Timekontrakt

Trinn 1 – Hvem

Trinn 1 har lik utfylling uavhengig av type kontrakt. Les mer om trinn 1. 

Trinn 2 – Kontrakt

I trinn 2 legger du inn kontraktsinformasjon, organisatorisk tilknytning, lønns- og stillingsinformasjon. I tillegg kan du endre kostnadsfordeling og legge inn spesielle betingelser. Dersom du behandler et kontraktsforslag fra bestiller vil feltene for «Kontraktstype», «Organisasjonsenhet» og «Kostnadstilordning» være forhåndsutfylt med informasjonen som bestiller har registrert i tilsvarende felter. Som saksbehandler kontrakt kan du endre informasjonen i alle felter, også de som er forhåndsutfylt fra bestiller.

I feltet «Kontraktstype» er det en nedtrekksmeny med flere valg. Dette feltet styrer hvilken medarbeidergruppe (MG) og medarbeiderundergruppe (MUG) den ansatte får. Se DFØ Brukerdokumentasjon for oversikt over sammenhengen mellom kontraktstype og MG/MUG. I feltet «Hjemmel for midlertidig tilsetting» registrerer du lovhjemmelen for tilsettingen fra en nedtrekksmeny.

Dersom bestiller har registret en eller flere arbeidsoppgaver ved oppretting av en timekontrakt, vil denne informasjonen ligge forhåndsutfylt under trinn 3. Dersom du endrer verdien i feltet for «Kontraktstype» vil eventuelle arbeidsoppgaver som bestiller har registrert forsvinne fra trinn 3. Dette på grunn av at arbeidsoppgaver er avhengig av og knyttet sammen med type kontrakt og kontraktstype. Dersom bestiller har registrert en eller flere arbeidsoppgaver og du endrer verdien i feltet «Kontraktstype», vil du få en varselmelding om at endringen du er i ferd med å gjøre, vil føre til sletting av forhåndsutfylt informasjon under trinn 3:

Klikker du på «Gå videre» vil verdien i feltet «Kontraktstype» endres og forhåndsutfylte verdier under trinn 3 blir slettet. Velger du «Avbryt» blir ikke verdien i feltet «Kontraktstype» endret og forhåndsutfylte verdier under trinn 3 blir liggende.

Feltet «Organisasjonsenhet» viser alle organisasjonsenheter som du har tilgang til. Feltet styres av autorisasjonen (A290) din. Klikk på pilene for å navigere deg i organisasjonskartet.

Når du har valgt en organisasjonsenhet vil det komme opp en liste over alle stillinger i den aktuelle organisasjonsenheten som er aktive i kontraktsperioden. I kolonnen «Ansatte» står det hvor mange personer som er tilsatt i stillingen.

Det er også mulig å opprette en ny stilling ved å trykke på knappen «Opprett ny stilling». Da må stillingsbetegnelse, finansieringskilde, stillingskategori, stillingsgruppe og yrkeskode fylles ut. Trykk «Lagre» når de obligatoriske feltene er fylt ut. 

Feltene «Geografisk arbeidssted», «Stilling» og «Yrkeskode» blir automatisk oppdatert med informasjon fra stillingen og organisasjonsenheten som er valgt.

Hvis feltet «Kostnadstilordning» står på «Standard» er det kostnadstilordningen fra stillingen som blir registrert i kontrakten som hentes ut. Dette kan endres ved å huke av på «Annen». Informasjonen som legges inn i disse feltene blir postert i IT0027 Kostnadsfordeling i lønnssystemet. Det er ikke mulig med prosentvis kostnadsfordeling i oppdragskontrakter. 

Hvis kontrakten opprinnelig er opprettet fra en bestiller, og bestiller har registrert avvikende kostnadsfordeling, vil kostnadstilordning være forhåndsutfylt med «Annen». Når du registrerer eller endrer på organisasjonsenheten og/eller stilling, vil dette ikke endre på kostnadstilordningen som bestiller har registrert. Du må i disse tilfellene sette kostnadstilordningen tilbake på standard dersom kontrakten skal følge standard kontering for valgt organisasjonsenhet og/eller stilling.

Gjør oppmerksom på at dersom Saksbehandler kontrakt velger å opprette en ny stilling, vil kostnadstilordning automatisk legges tilbake til «Standard». Saksbehandler må i slike tilfeller manuelt endre tilbake til avvikende kostnadstilordning, dersom kontrakten ikke skal følge standard kostnadstilordning for nyopprettet stilling.

For å endre konteringen trykker du på aktuell linje, enten lønn eller reise. Legg inn ønsket kontering og trykk på knappen «Lagre» nede til høyre. Du kan også slette aktuell linje med kontering ved å trykke på knappen «Fjern fordeling». Da settes konteringen tilbake til standard for den organisasjonsenheten som er valgt. For å gå tilbake, trykk på pilen oppe i venstre hjørne «<«.

