4.1 Avropsskjema

I vedlegg 4 og 5 finnes en mal for avropsskjema for avrop på henholdsvis rammeavtale og tilleggsavtalene for valuta. Malene er også tilgjengelige på DFØs nettsider.

4.2. Hvem som foretar avrop

Virksomhetens avrop mot banken(e) skal utformes i tråd med malene som er utarbeidet av DFØ. Det er utarbeidet ulike maler for avrop på rammeavtalene og på tilleggsavtalen for
valutakontoer. Avropet skal blant annet angi en oversikt over aktuelle kontoer og de tjenester som virksomheten skal benytte hos banken. De enkelte punktene i malene for avrop er omtalt nedenfor.

Virksomheten har ikke anledning til å avtale avvik i funksjonalitet eller priser i forhold til det som følger av de inngåtte rammeavtalene, jamfør blant annet rammeavtalens punkt 4.2.

Valg av bank og avrop på rammeavtalen med vedkommende bank(er) foretas på virksomhetsnivået. En virksomhet kan bestå av flere regnskapsførende enheter (med egne arbeidskontoer og oppgjørskontoer).

4.3. Omtale av de enkelte punktene i malene for avrop

I malene er punkter som må tilpasses av den enkelte virksomhet, markert enten med hakeparentes ([ ]) eller ved prikking (….).

Overskriften:
Følgende opplysninger tas inn her:

• virksomhetens navn
• navnet på den valgte banken

Dersom virksomheten velger å benytte flere enn en bank, skal virksomheten gjøre et eget avrop med den enkelte banken (til rammeavtalen som er inngått med de aktuelle bankene).

Punkt 1 Innledning:
Her fylles inn opplysninger om:

• virksomhetens navn
• navnet på den valgte banken

Punkt 2 Omfang:
Omtalen i vedlegg 4 på dette punktet bygger på at virksomheten skal ha tilgang til både inn- og utbetalingstjenester fra vedkommende bank. Dette vil være tilfellet for de aller fleste statlige virksomheter. Dersom virksomheten derimot velger å benytte en bank til bare å få utført enten ut- eller innbetalinger eller tjenester innenfor en enkelt tilleggsavtale, må teksten i punktet tilpasses dette.

Omtalen i vedlegg 4 bygger videre på at virksomheten skal ha tilgang til alle betalingsinstrumentene som er beskrevet i rammeavtalens vedlegg 1 om innbetalinger og vedlegg 2 om utbetalinger. Det anbefales at virksomheten ikke begrenser sin tilgang til de ulike betalingsinstrumentene for inn- og utbetalinger som er omfattet av rammeavtalen. Dersom virksomheten har klarlagt at banken kun skal benyttes for å håndtere særskilte transaksjonsformer, bør dette varsles om i henvendelsen (se punkt 3.3), men uten at det tas inn i avropet. På denne måten unngår virksomheten at det på et senere tidspunkt må gjøres endringer i avropet for å få tilgang til de tjenestene som ønskes innenfor rammeavtalen.

En virksomhet skal ikke inngå avrop med bank(er) når det ikke tas sikte på å benytte seg av bankens betalingstjenester.

Punkt 3 Kontohold:
Arbeidskonto i norske kroner
De enkelte arbeidskontoer hos banken og oppgjørskontoer i Norges Bank skal fremgå av vedlegg til avropet. I det samme vedlegget fremgår hvilke arbeidskontoer som er knyttet til den enkelte oppgjørskonto for virksomheten/regnskapsførende enhet (kontokoblingen). Se kontokoblingsskjema i vedlegg 4 mal for avrop. Ved opprettelse av nye arbeidskontoer skal både banken og virksomheten sende signert kontokoblingsskjema til Norges Bank (jamfør punkt 6.2).

Avropet kan ferdigstilles og signeres uten at vedlegget om kontohold og kontokobling ferdigstilles samtidig.

Valutakonto
Innestående beløp på valutakontoer skal ikke overføres til Norges Bank. Valutakontoene kobles derfor ikke til oppgjørskontoer i Norges Bank. Vedlegget for kontohold for valutakontoer viser kun kontonumrene og kontobetegnelsene for arbeidskontoer i valuta (jamfør vedlegg 5). Virksomheten kan benytte felleskonto for inntekter og utgifter i forbindelse med arbeidskonto i valuta, eller egne separate kontoer for inntekter og for utgifter.

Punkt 4 Fakturaadresse:
I punkt 4 i malen oppgis navn på den eller de enhet(er) som banken skal sende sine fakturaer til (med adresse(r)). Flere fakturaadresser kan være aktuelt dersom virksomheten har flere regnskapsførende enheter. Banken skal sende elektronisk faktura til virksomheten på elektronisk handelsformat (EHF) fastsatt av Kommunal- og distriktsdepartementet.

Punkt 5 Kontaktenhet hos virksomheten:
I avropet tas det inn navn, adresse og e-postadresse på den enheten hos virksomheten som har et overordnet ansvar for oppfølgingen av avropet på rammeavtale med banken og for det videre avtalemessige forholdet. Banken skal kunne henvende seg til denne enheten ved spørsmål vedrørende avropet og leveransene av betalings- og kontoholdstjenester til virksomheten.

Det er viktig at virksomheten fyller inn telefonnummer og/eller e-postadresse til en eller flere kontaktpersoner. Virksomheten kan eventuelt også oppi telefonnummer til sentralbordet, men det er ikke tilstrekkelig å opplyse om dette alene.

