Avstemming

Avstemming innebærer å kontrollere at poster eller summer stemmer overens med det som er bokført i regnskapet. Her finner du avstemmingsmapper og veiledninger for våre kunder.

Oppdatert

Arbeidsdeling og frister for avstemminger finner du i rutiner avstemming og rutine for periodeavslutning.

Ordinær avstemmingsmappe

Avstemmingsmappen er tilgjengelig i følgende versjoner for 2019:

  • komplett avstemmingsmappe 2019
  • avstemmingsmappe for delservicekunder – egne avstemminger
    dekker de avstemmingene som delservicekunder utfører selv
  • avstemmingsmappe for fullservicekunder – egne avstemminger
    dekker avstemming av MVA og avstemming av mellomregnskap mot statsregnskapet

Avstemmingsmappen som dekker DFØs avstemminger for deres virksomhet finner du i opal_con. Der finner du også oversikt over hvilke avstemminger DFØ har ansvar for og hvilke avstemminger dere har ansvar for selv. Dersom du bare er kunde på regnskap, mottar du mappene på e-post.

  • Generelle endringer

    DFØ jobber med å automatisere avstemmingsarbeidet ved bruk av RPA-teknologi, også kalt virtuelle roboter. På bakgrunn av dette har vi foretatt en rekke mindre tilpasninger i avstemmingsmappen for at automatiseringen av avstemmingene skal bli enklere. Endringene medfører ikke endringer i kontrollene som utføres.

    I tillegg er det foretatt andre endringer som retting av formelfeil og tilpasninger i utformingen av fanene. Oppdatering av veiledningene pågår og distribueres her fortløpende.

    Endringer pr. fane i avstemmingsmappen

    A4 – Avstemming Contempus vs UBW
    Bilag ført med utenlands mva-kode, for eksempel 3T eller 7T, vil ikke lenger føre til differanser. Browserspørringen «A04 Contempus – 3T/7T – moms» er derfor fjernet.

    A5 – Kontroll av grunnlag for rapportering (bruttobudsjettert)
    Hvert kontrollpunkt (1-3) har nå eget forklaringsfelt for differanser.

    A7 – Avstemming NAV-refusjoner
    Hvert kontrollpunkt (AxA-AxD) har nå eget forklaringsfelt for differanser.

    B2 – Rapportering til statsregnskapet – Nettobudsjetterte virksomheter[ny fane]
    En ny fane er opprettet for å avstemme P-rapport med hovedbok i Statsregnskapet for nettobudsjetterte virksomheter.

    C8 –Tidstyring – antall timer overført fra SAP til UBW[ny fane]
    En ny fane er opprettet for å avstemme overførte timer fra SAP til UBW for virksomheter som har tidstyring.

    D5 – Månedlig avstemming av kto. 1987 - Nettoføringsordningen for inngående MVA
    Det er lagt inn en egen kolonne for avgiftskode 7D for de virksomheter som benytter denne koden ved forholdsmessig fradrag.

    D7 – Kvartalsvis avstemming av skattemelding merverdiavgift omvendt avgiftsplikt
    Fra 2019 vil DFØ fylle ut deler av denne avstemmingsfanen for fullservicekundene. DFØ tar ut rapportene GL04 (Avgiftsoppgave til skattekontoret) og GL05 (Transaksjoner pr avgiftskode), lagrer disse på opal_con og fyller inn tallene i avstemmingsfanen. Ferdigstilling av fane D7 og kontroll av bruken av mva-koder er fortsatt kundens eget ansvar.

    D9 – Årssammendrag avstemming av skattemelding merverdiavgift omvendt avgiftsplikt
    Fra 2019 vil DFØ fylle ut deler av denne avstemmingsfanen for fullservicekundene. Det er fortsatt kundens ansvar å ferdigstille avstemmingsfanen.

Avstemmingsmappen SRS

  • Det er gjort endringer i rekkefølge og nummerering på fanene i avstemmingsmappen.

    Endringer

    • S01 Avstemming hovedbok mot anleggsverdiregister og S02 Kontroll av saldo på interimskonto 1295-1299 er slått sammen. Differanse i fane S01 førte også til feil i fane S02. Den nye fanen heter S01 Avstemming hovedbok mot anleggsverdiregister (XAT02).
    • Kontroll av kostnadsført tap ved salg og utrangering av anleggsmidler er nå oppdatert iht. systemendring ved salg/utrangering i anleggsmodulen. I tillegg er det lagt til en kontroll av at salgssum i anleggsverdiregnskapet stemmer med salgssum i hovedbok. Fanen heter nå S04 Kontroll av bokført gevinst/tap ved salg og utrangering av anleggsmidler.
    • Lønnsavsetningene er endret iht. til nye systemløsninger for automatiske lønnsavsetninger fra SAP. I tillegg til en teknisk avstemming som det var tidligere, er det nå også en avstemming mot SAP for de som har disse løsningene. For de virksomhetene som ikke har automatisk avsetninger fra SAP er fortsatt første del av avstemmingen aktuell. Dette gjelder fanene S13 Avstemming av påløpt lønnskostnad og S15 Kontroll av påløpt arbeidsgiveravgift.

    Nye avstemmingsfaner

    • S14 Kontroll av avsetning av påløpte refusjoner fra NAV. Denne kontrollen er aktuell både for de som har automatiske avsetninger av refusjoner fra SAP og for de som avsetter manuelt.
    • S16 Halvårlig avstemming av feriepenger. For bruttobudsjetterte virksomheter er det nå en avstemming av at skyldige feriepenger opptjent foregående år blir utbetalt inneværende år. Nettobudsjetterte virksomheter har denne avstemmingen i ordinær avstemmingsmappe.
    • S18 Sjekkliste ved delårsavslutning. Denne fanen er en sjekkliste som virksomheten kan som en støtte i delårsavslutningen. Sjekklisten bygger på praktiske konteringseksempler under tema Delårs- og årsavslutning.

    Avstemmingsfaner som utgår

    • S03 Avstemming av staten finansiering av immaterielle eiendeler og varige driftsmidler og S04 Avstemming av aktivert driftsbevilgning utgår for bruttobudsjetterte virksomheter. Dette kommer som en følge av endring i SRS 10 Inntekt fra bevilgninger, tilskudd og overføringer, samt overføringer til og fra staten. Endringen er obligatorisk f.o.m. regnskapsåret 2020, men det oppfordres til tidlig anvendelse.
    • S05 Avstemming av inntektsført og aktivert investeringsbevilgning er tatt ut av avstemmingsmappen. DFØ anbefaler inntektsføring etter forenklet metode.

Avstemmingsveiledninger

I veiledningene finner du hvilke oppgaver som skal utføres, og hvem som har ansvaret for å utføre hver oppgave.

Avstemmingsveiledninger ordinær

  • Hensikt og omfang: Hensikten er å avstemme virksomhetens arbeidskontoer og oppgjørskontoer mot det som er registrert i virksomhetens regnskap. Transaksjoner på bankutskriftene skal samsvare med transaksjoner ført i virksomhetens hovedbok.

    Økonomireglementet § 14 og bestemmelsene 4.4.5.

    Utløsende hendelse: Månedsavslutning

    Fullservice

    Delservice

    Oppgave - handling

    Referanse

    DFØ

    Kunde

    Bruk browsermal i UBW (Agresso) for å få ut tall fra regnskapet. Saldo fylles inn i feltet «saldo Agresso».

    Browsermal: “A01 Bankavstemming totaloversikt”

    DFØ

    Kunde

    Ta ut kontoutskrift fra Norges Bank og lagre på kundemappen. Sluttsaldo fylles inn i feltet «saldo kontoutskrift».

    DFØ

    Kunde

    Saldo på oppgjørskonto Norges Bank må alltid være lik mellom hovedbok og kontoutdrag før rapportering til statsregnskapet.

    DFØ

    Kunde

    Kontroller at arbeidskontiene går i 0,-

    Browsermal: “A01 Bankavstemming totaloversikt”

    DFØ

    Kunde

    Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn.

    Kunde

    Kunde

    Kontoutskriften fra banken skal være tilgjengelig.


    Definisjoner

    Arbeidskonto: Arbeidskonto er benevnelsen på de bankkontoene virksomheten skal benytte for å formidle inn- og utbetalinger. Som regel har virksomheten minst en arbeidskonto for utbetalinger og en arbeidskonto for innbetalinger. Arbeidskontoene skal daglig gjøres opp mot oppgjørskonto i Norges Bank.

    Oppgjørskonto: Statlige virksomheters betalingsformidling skal være knyttet til statens konsernkontoordning via oppgjørskontoer i Norges Bank. Oppgjørskontoene i Norges Bank benyttes av bankene til å trekke eller overføre de penger som virksomheten enten utbetaler via arbeidskontoen eller får innbetalt på arbeidskontoen. Dette følger av at bankene ikke skal ha statlige midler på arbeidskontoene "over natten", og de må derfor tømme arbeidskontoene mot oppgjørskontoene i Norges Bank.

    Gyldig fra 1. januar 2015

  • Hensikt og omfang: Personreskontro og trekkreskontro føres i SAP FI. Reskontroene gjøres opp automatisk hver måned. Ved månedsavslutningen må det kontrolleres at saldo på reskontroene i SAP er lik saldo på tilhørende konti i UBW (Agresso). Differanse skal spesifiseres.

    Dersom det er saldo på reskontroen skal det foretas en vurdering om saldoen består av åpne poster som forventes å bli utlignet i neste periode. Poster eldre enn to perioder skal dokumenteres i avstemmingsmappen, og må følges opp av kunden.

    Økonomireglementet § 14, bestemmelsene 5.2.4.3, 5.2.4., 5.2.4.5 og 4.4.5.

    Utløsende hendelse: Månedsavslutning

    Utføres avOppgave - handlingReferanse

    DFØ

    Personreskontro og trekkreskontro føres i SAP FI. Reskontroene gjøres opp automatisk hver måned.

    DFØ

    I kolonne for inngående balanse legges det inn saldo fra periode 12 forrige år.

    DFØ

    Bruk browsermal i UBW (Agresso) for å få saldo hittil i år fra hovedbok. Settes inn i skjema for aktuell avstemmingsperiode.

    Browsermal: Avstemming SAP FI og Agresso

    DFØ

    SAP-rapport kontrolleres for at det ikke er eldre poster som blir stående. Poster som er eldre enn 2 perioder følges opp.

    Rapport i SAP FBL1N

    DFØ

    Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn.

    Gyldig fra 1. januar 2015

  • Hensikt og omfang: De poster som av forskjellige grunner havner på feilkonto, tilhører egentlig en annen konto i regnskapet. Feil skal rettes i det systemet feilen oppstod, med mindre dette ikke er teknisk mulig. Dersom SAP produserer data til regnskapet på ugyldige konteringsverdier, vil dette posteres på feilkonto og skal korrigeres i SAP ved neste lønnskjøring.

