Oppdateringer om DFØ lønnsforhandlinger

Kjente feil (oppdateres fortløpende)

Systemoppsett

Feil	Status
Ingen kjente feil

Fagforeningstilknytning

Feil	Status
Ingen kjente feil

Opprett lønnsoppgjør

Feil	Status
Trinn 3 - Ansattutvalg: Kolonnene Dato neste ansiennitetsopprykk og Beløp neste ansiennitetsopprykk er ikke klare. Disse venter på en ny rapport som lages i SAP	Feil per 03.07.23

Kravskjema

Feil	Status
Minsteavlønning LO og YS: Gjelder kun når innstilling 'Alle ansatte skal plasseres på minsteavlønning' er skrudd på: Når man velger en stillingskode som medfører at årslønnen automatisk oppjusteres til minsteavlønningen, er det likevel mulig å justere ned endringsbeløpet til under minsteavlønning.	Feil per 18.08.23
Minsteavlønning Akademikerne og Unio: Gjelder kun når innstilling 'Alle ansatte skal plasseres på minsteavlønning' er skrudd på, og denne også skal gjelde for Akademikerne og Unio: Når man velger en stillingskode som medfører at årslønnen automatisk oppjusteres til minsteavlønningen, er det likevel mulig å justere ned årslønnen og endringsbeløpet til under minsteavlønning.	Feil per 18.08.23

Prioriteringsliste

Feil	Status
Gruppetillegg - feil i kalkulator ved følgende scenario: - Legger til et gruppetillegg - Legger til et endringsbeløp som fører til nytt lønnstrinn - Setter ned lønnstrinn til laveste tillatte Ansattes endringsbeløp kan da bli lavere enn gruppetillegget. Løsning: Slett endringsbeløpet.	Feil per 07.09.23
For innstillinger med minsteavlønning: Dersom ansatt har kronetillegg fra før, følger kronetillegget med i beregningen av minsteavlønningen. Denne er det ikke mulig å nullstille.	Feil per 07.09.23
Kolonner for dato og beløp neste ansiennitetsopprykk avventer utvikling av en ny rapport i SAP, og vil foreløpig ikke inneholde data.	Feil per 18.08.23
Det er ikke mulig å filtrere på kolonnen Status.	Feil per 12.10.23
Knappen Se gjennom under sending av prioriteringslister fungerer ikke.	Feil per 18.08.23
Ved eksportering av alle kravskjema eller prioriteringslisten kan man oppleve treg responstid grunnet store mengder data. Anbefaler ikke å prøve flere ganger da dette kan påføre kapasitetsproblemer. Det er likevel mulig å eksportere kravskjema enkeltvis.	Feil per 26.09.23

Protokoll

Feil	Status
Fremsiden: Rollen Administrator har ikke tilgang til Protokoll (får ikke valgt rollen i nedtrekkmenyen)	Feil per 12.10.23

Behandling av forhandlingsresultat

Feil	Status
Når man trykker på Last ned og avslutt, endres ikke status fra Pågående til Avsluttet. Dette fører også til at knappen Eksporter ikke blir synlig. For å laste ned filer på nytt må man derfor trykke på "Last ned og avslutt" igjen. Ta kontakt med DFØ for å endre statusen manuelt.	Feil per 26.10.23
Det vil ikke være mulig å rekalkulere ansiennitetsopprykk for tariffavtale Akademikerne og UNIO. Man vil da få en feilmelding i systemet. Disse ansatte må behandles manuelt i den eksporterte filen.	Feil per 26.10.23

Lønnsbrev

Feil	Status
Fremsiden: Rollen Administrator har ikke tilgang til Lønnsbrev (får ikke valgt lønnsoppgjør i nedtrekkmenyen)	Feil per 30.11.23

Informasjon angående området Behandling av forhandlingsresultat

I området «Behandling av forhandlingsresultat» fremstilles dataene i forhandlingsresultatet, som kan kontrolleres og behandles av personer med rollen «Medarbeider forhandlingsresultat».  