Feltet «Tjeneste- og eventuell tilleggsansiennitet» fylles automatisk inn med den første i startmåneden for kontrakten. Feltet «Stillingsansiennitet» kommer frem hvis du har valgt en stilling som avlønnes på lønnsstige, og blir automatisk fylt ut med måneden som tilsvarer startdatoen for kontrakt. Disse feltene er redigerbare og påvirker lønnen til den ansatte hvis du har valgt en stilling som avlønnes på lønnsstige. 

Feltet «Lønnstabell» vil alltid være fylt ut med 71, eller 75 hvis det er valgt kontraktstype «Alderspensjonist på pensjonistvilkår». Den ansatte oppgir fagforeningstilhørighet ved signering av kontrakten. Hvis den ansatte oppgir fagforeningstilhørighet som tilsier at personen skal plasseres på tarifftype 73, vil dette bli postert i lønnssystemet. Feltet «Stige/spenn» er automatisk lagt inn på bakgrunn av informasjon til stillingen som er valgt. Dette kan ikke endres. 

Siden fagforeningstilhørighet ikke kan registreres ved oppretting av kontrakt, legger du inn informasjon om årslønn i form av «Lønnstrinn» og «Kronetillegg». «Total årslønn» viser hva årslønnen og timelønnen til den ansatte blir, inkludert eventuelt kronetillegg. Hvis den ansatte, ved signering av kontrakten, oppgir fagforeningstilhørighet som tilsier at personen skal plasseres på tarifftype 73, vil total årslønn registreres som individuell årslønn i lønnssystemet. Hvis den ansatte skal ha pensjonistavlønning registreres disse feltene automatisk med 75 i feltet «Lønnstabell» 90 i feltet «Område» og PENSJAVT i feltet «Stige/Spenn».  

Feltene for «Arbeidsplan» og «Status for tidsadm» er forhåndsutfylt med standardiserte verdier. Du kan korrigere informasjonen i disse feltene ved å klikke på feltet og velge verdi fra menyen som kommer opp. Feltet «Status for tidsadm» bestemmer om den ansatte skal registrere tiden sin eller ikke. 

• Ingen tidsevaluering: Den ansatte kan ikke registrere tid på vanlig måte, men bruker denne løsningen for å få utbetalt timer.
• Tidsevaluering – faktisk (positiv tidsevaluering): Den ansatte registrerer tid på vanlig måte.
• Kun tidsevaluering for egenmeldingskvote: Den ansatte registrerer ikke tid, men får tilgang på egenmeldingskvote.
• Negativ tidsevaluering (Avvik): Tidsregistreringen ligger automatisk inne med forventet arbeidstid, og det er bare avvikene som registreres.

Timelønnede som er tilsatt via denne løsningen skal ha «Ingen tidsevaluering». Grunnen er at de får et eget skjema for registrering av timer, som sendes til godkjenning før utbetaling. Hvis du velger «Positiv tidsregistrering» kan de ansatte registrere tid som vanlig ansatte og potensielt få dobbel utbetaling.

For alle kontraktstyper bortsett fra «Alderspensjonist på pensjonistvilkår» vil det være mulig å ta stilling til om den ansatte skal være unntatt gruppeliv, unntatt Statens pensjonskasse (SPK) eller unntatt arbeidsgiveravgift (AGA). Dette påvirker registreringen i IT0001 Plass i organisasjonen, IT0008 Grunnlønn og IT0014 Faste tillegg/trekk.

• Hvis det hukes av for «Unntatt gruppeliv» vil gruppelivsforsikringen ikke blir registrert i IT0014 Faste tillegg/trekk.
• Hvis det hukes av for «Unntatt SPK» vil det ikke bli registrert lønnart 7000 i IT0008 Grunnlønn. Kontrakten vil i tillegg havne innom en feilretter for manuell korrigering av medarbeiderundergruppe.
• Hvis det hukes av for «Unntatt AGA» vil det registreres andre lønnarter i IT2010 Godtgjørelsesposter.

Trinn 3 – Arbeidsoppgaver

I dette trinnet legger du inn den økonomiske rammen for kontrakten. Det er ingen begrensning på hvor mange arbeidsoppgaver som kan legges inn, men du må registrere minst en. For å opprette, trykk på knappen «+ Legg til arbeidsoppgave».

Dersom bestiller har registrert arbeidsoppgaver i sin bestilling, vil tabellen under trinn 3 være forhåndsutfylt med denne informasjonen. Som saksbehandler kontrakt kan du endre informasjonen i alle felter, også de som er forhåndsutfylt av bestiller.