    Økonomireglementet §14, bestemmelsene 4.4.5 – 4.4.6

    Utløsende hendelse: Månedsavslutning

    FullserviceDelserviceOppgave - handlingReferanse

    DFØ

    Kunde

    Kjør browsermal i UBW (Agresso) for å få ut tall fra regnskapet og legg inn saldo hittil i år i skjema.

    Browsermal: Gjennomgang av feilkonto

    DFØ

    Kunde

    Saldo skal spesifiseres i skjema Saldospesifikasjon og skal inneholde:

    • Konto
    • Bilagsnr
    • Bilagsdato
    • Periode
    • Ansattnr
    • Beløp

    Interimsavstemming i UBW (Agresso) skal benyttes.

    DFØ

    Kunde

    Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn.

    Gyldig fra 1. januar 2015

  • Hensikt og omfang: Det skal gjennomføres kontroll med fullstendighet mellom data fra Basware og mottatte data i UBW (Agresso) for å sikre at fakturainformasjon er den samme i UBW (Agresso) og Basware.

    Økonomireglementet § 14, bestemmelsene 4.3.6, 4.4.3 b og 5.3.1

    Utløsende hendelse: Månedsavslutning

    Berører andre rutiner: Andre periodiske kontroller, oppfølging av tett bilagsnummerrekkefølge.

    Rapporten: http://bas-app01.sfso.no/BWroot/rep/XX.htm NB: XX må byttes ut med firmakode i UBW (Agresso) for å få ut rapporten.

    Utføres avOppgave - handling

    DFØ

    Avstemmingsrapporten vises via en web-rapport. Rapporten viser sum og transaksjonstotaler. I tillegg kan man drille seg ned for å se detaljer rundt hvilke faktura som utgjør et eventuelt avvik mellom Basware og UBW (Agresso). Rapporten tar med seg bilagsnummer fra det første nummeret i perioden som avstemmes i Basware og til det siste som ligger der per den dato rapporten blir bestilt (man kan ikke selv bestille rapporten fra og til bilagsnummer).

    Dersom man ønsker et annet bilagsnummerintervall må man kontakte DFØ på e-post: regnskap@dfo.no

    DFØ

    Rapporten finnes ved å ta lenken under og bytte ut XX med firmakoden fra UBW (Agresso).

    http://bas-app01.sfso.no/BWroot/rep/XX.htm

    DFØ

    Rapportens tabell 1 sammenligner Basware og UBW (Agresso) på disse nivåene:

    • Sum kredit og debet
    • Differanse kredit og debet
    • Antall bilag
    • Antall transaksjoner

    Antall transaksjoner vil kunne ha forskjeller uten at det er et reelt avvik. Årsaken til dette er bruken av automatpostering av mva. i UBW (Agresso). Rapportens tabell 2 viser hvilke bilag som utgjør avviket. Her kan man zoome ned på bilagene det gjelder. Den siste oversikten viser hvilke bilag hvor det er forskjell på konteringen mellom Basware og UBW (Agresso). Her kan det oppstå avvik for utenlandske faktura. Det skjer dersom det i Basware er kontert på kostnadskonti med det utenlandske beløpet. UBW (Agresso) vil automatisk kostnadsføre det norske beløpet på kostnadskonti.

    DFØ

    Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn.

    Gyldig fra 1. januar 2015

  • Hensikt og omfang: Det skal gjennomføres kontroll med fullstendighet mellom data fra Contempus og mottatte data i UBW (Agresso) for å sikre at fakturainformasjon er den samme i UBW (Agresso) og Contempus.

    Økonomireglementet § 14, bestemmelsene 4.3.6, 4.4.3 b og 5.3.1

    Utløsende hendelse: Månedsavslutning

    Berører andre rutiner: Andre periodiske kontroller, oppfølging av tett bilagsnummerrekkefølge.

    Definisjoner

    0. Data slik de ligger i Contempus
    1. Data slik de lå på fil da de ble overført (i fil) fra CI_EXPORT til AGRESSO_IMPORT katalogen.
    2. Data slik de ble lest inn (fra fil) i 'AGRESSO Forsystem' fra AGRESSO_IMPORT katalogen.
    3. Data slik de ligger i 'AGRESSO Forsystem' etter at data er lagt inn i acrbatchinput.
    4. Data uten feilmarkeringer som GL07 jobben overfører til TPS prosessering.

    FullserviceDelserviceOppgave - handlingReferanse

    DFØ

    DFØ

    Kjør browsermal i UBW (Agresso) for avstemmingsperioden.

    Egne menyer: Browsermal «A04 Contempus bilagsnummer»

    DFØ

    DFØ

    Kjør rapport CAI05 Avviksrapport som ligger i UBW (Agresso). Sette inn bilagsintervallet fra browserspørringen ovenfor. Denne rapporten lagres i Opal_con.

    DFØ

    DFØ

    Sett inn bilagsnummer fra og til, antall bilag Contempus, beløp i Contempus, antall bilag i UBW (Agresso) og beløp i UBW (Agresso) i avstemmingsskjemaet. Eventuelle differanser kommer frem i sumkolonnene differanse antall bilag og differanse beløp.

    DFØ

    DFØ

    Ved differanser må dette spesifiseres i skjema Beskrivelse av avvik med henvisning til bilagsnummer, beløp og forklaring og evt. kommentarer.

    DFØ

    DFØ

    Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn

    Gyldig fra 1. januar 2015

  • Hensikt og omfang: Kontantregnskapet genereres fra virksomhetsregnskapet. Det skal kontrolleres at det er overensstemmelse mellom de to regnskapene. Posteringer på kontoer som ikke er definert i UBW (Agresso) ”Oppsett av kontantregnskapet” vil fremkomme som beløp i kolonnen uoppklarte differanser. Dersom dette er kontoer som ikke skal tas med i kontantregnskapet, bør disse defineres i skjermbildet ”Kontoer unntatt fra kontantregnskapet». Posteringene vil da vises i kolonnen ”Utenfor kontantregnskapet”. Statskonti 7XXXXX96/-97 og -98 benyttes til å koble konti/beløp som går mot hverandre slik at de ikke skal komme frem på S-rapporten. Dermed må vi påse at disse faktisk går i null.

    Statskonto

    Formål

    7XXXXX96

    Ugyldige kombinasjoner av konto og kapittelpost kobles mot denne statskonto. Beløp her må omposteres til korrekt konto/kapittelpost.

    7XXXXX97

    NAV-konti i balansen (157X) skal gå i null, og kobles mot denne statskonto.

    7XXXXX98

    SRS-konti som går mot hverandre kobles mot denne statskonto.

    7XXXXX99

    Feilkonto er koblet mot denne statskonto, og skal ryddes i slutten av perioden.

    Bestemmelsene 3.3.2.1

    Utløsende hendelse: Månedsavslutning

    Utføres av

    Oppgave - handling

    Referanse

    DFØ

    Ta ut rapport fra UBW (Agresso) fra og med periode 00 til og med aktuell periode. «Bilagsart utelatt» fra kontant må påføres. Rapporten skal lagres på Opal_con.

    CAN01 med null

    DFØ

    Kontrollpunktene i skjemaet utføres og besvares med ”ok” eller ”avvik”. Avvik må forklares og ev. tiltak skal fremgå av avstemmingsskjema. Dersom rapport CAN01 viser beløp i kolonne “Uoppklarte differanser” tas rapport CAN02 ut for den/de aktuelle konti. Alle poster i denne kolonnen skal forklares med årsak og eventuelle tiltak.

    DFØ

    Saldo statskonto 7XXXXX96,7XXXXX97,7XXXXX98 og 7XXXXX99 skal kontrolleres om er lik null i kontantregnskapet. Kjør browsermal

    Browsermal “A05 Avstemming statskonto *96, *97 og *99”

    DFØ

    Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn

    Gyldig fra 1. januar 2015

  • Hensikt og omfang: Skjemaet skal benyttes i forbindelse med avstemming av reskontro mot hovedbok.

    Denne avstemmingen skal kontrollere at det ikke forekommer avvik mellom det som er postert på de ulike kunde- og leverandør reskontroene og det som er postert i hovedboken.

    Personreskontroene føres direkte i hovedbok og avstemmes/kontrolleres i egne avstemminger.

    Økonomireglementet § 14, bestemmelsene 5.3.1 og 5.4.1

    Utløsende hendelse: Månedsavslutning

    Utføres avOppgave - handlingReferanse

    DFØ

    Rapport XRE01 kjøres for den aktuelle periode i UBW (Agresso) og lagres på Opal_con. Det foretas en kontroll av rapporten for å sjekke at det ikke er avvik mellom reskontro og hovedbok for noen av de aktuelle reskontroene.

    Egne menyer, felles spesialrapporter, avstemmingsrapporter: XRE01

    DFØ

    Dersom det fremkommer avvik mellom hovedbok og reskontro, kjøres rapport XRE02 i UBW (Agresso) ut for samme periode. Rapporten vil vise bilagsnummer og beløp for de bilag som utgjør avviket.

    Årsaken til eventuelle avvik og beskrivelse av hvordan avvikene skal rettes fyller du ut i kommentarfeltet i avstemmingsarket.

    Egne menyer, felles spesialrapporter, avstemmingsrapporter: XRE02

    DFØ

    Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn.

    Gyldig fra 1. januar 2015

  • Hensikt og omfang

    • Ax-A: Avstemmingen skal kontrollere at det ikke forekommer avvik mellom rapport K27 fra NAV og det som er inntektsført i UBW (Agresso).
    • Ax-B: Denne avstemmingen skal kontrollere at det ikke forekommer avvik mellom Debitor NAV i UBW (Agresso) og i SAP.
    • Ax-C: Denne avstemmingen skal kontrollere at det ikke forekommer avvik mellom Debitor NAV i UBW (Agresso) og gjennomgangskonti/påløpte refusjoner i UBW (Agresso).
    • Ax-D: Saldo på konto 1574 Interimskonto for NAV-refusjoner. Saldoen må spesifiseres, og bør være null.

    Økonomireglementet § 14 og bestemmelsene 5.4.1

    Utløsende hendelse: Månedsavslutning

    Berører andre rutiner: Bankavstemming Manglende oppgjørsrapport

    Definisjon

    K27 Sentralrapport, Spesifikasjon av sykepenger/foreldrepenger refusjon fra NAV.

