Oversikt over roller i en jobbrekvisisjon

I en jobbrekvisisjon vil informasjonen som viser, når den viser og hvem den viser for varierer etter hvilken rolle aktørene har i jobbrekvisisjonen. Rollen "rekrutteringsrådgiver» vil eksempelvis ha flere synlige felt på kandidat i ulke statuser enn rollen «rekrutterende leder» eller "ekstra evaluerer". I tillegg har rollene forskjellig tilgang til hva de kan utføre i systemet.

Rekvisisjonsroller

Rekvisisjonsroller blir tildelt involverte parter i rekrutteringsprosessen på den enkelte jobbrekvisisjonen.

Rekvisisjonsrollene «rekrutteringsrådgiver» og «rekrutterende leder» forutsetter at du har riktig tillatelsesrolle for å kunne utføre alle oppgaver.

Initiator

Personen som oppretter jobbrekvisisjonen vil automatisk bli tildelt rollen initiator av systemet.

Rekrutterende leder

• Leder i organisasjonsenhet stillingen som skal lyses ut er knyttet til
• Kan evaluere kandidater
• Kan planlegge intervju
• Godkjenner tilbud-/arbeidsavtaleinformasjon
• Kan ikke flytte kandidater inn i status "Tilbud/avtale", "Avventer dokumentasjon" eller "Klar til å ansette/onboarding"

Alle pågående statuser i kandidathåndteringen er synlige for denne rollen:

Rekrutteringsrådgiver

• Rekrutterer/rekrutterings team. Rollen har flest tilganger i prosessen.
• Har alle tilganger i rekruttering
• Kan se og behandle alle jobbrekvisisjoner i systemet 
• Kan flytte kandidater inn i alle steg i prosessen
• Kan planlegge intervjuer
• Fyller inn tilbud-/arbeidsavtaleinformasjon
• Følger opp preregistrering og initierer onboarding. 

HR - representant

• Legges til i rekvisisjonen av rekrutteringsrådgiver.
• Vil kun ha tilgang til prosesser hvor den er HR rep.
• Har like tilganger som rekrutteringsrådgiver i den aktuelle prosessen.
• Kan tildeles for eksempel til en ekstra HR medarbeider som ikke inngår i rekrutteringsteamet og/eller en leder som skal ha en utvidet rolle i rekrutteringsprosessen.
• Denne rollen har 2 ekstra statuser synlige i kandidathåndtering;
  • «Invitert til å søke»
  • «Videresendt»

Ekstra evaluerer

• En rolle som tildeles personer som er tiltenkt å bidra inn i evalueringsprosessen av kandidater, for eksempel fagperson og/eller andre råd og utvalg.
• Kan ikke flytte kandidater i prosessen
• Kan vurdere kandidater og legge inn kommentarer
• Ser kun utvalgte steg i prosessen:

Innsynsrolle

• Tildeles personer som iht regelverk skal ha innsyn i utlysningstekst før utlysning og/eller kunne se søknad til kandidater som skal til intervju, f.eks tillitsvalgt/ansattrepresentant, likestillingsombud og/eller andre råd og utvalg.
• Har med unntak av ett eget felt for å gi tilbakemelding på utlysningstekst, kun lesetilgang til jobbrekvisisjon.

• Har kun lesetilgang på kandidater i status «Intervjuer»:

Ansettelsesråd

Statens personalhåndbok 2021 - 2.1.4.4 Ansettelsesråd - Lovdata

• Gis til medlemmer i ansettelsesråd
• Vil med rollen kunne hente frem innstillingsdokumentet
• Har lesetilgang på kandidater frem til og med status «Innstilling»
• Kan ikke se kommentarer gitt underveis

Ekstra godkjenner

• I tillegg til rekvisisjonsrollene er det mulig å legge til en eller flere «ekstra godkjenner» i de to godkjenningsflytene i rekrutteringsprosessen ved behov; jobbrekvisisjon og intern tilbudsgodkjenning.
• «Ekstra godkjenner» vil få e-post og varsel i system når det foreligger en godkjenning.