Feltet «Arbeidsoppgave» er et søkefelt. Trykk på feltet for å få opp en liste over aktuelle arbeidsoppgaver. De valgene som kommer frem i listen avhenger av hvilken kontraktstype som er valgt i «Trinn 2 - Kontrakt». Dette feltet bestemmer hvilke lønnarter som registreres på den ansatte.

I feltet «Antall timer» legger du inn hvor mange timer denne arbeidsoppgaven har. Timesatsen blir hentet fra Trinn 2. Det registreres antall timer per arbeidsoppgave. Det er summen av alle arbeidsoppgavene som utgjør den økonomiske rammen til kontrakten.

Hvis du velger arbeidsoppgave «Undervisning» kommer det frem to ekstra felt; «Emnekode» og «Vekting». Feltet «Emnekode» er et skrivefelt der du legge inn emnekoden. I feltet «Vekting» legger du inn hvor mye timene vektes. Det er ikke mulig å ha forskjellig vekting på forskjellige arbeidsoppgaver. Når du har valgt vekting på den første arbeidsoppgaven, følger dette resten av arbeidsoppgavene i kontrakten.

Det er mulig å overstyre kostnadsfordelingen på enkelte arbeidsoppgaver. Det er bare nødvendig å endre hvis arbeidsoppgaven skal ha en annen kontering enn resten av kontrakten. Det er mulig å registrere ulik kostnadsfordeling på alle arbeidsoppgavene, men det er ikke mulig å endre kostnadsstedet. Det er kostnadssted valgt under «Trinn 2 - Kontrakt» som bestemmer kostnadssted for hele kontrakten. Feltet for kostnadssted vil alltid være grået ut og ikke redigerbart.

Det må også tas stilling til hvilket land arbeidet skal utføres i. Dette påvirker registreringen i lønnssystemet, som igjen påvirker innrapporteringen. Hvis du velger «Utland» kommer det opp en boks hvor du velger land. For at personen skal bli registrert som utenlandsk arbeidstaker i lønnssystemet må alle arbeidsoppgavene i kontrakten registreres med arbeidsland «Utland». Hvis en arbeidsoppgave har arbeidsland «Norge» blir personen registrert som norsk arbeidstaker i lønnssystemet.

Dersom bestiller har registrert arbeidsoppgaven, vil arbeidsland være forhåndsutfylt med valgene bestiller har tatt i tilsvarende felter.

Når all informasjon er lagt inn, trykk på knappen «OK». Du kan legge inn flere arbeidsoppgaver ved å trykke på «+ Legg til arbeidsoppgave» igjen. Når den økonomiske rammen er lagt inn, trykk på «Trinn 4» for å komme videre.

Trinn 4 – Vedlegg

I trinn 4 kan du laste opp vedlegg ved å trykke på knappen «Legg til vedlegg». I tillegg er det et fritekstfelt til kontrakten. Det du skriver her vil bli med i selve kontrakten som blir sendt til signering.

Trykk på knappen «Trinn 5» for å gå videre.

Trinn 5 – Kommentar

I dette trinnet kan du legge inn beskjed til neste behandler i arbeidsflyten, leder med budsjettdisponeringsmyndighet.

Dersom bestiller har lagt ved en intern merknad i sin bestilling, vil den ligge lagret under fritekstfeltet.

Se sammendrag og send inn

Når du har registrert nødvendig informasjon i kontraktsforslaget, trykk på knappen «Gå til sammendrag» i siste steg. Da kommer en oppsummering av det som er lagt inn. Hvis noe må endres er det mulig å trykke «Rediger» for hvert steg. Hvis du klikker «Rediger» må den ansatte søkes opp på nytt.

Helt nederst i sammendraget er det en knapp som heter «Vis kontrakt». Klikker du på «Vis kontrakt» får du frem et utkast av selve kontrakten som blir sendt til ekstern for signering, etter at leder har godkjent den økonomiske rammen i kontrakten. Det er viktig at du ser igjennom denne før du sender kontrakten videre til godkjenning.

For å sende kontraktsforslaget, trykk på knappen «Send til godkjenning» nederst til høyre. Det kommer da opp en bekreftelsesboks, hvor du må trykke «Send inn» på nytt. Skjemaet blir da sendt til behandler med budsjettdisponeringsmyndighet.

Dersom du har opprettet kontrakten uten en bestilling kan du lagre utkast og fortsette på skjemaet senere ved å trykke «Lagre». For å avbryte registreringen, trykk på «Avbryt». Du kan også lage en kopi av skjemaet ved å trykke på «Lag kopi». For ikke å miste det som er gjort anbefales det å sende inn kontrakten før det lages kopi.