    FullserviceDelserviceOppgave - handlingReferanse

    DFØ

    Kunden

    Ax-A:

    • Kjør browsermal og ta ut regnskapstall fra UBW (Agresso) for inntektsført syke- og foreldrepenger. Tallene settes inn i kolonne for aktuell avstemmingsperiode.
    • K27 fra forrige måned hentes på Opal con, og totalbeløpet i rapporten settes inn i perioden som skal avstemmes i skjema.
    • Evt. avvik må identifiseres og beskrivelse av tiltak for retting må fylles ut i “Forklaring på differanser”

    Browsermal “A07 Avst NAVrefusjoner” (Ax-A)

    DFØ

    Kunden

    Ax-B:

    • Kjør browsermal og ta ut regnskapstall fra UBW (Agresso) på konto for debitor NAV, hittil i år. Beløpet settes inn i perioden som skal avstemmes i skjema.
    • Det foretas en spørring i SAP, beløpet settes inn i perioden som skal avstemmes.
    • Evt. avvik må identifiseres og beskrivelse av tiltak for retting må fylles ut i “Forklaring på differanser”

    Browsermal “A07 Avst NAVrefusjoner” (Ax-B) SAP transaksjonskode FBL5N

    DFØ

    Kunden

    Ax-C:

    • Saldo debitorkonto NAV i UBW (Agresso) overføres fra Ax-B i avstemmingsskjema.
    • Kjør browsermal og ta ut regnskapstall fra UBW (Agresso) hittil i år for gjennomgangskonti/påløpt refusjon. Beløpet settes inn i perioden som skal avstemmes i skjema.

    Browsermal “A07 Avst NAVrefusjoner” (Ax-C)

    DFØ

    Kunden

    Skjema dateres, signeres og avstemmingskode settes inn.

    Gyldig fra 1. januar 2015

  • Hensikt og omfang: Kontogruppe 52 benyttes til å registrere fordel i arbeidsforhold. Naturalytelser som ikke fører til utbetalinger registreres i denne kontogruppen fra konto 5200 – 5289 og krediteres med en motpost på “Konto 5290 Motkonto for gruppe 52”. Denne avstemmingen skal sjekke om kontogruppe 52 går i null.

    Konto 5920 skal benyttes til utgiftsføring av verdien av gruppelivsforsikring. For bruttobudsjetterte virksomheter vil motkonto være 1985 Gruppelivsforsikring. Konto 1985 skal kobles til kapittel/post 5309.29 i kontantregnskapet.

    Naturalytelser som ikke fører til utbetalinger registreres i kontogruppe 52 og gruppelivsforsikring posteres derfor også til debet på konto 5250 Gruppelivsforsikring med motkonto 5290.

    Denne avstemmingen skal sjekke at posteringer på konto 5920 samsvarer med posteringene på konto 1985. I tillegg sjekkes det at alle poster også er ført på konto 5250 og 5290.

    Utløsende hendelse: Månedsavslutning

    Utføres avOppgave - handlingReferanse

    DFØ

    Kjør browsermal og kontroller at totale posteringer på konto 5200-5289 går opp mot konto 5290 og kontroller at totale posteringer på konto 5920 stemmer med kreditposteringer på konto 1985/2962. Kontroller at det er postert samme beløp med debetsaldo på konto 5250. Kontroll av parkerte bilag.

    Browsermal “A08 BTO/NTO Naturalytelser og gruppeliv”

    DFØ

    Dersom det er foretatt posteringer uten motpost på 5290 skal dette kommenteres særskilt med angivelse av årsaken til differansen og ev. hvordan dette skal korrigeres.

    DFØ

    Dersom avvik, må årsak til differansen angis og evt. hvordan dette skal korrigeres

    DFØ

    Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn.

    Gyldig fra 1. januar 2015

  • Hensikt og omfang: Hensikten er å avdekke parkerte bilag og hull i bilagsrekkefølgen i virksomhetsregnskapet.

    Økonomireglement § 14

    Utløsende hendelse: Månedsavslutning

    FullserviceDelserviceOppgave - handlingReferanse

    DFØ

    Kunde

    Kontroll av parkerte bilag

    • Kjør browsermal
    • Kontroller om det er parkerte bilag i hovedbok, kundereskontro og leverandøsreskontro
    • Parkerte bilag spesifiseres i avstemmingsmappen.

    Browsermal “A09 Parkerte …” Brukerhåndboken 13.3.2 Kontroll av parkerte bilag.

    DFØ

    DFØ

    Kontroll av bilagsrekkefølgen

    • Ta ut rapport AG08 fra systemoppsett i UBW (Agresso). Firma skal være den aktuelle kunden rapporten kjøres for.
    • Fra periode 00 til avstemmingsmåned + neste måned.
    • Avstemming periode desember brukes fra periode 00 til 12.
    • Dersom det er hull i bilagsrekkefølgen, skal det forklares i avstemmingsmappen.
    • Rapporten lagres på Opal_con

    Brukerhåndboken 13.3.2 Kontroll av tett bilagsnummerrekkefølge

    DFØ

    DFØ/Kunde*

    Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn.

    * I sine respektive avstemmingsmapper

    Gyldig fra 1. januar 2015

  • Hensikt og omfang: Skjemaet skal benyttes i forbindelse med avstemming av innrapporteringen til statsregnskapet. Denne avstemmingen skal kontrollere at det ikke forekommer avvik mellom mellomværende rapportert i S-rapporten til Statsregnskapet og oppdatert hovedbok i statsregnskapet.

    Økonomireglementet § 14

    Utløsende hendelse: Månedsavslutning. Godkjent rapportering til Statsregnskapet og mottatt godkjent avstemmingsrapport (A-rapport) 9.1 Periodeavslutning for bruttobudsjetterte virksomheter..

    Definisjoner

    • S-rapport: S-rapport som er godkjent og signert av kunden.
    • Avstemmingsrapport: Bestilt og mottatt A-rapport fra Statsregnskapet.
    Utføres avOppgave - handlingReferanse

    DFØ

    Kjør browsermal og kopier tallene inn i avstemmingsfanen.

    Hent A-rapporten fra Statsregnskapet og kopier inn i avstemmingsfanen.

    Browsermal “B01 Avst. Kontantregnskapet mot A-rapport

    DFØ

    Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn.

    Gyldig fra 1. januar 2015

  • Hensikt og omfang: Skjemaet skal benyttes i forbindelse med avstemming av innrapporteringen til statsregnskapet. Denne avstemmingen skal kontrollere at det ikke forekommer avvik mellom P-rapport rapportert til Statsregnskapet og oppdatert hovedbok i statsregnskapet.

    Økonomireglementet § 14

    Utløsende hendelse: Månedsavslutning. Godkjent rapportering til Statsregnskapet og mottatt godkjent avstemmingsrapport (A-rapport) Rutine 9.1 Periodeavslutning for nettobudsjetterte virksomheter og fond.

    Definisjoner

    • P-rapport: P-rapport som er innrapportert til Statsregnskapet.
    • Avstemmingsrapport: Bestilt og mottatt A-rapport fra Statsregnskapet.
    Utføres av:Oppgave - handling
    Referanse
    DFØHent kopi av P-rapport på opal_con og kopier tallene inn i avstemmingsfanen.
    Hent A-rapporten fra Statsregnskapet og kopier inn i avstemmingsfanen.
    DFØSkjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn.

    Utføres av Oppgave - handling Referanse

    DFØ Hent kopi av P-rapport på opal_con og kopier tallene inn i avstemmingsfanen.

    Hent A-rapporten fra Statsregnskapet og kopier inn i avstemmingsfanen.

    DFØ Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn.

    Gyldig fra 1. januar 2019

  • Hver måned skal det kontrolleres at rapportpliktig fordel i hovedboken i UBW (Agresso), stemmer med rapportpliktig fordel i SAP. Rutinen gjelder både full- og delservicekunder.

    Utløsende hendelse: Månedsavslutning

    Definisjoner: Reiseforskyvning: Informasjon om oppgaveplikt og arbeidsgiveravgift på reiser oppdateres i SAP først ved hver hovedlønnskjøring og 13. kjøring, mens det oppdateres løpende ved hver overføring til UBW (Agresso). Dette betyr at det for hver innrapportering vil være en differanse mellom bokført rapportpliktig fordel i regnskapssystemet for reiser kjørt etter siste hovedlønn i måneden og frem til siste dag i måneden.

    Fremgangsmåte og arbeidsdeling

    Utføres av

    Oppgave - handling

    Referanse

    DFØ

    Hent sum fordel i perioden fra SAP. Beløpet registreres inn i kolonne B.

    SAP: Lønnart rapport: rapportvariant/
    CUS&AVSTC01F

    DFØ

    Virksomheter som ikke er nettobudsjetterte eller betaler pensjonstrekk til SPK må også hente totalsummen for pensjonsinnskudd SAP. Beløpet for pensjonsinnskudd er inkludert i SD-kodene, og har dermed gått til reduksjon i regnskapet. Dette må det tas hensyn til i avstemmingen. Pensjonsinnskuddet registreres inn i kolonne C.

    SAP: Lønnart rapport: rapportvariant/
    CUS&AVSTC01P

    DFØ

    Forskyving på reiser mellom kontering og oppdatering av rapportpliktig fordel i SAP hentes fra reisedata. Registreres i kolonne E.

    SAP: transaksjonskode yhr_reisedata, rapportvariant/
    CUS&AVSTC1R

    DFØ

    Hent sum selvstendige næringsdrivende fra SAP. Beløpet registreres inn i kolonne F.

    SAP: Lønnart rapport: rapportvariant/
    CUS&AVSTC01S

    DFØ

    Kjør browsermal. Beløpet for aktuell avstemmingsmåned registreres inn i kolonne H.

    Browsermal “C01 Avstemming av rapport.pl. fordel

    DFØ

    Beløpet for hittil i år finner du i samme browsermal og registreres inn i kolonne K.

    Browsermal “C01 Avstemming av rapport.pl. fordel

    DFØ

    Dersom det oppstår avvik fremkommer det i kolonne I og L og årsak til avvik må finnes og dokumenteres.

    Reglementet § 14 og bestemmelsene 5.2.4.5

    DFØ

    Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn.

    Reglementet § 14 og bestemmelsene 5.2.4.5

    Gyldig fra 1. juni 2016

  • Hensikt og omfang: Rutinen skal sørge for en periodisk avstemming av bokført og betalt påleggstrekk. Det kontrolleres at bokført påleggstrekk blir betalt i sin helhet i neste termin.

    Økonomireglementet § 14, bestemmelsene 5.2.4.4 og 5.2.4.5

    Utløsende hendelse: Terminavslutning

    Utføres av

    Oppgave - handling

    Referanse

    DFØ

    I kolonne for inngående balanse (IB) legges det inn UB fra 6. termin forrige år.

    DFØ

    Kjør browsermal. Bokført trekk og betalt trekk for terminen hentes fra UBW (Agresso) hovedbok. Bokført trekk og betalt trekk føres inn i skjema på hver sin linje i kolonne for aktuell termin.

    Browsermal C02 Avst. av påleggstrekk

    DFØ

    Det skal normalt ikke oppstå differanse. En eventuell differanse vil framkomme på linje “Kontroll av bokført og betalt trekk” i nedre del av skjema. Differansen skal forklares slik at linjen for Kontrollsum går i null.

    DFØ

    Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn.