Ved eksportering genereres filer som automatisk er kompatible med innlesningsprogrammet i lønnssystemet SAP, og lønnsoppgjørene avsluttes.  

For virksomhetene som har tatt i bruk systemløsningen er prosessen automatisert og virksomheten trenger ikke å hente uttrekk av grunnlagsdata eller fylle ut malen for å lese inn forhandlingsresultatet. Disse virksomhetene skal kun forholde seg til følgende: 

• Grunntjeneste-kunder av DFØ skal laste opp fil i "Kundesenter på nett"-sak og sende denne til DFØ for innlesning.

• Basis-kunder av DFØ skal selv lese fil inn i SAP. Se Steg 3: Innlesing av forhandlingsresultatet. 

• Basis- og Grunntjeneste-kunder av DFØ skal laste opp fil i "Kundesenter på nett"-sak og sende denne til DFØ for innlesning av fremtidige lønns- og stillingsendringer. Se Steg 4: Oppdatering av fremtidige brudd i IT0008 i forbindelse med lokale forhandlinger. 

I forbindelse med området Behandling av forhandlingsresultat er det opprettet en ny rolle «Medarbeider forhandlingsresultat».  

Merk at «Administrator» i virksomheten bør tildele denne rollen aktuelle personer innen torsdag 26. oktober – dette er i henhold til utsendt varsel om oppgradering av ISIM som gjør Tilgangsportalen utilgjengelig fra torsdag 26. oktober klokken 09.00 til og med søndag 29. oktober 

Brukerveiledninger  

Brukerveiledning for «Behandling av forhandlingsresultatet» blir publisert nærmere leveransedato her: Brukerveiledninger for DFØ lønnsforhandlinger | DFØ (dfo.no)  

DFØ Brukerdokumentasjon for innlesning av filer er oppdatert med spesifikk informasjon for kunder på systemløsningen Lokale lønnsforhandlinger her: Lokale lønnsforhandlinger (dfo.no) 

Ofte stilte spørsmål angående systemløsningen Lokale lønnsforhandlinger

For kunder som tar i bruk systemløsningen Lokale lønnsforhandlinger i år, har vi sammenfattet noen ofte stilte spørsmål vi har mottatt hittil angående gjennomføring av forhandlingene i systemløsningen. 

Det er viktig å påpeke at systemløsningen Lokale lønnsforhandlinger er en prosesstøtte for virksomhetens gjennomføring av lønnsforhandlingene, og at det ikke erstatter kommunikasjon mellom partene. Systemet er fleksibelt og støtter ulik praksis, noe som betyr at virksomheten må avtale prosessen med de lokale parter. 

Ledere kan kun sende en liste per tariffområde 

Rollen leder kan opprette et ubegrenset antall utkast av prioriteringsliste, men har kun tilgang til å sende en prioriteringsliste per tariffområde. Når prioriteringslisten er sendt er det dermed ikke mulig å opprette og sende nye prioriteringslister.  

Digital arbeidsflyt for rollen Ledere  

Personer med rollen Leder er delt inn i ledernivå. Ledernivået bestemmer hvem som er mottaker når en med rollen Leder sender sin prioriteringsliste. Ledernivået er en hierarkisk inndeling som blir bestemt av organisasjonsstrukturen til virksomheten, og hvor lederen er registrert som leder i lønnssystemet.  

Rollen Forhandlingsutvalg arbeidsgiver er alltid mottaker av alle prioriteringslister som blir sendt fra rollen Leder, uavhengig av hvilken leder som er avsender. I tillegg vil avsenderens overliggende ledere også være mottakere. 

Brukerveiledning	Punkt i brukerveiledning	Tittel
Prioriteringsliste	5.3	Leder

Lederes organisasjonstilknytning 

Leders organisasjonstilknytning bestemmes av 012-tilknytningen i lønnssystemet (IT1001 i SAP). Det er derfor viktig at organisasjonen kontrollerer og eventuelt korrigerer 012-tiknytninger i lønnssystemet. Nye ledere tilsatt etter virkningstidspunkt vi også ha tilgang til ansattlisten for organisasjonsenheten slik den var per virkningstidspunkt 01.05.2023.  

