Kontogruppe 60 Av- og nedskrivninger

I kontogruppe 60 kostnadsføres av- og nedskrivninger av virksomhetens immaterielle eiendeler og varige driftsmidler som er balanseført i kontogruppe 10, 11 og 12.

Periodens avskrivninger beregnes ved å fordele eiendelens avskrivbare beløp, definert som eiendelens anskaffelseskost, fratrukket eiendelens restverdi, over den perioden virksomheten forventer å ha eiendelen tilgjengelig for bruk i en virksomhet. Avskrivningene vil som hovedregel være basert på en lineær avskrivningsplan. Se vedlegg til SRS 17 Anleggsmidler, matrise for klassifisering, verdsettelse og avskrivninger.

På konto 600 kostnadsføres avskrivninger av virksomhetens immaterielle eiendeler. På konto 601–602 kostnadsføres avskrivninger av virksomhetens bygninger og annen fast eiendom. Avskrivninger på infrastruktureiendeler føres på konto 603. På konto 604 føres avskrivninger av maskiner og transportmidler, på konto 605 føres avskrivninger av inventar, fast bygningsinventar, datamaskiner, verktøy og lignende. Inndelingen av avskrivningskostnadene er sammenfallende med grupperingen i noten for varige driftsmidler, jf. mal for virksomhetsregnskap etter SRS.

På konto 607 føres eventuelle nedskrivninger av varige driftsmidler og immaterielle eiendeler. Når virksomhetens anvendelse av en immateriell eiendel eller et varig driftsmiddel endres eller utnyttelsen reduseres, skal eiendelen nedskrives til virkelig verdi dersom virkelig verdi er lavere enn balanseført verdi. Det skal foretas en vurdering av behovet for nedskrivninger ved hver regnskapsrapportering.

Kontogruppe 61 Frakt og transport vedrørende salg og utdeling

Frakt, transportkostnader og forsikring i tilknytning til utsendelse av varer for salg føres på konto 610. Eventuelle toll- og spedisjonskostnader ved utsendelse av varer føres på konto 611. Frakt, transport m.m. knyttet til driftsmateriell som gis eller lånes ut vederlagsfritt eller selges til sterkt reduserte priser som en del av den offentlige tjenesteytingen føres på konto 614.

Merk at det er egne kontoer i kontogruppe 40, 41, 42 og 43 som bør benyttes for kostnadsføring av frakt, toll og spedisjon knyttet til varekjøp.

Kontogruppe 62 Energi, brensel og vann vedrørende produksjon

I denne kontogruppen føres kostnader til energi, brensel og lignende vedrørende vareproduksjon. Kostnader til belysning og oppvarming av kontorlokaler og administrasjonsbygg føres i kontogruppe 63.

Kontogruppe 63 Kostnader lokaler

Leie av lokaler fra Statsbygg (husleieordningen i staten) føres på konto 631. Leie av lokaler fra andre føres på konto 630. Leie av parkeringsplasser føres også på disse kontoene. Det kan være hensiktsmessig å opprette egen underkonto (firesiffernivå) for å skille mellom leie av lokaler og leie av parkeringsplasser i kontospesifikasjonen.

På konto 632 Renovasjon, vann, avløp o.l. føres blant annet kommunale avgifter til dette formålet. Kostnader til strøm føres på konto 634 Lys, varme.

Kjøp av renholdstjenester, rengjøringsmidler, vakthold og vaktmestertjenester føres på konto 636. Andre kostnader vedrørende lokaler som benyttes i virksomhetens drift, men som ikke passer inn under andre kontoer i kontogruppe 63, føres på konto 639 Annen kostnad lokaler.

Kostnader knyttet til lokaler skal i størst mulig grad fordeles i kontogruppe 63, men felleskostnader som ikke kan fordeles ut på konto 632, 634 eller 636 skal føres på konto 630 eller konto 631.

Statsbygg fakturerer periodisk vedlikehold sammen med ordinære leiekostnader. For de virksomheter som leier lokaler av Statsbygg, anses dette som en del av husleien, og det skal derfor bokføres på konto 631. Dersom andre utleiere har samme praksis som Statsbygg skal samme vurdering legges til grunn og periodisk vedlikehold bokføres på konto 630. Kostnader knyttet til reparasjon og vedlikehold av leide lokaler utover dette skal føres på konto 663 Reparasjon og vedlikehold leide lokaler.

Kontogruppe 64 Leie maskiner, inventar o.l.

I denne kontogruppen føres leie av maskiner, inventar, transportmidler, datasystemer herunder årlige programvarelisenser og årlig avgift for domenenavn og liknende, og datamaskiner og lignende.