    Gyldig fra 1. januar 2015

  • Hensikt og omfang: For å sikre at virksomheten bokfører og innbetaler forskuddstrekk i henhold til det som er trukket i lønnssystemet, må det foretas en periodisk avstemming.

    Økonomireglementet § 14, bestemmelsene 5.2.4.5

    Utløsende hendelse: Månedsavslutning

    Definisjon på reiseforskyvning: Informasjon om oppgaveplikt og arbeidsgiveravgift på reiser oppdateres i SAP først ved hver hovedlønnskjøring og 13. kjøring, mens det oppdateres løpende ved hver overføring til UBW (Agresso). Dette betyr at det for hver innrapportering vil være en differanse mellom bokført forskuddstrekk i regnskapssystemet for reiser kjørt etter siste hovedlønn i måneden og frem til siste dag i måneden.

    Utføres av

    Oppgave - handling

    Referanse

    DFØ

    IB legges inn i kolonne F. Kjør browsermal i UBW (Agresso).

    Browsermal “C03 Avst forskuddstrekk ” periode 00

    DFØ

    Hent månedens forskuddstrekk fra SAP. Beløpet registreres inn i kolonne B.

    SAP: Lønnart rapport: rapportvariant/CUS&AVSTC03T

    DFØ

    Periodeforskyvning på reiser mellom kontering og oppdatering av forskuddstrekk i SAP hentes fra reisedata. Beløpet registreres kolonne D. Beløpet overføres automatisk til kolonne C for neste termin.

    SAP: transaksjonskode yhr_reisedata, rapportvariant/ CUS&AVSTC1R (velg oppsett C3 Forskuddstrekk, komprimert)

    DFØ

    Kjør browsermal i UBW (Agresso). Beløp for bokført trekk for aktuell avstemmingsmåned registreres i kolonne F.

    Browsermal “C03 Avst forskuddstrekk»

    DFØ

    Eventuelle differanser mellom forskuddstrekk i SAP og bokført trekk i UBW (Agresso) fremkommer i kolonne G og må forklares i skjema “Forklaring på differanse i G.

    DFØ

    Kjør browsermal i UBW (Agresso). Betalt forskuddstrekk for aktuell avstemmingsmåned registreres i kolonne H

    Browsermal “C03 Avst forskuddstrekk ”

    DFØ

    Eventuell differanse mellom forskuddstrekk fra SAP forrige måned og betalt trekk inneværende termin kommer frem i kolonne J og må forklares i skjema “Forklaring til differanse J”.

    DFØ

    Kjør browsermal i UBW (Agresso). UB saldo på konto for forskuddstrekk i UBW (Agresso) registreres i kolonne I.

    Browsermal “C03 Avst forskuddstrekk ”

    DFØ

    Eventuell differanse UB kommer frem i kolonne K og må forklares i skjema “Forklaring på differanse i K”.

    DFØ

    Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn.

    Gyldig fra 1. januar 2015

  • Hensikt og omfang: For å sikre at virksomheten bokfører og innbetaler Svalbardskatt i henhold til det som er trukket, må det foretas en månedlig avstemming.

    Økonomireglement § 14 og bestemmelsene 5.2.4.5

    Utløsende hendelse: Månedsavslutning

    Utføres av

    Oppgave - handling

    Referanse

    DFØ

    IB legges inn i kolonne F. Kjør browsermal.

    Browsermal “C04 Avst.Svalbardskatt” periode 00.

    DFØ

    Hent månedens forskuddstrekk fra SAP. Beløp registreres i kolonne B.

    SAP: Lønnart rapport: rapportvariant/CUS&AVSTC04S

    DFØ

    Reiseforskyvning hentes fra SAP. Registreres i kolonne D (Beløpet overføres automatisk til kolonne C for neste måned)

    SAP: transaksjonskode yhr_reisedata, rapportvariant/ CUS&AVSTC1R (velg oppsett C4 Forskuddstrekk Svalbard, detaljer)

    DFØ

    Kjør browsermal i UBW (Agresso). Bokførte forskuddstrekk i UBW (Agresso) registreres i kolonne F, betalt forskuddstrekk pr halvår registreres i kolonne H og UB saldo registreres i kolonne I.

    Browsermal “C04 Avst.Svalbardskatt”

    DFØ

    Differanser i kolonne J og K må forklares i skjema under.

    DFØ

    Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn.

    Gyldig fra 1. januar 2015

  • Hensikt og omfang: Hensikten med rutinen er begrunnet i at lønnsoppgavepliktige ytelser skal spesifiseres per måned etter kontoene i regnskapssystemet og at rapporterte data til skatteoppkrever skal kunne avstemmes mot tilsvarende registrerte og bokførte data i økonomisystemet, se bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 4.4.3 g) og 5.2.4.4.

    Dette er nærmere beskrevet i

    Utløsende hendelse: Månedsavslutning

    Definisjon på reiseforskyvning: Informasjon om oppgaveplikt og arbeidsgiveravgift på reiser oppdateres i SAP først ved hver hovedlønnskjøring og 13. kjøring, mens det oppdateres løpende ved hver overføring til UBW (Agresso). Dette betyr at det for hver innrapportering vil være en differanse mellom bokført grunnlag arbeidsgiveravgift i regnskapssystemet for reiser kjørt etter siste hovedlønn i måneden og frem til siste dag i måneden.

    Utføres av

    Oppgave - handling

    Referanse

    DFØ

    Sum grunnlag arbeidsgiveravgift hentes fra SAP. Beløpene føres inn i kolonne B.

    SAP: Lønnart rapport: rapportvariant/CUS&AVSTC05S

    DFØ

    Sum beregnet arbeidsgiveravgift hentes fra SAP og føres inn i kolonne C.

    SAP: Lønnart rapport: rapportvariant/CUS&AVSTC05A

    DFØ

    De kundene som betaler pensjon må også fylle ut kolonne D Grunnlag pensjon hentes fra SAP

    SAP: Lønnart rapport: rapportvariant/CUS&AVSTC06G

    DFØ

    De kundene som betaler pensjon må også fylle ut kolonne E. Beregnet pensjon hentes fra SAP

    SAP: Lønnart rapport: rapportvariant/CUS&AVSTC06P

    DFØ

    Kjør browsermal i UBW (Agresso). Beløpet for utgiftsført AGA registreres i kolonne F, inntektsført AGA registreres i kolonne G og beløpet for sum avg.plikt.ytelser registreres i kolonne H

    Browsermal “C05 BTO Avst.AGA

    DFØ

    Periodeforskyvning på reiser mellom kontering og oppdatering av AGA i SAP hentes fra reisedata. Beløpet registreres kolonne J. Beløpet overføres automatisk til kolonne I for neste måned.

    SAP: transaksjonskode yhr_reisedata, rapportvariant/ CUS&AVSTC1R (velg oppsett C5 AGA reiseforskyvning, komprimert)

    DFØ

    Eventuelle differanser som fremkommer i kolonne H, I og M må redegjøres for i rubrikken ”Forklaring differanse”.

    DFØ

    Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn.

    Gyldig fra 1. januar 2015

  • Hensikt og omfang: Hensikten med rutinen er begrunnet i at lønnsoppgavepliktige ytelser skal spesifiseres pr. periode etter kontoene i regnskapssystemet og at rapporterte data til skatteoppkrever skal kunne avstemmes mot tilsvarende registrerte og bokførte data i økonomisystemet, se bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 4.4.3 g) og 5.2.4.4.

    Dette er nærmere beskrevet i rundskriv R-103 Arbeidsgiveravgift for statlige virksomheter og rundskriv R-5/2006 om Statsbudsjettet 2007 og arbeidsgiveravgift for statsforvaltningen

    Utløsende hendelse: Månedsavslutning

    Definisjon på reiseforskyvning: Informasjon om oppgaveplikt og arbeidsgiveravgift på reiser oppdateres først ved hver hovedlønnskjøring og 13. kjøring. Dette betyr at det for hver innrapportering vil være en differanse mellom bokført grunnlag arbeidsgiveravgift i regnskapssystemet for reiser kjørt etter siste hovedlønn i måneden og frem til siste dag i måneden.

    Utføres av

    Oppgave - handling

    Referanse

    DFØ

    Sum grunnlag arbeidsgiveravgift hentes fra SAP. Beløpene føres inn i kolonne B.

    SAP: Lønnart rapport: rapportvariant/CUS&AVSTC05S

    DFØ

    Sum beregnet arbeidsgiveravgift hentes fra SAP og føres inn i kolonne C.

    SAP: Lønnart rapport: rapportvariant/CUS&AVSTC05A

    DFØ

    Sum grunnlag pensjon hentes fra SAP og føres inn i kolonne D

    SAP: Lønnart rapport: rapportvariant/CUS&AVSTC06G

    DFØ

    Sum avgift pensjon hentes fra SAP og føres inn i kolonne E

    SAP: Lønnart rapport: rapportvariant/CUS&AVSTC06P

    DFØ

    Kjør browsermal i UBW (Agresso). Beløpet for bokført skyldig AGA registreres i kolonne F, beløpet for betalt AGA registreres i kolonne H og beløpet for sum avg.plikt.ytelser registreres i kolonne J

    Browserspørring “C06 NTO Avst.AGA

    DFØ

    Sum arb.givers pensjonstilskudd hentes fra SAP og føres inn i kolonne K

    SAP: Lønnart rapport: rapportvariant/CUS&AVSTC06G

    DFØ

    Periodeforskyvning på reiser mellom kontering og oppdatering av AGA i SAP hentes fra reisedata. Beløpet registreres kolonne M. Beløpet overføres automatisk til kolonne L for neste måned.

    SAP: transaksjonskode yhr_reisedata, rapportvariant/ CUS&AVSTC1R (velg oppsett C5 AGA reiseforskyvning, komprimert)

    DFØ

    Sum AGA av utbet. FP hentes fra SAP og føres inn i kolonne P

    SAP: Lønnart rapport: rapportvariant/CUS&AVSTC06F

    DFØ

    Kjør browsermal i UBW (Agresso). Beløpet for utgiftsført konto 5400- 5401 registreres i kolonne Q.

    Browsermal “C06 NTO Avst.AGA

    DFØ

    Eventuelle differanser som fremkommer i kolonne G, I, N og R må redegjøres for i rubrikken ”Forklaring differanse”.

    DFØ

    Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn.

    Gyldig fra 1. januar 2015

  • Hensikt og omfang: Rutinen skal sikre at alle interims- og gjennomgangskontoer som i forbindelse med remittering/utbetaling av lønn skal gjennomgås. For alle kontoer som er ulik 0,00 skal årsaken til at det er en saldo på kontoen spesifiseres.

    Økonomireglementet § 14 og bestemmelsene 4.4.5.

    Utløsende hendelse: Månedsavslutning

    Utføres avOppgave - handlingReferanse

    DFØ

    Kjør browsermal i UBW (Agresso). Under saldo balansekonto lønn, legges saldo hittil i år.