For ledere som er leder for flere organisasjonsenheter vil prioriteringslistene være sammenslått av de ulike organisasjonsenhetene. Administrator velger i trinn 4 i Opprett lønnsoppgjør hvilke organisasjonsenheter lederen skal ha tilgang til. Dersom en leder ikke skal vurdere ansatte fra en organisasjonsenhet må Administrator kontrollere at lederen ikke er haket av i trinn 4. 

Brukerveiledning	Punkt i brukerveiledning	Tittel
Prioriteringsliste	6.3	Leder

Sanntidsvisning og samredigering 

Noen roller vil dele prioriteringslister, som for eksempel Forhandlingsutvalg arbeidsgiver. Det er mulig for flere personer å redigere den samme listen samtidig, men man vil ikke kunne se andres endringer i sanntid. Man må derfor åpne prioriteringslisten på nytt for å kunne se andres endringer.  

Derfor er det viktig å kommunisere og dette kan løses på en av følgende måter: 

• Avtale på forhånd hvem som skal redigere hvilke ansatte, slik at man ikke overskriver hverandre 
• Avtale tidspunkt for når man skal redigere prioriteringslistene 
• En kan også arbeide i listen sammen ved at en viser listen på storskjerm, eller delt skjerm i et teams-møte  
  

Kolonnegruppe Leders vurdering 

Den tilgjengelige informasjonen i kolonnegruppen Leders vurdering følger denne hierarkiske strukturen. Det vil si at en underliggende leder ikke vil kunne se overliggende lederes vurderinger.  

Overliggende ledere vil derimot kunne se underliggende lederes vurderinger, frem til de selv sender sin prioriteringsliste.  

Dersom en underliggende leder har vurdert en ansatt, hvor overliggende leder er enig og/eller ikke gjør noen endringer på denne, vil den underliggende lederens vurdering forbli i Leders vurdering. 

OBS! Hvis en underliggende leder har lagt inn en lønnsendring på en ansatt, og den overliggende lederen mener at denne ansatte ikke skal ha en lønnsendring, må overliggende leder legge inn beløpet 0 i kolonnene for Endringsbeløp eller Ny årslønn i egen vurdering. Hvis det ikke legges inn noe i linjen for den ansatte, betraktes dette som enighet med underliggende leder, og den underliggende lederens vurdering vil bestå. 

Brukerveiledning	Punkt i brukerveiledning	Tittel
Prioriteringsliste	2.5	Kolonnegruppe Leders vurdering

Praktisk angående utveksling av krav og tilbud 

Nedenfor er det listet opp noen punkter som kan være nyttig å vite i den del av prosessen som omhandler utveksling av krav og tilbud. 

• Partene kan utveksle et ubegrenset antall lister  
  
• Funksjonaliteten Kopier til vurdering i prioriteringslisten anbefales å benyttes for å effektivt flette sammen mottatt forslag på lønnsendringer fra andre parter, og deretter justere og utarbeide listen 
  • Se brukerveiledning Prioriteringsliste, punkt 2.11 Kopier til vurdering 
    
• Siste tilbud som sendes fra arbeidsgiver og det er muntlig enighet om siste tilbud, blir grunnlag for Protokoll og Behandling av forhandlingsresultat 
  
• Under forhandlingene går den digitale arbeidsflyten mellom Forhandlingsutvalgene 
  
• Virksomheten kan forhandle i systemet på ulike måter 
  • Dele skjerm, muntlig og/eller ved sending av lister 

• Partene må bli enig om  
  • Begrunnelse/prioritering skal deles eller ikke 
  • Fagforeninger i forhandlingen skal dele lister med hverandre eller ikke 

• Alle fagforeninger vil se hele tilbudet, selv om det ikke angår egne medlemmer 

Brukerveiledning	Punkt i brukerveiledning	Tittel
Generell	5	Hvordan ulike prosesser kan utføres i systemløsningen

Vis/skjul kolonner etter behov 

Prioriteringslisten vises med standard kolonner. Det er mange flere kolonner en kan velge å vise for å fremstille og arbeide i listen tilpasset egne behov.  

