Strukturere data for Tidstyring

Deres virksomhet er satt opp med en økonomimodell (konteringsstreng) i regnskapssystemet. Konteringsstrengen brukes til å fordele kostnaden på gitte konteringsdimensjoner. Kostnadsfordelingen kan oppstå flere steder. For eksempel ved kostnadstilordning av reiseregning i lønn, innkjøp i fakturasystemet, regnskapsbilag eller salgsordre i regnskapssystemet.

Hvordan bruker dere konteringsbegrepet prosjekt i dag?

Prosjekt er den tekniske beskrivelsen av dimensjon 2 i regnskapssystemet. Noen virksomheter bruker annen betegnelse enn prosjekt. For eksempel oppgave, produkt, mål, satsningsområde og lignende. I den videre beskrivelsen benytter vi betegnelsen prosjekt.

Med Tidstyring rapporteres timer og kostnader samlet på prosjektkoden for å få oversikt over hvor mye prosjektet koster, og hvor mye tid som er brukt. Tilsvarende kan gjøres for aktivitet, men det er valgfritt om det skal inngå som konteringsbegrep eller ikke. Importerte timer tilordnes automatisk forhåndsdefinert timekostnad i regnskapssystemet. Timekostnadsraten er bestemt av virksomheten og dekker vanligvis lønn, sosiale kostnader og overhead. Det er mulig å bruke flere timekostnadsrater for grupper av oppgaver (prosjekter) og ansatte.

Ønsker dere å bruke samme prosjektkode gjennomgående i alle systemer for å samle kostnadsinformasjon og timeinformasjon?

I regnskapssystemet kan strukturen se slik ut for prosjekt og aktivitet.

Det enkelte prosjekt kan knyttes til egendefinerte rapporteringsbegrep i regnskapssystemet, for eksempel finansieringskilde. På den måten kan alle prosjekter (og aktiviteter) knyttet til en bestemt finansieringskilde rapporteres samlet, både for registrerte timer og kostnader.

Det er ikke alle prosjekt og aktiviteter det skal føres timer på. Om prosjektet er gyldig for timeføring, samt hvilke aktiviteter som eventuelt skal være gyldige for prosjektet, settes opp i regnskapssystemets prosjektregister. Kun aktiviteter knyttet til valgt prosjekt vises ved timeføring.

Ønsker dere å dele prosjektene i interne og eksterne prosjekt?

Ved hjelp av prosjekttype kan prosjektene grupperes og tildeles forskjellige kostnadsstrukturer (kostnadsrate).

I datainnsamlingsarket skal dere oppgi hvilke prosjekt og aktiviteter som skal være gyldige (både nye og eksisterende). Dere skal også oppgi kobling av prosjekter og aktiviteter, samt informasjon om blant annet prosjekttype, prosjektets koststed og prosjekteier. DFØ vil maskinelt lese det inn i regnskapssystemets prosjektregister. Nærmere informasjon om prosjektregisteret til Unit4 ERP finner dere i brukerveiledning for Tidstyring på DFØs kundesider.

Se vårt case om den fiktive virksomheten Direktoratet for miljøavtrykk, som viser hvordan de fikk bedre styringsinformasjon om kostnader og ressursbruk.

Vi skal fakturere – hvordan strukturere data da?

Virksomheter som skal fakturere timer, innkjøp og utlegg skal benytte konteringsbegrep arbeidsordre i dimensjon 5 og aktivitet i dimensjon 7 i regnskapssystemet. I lønnssystemet er arbeidsordre knyttet til k-element 7 og aktivitet til k-element 5. Dette er illustrert i figuren under.

I timeføring og kostnadstilordning skal ikke konteringsbegrep prosjekt brukes, men arbeidsordre og aktivitet. Prosjekt blir automatisk utfylt av arbeidsordre og inngår i konteringsstrengen.

Den enkelte arbeidsordre knyttes til blant annet prosjekt, kunde, prosjektleder og faktureringsregel. Faktureringsregelen bestemmer om arbeidsordrer skal inngå i fakturagrunnlaget for å faktureres eller ei.

Dere kan både lage arbeidsordrer som ikke skal faktureres, noe som er hensiktsmessig for interne oppgaver, og arbeidsordrer som skal faktureres.

Hva betyr arbeidsordre for den ansatte?

I timeføring registreres tiden på arbeidsordre og aktivitet. Ansatte trenger ikke ha et forhold til tilknyttet prosjektkode og kan heller ikke se prosjektkoden i timeføringen. Den ansatte kan kun velge gyldig kombinasjon av arbeidsordre og aktivitet (kombinasjonen settes mellom prosjekt og aktivitet i regnskapssystemet, men arves til tilhørende arbeidsordrer).

Om arbeidsordre er fakturerbar eller ei, kan kun synliggjøres i beskrivelsen eller at man har en egen serie for fakturerbare arbeidsordrer. De samme arbeidsordrene kan brukes på kostnadstilordning. For eksempel på kostnadstilordning av reiseregning i lønnssystemet eller innkjøp i fakturasystemet. Kostnadstilordning på fakturerbar arbeidsordre vil inngå i fakturagrunnlaget på samme måte som timeføring.

I datainnsamlingsarket skal dere oppgi hvilke prosjekt, arbeidsordre og aktiviteter som skal være gyldige (både nye og eksisterende). Dere skal også oppgi kobling av prosjekter og aktiviteter, samt informasjon om blant annet prosjekttype, prosjektets koststed og prosjekteier. DFØ vil maskinelt lese det inn i regnskapssystemets prosjektregister.

Nærmere informasjon om prosjektregisteret i Unit4 ERP finner dere i brukerveiledning for Tidstyring med fakturering på DFØs kundesider.