    Browsermal “D01 Spes.balansekonti lønn”

    DFØ

    Under saldospesifikasjon for aktuell avstemmingsmåned limes inn alle kontoer med åpne poster per ansattnummer. Kjør avstemming interimskonti i UBW (Agresso) for hver balansekonto lønn.

    Interimsspørring: Se brukerhåndboka kapittel. 13.2.5

    DFØ

    Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn.

    Kunde

    Følger opp at åpne poster ikke blir stående for lenge.

    Gyldig fra 1. januar 2015

  • Hensikt og omfang: Hensikt med rutinen er å bekrefte gyldighet og fullstendighet av saldo på andre konti. Rutinen omfatter alle interims- og gjennomgangskonti i virksomhetens regnskap som ikke vedrører lønn, og skal være nøyaktig og pålitelig og til en hver tid a jour. Ved årets slutt skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter.

    Økonomireglement § 14 og bestemmelsene 4.4.5.

    Utløsende hendelse: Månedsavslutning

    Definisjoner på interimskonti og gjennomgangskonti: Er balansekonti hvor ut- og innbetalinger posteres midlertidig. En interimskonto kan benyttes til å føre eventuelle avvik i regnskapet som må undersøkes nærmere. Kontoen bør gjøres opp så raskt som mulig.

    FullserviceDelserviceOppgave - handlingReferanse

    DFØ

    Kunde

    Kjør browsermal i UBW (Agresso). Under saldo balansekonti legges saldo hittil i år.

    Browsermal “D2 Spesifikasjon av andre konti”

    DFØ

    Kunde

    Under saldospesifikasjon for aktuell avstemmingsmåned limes inn alle kontoer med åpne poster. Kjør avstemming interimskonti i UBW (Agresso) for hver balansekonto.

    Interimsspørring: Se brukerhåndboka kapittel. 13.2.5

    DFØ

    Kunde

    Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn.

    Kunde

    Kunde

    Følger opp at åpne poster ikke blir stående for lenge.

    Gyldig fra 1. januar 2015

  • Hensikt og omfang: Rutinen skal sikre at gjennomgangskontoen som i forbindelse med remittering/utbetaling av lønns- og reiseforskudd skal gjennomgås. Dersom kontoen er ulik 0,00, skal årsaken til at det er en saldo på kontoen spesifiseres.

    Økonomireglementet § 14 og bestemmelsene pkt. 4.4.5.

    Utløsende hendelse: Månedsavslutning

    Uføres avOppgave - handlingerReferanse

    DFØ

    Kjør browsermal i UBW (Agresso) Under saldo balansekonto legges tallene inn.

    Browsermal “D03 Spesifikasjon forskudd SAP”

    DFØ

    Under saldospesifikasjon for aktuell avstemmingsmåned limes inn kontoer med åpne poster per ansattnummer. Kjør avstemming interimskonti i UBW (Agresso) for balansekonto lønnsforskudd og reiseforskudd.

    Interimsspørring: Se brukerhåndboka kapittel 13.2.5

    DFØ

    Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn.

    Kunde

    Følger opp at åpne poster ikke blir stående for lenge.

    Gyldig fra 1. januar 2015

  • Hensikt og omfang: Rutinen skal sikre at utbetalt arbeidsgiverlån trekkes inn etter avtale.

    Økonomireglement § 14.

    Utløsende hendelse: Månedsavslutning

    Utføres avOppgave - handlingReferanse

    DFØ

    Kjør rapport i SAP for aktuell måned.

    SAP rapport: “S_AHR_61015638 – oversikt over arbeidsgiverlån med ansattnr”.

    DFØ

    Fyll inn i skjema: ansattnummer, navn, startdato lån og Nyttlån/IB, deretter avdraget pr måned.

    DFØ

    Kjør browsermal D4 og lim inn i kolonne UBW

    Browsermal“D4 Spes.arb.giverlån”.

    DFØ

    Dersom differanse, må det forklares i nederste del av skjema

    DFØ

    Skjema dateres, signeres og avstemmingskode settes inn.

    Kunde

    Følger opp dersom ikke trekk starter som avtalt med ansatt eller plutselig stopp i trekk.

    Gyldig fra 1. januar 2015

  • Hensikt og omfang: Rutinen innebærer en teknisk avstemming som skal sikre at beløpet som er bokført på konto 1987, og som rapporteres til Statsregnskapet på statskonto 163301, kun gjelder merverdiavgift etter Finansdepartementets rundskriv R-116.

    Kontrollen vil avdekke om det er bokført beløp på kontoen som ikke er en konsekvens av merverdiavgiftskodene som gjelder for nettoføringsordningen. Avstemmingen innebærer ikke en bilagskontroll av korrekt bruk av avgiftskoder.

    Avstemmingen gjøres i virksomhetsregnskapet.

    Økonomireglementet og bestemmelsene 4.4.6.

    Utløsende hendelse: Månedsavslutning

    Utføres avOppgave - handlingReferanse

    DFØ

    Kjør browsermal i UBW (Agresso), og legg inn grunnlag for merverdiavgiftskodene som gjelder for nettoføringsordningen. Standardkodene er 7, 7M, 7P, 7D, 7G, 71 og 73. Virksomheter som benytter koder utover dette må legge til aktuelle koder i avstemmingsfanen og i browserspørringen.. For merverdiavgiftskode 79 legges mva.-beløpet inn.

    Browsermal «D05 Grunnlag nto.mva»

    DFØ

    Kjør browsermal i UBW (Agresso) og legg inn tall i kolonnen «Ført på konto 1987 i perioden»- 

    Browsermal «D05 Kto. 1987»

    DFØ

    Eventuelle differanser som fremkommer i kolonnen «Differanser» må forklares under «Forklaring på differanser». Øredifferanser er i orden.

    DFØ

    Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn.

    Gyldig fra 1. januar 2016

  • Omsetningsoppgaven for merverdiavgift (RF-0002) kommer tilsendt fra skattekontoret.

    Hensikt og omfang

    Omsetningsoppgaven for merverdiavgift (RF-0002) kommer tilsendt fra skattekontoret. Frist for innsendelse av oppgaven og innbetaling av eventuell avgift er 1 måned og 10 dager etter terminens utløp:

    • 1. termin 10. april
    • 2. termin 10. juni
    • 3. termin 10. august
    • 4. termin 10. oktober
    • 5. termin 10. desember
    • 6. termin 10. februar (året etter)

    Allerede i forbindelse med periodeavslutningen for siste perioden i en termin skal man gjøre klar for innrapportering av merverdiavgift. Forslag til avgiftsoppgave og bruken av avgiftskoder kontrolleres. Eventuelle korrigeringer føres og endeligavgiftsoppgave tas ut av UBW (Agresso) og avstemmes mot regnskapet (D7). Aktuell saldo på avgiftskontoene føres over tiloppgjørskonto merverdiavgift.

    Avgift å betale føres som en vanlig leverandørfaktura når omsetningsoppgaven fra skattekontoret fylles ut.

    Husk forfallsdatoen = innsendelsesfristen.

    Summene føres over på samleskjema for omsetningsoppgaver til skattekontoret (D9). Datoer/signaturer/bilagsnummer for utførte avstemminger/kontroller og posteringer settes inn.

    Økonomireglementet § 14, bestemmelsene 4.4.3.f

    Utløsende hendelse: Terminvis

    Utføres avOppgave - handling

    Kunde

    1. Ta ut en Test av avgiftsoppgaven fra UBW (Agresso) (GL04 uten kryss for Utfør oppdatering)
    2. Foreta spørringer under Avgiftsrapportering, Spørring avgiftstransaksjoner for de aktuelle periodene.
    3. Avstem spørringene mot Test avgiftsoppgaven. Foreta en vurdering av bruk av avgiftskode på de enkelte utgifts-/inntekstkonti.
    4. Dersom det oppdages feil skal de rettes opp med omposteringer i neste termin.
    5. Avgiftsoppgaven avstemmes mot periodens bevegelse på aktuelle salgskonti i avstemmingsskjema D7.
    6. Når alt er OK kjøres det ute en endelig Avgiftsoppgave fra UBW (Agresso)
    7. Saldo på de ulike avgiftskontiene føres manuelt over til Oppgjørskonto merverdiavgift (D9). Det signeres for utført kontroller og posteringer. Bilagsnummer føres på skjemaet.
    8. Tallene på Avgiftsoppgaven fra UBW (Agresso) føres over til den mottatte omsetningsoppgaven fra skattekontoret (Altinn) og den føres som en leverandørfaktura til skattekontoret med motpost Oppgjørskonto merverdiavgift. Betalingen skal være i hele kroner. Skjema D9 fylles ut med bilagsnummer og datoer.
    9. Ved årsavslutning skal det tas ut en spørring som viser utgående og inngående merverdiavgift fordelt på de konti i regnskapet avgiftene refererer seg til. Denne oversikten skal avstemmes mot samleoversikten i skjema D9.
    10. Sjekk mot hovedbok at konto for inngående og utgående merverdiavgift har saldo lik 0,00.
    11. Spesifiser beholdning på oppgjørskonto.
    12. Øredifferanser posteres bort.

    Kunde

    Skjema dateres, signeres og avstemmingskode settes

    Sist endret 21. november 2016

  • Hensikt og omfang: Tjenesteomsetningsoppgaven for kjøp av tjenester fra utlandet, Svalbard og Jan Mayen (RF-0005) kommer tilsendt fra skattekontoret. Frist for innsendelse av oppgaven og innbetaling av eventuell avgift er 1 mnd. og 10 dager etter terminens utløp.

    Kvartal (Oppgaveperiode)

    Oppgave- og betalingsfrist

    1. kvartal Jan – mars

    10. mai

    2. kvartal april – juni

    10. august

    3. kvartal juli – september

    10. november

    4. kvartal oktober – desember

    10. februar (året etter)

    Allerede i forbindelse med periodeavslutningen for siste perioden i et kvartal skal man gjøre klar for innrapportering av merverdiavgift.

    Forslag til avgiftsoppgave og bruken av avgiftskoder kontrolleres. Eventuelle korrigeringer føres og endeligavgiftsoppgave tas ut av UBW (Agresso) og avstemmes mot regnskapet (D8). Aktuell saldo på avgiftskontoene føres over tiloppgjørskonto merverdiavgift.

    Avgift å betale føres som en vanlig leverandørfaktura når omsetningsoppgaven fra skattefylkesskattekontoret fylles ut. Husk forfallsdatoen = innsendelsesfristen.

    Summene føres over på samleskjema for omsetningsoppgaver til skattekontoret (D10). Datoer/signaturer/bilagsnummer for utførte avstemminger/kontroller og posteringer settes inn.

