56/2022 Årsavslutning lønn

Avslutning av poster fra 2021

Endringer for 2021 stenges 21. desember 2022. Det vil ikke være mulig å gjøre noen endringer i SAP for 2021 etter at 13. kjøring er avsluttet.

Tidligst mulige dato for etterberegning endres etter 13. kjøring hvert år, for å hindre uønsket rekalkulering for langt tilbake i tid. Derfor må dere gjøre opp følgende poster fra 2021 innen siste kjøring i år.

Merk at for reiser er fristen 13. desember, og ikke årets siste reisekjøring.

Hva	Når	Frist
Reise- og utgiftsrefusjoner med dato i 2021 må være ferdigbehandlet innen 13.12.2022. Det vil bli lagt en sperre i systemet slik at refusjoner med dato i 2021 ikke kan registreres eller korrigeres etter 13.12.2022. Sperren vil medføre en feilmelding dersom slike reiser blir forsøkt korrigert etter fristen. Finn gamle reiser ved å benytte reiserapport S_AHR_61016401, rammedata for reiser. Velg variant Cus&Opal08, opprydding av gamle reiser.		Ferdigbehandlet innen 13. desember 2022
Godkjenner 2 (leder) må behandle ubehandlede fraværssøknader med dato i 2021. Se oppdatert sjekkliste for Oppfølging av fraværssøknader i SAP Biblioteket, hvor det er beskrevet hvordan man følger opp dette med rapporten YWF_FRAVAERSSTATUS og variant CUS&OPAL02 - Ubehandlede søknader.	Innen 13. kjøring	Kontrollperiode slutt 21. desember 2022
Siste mulige korreksjon for lønnsposter med dato i 2022.	Innen 13. kjøring	Registrerings- og godkjenningsfrist 19. desember 2022
Avstemming av NAV-refusjoner for 2021 i Recon-rapporten må ferdigbehandles. Vi anbefaler at dette gjøres før hovedlønn desember. DFØ gjør denne oppgaven for fullservicekunder.	Innen 13. kjøring	Kontrollperiode slutt 21. desember 2022

Siste reisekjøring i 2022

Innsendingsfrist for blanketter er mandag 12. desember 2022. Reisekjøringen starter torsdag 15. desember 2022 kl. 20:00.

Det er viktig at dere har interne frister for registrering i portal/app og godkjenning av reiseoppgjør som skal med på denne kjøringen. Godkjenning etter fristen 15. desember 2022 medfører at reisen kommer med på første reisekjøring i 2023.

Hva	Når	Frist
Reiser som tidligere har vært utbetalt og senere åpnet igjen ved en feil, må godkjennes på nytt og gå igjennom ny kjøring. Dette kan gjøres direkte i transaksjonskode PR05, fordi arbeidsflyten i disse tilfellene er avsluttet. Fullservicekunder må sende oversikt over slike reiser til DFØ som på vegne av kundene godkjenner disse reisene. Reiser som ikke tidligere har vært utbetalt må godkjennes i arbeidsflyt eller slettes.	Innen siste reisekjøring	Innsendingsfrist 12. desember 2022 Registrering- og godkjenningsfrist 15. desember 2022

A-meldingen

Når dere korrigerer lønnsdata fra forrige år og korrigeringen medfører endring i inntektsbeskrivelse eller tilleggsinformasjon, er det viktig at dere sender en sak DFØ. A-meldingen blir da endret på riktig periode.

Kontroll av negative beløp i A-meldingen

Basis- og delservicekunder må kontrollere negative beløp på A-meldingen. Dette kan dere gjøre gjennom hele året, men dere må også kontrollere etter desember hovedlønn er ferdig for eventuelle nye feil. Kontrollen står beskrevet i SAP Biblioteket.

Korrigeringer må foretas før 13. kjøring. DFØ utfører kontrollen for fullservicekunder på lønn. 

Hva	Når	Frist
Kontrollere og evt. korrigere negative totaler på innrapporterte A-meldinger, transaksjonskode PC00_M20_EDAG_DISP.	Innen 13. kjøring	Kontrollperiode slutt 21. desember 2022

Korrigering av arbeidsgivers andel av pensjonspremie i A-meldingen

Etter å ha mottatt faktura for 6. termin fra SPK må virksomheten foreta en avstemming mellom totalt avsatt pensjonspremie og totalt fakturert pensjonspremie fra SPK i 2022. Differansen kan korrigeres i A-meldingen for desember. DFØ foretar denne korreksjonen for alle regnskapskunder.

Opplysning om differansen meldes inn i egen sak til DFØ.