Kostnader til leie av bil som ikke refunderes på reiseregning føres på konto 645 Leie av biler. Utgifter og utlegg til leie av bil som virksomhetens ansatte får refundert på reiseregning føres i kontogruppe 71 Kostnad og godtgjørelse for reise, diett, bil o.l. Av praktiske hensyn kan kostnaden for drivstoff føres på samme konto som leie av bilen ved korttidsleie når dette er spesifisert på samme faktura. Kostnaden for drivstoff bør derimot føres på separat konto (konto 700 Drivstoff) når bilen leies over en lengre periode og beløpet er vesentlig.

Leie av maskiner kostnadsføres i kontogruppe 64, mens tilhørende serviceavtaler knyttet til maskinen skal kostnadsføres i kontogruppe 67 Kjøp av konsulenttjenester og andre fremmede tjenester. Dersom det er vanskelig å skille på kostnader til leie av en maskin og kostnader til tilhørende serviceavtale, kan både leiekostnaden og kostnader til serviceavtalen føres i kontogruppe 64.

Leie av postboks føres på konto 649 Annen leiekostnad.

Kontogruppe 65 Verktøy, inventar og driftsmaterialer som ikke skal føres i kontogruppe 10–12 eller 47–49

I denne kontogruppen kostnadsføres blant annet anskaffelse av maskiner, verktøy, programvare, inventar, datamaskiner, mobiltelefoner, nettbrett, servere og kontormaskiner m.m. som ikke skal balanseføres. Et eventuelt miljøgebyr anses som en del av kostnaden og skal derfor kostnadsføres på samme konto som den innkjøpte gjenstanden

Kjøp av eiendeler med kostpris på 50 000 kroner eller mer og utnyttbar levetid på 3 år eller mer skal som hovedregel balanseføres i kontogruppe 10–12. Kjøp av eiendeler med kostpris lavere enn 50 000 kroner og/eller utnyttbar levetid på under 3 år skal som hovedregel kostnadsføres på anskaffelsestidspunktet. Vurderingsenheten er den enkelte eiendel. Varige driftsmidler som enkeltvis har en verdi under 50 000 kroner kan klassifiseres samlet som en gruppe i balansen dersom det er mange og ensartede eiendeler, og hvor verdien til sammen er betydelig. For at et driftsmiddel skal inngå som en del av en balanseført gruppe må den også ha en utnyttbar levetid på tre år eller mer. Dette betyr det er kun eiendeler med en utnyttbar levetid på mindre enn 3 år som føres på konto 654 Inventar og konto 655 Datamaskiner og annet IKT-utstyr.

På konto 658–659 føres annet driftsmateriale som ikke faller inn under andre kontoer i kontoklasse 6 og 7. Konto 658–659 Annet driftsmateriale er en “sekkepost” for blant annet driftsmateriale som benyttes i eller utgjør en integrert del av virksomhetens offentlige tjenesteyting. Eksempler på dette er vaksiner eller liknende som kjøpes inn for å gis bort vederlagsfritt, og kjøp av mat og klær til barn i barnevernsinstitusjoner eller liknende. Kostnader til tjenester for klienter, for eksempel medisinsk behandling, frisørbesøk og hobby- og fritidsaktiviteter, skal føres på konto 678-679 Kjøp av andre fremmede tjenester.

I og med at kontogruppe 43 kun skal benyttes til kostnadsføring av varer og tjenester som er innkjøpt for videresalg, skal driftsmateriale som benyttes i eller utgjør en integrert del av virksomhetens offentlige tjenesteyting kostnadsføres i kontoklasse 6 og 7. Eventuelle beholdninger balanseføres i kontogruppe 14 Beholdninger av varer og driftsmateriell.

Kontogruppe 66 Reparasjon og vedlikehold

Her føres kostnader til reparasjon og vedlikehold av større anleggsmidler som bygninger, infrastruktureiendeler, maskiner og anlegg, og skip, rigger og fly. Kontogruppen omfatter løpende vedlikehold som ikke innebærer varig forbedring eller økt funksjonalitet, som for eksempel mindre malings-, elektriker- og rørleggerarbeid.

Det skilles mellom reparasjon og vedlikehold av egne bygninger (konto 660–662) og reparasjon og vedlikehold av leide lokaler (konto 663). Statsbygg fakturerer periodisk vedlikehold sammen med ordinære leiekostnader. For de virksomheter som leier lokaler hos Statsbygg, anses dette som en del av husleien, og det skal derfor bokføres på konto 631. Dersom andre utleiere har samme praksis som Statsbygg skal samme vurdering legges til grunn og periodisk vedlikehold bokføres på konto 630. Øvrig vedlikehold av leide lokaler skal føres på konto 663.

Reparasjon av kopimaskiner, PCer, mobiltelefoner m.m. føres også i denne kontogruppen.

Vedlikehold av transportmidler føres i kontogruppe 70.