    Økonomireglementet § 14 og bestemmelsene pkt.4.4.3. f

    Utløsende hendelse: Kvartalsavslutning

    Berører andre rutiner: Koblet mot skjema D10

    Fremgangsmåte
    Utføres av kunde

    1. Ta ut en Test av avgiftsoppgaven fra UBW (Agresso) (GL04 uten kryss for Utfør oppdatering).
    2. Foreta spørringer under Avgiftsrapportering, Spørring avgiftstransaksjoner for de aktuelle periodene.
    3. Avstem spørringene mot Test avgiftsoppgaven.
    4. Foreta en vurdering av bruk av avgiftskode (3T) på de enkelte utgiftskonti.
    5. Når alt er Ok og saldo stemmer med sum ”til gode/å betale” fra Test oppgaven kjøres det ut en endelig avgiftsoppgave fra UBW (Agresso) (GL04 med kryss for Utfør oppdatering).
    6. Saldo på konto. ”Utg.mva. utlandet” overføres manuelt over til oppgjørskonto merverdiavgift
    7. Dersom det oppdages feil skal de rettes opp med omposteringer i neste termin.
    8. Avgiftsoppgaven avstemmes mot periodens bevegelse på aktuelle utgiftskonti i avstemmingsskjema D8. Det signeres for utført kontroll. Bilagsnummer føres på skjemaet.
    9. Tallene på avgiftsoppgaven fra UBW (Agresso) føres inn i skjemaet D10 ”Års sammendrag for tjenestemva”. Det signeres for utførte kontroller og posteringer. Bilagsnummer føres på skjemaet.
    10. Tallene på avgiftsoppgaven fra UBW (Agresso) føres over til den mottatte omsetningsoppgaven fra skattekontoret (Altinn), og den føres som en leverandørfaktura til skattekontoret med motpost Oppgjørskonto merverdiavgift. Beløp mindre enn 500,- skal ikke betales. Skjema D10 fylles ut med bilagsnummer og datoer.
    11. Ved årsavslutning skal det tas ut en spørring som viser utgående merverdiavgift fordelt på de konti i regnskapet avgiftene refererer seg til. Denne oversikten skal avstemmes mot samleoversikten i skjema D10.

    Sist endret 21. november 2016

  • Hensikt og omfang: Omsetningsoppgaven for merverdiavgift kommer tilsendt fra skattekontoret. Frist for innsendelse av oppgaven og innbetaling av eventuell avgift er 1 måned og 10 dager etter terminens utløp:

    • 1. termin 10. april
    • 2. termin 10. juni
    • 3. termin 10. august
    • 4. termin 10. oktober
    • 5. termin 10. desember
    • 6. termin 10. februar (året etter)

    Allerede i forbindelse med periodeavslutningen for siste perioden i en termin skal man gjøre klar for innrapportering av merverdiavgift. Forslag til avgiftsoppgave og bruken av avgiftskoder kontrolleres. Eventuelle korrigeringer føres og endeligavgiftsoppgave tas ut av UBW (Agresso) og avstemmes mot regnskapet (D7). Aktuell saldo på avgiftskontoene føres over tiloppgjørskonto merverdiavgift. Avgift å betale føres som en vanlig leverandørfaktura når omsetningsoppgaven fra skattekontoret fylles ut. Husk forfallsdatoen = innsendelsesfristen. Summene føres over på samleskjema for omsetningsoppgaver til fylkesskattekontoret (D9). Datoer/signaturer/bilagsnummer for utførte avstemminger/kontroller og posteringer settes inn.

    Økonomieglementet § 14, bestemmelsene pkt.4.4.3.f

    Utløsende hendelse: Kvartalsvis

    Fremgangsmåte
    Utføres av kunde

    1. Ta ut en Test av avgiftsoppgaven fra UBW (Agresso) (GL04 uten kryss for Utfør oppdatering)
    2. Foreta spørringer under Avgiftsrapportering, Spørring avgiftstransaksjoner for de aktuelle periodene.
    3. Avstem spørringene mot Test avgiftsoppgaven. Foreta en vurdering av bruk av avgiftskode på de enkelte utgifts-/inntekstkonti.
    4. Dersom det oppdages feil skal de rettes opp med omposteringer i neste termin.
    5. Avgiftsoppgaven avstemmes mot periodens bevegelse på aktuelle salgskonti i avstemmingsskjema D7.
    6. Når alt er OK kjøres det ute en endelig Avgiftsoppgave fra UBW (Agresso)
    7. Saldo på de ulike avgiftskontiene føres manuelt over til Oppgjørskonto merverdiavgift
    8. (D9). Det signeres for utført kontroller og posteringer. Bilagsnummer føres på skjemaet.
    9. Tallene på Avgiftsoppgaven fra UBW (Agresso) føres over til den mottatte omsetningsoppgaven fra skattekontoret (Altinn) og den føres som en leverandørfaktura til skattekontoret med motpost Oppgjørskonto merverdiavgift. Betalingen skal være i hele kroner. Skjema D9 fylles ut med bilagsnummer og datoer.
    10. Ved årsavslutning skal det tas ut en spørring som viser utgående og inngående merverdiavgift fordelt på de konti i regnskapetavgiftene refererer seg til. Denne oversikten skal avstemmes mot samleoversikten i skjema.
    11. Sjekk mot hovedbok at konto for inngående og utgåendemerverdiavgift har saldo lik 0,00.
    12. Spesifiser beholdning på oppgjørskonto.
    13. Øredifferanser posteres bort.
    14. Skjema dateres, signeres og avstemmingskode settes inn.

    Sist endret 21. november 2016

  • Hensikt og omfang: Tjenesteomsetningsoppgaven for kjøp av tjenester fra utlandet, Svalbard og Jan Mayen kommer tilsendt fra skattekontoret. Frist for innsendelse av oppgaven og innbetaling av eventuell avgift er 1 måned og 10 dager etter terminens utløp.

    Kvartal (Oppgaveperiode)

    Oppgave- og betalingsfrist

    1. kvartal Jan – mars

    10. mai

    2. kvartal april – juni

    10. august

    3. kvartal juli – september

    10. november

    4. kvartal oktober – desember

    10. februar (året etter)

    Allerede i forbindelse med periodeavslutningen for siste perioden i et kvartal skal man gjøre klar for innrapportering av merverdiavgift.

    Forslag til avgiftsoppgave og bruken av avgiftskoder kontrolleres. Eventuelle korrigeringer føres og endeligavgiftsoppgave tas ut av UBW (Agresso) og avstemmes mot regnskapet (D8). Aktuell saldo på avgiftskontoene føres over tiloppgjørskonto merverdiavgift. Avgift å betale føres som en vanlig leverandørfaktura når omsetningsoppgaven fra skattekontoret fylles ut. Husk forfallsdatoen = innsendelsesfristen.

    Summene føres over på samleskjema for omsetningsoppgaver til skattekontoret (D10). Datoer/signaturer/bilagsnummer for utførte avstemminger/kontroller og posteringer settes inn.

    Økonomireglementet § 14 og bestemmelsene pkt.4.4.3. f

    Utløsende hendelse: Kvartalsavslutning

    Berører andre rutiner: Koblet mot skjema D8

    Fremgangsmåte
    Utføres av kunde

    1. Ta ut en Test av avgiftsoppgaven fra UBW (Agresso) (GL04 uten kryss for Utfør oppdatering).
    2. Foreta spørringer under Avgiftsrapportering, Spørring avgiftstransaksjoner for de aktuelle periodene.
    3. Avstem spørringene mot Test avgiftsoppgaven.
    4. Foreta en vurdering av bruk av avgiftskode (3T) på de enkelte utgiftskonti.
    5. Når alt er Ok og saldo stemmer med sum ”til gode/å betale” fra Test oppgaven kjøres det ut en endelig avgiftsoppgave fra UBW (Agresso) (GL04 med kryss for Utfør oppdatering).
    6. Det lages et manuelt bilag og saldo på konto. ”Utg.mva.utlandet” over føres over til oppgjørskonto merverdiavgift
    7. Dersom det oppdages feil skal de rettes opp med omposteringer i neste termin.
    8. Avgiftsoppgaven avstemmes mot periodens bevegelse på aktuelle utgiftskonti i avstemmingsskjema D8. Det signeres for utført kontroll. Bilagsnummer føres på skjemaet.
    9. Tallene på avgiftsoppgaven fra UBW (Agresso) føres inn i skjemaet D10 ”Års sammendrag for tjenestemva”. Det signeres for utført kontroller og posteringer. Bilagsnummer føres på skjemaet.
    10. Tallene på avgiftsoppgaven fra UBW (Agresso) føres over til den mottatte omsetningsoppgaven fra skattekontoret (Altinn) og den føres som en leverandørfaktura til fylkesskattekontoret med motpost Oppgjørskonto merverdiavgift. Beløp mindre enn500,- skal ikke betales. Skjema D10 fylles ut med bilagsnummer og datoer.
    11. Ved årsavslutning skal det tas ut en spørring som viserutgående merverdiavgift fordelt på de konti i regnskapet avgiftene refererer seg til. Denne oversikten skal avstemmes mot samleoversikten i skjema D10.

    Sist endret 21. november 2016

  • Hensikt og omfang: Rutinen gjelder for virksomheter som betaler pensjonspremie til Statens pensjonskasse (SPK). Dette omfatter både dere som er pensjonsbetalende etter R-118 og dere som er pensjonsbetalende etter «gammel» ordning (allerede betalende 1. januar 2017). Hver termin skal det foretas en avstemming av pensjonspremien mellom UBW (Agresso) og SAP. Faktura fra SPK avstemmes mot avsatt pensjonspremie når faktura mottas. Differanse mellom avsetning og faktura resultatføres ved slutten av året.

    Økonomireglementet § 14 og bestemmelsene 4.4.5 og 5.2.4.5.

    Utløsende hendelse: Periodeavslutning for februar, april, juni, august, oktober og desember.

    Fremgangsmåte og arbeidsdeling

    Fra 1. januar 2017 kan statlige virksomheter som betaler pensjonspremie til SPK ha ulike pensjonspremieordninger. De ulike ordningene har ulik behandling i regnskapet.

    Pensjonsbetalende etter R-118 Pensjonspremien utgiftsføres og avsettes i regnskapet hver måned. SPK sender fakturaer terminvis, og differansen mellom avsetningen og fakturaen for den aktuelle terminen overføres til konto 2820. Fakturaen for 6.termin, inkludert avregningen for hele året, vil ha forfall i desember. Differansen på konto 2820 resultatføres ved årets slutt, sammen med en beregnet arbeidsgiveravgift av pensjonspremien. Saldoen på konto 2630, 2810 og 2820 skal være null ved årets slutt.

    Pensjonsbetalende etter «gammel» ordning (allerede betalende 1. januar 2017) Pensjonspremien settes av fra SAP hver måned. Virksomheten mottar fakturaer for hver termin etterskuddsvis. Differansen mellom avsetningen fra SAP og fakturaer fra SPK håndteres ved årets slutt.

