På denne siden får du oversikt over hva virksomhetsstyring i staten er og hvilke krav som gjelder. Du finner også støtte til å tilpasse styringen til virksomheten.
Hva er virksomhetsstyring, og hva er hensikten?
Virksomhetsstyring er de strukturene og prosessene statlige virksomheter bruker for å gjennomføre samfunnsoppdraget gitt av Stortinget. Virksomhetsstyringen skal sikre måloppnåelse, effektiv ressursbruk og etterlevelse av lover og regler. En del av virksomhetsstyringen er å utvikle virksomheten og påvirke rammene for å kunne håndtere endringer i omgivelsene. Virksomhetsstyringen skal også sikre ansvarsfordeling og informasjonsflyt både internt og til departementet.
Hvordan foregår virksomhetsstyring?
Ledelsen i virksomheten formulerer mål som skal bidra til at samfunnsoppdraget oppfylles. Målene setter retning for enhetene i virksomheten. Alle virksomheter skal prioritere, planlegge og budsjettere for å oppnå målene. I dette ligger det også å vurdere hva som er mulig å få til med tilgjengelige ressurser, og å utvikle disse ressursene ved behov. Aktiviteter og tiltak følges opp for å ha kontroll, lære, justere kurs og forbedre. Virksomheten skal følge opp og rapportere resultater og ressursbruk.
Roller og ansvar i virksomhetsstyringen
Denne oversikten beskriver typiske aktører i styringen og roller disse kan ha. Dere bør avklare disse rollene internt i virksomheten. Det er lurt å beskrive rollene som en del av et dokument som beskriver styringen.
| Aktør | Typisk rolle i styringen |
|---|---|
| Virksomhets- leder | Eier styringssystemet og har ansvar for at styringen er innrettet på en dekkende måte. Har ansvar for at styringen utøves innenfor rammene. Det vil si at resultatene nås, at ressursbruken er effektiv og at lover og regler etterleves. |
| Toppledelse / øverste ledergruppe | Har som oftest ansvar for å innrette og utøve styringen av sine organisasjonsenheter. Toppledelsen brukes ofte som et rådgivende eller besluttende organ i styringen, for eksempel for å sette mål, planer, budsjetter og for å diskutere risikonivå og -toleranse. |
| Mellomledere | Har ansvar for å utøve styring og følge opp styringssignaler på sitt område. Viktig rolle i å formidle fagkunnskap gjennom blant annet rapportering og budsjettinnspill, herunder belyse konsekvensene av prioriteringer som gjøres i styringen. |
| Styrings- medarbeidere | Jobber på flere nivåer i organisasjonen og har flere oppgaver, blant annet: • Gi praktisk støtte i å utøve styringen, for eksempel skrive utkast til planer og budsjettinnspill • Koordinere styringsprosesser og fasilitere nøter og dialog • Gi opplæring og støtte til ledere om hvordan de kan og bør utnytte handlingsrommet sitt |
| Medarbeidere i fagavdelinger | Bidrar med fagkunnskap, og blir ofte involvert i styringsprosesser av ledere. For eksempel når det skal rapporteres eller lages budsjettinnspill. |
| Styre | Enkelte virksomheter har et styre. Styret skal støtte og utfordre virksomheten i strategiske og andre prioriteringer. Type styre er som oftest regulert i instruks eller lov. |
Rammene for virksomhetsstyring
Statens midler skal brukes i samsvar med vedtak fra Stortinget, og virksomhetsstyringen skal sikre at dette skjer i hver enkelt virksomhet. Departementets etatsstyring gir føringer for den enkelte virksomhet gjennom instruks, tildelingsbrev og andre styringsdokumenter. Virksomheten viderefører departementets styring til interne prioriteringer og aktiviteter. Rapportering fra virksomheten påvirker departementets videre styring av virksomheten. Virksomhetsstyringen eies av toppledelsen i virksomheten, og den utøves på alle nivåer.
Aktuelle regelverk
Regelverk som særlig regulerer virksomhetsstyringen
- bevilgningsreglementet
- økonomiregelverket
- utredningsinstruksen
Krav i økonomiregelverket til virksomhetsstyringen
§ 1 Formål
Reglement for økonomistyring har som formål å sikre at:
Reglementet
a. statlige midler brukes og inntekter oppnås i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger
b. fastsatte mål og resultatkrav oppnås
c. statlige midler brukes effektivt
d. statens materielle verdier forvaltes på en forsvarlig måte
Formålet med regelverket er å sikre at mål og resultater følges opp, og at statlige midler brukes på en effektiv måte. Dette må gjøres innenfor lover og regler.
