Det finnes tre alternativer å velge mellom for å sørge for at lederoppgaver og arbeidsflyt ivaretas ved fravær.
- Godtgjørelse i forbindelse med en stedfortrederfunksjon registreres ikke i DFØ HR. Se veiledning or hvordan leder registrerer stedfortredergodtgjørelse i DFØ-appen. I de tilfellene leder ikke får registrert i appen må det sendes sak i Kundesenter på nett.
- Godkjenningsflyt i DFØ HR synkroniseres ikke automatisk til SAP. Bestilling på oppsett av arbeidsflyt i SAP må derfor gjøres separat. Dette kan gjøres samtidig som det registreres stedfortredergodtgjørelse i appen eller via sak i Kundesenter på nett. Se mer informasjon om dette på bestilling av tilganger.
- Ledertilknytning på organisasjonsenhet må gjøres manuelt i organisasjonskartet da ledertilknytning i stillingskart ikke synkroniseres automatisk til organisasjonskartet.
Alternativ 1: Sette opp stedfortreder
Se veiledning for hvordan du setter opp stedfortreder:
- Leder kan selv sette opp stedfortreder for seg selv.
- DFØ anbefaler at alle ledere har satt opp en stedfortreder for seg selv for ikke planlagt fravær.
- Stedfortreder er en bruker som kan utføre gjøremål på vegne av en annen bruker.
- Stedfortreder mottar ingen varsler i systemet eller på e-post når der er oppgaver som skal utføres. Man må aktivt bruke funksjonen «stedfortreder nå» for å se varsler og gjøremål hos den fraværende.
- Stedfortreder kan settes opp permanent og /eller kun for en begrenset periode.
- En bruker kan ha flere stedfortredere.
- En stedfortreder kan være stedfortreder for flere brukere.
- I de tilfellene der leder ikke har satt opp stedfortreder og behovet er der, må det sendes sak i Kundesenter på nett slik at DFØ kan sette opp stedfortreder.
- For oppsett av stedfortreder i Selvbetjeningsportalen og i appen – se registrere stedfortreder.
Når alternativ 1 velges, anbefaler vi at dere samtidig benytter funksjonaliteten for delegering av arbeidsflyt. Da vil alle oppgaver som skal godkjennes av leder i DFØ HR sendes direkte til den som er satt opp til å motta den delegerte arbeidsflyten. Se brukerveiledningen for oppsett - Delegering av arbeidsflyt
Alternativ 2: Endre "overordnet stilling" på de ansattes stilling
Stillingskartet i DFØ HR viser knytning mellom stillinger og hvordan godkjenningsflyten i DFØ HR går.
På stilling er det ett felt som heter «overordnet stilling». Innehaver av stillingen som er registrert i dette feltet, mottar oppgaver til godkjenning for innehaver av aktuell stilling.
Ved å endre verdi i feltet overordnet stilling endres mottaker av arbeidsflyt.
Eksempel:
Leder Ida Hildre skal ha permisjon og leder Berit Karlsen som er leder på samme nivå skal være stedfortreder for henne.
HR admin må da gå inn på hver enkelt av stillingene som ligger under Ida Hildre.
- Trykk på visittkort.
- Trykk rediger.
- Angi gjeldene dato for endring.
- Velg endringsårsak «andre stillingsendringer».
- Legg inn stillingsnummer på stillingen til stedfortreder i feltet «overordnet stilling».
I stillingskartet ligger nå stillinger som er endret under Berit Karlsen istedenfor under Ida Hildre.
Alle gjøremål og varsler går nå til innehaver av stillingen som er registrert i feltet «overordnet stilling». I dette eksempelet til Berit Karlsen.
Alternativ 3: Flytte nåværende innehaver av stilling ut og flytte den som skal fungere inn
Eksempel:
Leder Marta Nordeide skal i permisjon en lengre periode. Solveig Ringe skal fungere for henne.
Marta Nordeide må flyttes ut av stilling. I vårt eksempel har vi valgt å flytte henne inn i en nyopprettet stilling som er en kopi av henne opprinnelige stilling
Marta Nordeide flyttes inn i den stillingen. Se beskrivelse av hvordan du endrer stilling.
Avdelingsdirektørstillingen er nå tom. Og Solveig Ringe kan flyttes inn i den.
Arbeidsflyt for de underliggende stillingene går nå til Solveig. Arbeidsflyt for Solveig og Marta går til leder over – Ingerid Paulsen.
Kontakt
- Kundesenter på nett
- lonn [at] dfo.no (lonn[at]dfo[dot]no)
- 406 34 021