    Bruttobudsjetterte virksomheter skal håndtere medlemsinnskuddet som et lønnstrekk, og det rapporteres som en del av mellomværendet pr. 31.12. Arbeidsgiverandelen utgiftsføres etter kontantprinsippet basert på de betalte fakturaene til SPK. Virksomhetene skal dog videreføre den praksisen de har fra tidligere år, ref. rundskriv R-118 pkt. 3.

    Nettobudsjetterte virksomheter behandler avsetning og faktura fra SPK etter ordinære periodiseringsprinsipper.

    Terminvis avstemming

    FullserviceDelserviceOppgave / handlingReferanse
    KundeKundeKontering av inngående faktura fra SPK

    Inngående faktura fra SPK behandles som vanlig i Contempus/Basware, og konteres på følgende måte:

    Ny ordning etter R-118
    Konto 2630 Pensjonspremie – medlemsandel
    Konto 2810 Pensjonspremie – arbeidsgiverandel
    Konto 2810 Pensjonspremie – administrasjon PEN premie

    «Gammel» ordning (betalende før 1. januar 2017)
    Konto 2630 Pensjonspremie – medlemsandel
    Konto 2961 Pensjonspremie – arbeidsgiverandel
    Konto 2961 Pensjonspremie – administrasjon PEN premie
    Konto 2961 Pensjonspremie – AFP

    DFØ

    DFØ

    Spørring SAP

    Kjør lønnartrapporter i SAP og hent terminens arbeidsgiverandel og medlemsinnskudd for virksomheten. Fylles ut i hhv. kolonne B og C.

    Lønnartrapport:

    Arbeidsgiverandel: CUS&OPAL75 Medlemsinnskudd: CUS&OPAL34

    DFØ

    DFØ

    Spørring UBW (Agresso)

    Hent bokført pensjonsutgift, avsetning arbeidsgiverandel og medlemsinnskudd fra UBW (Agresso), og legg inn beløpene i hhv. kolonne D, E og F. Legg fakturert arbeidsgiverandel (inkl. administrasjonspremie) og medlemsinnskudd fra SPK i hhv. kolonne J og K.

    Browsermal: DFØ15 – E01 SPK

    DFØ

    DFØ

    Differanse mellom SAP og bokførte tall i UBW (Agresso)

    Differanse i kolonne G, E og I må forklares.

    DFØ

    Kunde

    Differanse mellom avsetning og faktura fra SPK

    Differansen mellom avsetning fra SAP og faktura fra SPK fremkommer i kolonnen L og M (totalsum i kolonne N).

    Pensjonsbetalende etter R-118 Differansen omposteres til konto 2820 for hver termin basert på informasjonen i avstemmingsskjemaet.. Dersom differansen er vesentlig sett i forhold til avsetningen fra SAP, bør dette følges opp mot SPK.

    Pensjonsbetalende etter «gammel» ordning (allerede betalende 1. januar 2017) Differansen håndteres ved slutten av året som del av årsavstemmingen.

    KundeKundeVesentlighetsvurdering

    Dersom differansen mellom avsetning og faktura fra SPK er vesentlig sett i forhold til avsetningen fra SAP, bør kunden følge opp dette mot SPK.

    I de fleste tilfeller vil differansen endre seg gjennom året, blant annet som følge av lønnsoppgjør.

    DFØ

    DFØ

    Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn. For delservicekunder som er pensjonsbetalende etter R-118 settes avstemmingskoden til «Kunde følger opp» frem til virksomheten har ompostert differansen til 2820.


    Årsavstemming (tillegg til ordinær terminavstemming for 6. termin)

    Anbefalt bokføring av differanse mellom avsatt og fakturert pensjonspremie

    Ved årets slutt skal differansen mellom avsatt pensjonspremie og fakturert pensjonspremie resultatføres, sammen med en beregnet arbeidsgiveravgift. Den totale differansen for året vil i de fleste tilfeller være liten sett i forhold til den totale pensjonspremien og virksomhetens totale utgifter til lønn.

    Når differansen og den beregnede arbeidsgiveravgiften skal bokføres på konto hhv. 5420 og 5400 må virksomhetene ta stilling til konteringen på ulike dimensjoner i virksomhetens økonomimodell. DFØ anbefaler å bokføre dette på et sentralt koststed og virksomhetens utgiftskapittel. Beløpet vil for de fleste virksomheter ikke være vesentlig og en detaljert kontering av differansen kan kreve uforholdsmessig mye arbeid sett i forhold til nytten den detaljerte informasjonen vil gi.

    Dersom virksomheten ønsker å bokføre dette på et mer detaljert nivå bør man basere seg på avsetningene på konto 5420 gjennom året

    Kunde

    Kunde

    Faktura for 6. termin

    Ny ordning etter R-118
    Faktura for 6. termin vil inneholde endelig avregning for årets pensjonspremie. Fakturaen har forfall i desember, og kunden må sørge for at denne er attestert, godkjent, bokført og utbetalt innen 31.12.

    Fakturaen konteres på samme måte som øvrige fakturaer.

    «Gammel» ordning (betalende før 1. januar 2017)
    Faktura for 6. termin mottas i påfølgende år, og konteres på samme måte som øvrige fakturaer.

    DFØ

    DFØ

    Avstemming av faktura for 6. terminss

    Avstemming av faktura mot bokførte avsetninger for 6. termin utføres på samme måte som øvrige terminer.

    Se omtale under terminvis avstemming over.

    DFØ

    DFØ

    Årsavstemming – beløp til korreksjonsbilag

    Årsavstemmingen utføres i en egen del av avstemmingsskjemaet, under de terminvise avstemmingene. Ved å åpne grupperingen som det vises til under «Årsavstemming» får man opp årsavstemmingen som er aktuell for virksomheten.

    Ny ordning etter R-118 *

    I skjemaet overføres den totale differansen fra de terminvise avstemmingene til årsavstemmingen.

    Virksomhetens sats for arbeidsgiveravgift legges inn i skjemaet for å beregne AGA-beløpet som skal bokføres.

    For virksomheter med ansatte innen flere soner legges det inn en gjennomsnittssats for AGA. Gjennomsnittsatsen for virksomheten beregnes basert på a-meldingen for de 11 første månedene i året.

    Beløpene pr. konto som må bokføres for hhv. differanser og beregnet AGA fremkommer av avstemmingsskjemaet. Disse beløpene danner grunnlaget for korreksjonsbilaget som skal konteres.

    «Gammel» ordning (betalende før 1. januar 2017)

    Bruttobudsjetterte virksomheter ** viderefører tidligere års praksis når det gjelder avstemming av pensjonspremie og tilhørende korreksjonsbilag.

    Nettobudsjetterte virksomheter *** behandler pensjonspremie til SPK etter prinsippene i SRS 1. Avsetningen bør tilsvare forventet gjenstående pensjonspremie for året, basert på beste estimat.

    * R-118, pkt. 5.1

    ** R-118, pkt. 3

    *** SRS 1, pkt. 3

    DFØ

    DFØ

    Rapporter differanse i a-meldingen

    Ny ordning etter R-118

    Avsatt pensjonspremie fra SAP rapporteres løpende i a-meldingen gjennom året. Ved årets slutt rapporteres differansen mellom avsatt og betalt pensjonspremie i a-meldingen for desember.

    Differansen vil rapporteres som en endring i avgiftsgrunnlaget på virksomhetens organisasjonsnummer i a-meldingen. Fordelingen på bedriftsnummer skjer basert på bedriftsnumrenes forholdsmessige avgiftsgrunnlag.

    «Gammel» ordning (betalende før 1. januar 2017)

    Viderefører tidligere års praksis.

    R-118, pkt. 7

    DFØ

    DFØ

    Klargjøre korreksjonsbilag (ny ordning etter R-118)

    DFØ klargjør et korreksjonsbilag med beløpene som skal bokføres pr. konto basert på differansen som er beregnet i avstemmingsfanen,

    DFØ sender bilaget til kunden per e-post.

    Kunde

    Kunde

    Kontere korreksjonsbilag (ny ordning etter R-118)

    Kunde konterer bilag med de dimensjoner som differansen og den beregnede arbeidsgiveravgiften skal bokføres på.

    DFØ anbefaler at differansen og beregnet arbeidsgiveravgift bokføres på overordnet nivå, jf. omtale over.

    Det konterte bilaget håndteres på samme måte som virksomhetens øvrige bilag ved årsavslutningen, med de frister som er satt i årets kundenotat om frister rundt årsavslutningen.

    DFØ

    Kunde

    Bokføre bilag

    Bilaget bokføres i UBW-Agresso.

    Behandling av bilaget følger samme frister som for øvrige bilag som skal bokføres før rapporteringen til statsregnskapet.

    DFØ

    DFØ

    Årsavstemming - Utgående balanse

    Ny ordning etter R-118

    Når korreksjonsbilaget er bokført fullføres avstemmingen ved å kontrollere at saldo på konto 2630, 2810 og 2820 er null.

    «Gammel» ordning (betalende før 1. januar 2017)

    Bruttobudsjetterte virksomheter viderefører tidligere års praksis når det gjelder avstemming av utgående balanse relatert til pensjonspremie.

    Nettobudsjetterte virksomheter behandler pensjonspremie til SPK etter prinsippene i SRS 1. Avsetningen bør tilsvare forventet gjenstående pensjonspremie for året, basert på beste estimat. Dersom avregningsfaktura allerede er mottatt og bokført i påfølgende år bør man avstemme mot denne.

    Browsermal:

    DFØ15 – A00 Kontooversikt balanse

    DFØ

    DFØ

    Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn.

    Gyldig fra 1. januar 2017

  • Hensikt og omfang: For å sikre at virksomheten avsetter og utbetaler feriepenger og arbeidsgiveravgift av feriepenger i henhold til det som er beregnet, må det foretas en periodisk avstemming.

    Avstemmingen består av to hovedkontroller, avstemming av feriepenger og avstemming av arbeidsgiveravgift av feriepenger. I hver av disse kontrollene foretas det to delkontrollerskjemaene:

    • kontroll av at avsatt feriepenger og arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger i opptjeningsåret samsvarer mellom SAP og UBW (Agresso)
    • kontroll av at utbetalte feriepenger og arbeidsgiveravgift av utbetalte feriepenger i ferieåret samsvarer mellom SAP og UBW (Agresso).

    Økonomireglement § 14 og bestemmelsene 5.2.4.5.

    Utløsende hendelse: Termin

    Forklaring av prosessen knyttet til årlig feriepengavstemming

    Løpende avsatte feriepenger gjennom året med fradrag av utbetalte feriepenger som er opptjent i år skal tilsvare skyldig feriepengegjeld 31. desember.