For eksempel beregner systemløsningen med grunnlønn fra virkningstidspunkt 01.05.2023, og for å vise grunnlønn per dagens dato kan en velge å vise kolonnen Årslønn d.d. vises. 

Det er ikke mulig å lagre kolonneutvalget, og en må derfor legge til kolonnene når man åpner prioriteringslisten. 

Brukerveiledning	Punkt i brukerveiledning	Tittel
Prioriteringsliste	3.1.1	Vis/skjul kolonner

Lansering uke 33

Nå lanseres området "Prioriteringsliste" i systemløsningen Lokale lønnsforhandlinger for de kunder som har tatt i bruk systemet i år.

Lanseringen av området "Prioriteringsliste" inkluderer følgende:

• Mine prioriteringslister
• Mottatte prioriteringslister
• Mottak av kravskjema
• Automatisk arbeidsflyt mellom roller

Funksjonalitet for automatisk kalkulator uteblir i dagens leveranse. Systemstøtte for dette arbeides videre med, og nytt kundenotat vil sendes ved levering. Estimert leveranse for kalkulator er i uke 34. Vi anbefaler å avvente med å registrere lønnsendringer i prioriteringslisten til dette er levert. Det er mulig å motta kravskjema, og man har tilgang til egne prioriteringslister i henhold til rolle.  

Lansering uke 27

Nå lanseres den nye digitale systemløsningen Lokale lønnsforhandlinger til de virksomhetene som tar i bruk denne i år.

Denne lanseringen inkluderer:

• Systemoppsett
• Fagforeningstilknytning
• Opprett lønnsoppgjør
• Kravskjema

I tillegg kan brukere med rollen Administrator logge inn i tilgangsportalen som vil ligge som en egen applikasjon i DFØ-ID. Vi minner om at roller for Administrator og/eller Kundesenter på nett til superbruker må bestilles i bestillingsskjema av en autorisert bestiller via sak i Kundesenter på nett.

Endring i innstilling om tilgangsnivå for fagforeninger

Etter ny særavtale om lønns- og personalopplysninger §7 for 2023 skal nå fagforeninger få tilgang på opplysninger om virksomhetens ansatte. Dette fører til en endring i innstilling om tilgangsnivå for fagforeninger i systemløsningen Lokale lønnsforhandlinger. 
 
I flisen Opprett lønnsoppgjør, trinn 6 Innstillinger har man tidligere kunnet velge om fagforeningene skal ha tilgang til alle ansatte i forhandlingen, eller kun egne medlemmer.
Etter ny særavtale om lønns- og personalopplysninger for 2023, er ordlyden i §7 endret fra «Fagforeninger kan få tilgang til opplysninger om virksomhetens ansatte», til «Fagforeninger skal få tilgang til opplysninger om virksomhetens ansatte». Dette fører til en endring i systemløsningen. Det er ikke lenger mulig å velge «Egne medlemmer» når man skal velge tilgangsnivå for fagforeninger. Eneste valg tilgjengelig for fagforeningene blir dermed «Alle ansatte i forhandlingen». Endringen vil føre til at alle ansatte i forhandlingen vil være synlige i prioriteringslistene for fagforeningene.

Endringen vil oppdateres i systemet sammen med lansering til kunder i uke 27 2023. 

Diskusjonspunkter til forberedende møte i forbindelse med systemløsningen Lokale lønnsforhandlinger

For kunder som tar i bruk systemløsningen Lokale lønnsforhandlinger, er det viktig å ta opp noen ekstra temaer under de forberedende møtene som kan påvirke konfigurering av systemløsningen.

Ansatte og partene i forhandlingen bør få god informasjon så tidlig som mulig.