Informasjon som banken i henhold til avtaleverket skal sende virksomheten ved blant annet driftsavvik (jamfør rammeavtalens punkt 9), skal sendes til den kontaktenheten driftsavviket berører. Dersom virksomheten består av flere regnskapsførende enheter, sendes informasjonen til de enheter driftsavviket berører (jamfør adresser under punkt 5 i malene for avrop i vedlegg 4 og 5). Dette gjelder med mindre andre adressater er avtalt mellom virksomheten og banken.

Punkt 6 Virkningstidspunkt:
Alle virksomheter skal velge bank etter gjennomført minikonkurranse på grunnlag av rammeavtaler inngått 10. mai 2022. Samtlige statlige virksomheter må være over på nye rammeavtaler innen 1. desember 2022.

En virksomhet som ønsker å gjøre avrop mot samme bank som ved tidligere rammeavtale, må også sende skjemaet, siden nye avrop gjelder for de nye rammeavtalene. Virksomheter som velger samme bankforbindelse som tidligere, må fylle ut punkt 6.2 i malen for avrop.

Virksomheter som foretar avrop mot ny bank (bytter bank), skal skrive inn dato for planlagt oppstart i avropet. For kontohold med ny bank og virksomhetens varsling av ny kontokobling til Norges Bank, vises det til omtale i denne veilederens punkt 6 om opprettelse og avvikling av arbeidskontoer og krav til kontokobling, og avsnitt nedenfor om utfylling av kontokoblingsskjema. Punkt 6.2 i malen utgår for virksomheter som bytter bank.

Signering av avrop:
Navn på egen virksomhet og banken settes inn i malen. Avropet må signeres av en person i virksomheten med de nødvendige fullmakter, og som står oppført som daglig leder i Enhetsregisteret. Dato for signering fylles inn.

Banken skal bekrefte at avropet er mottatt.

Fylle ut kontokoblingsskjema i vedlegg 4:
Virksomheten skal fylle ut kontokoblingsskjema 1 eller 2 i vedlegg 4 mal for avrop på rammeavtale med vedlegg. Av tabellen skal kontokoblingen mellom den enkelte arbeidskonto og oppgjørskonto fremgå. Hver linje i tabellen vil således inneholde en arbeidskonto og den oppgjørskonto denne arbeidskontoen er knyttet til. Flere arbeidskontoer kan være knyttet til samme oppgjørskonto. I så fall vil samme oppgjørskontonummer fremgå i flere linjer i tabellen.

Virksomheter som gjør avrop hos en ny bank eller av andre grunner ønsker å opprette eller avvikle arbeidskontoer, skal fylle ut og signere kontokoblingsskjema 1 i vedlegg 4. Virksomheten skal følge rutinene for registrering av kontokoblinger omtalt i punkt 6.2.

Virksomheter som gjør avrop hos samme bank som ved tidligere rammeavtale datert 5. juni 2018, og som skal videreføre eksisterende kontokoblinger, skal fylle ut og signere kontokoblingsskjema 2 i vedlegg 4. Skjemaet skal følge som vedlegg til avropet ved oversendelse til banken. Skjemaet skal ikke sendes Norges Bank.

Ved opprettelse av nye kontokoblinger, kan kontokoblingsskjema 1 ferdigstilles og signeres på et senere tidspunkt enn signering av avropet. Dersom virksomheten bytter bank eller oppretter nye arbeidskontoer, skal både banken og virksomheten sende signert kontokoblingsskjema til Norges Bank om ny kontokobling og dato for når den skal iverksettes (jamfør punkt 6.2). Samtidig skal Norges Bank varsles om kontokoblinger som utgår for den aktuelle virksomheten.

4.4. Oppfølging av avropet på rammeavtale

Etter at avropet er ferdigstilt og signert fra virksomhetens side, sendes det til banken. Avropet skal følge som vedlegg til oversendelsesbrevet. Brevet kan sendes elektronisk til den enheten hos banken som er oppgitt som kontaktpunkt/kundeansvarlig, jamfør oversikten i punkt 1.4.

I oversendelsesbrevet bør virksomheten oppgi blant annet person(er) med telefonnummer/e-postadresse som banken kan kontakte om oppfølgingen av avropet.

Banken bekrefter både selve avropet og vedlegget til avropet om kontohold og kontokobling.
Avropet og vedlegget til avropet signeres i to eksemplarer og partene beholder hvert sitt.

4.5. Endringer av et foretatt avrop

Dersom det skjer endringer i de arbeids- og/eller oppgjørskontoer som er inntatt i vedlegget til virksomhetens avrop (kontokoblingsskjema) tas dette inn i et nytt, opprettet kontokoblingsskjema. Det nye skjemaet signeres på tilsvarende måte som det opprinnelige vedlegget til avropet. Det må fremgå av det nye vedlegget hvilket vedlegg som erstattes med dette, og hvilken dato det nye vedlegget skal gjelde fra.

Ved endringer i kontoholdet skal rutinene omtalt i denne veilederens punkt 4 om opprettelse og avvikling av arbeidskontoer og krav til kontokoblinger, følges.

Hvis det derimot skulle oppstå behov for å endre bankforbindelse, skal virksomheten gjennomføre ny minikonkurranse.