Standard kontoplan må legges inn i regnskapssystemet til virksomheten slik at alle føringer i kontospesifikasjonen følger de angitte artskontoene. Ved rapportering til statsregnskapet skal transaksjonene rapporteres på den artskonto de er bokført på. Regnskapssystemet, kontospesifikasjon og reskontro er en del av virksomhetens økonomisystem.

Regnskapssystemet må settes opp slik at kontantprinsippet ivaretas ved rapportering til statsregnskapet (S-rapport). Alle inn- og utbetalinger i rapporteringsperioden knyttes til aktuelle artskontoer. Dette kan gjøres maskinelt for alle transaksjoner som bokføres via kunde- eller leverandørreskontro ved at transaksjonene ”merkes” eller gis status som åpne poster før betaling finner sted. Transaksjonene endrer status til betalt ved bokføring av betaling. Inn- og utbetalinger bør som hovedregel bokføres via reskontro. Grunnlaget for S-rapporten skal genereres maskinelt med uttrekk av betalte poster fra kontospesifikasjonen (hovedbok).

Alle artskontoer der det er bokført transaksjoner som skal rapporteres til bevilgningsregnskapet må kobles mot kapittel og post. Kontoer der det er bokført transaksjoner som inngår i mellomværende med statskassen må kobles mot tilvist statskonto for mellomværende med statskassen (6-siffer) i S-rapporten (70–72-serien).

Selv om alle kontoer som skal rapporteres til statsregnskapet er koblet opp mot kapittel og post, vil saldoen på den enkelte artskonto i virksomhetens kontospesifikasjon kunne avvike fra den (kontant)saldoen som skal rapporteres inn til statsregnskapet. Slike avvik oppstår blant annet som følge av at virksomheten har kundefordringer og/eller leverandørgjeld på rapporteringstidspunktet.

Eiendeler og gjeld som skal rapporteres til kapitalregnskapet bokføres på aktuell balansekonto i standard kontoplan. Denne type balansekontoer bør kobles mot det kapitlet og den posten der anskaffelsen skal utgiftsføres (som oftest en 90-post). Anskaffelsen vil da bli utgiftsført i bevilgningsregnskapet og balanseført i virksomhetsregnskapet. Ved årsskiftet, overføres saldoen på balansekontoen i virksomhetens kontospesifikasjon til nytt regnskapsår. Som eksempel kan nevnes kjøp av aksjer bevilget på 96-post.

Den enkelte artskonto kan kobles mot kapittel og post i statsregnskapet på flere måter. Ett alternativ er å opprette en egen artskonto for hver enkelt kapittel- og postkombinasjon som virksomheten skal bokføre på. Dette kan være en akseptabel løsning for virksomheter som har et begrenset antall kapitler og poster å forholde seg til.

En annen måte er å registrere kapittel og post i en egen dimensjon i kontostrengen som må fylles ut som et obligatorisk felt sammen med den aktuelle artskonto. Ved å angi kapittel og post i en egen dimensjon vil det ikke være behov for å opprette egne artskontoer for hver enkelt kapittel- og postkombinasjon. For virksomheter som må forholde seg til mange kapitler og poster vurderes dette som den mest hensiktsmessige løsningen. Kontoplanen blir mer oversiktlig dersom man unngår å opprette et stort antall artskontoer, med samme utgiftsart, men med ulik kobling mot kapittel og post.

Avsetninger og periodiseringer etter SRS

Avsetninger som ikke skal påvirke rapporteringen til statsregnskapet (S-rapport), bør føres i en egen bilagsserie (memorialbilag eller lignende) som ikke påvirker rapporteringen til statsregnskapet. Bruk av egen bilagsserie gjør det enklere å dokumentere hvilke avsetninger som er gjort og å avstemme forskjellene mellom utgifter rapportert til statsregnskapet og kostnader i virksomhetens kontospesifikasjon. Dette gjør det også mulig å bokføre avsetninger og periodiseringer i tidsrommet mellom rapporteringen til statsregnskapet og tidsfristen for avleggelse av virksomhetsregnskapet.

