Introduksjonsprogram: velkomsthilsen, fadder og lignende i DFØ HR

Du kan starte disse oppgavene i instrumentbord for introduksjonsprogram i DFØ HR. Denne veiledningen beskriver hvordan du starter og redigerer noen av oppgavene, og fremgangsmåten er den samme for andre oppgaver.  

Etter hvert som de ulike oppgavene utføres, sendes det e-post til nyansatt med varsel om at det har kommet ny informasjon i introduksjonsprogrammet. E-posten inneholder og lenke for innlogging.

Skriv velkomsthilsen

Trykk på Start. Du får så opp en standardmelding opprettet av virksomheten. Teksten kan redigeres, og for å hente frem flettefelt plasserer du markøren der du ønsker å sette inn tekst og trykker så på +Sett inn token.

Trykk Send når meldingen er klar.

Innholdet i meldingen legger seg i flisen Velkomstmelding på den nyansatte sin startside.

Oppdatere velkomsthilsen

Det er mulig å oppdatere flisen Velkomsthilsen med nye meldinger i tiden frem mot nyansatt sin startdato.

Trykk på Skriv velkomsthilsen, så på Rediger oppgave. Rediger tekst og trykk send. Nyansatt varsles på e- post om at det er nytt innhold i flisen Velkomstmelding.

Tildele fadder

Trykk på Start og søk frem medarbeider, eller velg blant medarbeidere du tidligere har tildelt som fadder for nyansatte.

Du kan legge inn en kommentar både til nyansatt ( i øverste tekstfeltet) og til fadder ( i nederste tekstfeltet) før du trykker send. Det sendes ut e-post både til fadder og nyansatt med informasjon om at faddertilordning er opprettet. På startsiden til nyansatt vil flisen Anbefalte personer bli oppdatert med informasjon om fadder.
I e-posten til fadder vil kommentarene som er skrevet både til fadder og nyansatt være synlig.

Det er kun mulig å tildele en fadder til hver nyansatt.

Oppdatere fadder

For å oppdatere fadder tilordning, trykk på Vis detaljer.

Trykk på Rediger oppgave.

Søk frem ny medarbeider eller velg blant tidligere faddere. Legg inn ny kommentar og trykk Send.

Opprinnelig fadder, ny fadder og nyansatt vil alle bli varslet på e-post om ny faddertilordning.
Informasjon om Anbefalte personer på startsiden til nyansatt blir også oppdatert.

Anbefalte lenker

Her kan oppgaveansvarlig (leder/onboardingkoordinator) legge inn lenke til internettside med nyttig informasjon for den nyansatte.

Trykk på Start. Velg fra lenkene som ligger tilgjengelig, eller trykk + for å legge til ny, deretter trykk send. Den nyansatte får da en e-post om at anbefalte lenker er oppdatert. Informasjon om Anbefalte lenker på startsiden til nyansatt blir også oppdatert.

Oppdatere anbefalte lenker

Trykk på Vis detaljer.

Nå kan du for eksempel legge til ny lenke. Skriv teksten som skal vises, legg inn URL-adresse og en beskrivelse av hvorfor lenken er nyttig.

Legg til og trykk send.

Den nyansatte får e-post om at anbefalte lenker er oppdatert. Anbefalte lenker på startsiden til den nyansatte blir også oppdatert.

Sjekkliste

Sjekklisten er felles for leder og onboardingkoordinator.

Her kan ansvarlig for de enkelte sjekkliste elementene huke av etterhvert som de er utført. Etter avhuking, trykk Send for å lagre avhuking.

Delegering av sjekkliste element

Sjekklisteelement kan delegeres til hvem som helst i virksomheten. Men kun de med rollen onboardingkoordinator og leder har tilgang til sjekklisten for avhuking av at oppgaven er utført.

Personen som har fått delegert et sjekklisteelement til seg får e-post med varsel om dette.