Vi anbefaler at partene diskuterer følgende punkter som er relevante for systemløsningen. Listen er supplerende til virksomhetens faste diskusjonspunkter, og bør ikke erstatte disse:

1. Hvem skal være med i forhandlingsutvalget for arbeidsgiver og fagforeninger? Dette inkluderer:

• Forhandlingsutvalg for arbeidsgiver (spesifisere eventuell lesetilgang eller skrivetilgang, hvem har fullmakt til å sende tilbud og til å signere protokoll)
• Forhandlingsutvalg for fagforening (spesifisere eventuell lesetilgang eller skrivetilgang, hvem skal signere protokoll)
• Arbeidsgrupper for fagforeninger som ikke skal delta i selve forhandlingene, men som skal utarbeide forslag på sine medlemmer (typisk plasstillitsvalgte)
• Representant fra fagforeningene som skal vedlikeholde medlemslister i systemløsningen

2. Forhandlingsmodell for de forhandlingsberettigede organisasjonene:

• Hovedsammenslutningsmodell
• Fagforening
• Fagforening forhandler på vegne av andre fagforeninger (Forhandlingsfullmakt)

3. Hvilke stillingskoder skal være tilgjengelige for valg for ansatte og forhandlingsdeltakere?

4. Hvordan skal forbruk beregnes: Ved dellønnsprosent eller avlønningsprosent?

5. Skal ansatte følge stillingskoders minsteavlønning? Følgende valg er mulige:

• Når man ber om en ny stillingskode, blir denne automatisk plassert på stillingskodens minsteavlønning
• Alle ansatte blir automatisk plassert på sin nåværende stillingskodes minsteavlønning
• Akademikerne og UNIO kan følge minsteavlønninger til LO/YS
• Man skal ikke følge stillingskoders minsteavlønning

6. Hvem skal kunne sende kravskjema til arbeidsgiver? Følgende valg er mulige:

• Ingen
• Kun uorganiserte
• Alle

7. Skal begrunnelseskoder tas i bruk? Eventuelt hvilke begrunnelseskoder skal være tilgjengelige?

8. Skal ledere kunne motta fagforeningenes krav?

9. Skal fagforeningene opprette egne lønnsbrev til sine medlemmer?

10. Skal lønnsbrev fra arbeidsgiver godkjennes av fagforeningene før utsendelse?

11. Hvilke frister skal settes opp? Følgende frister er tilgjengelige i systemløsningen:

• Systemfrist for kravskjema – denne er obligatorisk, og ved utløp av fristen er det ikke lenger mulig å sende kravskjema i systemløsningen. Bør settes etter eventuelle spesifikke frister for arbeidsgiver eller fagforeninger
• Frist for kravskjema til arbeidsgiver
• Frist for kravskjema per fagforening
• Frist for ledere til å sende prioriteringsliste
• Frist for fagforeninger til å sende prioriteringsliste
• Frist for samtidig utveksling av krav
• Frist for første tilbud
• Forhandlingstidspunkt fra og til
• Sperrefrist for protokoll

12. Følgende frister bør avtales for ferdigstilling i systemløsningen:

• Når bør medlemslistene være ferdig oppdatert?
• Når bør lønnsoppgjøret publiseres (tilgjengeliggjør kravskjema for ansatte og prioriteringsliste for forhandlingsdeltakere)?

13. Filer og lenker som kan tilgjengeliggjøres i de ulike områdene i systemløsningen. Her kan også statistikk og rapporter lastes opp.

14. Hva skal deles i prioriteringslistene? Følgende valg er mulige å legge til:

• Prioritering og rangering
• Begrunnelse
• Vedlegg
• Begrunnelseskoder

15. Ved samtidig utveksling av krav: Skal fagforeninger sende sine prioriteringslister til hverandre?

16. Generelt avtale prosess for deling av krav og tilbud.

For mer informasjon om hvordan gjøre gode forberedelser til lokale lønnsforhandlinger anbefaler vi å besøke nettsiden til Statens arbeidsgiverportal.