Enkelte kontoer skal ikke inngå i rapporteringen til statsregnskapet. Dette gjelder blant annet kontogruppe 39 Inntekt fra bevilgninger, kontogruppe 60 Av- og nedskrivning (med unntak for forvaltningsbedrifter) og kontoer for akkumulerte avskrivninger i balansen. Dette kan gjøres på flere måter. Et alternativ er at disse kontoene ikke kobles til kapittel og post. Et annet alternativ kan være å opprette en «dummy statskonto» som ikke skal rapporteres til statsregnskapet. Alle artskontoer som ikke skal inngå i rapporteringen til statsregnskapet kobles til «dummy statskonto».

De kontogruppene som vedrører anleggsmidler, kontogruppe 10, 11, 12 og 13, skal kobles mot relevante kapittel- og postkombinasjoner i statsregnskapet, slik at nyanskaffelser av anleggsmidler som er gjort i løpet av regnskapsperioden blir rapportert som utgift på riktig kapittel og post. Regnskapssystemet må innrettes slik at det bare er periodens anskaffelser som er betalt (kontantprinsippet) som tas med ved rapportering av utgifter til statsregnskapet, dvs. at tilgang av anleggsmidler som på rapporteringstidspunktet er finansiert med leverandørgjeld ikke skal rapporteres som utgift til statsregnskapet. Ved overføring av utgående balanse til nytt regnskapsår, overføres saldoen på kontoene for anleggsmidler til nytt år i virksomhetens kontospesifikasjon.

Anlegg under utførelse

I virksomhetsregnskapet etter SRS

Virksomheter som balansefører anleggsmidler, benytter kontogruppe 10 til 12 til dette formålet. Anleggsmidler som er anlegg under utførelse føres på konto 107 Immaterielle eiendeler under utførelse, 113 Anlegg under utførelse eller 121 Maskiner og anlegg under utførelse.

Enkelte virksomheter har som praksis at alle kostnader (både direkte og indirekte) knyttet til anskaffelser vedrørende immaterielle eiendeler og anlegg under utførelse kostnadsføres direkte på aktuelle artskontoer i kontogruppe 6 og 7 Annen driftskostnad når faktura mottas og betales. Vurdering av om den enkelte utgift skal resultatføres eller balanseføres i virksomhetsregnskapet skjer ved periodeslutt, før rapportering til statsregnskapet. Regnskapsføring skjer ved at aktuell artskonto krediteres og aktuell balansekonto debiteres. Ved bruk av egne ansatte til utvikling av anlegg under utførelse føres lønnskostnaden først på vanlig måte i kontoklasse 5. Den andelen av lønnskostnadene som skal balanseføres krediteres deretter på konto 504 Lønn balanseført ved egenutvikling av anleggsmidler og debiteres på aktuell balansekonto for anlegg under utførelse.

Ved rapportering til statsregnskapet

Ved rapportering til statsregnskapet skal alle transaksjoner rapporteres på kapittel, post og den artskontoen de er bokført på.

Dersom virksomheten har gjort feil i innrapporteringen til statsregnskap, og må foreta en ompostering mellom kontoer for driftskostnader og balansekontoer, er dette kun tillatt innenfor samme regnskapsår. Omposteringen må inneholde kobling til kapittel og post i statsregnskapet. Hvis disse føringene gjøres uten kobling til statsregnskapet, vil det medføre at slike utgifter blir rapportert til statsregnskapet på artskontoer for annen driftskostnad i stedet for en av artskontoene for anlegg under utførelse.

Balanseføring av lønnskostnader skal ikke påvirke rapporteringen til statsregnskapet. Lønnskostnader som balanseføres ved f.eks. egenutvikling av programvare skal debiteres aktuell balansekonto og krediteres konto 504 uten kobling til kapittel og post ved rapportering til statsregnskapet. Bakgrunnen for dette er at totale lønnskostnader i staten skal kunne leses ut av rapporteringen til statsregnskapet på artskonto.

Når anlegg under utførelse er ferdig og tas i bruk i virksomheten, overføres anlegget til riktig konto i kontoklasse 10 til 12. Denne føringen rapporteres ikke til statsregnskapet.