Enkeltanskaffelser til oppgradering av egne eiendeler med en anskaffelsesverdi på 50 000 kroner eller mer som gir en varig forbedring eller økt funksjonalitet, balanseføres og avskrives i kontogruppe 10-12.

Kontogruppe 67 Kjøp av konsulenttjenester og andre fremmede tjenester

Kjøp av konsulenttjenester defineres på følgende måte i standard kontoplan:

En konsulent er en ekstern (fysisk eller juridisk) person med spesialkompetanse som for en tidsavgrenset periode engasjeres av virksomheten for å utføre en konkret definert oppgave.

Kjøp av konsulenttjenester jf. definisjonen som ikke skal balanseføres i kontogruppe 10–12 eller kostnadsføres i kontogruppe 43 Forbruk av innkjøpte varer og tjenester eller 45 Fremmedytelse og underentreprise, skal bokføres på konto 670–673.

Kjøp av tilleggskapasitet for en tidsavgrenset periode som krever spesialkompetanse for å utføre en konkret definert oppgave, skal også føres på konto 670–673. Kjøp av tilleggskapasitet som ikke krever spesialkompetanse skal føres på konto 674 Innleie av vikarer.

Kjøp av konsulenttjenester (konto 670 til 673)

Konto 670 Konsulenttjenester innen økonomi, revisjon og juss

Konto 670 benyttes til kjøp av rådgivningstjenester innen økonomi og revisjon, samt kjøp av juridisk bistand. Eventuelt honorarer til revisor for særattestasjoner føres også på konto 670. Dersom virksomheten kjøper lønns- og regnskapstjenester føres dette på konto 676. Ved innleie av person fra konsulentfirma som fungerer som vikarer føres dette på konto 674

Konto 671 Konsulenttjenester til utvikling av programvare, IKT-løsninger mv.

For kjøp av tjenester til programvare og IKT-løsninger skilles det mellom tjenester til utvikling som føres på konto 671 og tjenester til løpende drift som føres på konto 675. Løpende serviceavtaler for programvare og IKT-løsninger utgiftsføres på konto 675. På konto 671 føres blant annet kjøp av tjenester knyttet til forprosjekt og oppfølging etter implementering for utvikling av programvare jf. SRS 17 punkt 17. Ved behandling av kostnader som det er vanskelig å vurdere om skal kostnadsføres på konto 671 eller 675 så skal aktiviteter som tilfører økt verdi eller økt funksjonalitet i løsninger føres på konto 671. Eksempler på dette er endringer i eksisterende løsninger, løpende forbedringer og nyutvikling.

Konto 672 Konsulenttjenester til organisasjonsutvikling, kommunikasjonsrådgivning, mv.

Konto 672 benyttes til kjøp av rådgivningstjenester til organisasjonsutvikling, rekruttering og lignende. Konsulenttjenester knyttet til ledelsesutvikling skal føres på konto 672. Denne kontoen inneholder også kjøp av tjenester knyttet til kommunikasjons- og informasjonsrådgivning. I tillegg skal kjøp av tjenester til design, visuell profil og lignende føres på konto 672. Kostnader til språkvask hvor innleid personell utvikler eller tolker et budskap skal også føres på konto 672. Kostnader til språkvask som for eksempel forenkling av tekster, renskrivning etc. føres også på konto 678-679, se informasjon i punkt om konto 678 og 679.

Konto 673 Andre konsulenttjenester

På denne kontoen føres kjøp av konsulenttjenester som ikke faller inn under noen av kontoene 670–672. Dette kan for eksempel være kjøp av bistand til utredninger, samfunnsøkonomiske analyser, evalueringer og andre utviklingsoppgaver. I tillegg skal konsulenttjenester i forbindelse med forprosjekter og prosjektledelse føres på konto 673. Innleid personell som utfører oppgaver som erstatter virksomhetens egne ansatte skal utgiftsføres på konto 674.

Kjøp av andre fremmede tjenester (konto 674 til 679)

Konto 674 Innleie av vikarer

Innleie av vikarer er en midlertidig erstatning for bruk av faste eller midlertidige ansatte. En vikar utfører arbeidsoppgaver som normalt utføres av virksomhetens egne ansatte. Innleie av vikarer føres på denne kontoen uavhengig av om vikaren kommer fra vikarbyrå eller konsulentfirma. Kjøp av tilleggskapasitet som ikke krever spesialkompetanse, ref. definisjonen av konsulenttjenester ovenfor, skal føres på denne kontoen. Utgifter til lønn til hospitanter føres i kontoklasse 5.

