Tilbud og arbeidsavtale

Anbefalt praksis

• Rekrutteringsrådgiver utarbeider grunnlag for tilbud
• Rekrutterende leder godkjenner tilbudsdetaljene
• Når leder godtar tilbudsdetaljer utløses automatisk statusendring i kandidathåndteringen
• Kandidat flyttes inn i understatus «Tilbud til kandidat»
• Rekrutteringsrådgiver generer og sender tilbudsbrev til kandidat via «Tilbud på nettet» i DFØ HR
• Kandidat logger på kandidatprofilen og godtar / avslår tilbud som dermed utløser videre prosess i DFØ HR
• Kandidaten flyttes videre til status "arbeidsavtale til kandidat"
• Det sendes arbeidsavtale til kandidat via virksomhetens e-signeringsløsning
• Når arbeidsavtalen er signert flyttes kandidaten manuelt videre i prosessen.
• «Rekrutteringsrådgiver» arkiverer signert arbeidsavtale manuelt i arkiv
• Dersom det er gjort lønnsforhandlinger eller oppgitt feil informasjon i tilbudsdetaljene må tilbudet oppdateres/endres og sendes til godkjenning på nytt

Utarbeide tilbud til kandidat

Flytt kandidat inn i status «Tilbud/arbeidsavtale», understatus «Intern tilbudsgodkjenning»:

På kandidatprofilen legg til oppstartsdato. Hvis ikke oppstartsdato er avklart kan denne legges til senere. Oppstartsdato kan legges til frem til og med status "arbeidsavtale til kandidat".

Legg til oppstartsdato hvis den er klar og klikk Lagre.

Gå til menyen som ligger tilgjengelig under punktene til høyre og velg "Start tilbudsgodkjenning".

Fyll inn, og rediger nødvendig tilbudsinformasjon før denne sendes til godkjenning hos leder.

Skriv inn en kommentar og klikk "Send til godkjenning".

Rekrutterende leder vil ligge automatisk utfylt som godkjenner, godkjenner kan endres og det kan legges til ekstra godkjenner ved behov.

Tilbudet får da status «Venter på godkjenning».

Endre detaljer for stilling ved utsendelse av tilbud / Bakdør til HR kjerne

Når det er nødvendig å justere stillingsdetaljer knyttet til ansettelsen før utsendelse av tilbud er det mulig å gjøre disse endringene også direkte på stillingnivå. Dette er en funksjon vi har valgt å kalle «bakdør til HR kjerne.

Det er mulig å endre stillingsdetaljer i stillingen som jobbrekvisisjonen ble opprettet fra i rekrutteringssteget «intern tilbudsgodkjennelse». Dette kan være for eksempel hvis det i en rekrutteringsprosess er opprettet jobbrekvisisjon fra en rådgiver stilling, men kandidaten som skal ansettes er en senior rådgiver.

Denne funksjonen er tilgjengelig når kandidaten er i status "Tilbud/avtale" i understatus "intern tilbudsgodkjenning".

Ved utfylling av tilbudsdetaljer klikk på stillingskortet som ligger ved Stillings-ID.

Klikk rediger og velg dato stillingsendringene skal gjelde fra, endre så nødvendig stillingsinformasjon. Den nye informasjonen som er lagt til vil oppdateres i stillingskartet / HR kjerne.

Etter at «bakdøren til HR kjerne» er oppdatert, må alle detaljer i tilbudsbrevet justeres tilsvarende. Velg også ny stillings ID i nedtrekks menyen «stillings-ID». Oppdatert så stillingskode og yrkeskode ved behov. Lagre før tilbud detaljene sender til godkjenning hos leder.

Jobbrekvisisjon med flere tilknyttete stillinger

Ved flere stillinger i jobbrekvisisjonen må det knyttes rett stilling til kandidaten før tilbudet sendes til godkjenning. Se nærmere beskrivelse av hvordan du velger rett stilling i avsnittet: Jobbrekvisisjon med flere stillinger.

Godkjenne tilbudsdetaljer

• Godkjenner av tilbudsdetaljene mottar et e-post varsel angående nytt gjøremål
• Godkjenner finner tilbudsdetaljene som skal kontrolleres og godkjennes under "godkjenninger" på startsiden:

Ved å klikke på gjøremålet kan godkjenner se over tilbudsdetaljer og avslå eller godkjenne.