Hva	Frist
Korrigere arbeidsgivers andel pensjon, slik at rapportering av grunnlaget blir riktig og arbeidsgiveravgift blir korrekt beregnet hos Skatteetaten.  Bokføring må skje manuelt i regnskap.	02. januar 2023

SPKs prognosebrev må sendes til oss for oppdatering av satsen for arbeidsgivers andel i SPK i SAP (viser til kundenotat 40/2021). Det er viktig at vi får registrert dette før første hovedlønn i 2023. Dersom dette ikke er sendt må det sendes oss snarest i kundesenter på nett sak. Prognosebrevet finner dere under Min Virksomhet i SPK-portalen.

Negativ netto

Vi anbefaler at alle virksomheter tar en ekstra kontroll av negative beløp allerede nå. Dette er en kontroll som står i sjekklistene til hovedlønn og til 13. kjøring. Erfaringsmessig kan det være tidkrevende å få ryddet i slike poster, det er derfor viktig å få kartlagt disse tidlig. Slike poster kan og ha betydning for at innrapportering av inntekt og forskuddstrekk skal bli korrekt på ansatte.

Kontrollen gjøres ved å bruke transaksjonskode PC00_M99_CWTR, variant CUS&OPAL46 Negativ netto.

13. kjøring

I kontrollperioden for 13. kjøring er det sperret for postering av godkjente fraværssøknader og e-skjema. 13. kjøring er i hovedsak en korrigeringskjøring. Det vil derfor være en generell sperre for registreringer i perioden 19.12 fra kl. 20 til 22.12 frem til kl. 13. Årsaken for sperren er å unngå utbetalinger som ikke er med på lønnsjournalen og trekk som medfører negativ netto. 

Hva	Når	Frist
Alle endringer av fast lønn eller tillegg som gjelder 2022 må være registrert.	13. kjøring	Innsendingsfrist 12. desember 2022 Registreringsfrist 19. desember 2022
Dersom korrigeringer medfører utbetalinger, er det viktig at betalingsoppdraget blir godkjent i bank innen fristen slik at avregningsretur kommer med på 2022.	13. kjøring	Utbetaling 28. desember 2022

Større endringer i arbeidsflyt, organisasjonsstruktur og interne omorganiseringer

Ved endringer i forbindelse med årsskiftet må vi ha endringene før 1. desember. Med større endringer menes endringer som omfatter hele eller store deler av organisasjonsstrukturen.

Forbruk av feriedager for 2022

Feriedager uten lønn må registreres og godkjennes innen frist for hovedlønn desember 02.12.2022. Registrering av feriedager uten lønn før 13. kjøring, vil føre til negativ netto på 13. kjøring, da det ikke er utbetaling på denne kjøringen. Les mer om behandling av feriedata i presentasjon om ferieoppgjør. 

Hovedlønn januar 2023

Hva	Frist
Innsending av tidfiler til januarlønn som DFØ skal lese inn	16. desember 2022
Innsending av skjema til hovedlønn januar	21. desember 2022
Registreringsfrist	4. januar 2023

Fraværskvoter for 2023

• Feriekvoter blir opprettet i SAP tidligst 8. desember 2022.
• Fraværskvote 60 velferdspermisjon og kvote 70 avspasering fleksitid blir opprettet senest 28. november 2022.
• Fraværskvote 50 sykt barn opprettes 1. januar 2023.
• Fraværskvote 63 tjenestefri senior +62 (8 dager + inntil 6 lokalt avtalte dager) opprettes 1. januar 2023.

Årets siste innbetaling fra NAV

Oppgjøret for desember utbetales fra NAV i slutten av året, etter 13. kjøringen i SAP.

K27 for desember må leses inn når den er tilgjengelig i Altinn i januar og blir bokført som del av hovedlønn januar.

Etter kontantprinsippet må denne innbetalingen rapporteres i 2022.

Virksomhetene må føre et manuelt bilag i periode 12 i Unit4 ERP:

• Kredit konto 5800/5810 Refusjon syke-/foreldrepenger.
• Debet konto 1574 Interimskonto refusjoner fra NAV.

Bilaget tilbakeføres tilsvarende i januar 2023.

DFØ foretar denne posteringen for fullservicekunder på regnskap.

Vær obs på datostyringen i SAP

• Poster med dato i 2022 som registreres før 13. kjøring kommer med på 13. kjøring. Dette gjelder også e-skjema som godkjennes i perioden mellom hovedlønn i desember og 13. kjøring.
• Poster med dato i 2022 som skal belastes regnskapet for 2023 må registreres etter 13. kjøring.
• Sluttoppgjør som skal utbetales i januar 2023 må registreres etter 13. kjøring er ferdig.
• Poster med dato i 2023 kommer med i januar 2023, uavhengig av registrerings- og godkjenningstidspunkt.
• Alle endringer etter 13. kjøring som berører 2022 vil komme til utbetaling og rapportering på A-meldingen for 2023.

Lenker