønn og regnskap.

For å ta i bruk Tidstyring setter DFØ krav til at virksomheten har SAP Tid fra DFØ og har behov for et «visst omfang» av timeføring på oppgaver (prosjekter) i organisasjonen.

Alle ansatte som fører tilstedetid i DFØ-app på mobil eller selvbetjening på nett kan registrere tid på oppgave (prosjekt). Virksomheten kan bestemme at timeføring på oppgave (prosjekt) skal være obligatorisk eller valgfritt. Ved obligatorisk timeføring på oppgave (prosjekt) skal ansatte føre all tid i løpet av arbeidsdagen på en eller flere oppgaver (prosjekter).

For prosjektorienterte virksomheter tilbyr DFØ timeføring av prosjekttimer i stedet for arbeidstid. Prosjekttimer påvirker ikke arbeids- eller fraværstid.

Tenk på dette før dere bestiller Tidstyring

Tidstyring berører mange i deres organisasjon. Ansatte skal enkelt finne riktig oppgave (prosjekt) å føre tid og kostnad på, og økonomiansvarlige og ledere trenger styringsinformasjon med god kvalitet.

Dette krever brukervennlig og god struktur på data som benyttes for timeføring og kontering av kostnader i regnskaps, lønns- og fakturasystem.

Oppgavekoden (prosjekt) blir nøkkelen som syr sammen alle timekostnader og kostnader i regnskapet i ulike rapportuttak.

Nedenfor finner dere noen spørsmål om å strukturere data:

• Bruker dere de samme oppgavene (prosjektene) gjennomgående i alle systemer til kostnadstilordning?
• Finnes de samme oppgavene (prosjektene) både i regnskapssystemet og lønnssystemet?
• Skal dere beholde de samme kodene som dere bruker i dag eller lage nye?
• Hvilke oppgaver (prosjekter) skal ikke brukes videre, men stenges for bruk?
• Hvilke oppgaver (prosjekter) skal det føres tid på?
• Hva ønsker dere av gode styringsrapporter?

Erfaringsmessig tar det tid å strukturere data enkelt og tydelig. Det anbefales å starte arbeidet med konteringsstreng og utarbeide forslag til struktur så tidlig som mulig. Det anbefales å forankre arbeidet hos virksomhetens ledelse.

Slik bestiller dere Tidstyring

Tidstyring bestiller dere via Kundesenter på nett, eller send en e-post til regnskap@dfo.no. Bestilling må utføres av leder.

Innføring av Tidstyring blir organisert som et prosjekt hvor DFØ og dere stiller med ressurser i innføringsperioden. Sammen lager vi en plan med hva som skal utføres i innføringsperioden, når og av hvem.

Dere må også besvare dokumentet «Løsningsavklaring Tidstyring» som dere finner lengre nede på denne siden.

Før dere kan starte opp med Tidstyring har vi behov for en del informasjon fra dere. Vi har utviklet et datainnsamlingsark som vi sender ut til de virksomhetene som skal ta i bruk Tidstyring. Vi leser inn registrert data maskinelt fra regnearket til virksomhetens regnskapssystem, og gjør dette tilgjengelig i tilhørende faktura- og lønnssystem.

Vi bistår med å validere regnearket før det leses inn, men struktur av data er virksomhetens ansvar å utarbeide og beslutte.