Konto 675 Kjøp av tjenester til løpende driftsoppgaver, IKT

Denne kontoen gjelder kjøp av tjenester til løpende drift knyttet til IKT. Løpende serviceavtaler for programvare og IKT-løsninger utgiftsføres på konto 675. Dersom virksomheten har satt ut sin IKT-funksjon føres utgiftene knyttet til dette på denne kontoen. Utsending av SMS-varslinger vurderes til å være en tjeneste, og kostnader ved kjøp av denne tjenesten skal derfor føres på konto 675.

Konto 676 Kjøp av lønns- og regnskapstjenester

Denne kontoen skal benyttes til kjøp av ordinære lønns- og regnskapsførertjenester som virksomheten forutsettes å måtte ivareta i sin ordinære drift, enten i egen regi eller ved kjøp fra eksterne tjenesteleverandører. Lisenskostnader for lønns- og regnskapskunder av DFØ føres på denne kontoen.

Konto 678 Kjøp av andre fremmede tjenester og konto 679 Kjøp av andre fremmede tjenester, fortsettelse

Konto 678–679 Kjøp av andre fremmede tjenester benyttes til utgiftsføring av innkjøpte tjenester som benyttes i eller utgjør en integrert del av virksomhetens offentlige tjenesteyting som ikke faller inn under andre kontoer i kontoklasse 6 og 7. Ved vurdering av om en kostnad skal føres på 673 eller 678–679 må virksomhetene støtte seg på definisjonen av konsulenttjenester som vist ovenfor. Kjøp av andre konsulenttjenester føres på konto 673. Kjøp av andre fremmede tjenester som ikke omfattes av definisjonen føres på konto 678–679. Eksempler på dette er kjøp av barnevernsplasser,  plasser i og tjenester til drift av asylmottak, fengselsplasser, tolketjenester, straffesaksutgifter, tjenester til fri rettshjelp, miljøovervåking. Andre eksempler er kjøp av teknisk bistand til gjennomføring av digitale kurs, for eksempel kostnader til videoproduksjon, streaming og teksting. Kostnader til språkvask som for eksempel forenkling av tekster, renskrivning etc. føres også på konto 678-679. Kostnader til språkvask som gjelder utvikling eller tolkning av tekster skal føres på konto 672. Videre skal kostnader til tjenester for klienter, slik som medisinsk behandling, frisørbesøk og hobby- og fritidsaktiviteter, også føres på konto 678–679.

Kontogruppe 68 Kontorrekvisita, bøker, møter og kurs

På konto 680 føres kostnader til kontorrekvisita. Kostnader til trykksaker føres på konto 682, også når disse er digitale. Kostnader til annonser og kunngjøringer, blant annet stillingsannonser, føres på konto 683. Annonsering i sosiale medier kostnadsføres i kontogruppe 73 Salg, reklame og representasjon.

Innkjøp av aviser, tidsskrifter, bøker o.l. føres på konto 684, også når disse kun er gjort digitalt tilgjengelige. Elektroniske oppslagsverk føres også på denne kontoen. Innkjøp av aviser, bøker, tidsskrifter og lignende til fagbiblioteker og publikumsbiblioteker føres på konto 685.

Konto 686 Møter benyttes til møteutgifter som ikke passer naturlig inn i konto 687 eller konto 688. Alle kostnader til kompetanseheving av egne ansatte skal føres på konto 687 Kurs og seminarer for egne ansatte. Her føres deltakeravgift på eksterne kurs og utgifter til arrangering av interne kurs og seminarer der formålet er kompetanseheving av egne ansatte. Reiseutgifter som faktureres direkte til virksomheten som er knyttet til kurs og seminarer hvor formålet er kompetanseheving av egne ansatte føres på konto 687. Reiseutgifter som faktureres direkte til virksomheten som ikke er knyttet til kompetansehevende tiltak for egne ansatte føres i kontogruppe 71 Kostnad og godtgjørelse for reise, diett, bil o.l. Eventuelle reiseutgifter for egne ansatte som skal refunderes av virksomheten etter reiseregning føres i kontogruppe 71. Konsulentbistand knyttet til ledelsesutvikling føres på konto 672 Konsulenttjenester til organisasjonsutvikling, kommunikasjonsrådgivning, mv.

Virksomheter som har kurs og seminarer for eksterne deltakere fører kostnader knyttet til dette på konto 688. På konto 689 Annen kontorkostnad føres kostnader som ikke naturlig faller inn under noen av de andre kontoene i kontogruppe 68.

Kontogruppe 69 Telefon, porto o.l.

Konto 690 Telefoni og datakommunikasjon, samband, internett omfatter kostnader til leie av nett, linjer og lignende ved bruk av disse kommunikasjonsmidlene. Kjøp av telefoner, programvare og lignende kostnadsføres i kontogruppe 65.

Utsending av SMS-varslinger vurderes til å være en tjeneste, og kostnader ved kjøp av denne tjenesten skal derfor føres på konto 675.