§ 4 Grunnleggende styringsprinsipper
Alle virksomheter skal:
a. fastsette mål og resultatkrav innenfor rammen av disponible ressurser og forutsetninger gitt av overordnet myndighet
b. sikre at fastsatte mål og resultatkrav oppnås, ressursbruken er effektiv og at virksomheten drives i samsvar med gjeldende lover og regler, herunder krav til god forvaltningsskikk, habilitet og etisk adferd
c. sikre tilstrekkelig styringsinformasjon og forsvarlig beslutningsgrunnlagDepartementene skal i tillegg fastsette overordnede mål og styringsparametere for underliggende virksomheter, jf. § 7.
Styring, oppfølging, kontroll og forvaltning må tilpasses virksomhetens egenart samt risiko og vesentlighet.
Reglementet
Departementer og underliggende virksomheter skal sette mål og beskrive forventede resultater, og sørge for at disse oppnås på en effektiv måte.
All styring og oppfølging skal tilpasses virksomhetenes behov og egenskaper. Virksomhetene i staten løser oppgaver av forskjellig slag og må gjøre ting på forskjellig måte.
§ 9 Planlegging, gjennomføring og oppfølging
Alle virksomheter skal innenfor sitt ansvarsområde sikre at fastsatte mål og resultatkrav oppnås på en effektiv måte. For å sikre dette skal virksomhetene:
Reglementet
a. planlegge med både ettårig og flerårig perspektiv
b. gjennomføre fastsatte planer
c. rapportere om måloppnåelse og resultater internt og til
overordnet myndighet
Formålsparagrafen, § 1, sier at alle virksomheter skal sikre at mål og forventede resultater oppnås på en effektiv måte. § 9 sier hvordan virksomhetene skal oppnå dette.
§ 14 Intern kontroll
Alle virksomheter skal etablere systemer og rutiner som har
Reglementet
innebygd intern kontroll for å sikre at:
a. beløpsmessige rammer ikke overskrides og at forutsatte inntekter kommer inn
b. måloppnåelse og resultater står i et tilfredsstillende forhold til fastsatte mål og resultatkrav, og at eventuelle vesentlige avvik forebygges, avdekkes og korrigeres i nødvendig utstrekning
c. ressursbruken er effektiv
d. regnskap og informasjon om resultater er pålitelig og nøyaktig
e. virksomhetens verdier, herunder fast eiendom, materiell, utstyr, verdipapirer og andre økonomiske verdier, forvaltes på en forsvarlig måte
f. økonomistyringen er organisert på en forsvarlig måte og utføres i samsvar med gjeldende lover og regler
g. misligheter og økonomisk kriminalitet forebygges og avdekkes
Alle virksomheter skal jobbe systematisk for å sikre måloppnåelse og resultater. Det som er oppnådd må vurderes mot fastsatte mål og forventede resultater. Virksomheten skal sørge for at informasjonen om resultater er hensiktsmessig, pålitelig og nøyaktig.
Den interne kontrollen skal også sikre at virksomheten forebygger og avdekker avvik, og justerer ved behov.
§ 16 Evalueringer
Alle virksomheter skal sørge for at det gjennomføres evalueringer for å få informasjon om effektivitet, måloppnåelse og resultater innenfor hele eller deler av virksomhetens ansvarsområde og aktiviteter. Evalueringene skal belyse hensiktsmessighet av eksempelvis eierskap, organisering og virkemidler, herunder tilskuddsordninger. Frekvens og omfang av evalueringene skal bestemmes ut fra virksomhetens egenart, risiko og vesentlighet.
Reglementet
Å evaluere er å sammenstille data, analysere disse, og vurdere analysene.
Departementer og virksomheter skal jevnlig prioritere på hvilke områder det trengs evaluering. I prioriteringene skal evalueringenes frekvens og omfang tilpasses til virksomhetens behov og egenskaper.
Andre regulerte oppgaver og prosesser
Merk at også andre oppgaver og prosesser i virksomheten er regulert. Dette gjelder for eksempel regnskapsføring, eierstyring og tilskuddsforvaltning. Eksempler på andre regelverk er arbeidsmiljøloven, anskaffelsesregelverket og Hovedavtalen.
Tilpasse virksomhetsstyringen
Kontakt
Har du spørsmål om styring i staten, send en e-post til styring [at] dfo.no (styring[at]dfo[dot]no). Eller bestill et møte med oss i DFØ.