Når tilbudsdetaljene er godkjent flyttes kandidaten automatisk inn i understatus «Tilbud til kandidat».

Avslå tilbudsdetaljer

Godkjenner kan avslå tilbudet og legge ved en kommentar:

Tilbudet blir sendt i arbeidsflyt tilbake til den som har utarbeidet tilbudet.

Ved avslag sendes tilbudsdetaljene tilbake til utarbeider som skal sjekke kommentarer.

Sende tilbud til kandidat

Tilbudet henter data fra tilbudsinformasjonsfeltene og jobbrekvisisjonen.

Når kandidaten er i status «tilbud til kandidat» velg trepunktmenyen og «send tilbudsbrev»

Velg først tilbudsbrevmal.

Klikk Neste trinn, i neste bilde velg Tilbud på nettet for at tilbudet skal bli tilgjengelig på kandidatprofilen.

Velg så mal for e-post som sendes til kandidat med informasjon om tilbudsbrevet.

I neste vindu velg Send. Velg så Jeg er ferdig nederst til venstre for å komme tilbake til kandidatprofil.

Tilbudet er nå tilgjengelig på kandidatens kandidatprofil.

Tilbud kan også gis muntlig eller på e-post men da må kandidaten flyttes videre manuelt samt at fødselsnummer må innhentes og skrives inn av rekrutteringsrådgiver.

Kandidat godkjenner tilbudsbrev

Kandidaten logger inn på sin kandidatprofil via karrieresiden til virksomheten.

Symbolet indikerer at det er en oppgave som venter på kandidaten:

Klikk Venter på tilbudsaksept for å komme inn på den aktuelle søknaden.

Klikk Vis/godta tilbud for å komme inn på tilbudet/arbeidsavtalen:

Siden viser tilbudsstatus, i dette tilfellet «Venter på godkjenning».

Kandidaten klikker Godta for å godta arbeidsavtalen, kandidaten kan også avslå tilbud og sende kommentar.

Ved å klikke Godta  blir kandidat tatt til en side for utfylling av preregistreringsfelter. Her skal kandidaten oppgi personlig informasjon som er nødvendig for den videre registreringen av kandidaten.

Ved at kandidat klikker «Godta» og fyller ut preregistreering skjer følgende:

• Kandidaten flyttes automatisk fra status «Tilbud/Kontrakt» inn i status «Arbeidsavtale til kandidat» i kandidathåndteringen.
• En e-post sendes til rekrutterer om at kandidat har godtatt tilbud.
  Merk at tilbud blir ikke arkivert.

Feil eller endringer i tilbudsdetaljer etter godkjennelse

Hvis tilbudsdetaljene er godkjent, og detaljene skal endres ved eksempelvis feil eller lønnsforhandlinger.

Rekrutteringsrådgiver flytter kandidat til status «intern tilbudsgodkjenning» og velger handlingsmenyen for å åpne «start tilbudsgodkjenning» igjen. Rekrutteringsrådgiver endrer tilbudsdetaljer eter behov, lagrer og sender til leder for godkjenning på ny.

Når ny tilbudsinformasjon er godkjent kan tilbudet sendes på ny til kandidat. Velg "tilbud på nett" for at tilbudet skal bli tilgjengelig på kandidatprofil.

Startdato på tilbud kan oppdateres uten at tilbud må sendes på ny godkjenning.

Utsendelse av arbeidsavtalen:

Hvis virksomheten bruker egen løsning for e-signering

• Kandidat signerer arbeidsavtale ved bruk av virksomhetens e-signeringsløsning.
• Flytt kandidaten manuelt videre til status "avventer dokumentasjon"
  • Når kandidaten ligger i status "arbeidsavtale til kandidat " er det obligatorisk å legge til oppstartsdato før kandidaten kan flyttes videre.

Hvis virksomheten bruker DFØ HR E-signering:

Hvis virksomheten bruker DFØ HR sin E-signeringsløsning er videre prosess for utsendelse av arbeidsavtale forklart her : E-signering av arbeidsavtale | DFØ