Det finnes tre alternativer å velge mellom for å sørge for at lederoppgaver og arbeidsflyt ivaretas ved fravær.
- Godtgjørelse i forbindelse med en stedfortrederfunksjon registreres ikke i DFØ HR. Se veiledning or hvordan leder registrerer stedfortredergodtgjørelse i DFØ-appen. I de tilfellene leder ikke får registrert i appen må det sendes sak i Kundesenter på nett.
- Godkjenningsflyt i DFØ HR synkroniseres ikke automatisk til SAP. Bestilling på oppsett av arbeidsflyt i SAP må derfor gjøres separat. Dette kan gjøres samtidig som det registreres stedfortredergodtgjørelse i appen eller via sak i Kundesenter på nett. Se mer informasjon om dette på bestilling av tilganger.
- Ledertilknytning på organisasjonsenhet må gjøres manuelt i organisasjonskartet da ledertilknytning i stillingskart ikke synkroniseres automatisk til organisasjonskartet.
Alternativ 1: Sette opp stedfortreder
Se veiledning for hvordan du setter opp stedfortreder:
- Leder kan selv sette opp stedfortreder for seg selv.
- DFØ anbefaler at alle ledere har satt opp en stedfortreder for seg selv for ikke planlagt fravær.
- Stedfortreder er en bruker som kan utføre gjøremål på vegne av en annen bruker.
- Stedfortreder mottar ingen varsler i systemet eller på e-post når der er oppgaver som skal utføres. Man må aktivt bruke funksjonen «stedfortreder nå» for å se varsler og gjøremål hos den fraværende.
- Stedfortreder kan settes opp permanent og /eller kun for en begrenset periode.
- En bruker kan ha flere stedfortredere.
- En stedfortreder kan være stedfortreder for flere brukere.
- I de tilfellene der leder ikke har satt opp stedfortreder og behovet er der, må det sendes sak i Kundesenter på nett slik at DFØ kan sette opp stedfortreder.
- For oppsett av stedfortreder i Selvbetjeningsportalen og i appen – se registrere stedfortreder.
Når alternativ 1 velges, anbefaler vi at dere samtidig benytter funksjonaliteten for delegering av arbeidsflyt. Da vil alle oppgaver som skal godkjennes av leder i DFØ HR sendes direkte til den som er satt opp til å motta den delegerte arbeidsflyten. Se brukerveiledningen for oppsett - Delegering av arbeidsflyt
Alternativ 2: Endre "overordnet stilling" på de ansattes stilling
Stillingskartet i DFØ HR viser knytning mellom stillinger og hvordan godkjenningsflyten i DFØ HR går.
På stilling er det ett felt som heter «overordnet stilling». Innehaver av stillingen som er registrert i dette feltet, mottar oppgaver til godkjenning for innehaver av aktuell stilling.
Ved å endre verdi i feltet overordnet stilling endres mottaker av arbeidsflyt.
Eksempel:
Leder Ida Hildre skal ha permisjon og leder Berit Karlsen som er leder på samme nivå skal være stedfortreder for henne.
![Skjermbilde fra DFØ HR.](/sites/default/files/styles/wide/public/2023-03/DFO_HR_Stedfortreder_alternativer_1.jpg?itok=8uC04PKN)
HR admin må da gå inn på hver enkelt av stillingene som ligger under Ida Hildre.
- Trykk på visittkort.
- Trykk rediger.
- Angi gjeldene dato for endring.
- Velg endringsårsak «andre stillingsendringer».
- Legg inn stillingsnummer på stillingen til stedfortreder i feltet «overordnet stilling».
![Skjermbilde som viser overordnet stilling: avdelingsdirektør](/sites/default/files/styles/wide/public/2023-03/DFO_HR_Stedfortreder_alternativer_2.jpg?itok=ZKF49YwV)
I stillingskartet ligger nå stillinger som er endret under Berit Karlsen istedenfor under Ida Hildre.
Alle gjøremål og varsler går nå til innehaver av stillingen som er registrert i feltet «overordnet stilling». I dette eksempelet til Berit Karlsen.
Alternativ 3: Flytte nåværende innehaver av stilling ut og flytte den som skal fungere inn
Eksempel:
Leder Marta Nordeide skal i permisjon en lengre periode. Solveig Ringe skal fungere for henne.
![Skjermbilde fra DFØ HR.](/sites/default/files/styles/wide/public/2023-03/DFO_HR_Stedfortreder_alternativer_3.jpg?itok=MrhtmR1g)
Marta Nordeide må flyttes ut av stilling. I vårt eksempel har vi valgt å flytte henne inn i en nyopprettet stilling som er en kopi av henne opprinnelige stilling
Marta Nordeide flyttes inn i den stillingen. Se beskrivelse av hvordan du endrer stilling.
![Skjermbilde fra DFØ HR.](/sites/default/files/styles/wide/public/2023-03/DFO_HR_Stedfortreder_alternativer_4.jpg?itok=N2K0WBKc)
Avdelingsdirektørstillingen er nå tom. Og Solveig Ringe kan flyttes inn i den.
![Skjermbilde fra DFØ HR.](/sites/default/files/styles/wide/public/2023-03/DFO_HR_Stedfortreder_alternativer_5.jpg?itok=yAd_Lu19)
Arbeidsflyt for de underliggende stillingene går nå til Solveig. Arbeidsflyt for Solveig og Marta går til leder over – Ingerid Paulsen.
![Skjermbilde fra DFØ HR.](/sites/default/files/styles/wide/public/2023-03/DFO_HR_Stedfortreder_alternativer_6.jpg?itok=nHslgmjM)
Kontakt
Kontakt kundesenter for lønn
- e-post: lonn [at] dfo.no (lonn[at]dfo[dot]no)
- Kundesenter på nett
- telefon: 406 34 021