    Det er imidlertid tre forhold som må tas hensyn til ved av stemmingen:

    a) Ansatte som slutter i virksomheten i regnskapsåret og går til annen statlig virksomhet tar med seg feriepengegrunnlaget over til ny arbeidsgiver. Dette innebærer at skyldige feriepenger til ansatte som slutter og går til ny statlig arbeidsgiver må trekkes fra skyldige feriepenger 31.12. Dette oppdateres i SAP.

    b) Personer over 60 år med et feriepengegrunnlag over 6 G vil får avsatt 14,3 % feriepenger også ut over 6 G. Den korrekte avsetningen for denne delen er 12 % og det må derfor foretas en årlig nedjustering. Dette innebærer at skyldige feriepenger til personer over 60 år med avsatte feriepenger på grunnlag over 6 G korrigeres i SAP slik at utbetalingen blir korrekt neste år.

    c) Ansatte som har begynt i virksomheten i regnskapsåret tar med seg feriepengegrunnlaget fra forrige arbeidsgiver dersom denne er statlig. Dette innebærer at feriepenger opparbeidet i annen virksomhet for dem som begynner i virksomheten i regnskapsåret må legges til skyldige feriepenger per 31.12. Dette oppdateres i SAP.

    Avvik mellom avsatte feriepenger per 1. januar og utbetalte feriepenger i år som er påløpt i fjor forklares med bevegelse av personale mellom statlige virksomheter (se punkt a og c) i ferieåret.

    Utføres avOppgave - handlingReferanse

    DFØ

    1. Fra SAP hentes sum for avsatte feriepenger for terminen ved bruk av lønnartrapport. Beløpet føres inn i kolonne C..

    CUS&OPAL69 bokførte feriepenger

    DFØ

    2. I UBW (Agresso) hentes avsatte feriepenger for terminen på konto for avsatte feriepenger for gjeldene lønnsår og fylles inn i kolonne D (konto 2941 med B eller blank i dim 7)

    Browsermal: DFØ15 – E02 Avstemming av feriepenger

    DFØ

    3. Fra SAP hentes justering av fjorårets avsetning av feriepenger for seniorer. Beløpet settes inn i kolonne E.

    CUS&OPAL 71 Feriepenger Seniorer

    DFØ

    4. Fra SAP hentes mottatte feriepenger fra annen virksomhet inneværende år. Beløpet settes inn i kolonne F.

    CUS&AVSTE02 Lønnart 0BFE

    DFØ

    5. Fra SAP hentes overførte feriepenger til annen virksomhet. Beløpet settes inn i kolonne G.

    CUS&OPAL 72 Totalt FP overf. Ny st.

    DFØ

    6. Fra UBW (Agresso) hentes Kostnadsførte feriepenger i terminen hentes fra UBW (Agresso) (konto 5080 og 5180) og føres inn i kolonne H.

    DFØ15 – E02 Avstemming av feriepenger

    DFØ

    7. Differanser mellom avsatte feriepenger i SAP og UBW (Agresso) vil fremkomme i kolonne I.

    8. Differanser mellom kostnadsførte feriepenger i UBW (Agresso) og SAP vil fremkomme i kolonne J.

    DFØ

    9. Fra SAP hentes sum for løpende utbetalte feriepenger i opptjeningsåret for terminen ved bruk av lønnsartrapport. Beløpet føres inn i kolonne K.

    CUS&OPAL64 Utbetalte feriepenger løpende

    DFØ

    10. I kolonne L fylles inn feriepenger som er opptjent i år og som er utbetalt aktuell termin (Transaksjonene på konto 2941 med A i dim 7).

    DFØ15 – E02 Avstemming av feriepenger

    DFØ

    11. Kolonne M vil vise differanser mellom SAP og UBW (Agresso) på løpende utbetaling av årets feriepengeavsetning.

    DFØ

    Avstemming av arbeidsgiveravgift av feriepengeavsetningen: Fra SAP hentes AGA av avsatte feriepenger og beløp settes inn i kolonne C.

    CUS&OPAL31 arb.g.av av avsatte feriepenger

    DFØ

    1. Fra UBW (Agresso) hentes arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger IB og for terminen, konto 2785, og fylles inn i kolonne D.

    DFØ15 – E02 Avstemming av feriepenger

    DFØ

    2. Fra SAP hentes AGA for justering av fjorårets avsetning seniorer. Beløp settes inn i kolonne E.

    CUS&AVSTE02 Lønnart 0BFD

    DFØ

    3. Fra SAP hentes AGA feriepenger mottatt fra annen virksomhet inneværende år. Beløp settes inn i kolonne F.

    CUS&AVSTE02 Lønnart 0BFF

    DFØ

    4. Fra SAP hentes AGA feriepenger overført til annen virksomhet inneværende år. Beløp settes inn i kolonne G.

    CUS&AVSTE02 Lønnart 0BFA

    DFØ

    5. Fra SAP hentes AGA feriepenger overført annen virksomhet forrige år. Beløp settes inn i kolonne H

    CUS&AVSTE02 Lønnart 0BF8

    DFØ

    6. Fra SAP hentes AGA av utbetalte feriepenger hittil i år. Beløp settes inn i kolonne I.

    CUS&OPAL 32

    DFØ

    7. Fra UBW (Agresso) henter kostnadsført arbeidsgiveravgift av påløpte feriepenger, konto 5411. Beløpet skal fylles inn i kolonne J.

    DFØ15 – E02 Avstemming av feriepenger

    DFØ

    8. Differanser mellom skyldig arbeidsgiveravgift. avsatte feriepenger i SAP og UBW (Agresso) vil fremkomme i kolonne K.

    DFØ

    9. Differanser mellom skyldig arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger i UBW (Agresso) konto 2785 og kostnadsført arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger konto 5411 vil fremkomme i kolonne L.

    DFØ

    10. Andre del av avstemmingen:

    11. Kontrollere at avsetning av arbeidsgiveravgiften på årets feriepengeavsetning er lik i SAP og UBW (Agresso).

    DFØ

    Differanser fremkommer i kolonne M.

    DFØ

    12. Differanser forklares. Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn.

    Gyldig fra 1. januar 2015

  • Hensikt og omfang: I skjemaet avstemmes forårets feriepengeavsetning. Det kontrolleres at saldo 30. juni og 31. desember av avsatte feriepenger i fjor samsvarer med utbetaling av feriepenger.

    Økonomireglement § 14, bestemmelsene 5.2.4.5.

    Utløsende hendelse: Halvårlig

    Utføres avHandling - oppgaveReferanse

    DFØ

    1. I rad A føres inngående saldo på konto 2940.

    DFØ

    2. I rad B føres saldo på konto 2940 med A i dim 7 fra UBW (Agresso).

    DFØ

    3. Rad C viser saldo rest feriepenger ikke utbetalt. Det vil fremkomme en differanse i rad C dersom virksomheten har: a. ansatte som har sluttet og begynt i en annen statlig virksomhet, b. ansatte som har begynt i virksomheten, men kommer fra en annen statlig virksomhet

    DFØ

    4. I rad D føres justering av fjorårets avsetning av feriepenger for seniorer. Beløpet hentes fra Lønnartrapport i SAP.

    SAP: Lønnart rapport: rapportvariant/CUS&OPAL 71

    DFØ

    5. I rad E hentes beløp for ansatte som har sluttet og begynt i en annen statlig virksomhet foregående år fra lønnartrapport i SAP.

    SAP: Lønnart rapport: rapportvariant/CUS&OPAL 73

    DFØ

    6. I rad F hentes beløp for ansatte som har kommet fra en annen statlig virksomhet fra lønnartrapport i SAP.

    SAP: Lønnart rapport: rapportvariant/CUS&OPAL 1 F

    DFØ

    Differanse i rad G må forklares.

    DFØ

    Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn.

    Gyldig fra 1. januar 2015

  • Hensikt og omfang: Foreta en kontroll av at korrekt balanse er overført for alle balansekontoer for virksomhetsregnskapet og kontantregnskapet. For kontantregnskapet er det balansekontoer som er rapportert som mellomværende på S-rapporten som skal overføres.

    For virksomhetsregnskapet skal det ikke være differanse mellom periode 14 i gammelt år og periode 00 i nytt år. For kontantregnskapet skal det ikke være differanse i periode 12 i gammelt år og periode 00 i nytt år.

    Avstemming av kontantregnskapet og kontroll av mellomværende skal kun gjøres for bruttobudsjetterte virksomheter.

    Bestemmelsene 4.4.5

    Utløsende hendelse: Årsavslutning

    Utføres avOppgave - handling

    DFØ

    Årsavslutning er beskrevet rutine 9.4 Årsavslutning

    DFØ

    Avstemming virksomhetsregnskapet
    Foreta spørring i hovedbok for å finne UB (periode 00- 14). Fyll ut konto, kontonavn og saldo UB. Foreta tilsvarende spørring for saldo på kontoer i periode 00 i nytt år. Ev. differanser må forklares.

    DFØ

    Avstemming kontantregnskapet
    Foreta spørring i kontantregnskapet for å finne UB (periode 00-12). Fyll ut konto, kontonavn og saldo UB. Foreta tilsvarende spørring for saldo på kontoer i periode 00 i nytt år. En rekke kontoer i kontantregnskapet overføres ikke til nytt år da dette er kontoer som nulles ved overgang til nytt år, konto 1931-1999. Disse legges ikke inn i arket. Ny saldo på konto 1980 fylles inn. Ev. differanser må forklares.

    DFØ

    Kontroll av mellomværende
    Legg inn mellomværende som følger av S-rapport i periode 12, siste rapportering i foregående år. Kjør også S-rapport for periode 00 i nytt år. Ev. differanser må forklares.

    DFØ

    Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn.

    Gyldig fra 1. januar 2016

  • Hensikt og omfang: Hvert år sender Statsregnskapet ut en oversikt over det beløpet som står på virksomhetens mellomregnskapskonto i statsregnskapet ved utgangen av året. Oversikten sendes via virksomhetens fagdepartement.

    Se Finansdepartementets årlige rundskriv for årsavslutning og frister for innrapportering.

    Det skal kontrolleres at mellomværende som står i statsregnskapet stemmer overens med mellomværende i virksomhetens kontantregnskap. Det er virksomheten selv som skal foreta denne kontrollen.

    Utløsende hendelse: Årsavslutning

    Utføres avOppgave - handling

    Kunde

    Ta ut S-rapport for periode 12 i året som avsluttes

    Kunde

    Ta ut S-rapport for periode 00 i nytt år

    Kunde

    Skriv ut oversikten fra DFØ som viser utgående saldo mellomværende for virksomheten. UB mellomværende for periode 12, IB mellomværende for periode 00 og utgående saldo mellomværende i oversikten fra DFØ, skal stemme overens.

    Kunde

    Bekreftet mellomværende sendes virksomhetens fagdepartement

    Gyldig fra 1. januar 2016

Kontaktinfo

Har du spørsmål om innholdet på denne siden, kontakt oss på

Fant du det du lette etter?