Utredningsinstruksen skal fremme samordning

Elisabeth Aarseth

fagsjef

seksjon for utredning og utvikling

For at staten skal løse samfunnsproblemer effektivt og helhetlig må den enkelte virksomhet løfte blikket utover egne ansvarsområder. Mangel på samordning i forvaltningen er et hinder for å møte utfordringer som krever tverrgående innsats. Hvordan kan vi løse problemer sammen på tvers av sektorgrensene og forvaltningsnivåene? Kan vi finne nye og bedre måter å jobbe sammen?
Publisert

Et fellestrekk for en rekke komplekse utfordringer staten skal løse, er at disse krever en koordinert innsats fra ulike departementer og underliggende virksomheter. Ofte har de ingen enkle løsninger, de er komplekse og de spenner over organisatoriske grenser, sektorområder og forvaltningsnivåer. Dette kalles gjerne gjenstridige problemer. Aktuelle eksempler på slike problemer er terror, klima, fattigdom og kriminalitet. Samordnet innsats for å møte disse utfordringene, er nødvendig for å ivareta brukernes behov og for å tilby gode og sømløse tjenester.

Utredningsinstruksens bidrag til samordning

Det er ingen enkle løsninger på samordningsproblemene, men gode utredninger, der alle relevante og berørte parter er involvert, er en viktig forutsetning for å lykkes.

Da ny utredningsinstruks trådte i kraft i 2016, var formålet å gjøre det enklere å etterleve kravene. Med ny instruks fikk vi etablert tydelige minimumskrav i form av seks grunnleggende spørsmål som skal besvares i alle utredninger.

En annen viktig endring er at instruksen fikk tydeligere krav om tidlig involvering av berørte parter. Det er viktig for å fremme samhandling på tvers i staten.

For å løse gjenstridige samfunnsproblemer som favner ulike sektorer og forvaltningsnivåer, er det det nødvendig å skape en felles problemforståelse og sikre at utredningen tar hensyn til alle sektorene og forvaltningsnivåene. Derfor har instruksen krav om at man skal trekke relevante departementer, underliggende virksomheter samt fylkeskommunal og kommunal forvaltning med tidlig i utredningsfasen. Tidlig og bred involvering av berørte grupper og andre aktører i samfunnet er sentralt for å innhente kunnskap og innsikt i utredningsarbeidet.

Ny strategi for departementsfellesskapet

Jeg synes det er spennende og oppløftende at nye og bedre måter å jobbe sammen på, er noe som tas opp i forslag til ny strategi for det fremtidige departementsfellesskapet, med tittel «Gode hver for seg. Bedre sammen.». På et seminar arrangert av Partnerforum denne høsten ble forslaget presentert av ekspedisjonssjef Jan Hjelle i Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Han presiserte at det er første gang det er blitt utarbeidet en felles strategi som dreier seg om den faglige delen av arbeidet som gjøres i departementene. Tidligere strategier har vært avgrenset til administrative fellesfunksjoner som økonomi, lønn og regnskap.

Svak samordning og manglende samarbeid på tvers i arbeidet med sektorovergripende problemer er to av fire hovedutfordringene som er fremhevet i utkastet til ny strategi for departementsfellesskapet. Det er i dag for lite samarbeid både innad i statsforvaltningen og på tvers av ulike forvaltningsnivåer. I utkastet til strategi foreslås en rekke tiltak, herunder tiltak som dreier seg om nye arbeidsformer. Ett sentralt tiltak er å etablere et begrenset antall kjernegrupper bestående av departementer som eier gjenstridige problemer sammen. Kjernegruppene skal ivareta samordnet og langsiktig utvikling og gjennomføring av tverrgående politikk på komplekse områder. Et annet viktig kjennetegn, er at gruppene skal ha en tydelig felles forankring i departementenes toppledelse.

Utfordringer med mangelfull samordning i staten og forbedringspotensial med tanke på faglig grundighet, understøttes også av DFØs studie av kvaliteten på utredninger av statlige tiltak. Underliggende etater peker på behovet for samordning som en av de viktigste årsakene til mangelfull etterlevelse av utredningsinstruksen. En mulig forklaring på at virksomheter har vansker med samordning, kan være at fagdepartementene i for liten grad legger til rette for samarbeid med andre virksomheter. En fersk rapport om etatsstyring fra DFØ kan imidlertid tyde på en positiv utvikling, som blant annet viser at departementene oppfatter at de blir stadig bedre til å samordne seg i etatsstyringen.

Hvordan få til bedre samarbeid

Samarbeid på tvers for å møte komplekse samfunnsutfordringer er selvsagt ingen enkel sak. Det finnes noen gode eksempler på samarbeid, som for eksempel samordnet innsats for barn og unge som du kan lese mer om i et DFØ-notat fra 2020. Men den stadig tilbakevendende debatt om behovet for mer samordning i forvaltningen, kan tyde på at vi må jobbe smartere og bedre sammen.

Og kanskje kreves det også en endring i tankesett og kultur for å få til mer og bedre samarbeid på tvers. I vår dialog med departementer og underliggende etater hører vi ofte at det ikke er helt problemfritt å samarbeide med andre. Eksempelvis kan deltakelse i interdepartementale utredningsgrupper fortone seg til å bli en revirkamp om hvilken sektor som i størst grad skal ivaretas. Her har ledere en viktig oppgave med å formidle at embetsverkets oppgave er todelt. Den består selvsagt i å forvalte og utvikle egen sektor. Samtidig er det viktig å ivareta helheten og samfunnsperspektivet. Utredninger i samsvar med utredningsinstruksen bidrar nettopp til å sikre helheten, slik at vi oppnår størst mulige ønskede effekter for samfunnet.

DFØ skal også hjelpe til med utfordringer knyttet til samordning og andre utfordringer som departementer og underliggende virksomheter opplever i styringen og i arbeidet med gode beslutningsgrunnlag. Vi kan bidra med veiledning og arenaer for diskusjon og jeg oppfordrer ledere og medarbeidere i forvaltningen til å benytte vårt kompetansetilbud.

Kontakt

Elisabeth Aarseth

fagsjef

seksjon for utredning og utvikling

Fant du det du lette etter?