Hvordan bruke systemløsningen som helhet

Systemløsningen for Lokale lønnsforhandlinger består av flere områder, som gjerne brukes i en spesifikk rekkefølge. Hvert område har egne brukerveiledninger for mer detaljerte forklaringer. Beskrivelsen i denne brukerveiledningen gir en overordnet oversikt over systemløsningen som en helhet:

1. Prosessen starter ved forberedende møter mellom partene. Her må man avtale hvordan systemet skal settes opp i henhold til lokale prosesser og lønnspolitikk. For tips til hva man bør ta opp i forberedende møter, se Diskusjonspunkter til forberedende møte på DFØ sin nettside for systemløsningen Lokale lønnsforhandlinger.

2. Når partene har meldt inn hvilke personer som skal være med i forhandlingene, settes dette opp av Administrator i Tilgangsportalen.

3. Etter enighet mellom partene må Administrator sette opp virksomhetens innstillinger i Systemoppsett, og knytte rollen Fagforeningsadministrator til sine respektive fagforeninger. Dette må settes opp før resten av systemet kan tas i bruk. Det er mulig å gjøre endringer i etterkant ved behov.

4. Fagforeningsadministrator bør være ferdige med sine medlemslister i Fagforeningstilknytning, før lønnsoppgjørene opprettes i Opprett lønnsoppgjør. Medlemslistene vil være lagret for alle lønnsforhandlinger fremover, men må oppdateres ved eventuelle endringer. Dette er en god arena for å oppdage eventuelle feil på ansattes tarifftilhørighet. Fordi ansattlistene i Opprett lønnsoppgjør baserer seg på tarifftilhørighet, er det derfor lurt å gjøre dette i forkant.

5. For å kunne ta i bruk resten av løsningen må det opprettes og publiseres lønnsoppgjør i Opprett lønnsoppgjør. Dette vil gi tilgang til å opprette kravskjema og prioriteringslister. Det opprettes ett lønnsoppgjør per tariffavtale. Det er mulig å gjøre endringer på lønnsoppgjøret etter publisering ved behov, så lenge forhandlingen ikke har status Signert. 

6. Når lønnsoppgjørene er publisert, kan ansatte sende inn kravskjema. Mottatte kravskjema vil oppdateres umiddelbart i mottakerens prioriteringslister. Systemfrist for kravskjema bestemmer når ansatte ikke lenger kan sende inn kravskjema i systemløsningen.

7. Når lønnsoppgjøret er publisert, kan forhandlingsdeltakerne starte på sine prioriteringslister. Det anbefales å kontrollere alle mottatte kravskjema når systemfristen for kravskjema har passert.

8. Forberedelser til forhandlingene:
Ved forhandlinger på virksomhetsnivå (ikke delegerte eller kombinerte forhandlinger) er systemet hovedsakelig lagt opp til at det er rollene Arbeidsgruppe fagforening og Leder som skal starte med å sende prioriteringslister. Det er derimot fullt mulig for Forhandlingsutvalg fagforening og Forhandlingsutvalg arbeidsgiver å også starte sin prosess. Fordi rollene Arbeidsgruppe fagforening og Leder ikke er parter under selve forhandlingene, anses disse rollene som ferdige når de har sendt sine prioriteringslister.
Dette gjenspeiles også i arbeidsflyten, hvor disse rollene ikke kan motta prioriteringslister fra de «overliggende» rollene.

Det er helt valgfritt når i prosessen de ulike rollene utfører sitt arbeid. Det er også valgfritt om rollene Arbeidsgruppe fagforening og Ledere skal delta i prosessen eller ikke, og eventuelt når.

9. Selve forhandlingene foregår mellom rollene Forhandlingsutvalg fagforening og Forhandlingsutvalg arbeidsgiver. Dette gjøres ved at partene sender sine prioriteringslister til hverandre, frem til man har kommet til enighet. Det er da siste tilbud som har blitt sendt fra Forhandlingsutvalg arbeidsgiver som er gjeldende resultat.

10. Når partene har kommet til enighet, kan man opprette protokoll. Man henter da informasjon fra siste tilbud som ble sendt fra Forhandlingsutvalg arbeidsgiver. Tilbudet må ha status Sendt. Forhandlingsutvalg arbeidsgiver oppretter protokollen og sender denne til godkjenning til de roller som har signaturrett. Når protokollen er godkjent skal Forhandlingsutvalg arbeidsgiver avslutte protokollen. Importen fra lønnssystemet SAP stopper da for områdene Opprett lønnsoppgjør, Kravskjema, Prioriteringsliste og Protokoll, og det er ikke lenger mulig å gjøre endringer i disse områdene. Når protokollen er avsluttet kan man starte behandling av forhandlingsresultat og sende lønnsbrev.

11. Når protokollen er avsluttet kan man opprette lønnsbrev, og behandle forhandlingsresultatet slik at det kan leses inn i lønnssystemet. Hvilken rekkefølge man ønsker å gjøre dette i er opp til hver enkelt. Forhandlingen må ha status Signert for å kunne opprette lønnsbrev og behandle forhandlingsresultatet.

12. Ansatte kan motta lønnsbrevet i systemløsningen Lokale lønnsforhandlinger. Når resultatet er innlest til lønnssystemet vil det være klart for oppdatering og utbetaling i henhold til vanlige lønnsprosedyrer.

13. Når Behandling av forhandlingsresultat er avsluttet, er det mulig å avslutte lønnsoppgjøret. Dette skal ikke gjøres før alle lønnsbrev er sendt ut. Lønnsoppgjøret avsluttes ved å trykke på Avslutt i skjemaet i Opprett lønnsoppgjør. Forhandlingen og lønnsoppgjøret får da status «Avsluttet», og det er ikke lenger mulig å gjøre endringer i dette oppgjøret.