Tilpasset styring: Produksjonsbedriften

Slik bruker du eksemplene

Eksempelvirksomhetene er ment som inspirasjon, og er ikke en komplett oversikt over alle krav eller hensyn i styringen. De fleste virksomhetene i staten har likhetstrekk med flere av eksempelvirksomhetene. Plukk de rådene som passer dere best på tvers av eksemplene og gjør egne vurderinger.

Anbefalingene tar utgangspunkt i kravene i økonomiregelverket i staten. Det kan være egne krav til styringen i din virksomhet, for eksempel gjennom instruksen eller fra andre myndigheter. Dette må dere ta høyde for i tilpasningen av styringen.

1. La mål og prosedyrer utfylle hverandre

De som driver med produksjon, for eksempel tilsyn, tjenesteyting eller saksbehandling av tilskudd, har ulikt handlingsrom. Noen enheter utfører oppgaver på en måte som er bestemt av andre, for eksempel et overordnet direktorat eller en annen enhet. Andre har større handlingsrom til å bestemme dette selv.

• Tilpass styringen etter hvilket handlingsrom de ulike enhetene har til å bestemme hvordan oppgavene skal løses.
• Vær forsiktig med å lage mål for å styre enheter som er rent operative, da kan målene lett bli uklare. Bruk heller prosedyrer og handlingsplaner som beskriver hvordan oppgavene skal løses, eventuelt konkrete måltall for produksjonen der det er hensiktsmessig.
• Bruk gjerne mål for å endre retning, men gjør målene konkrete nok til at de kan brukes til prioritering.

Eksempel på prosedyre

En prosedyre er et dokument som beskriver hvordan en prosess eller oppgave skal utføres. Virksomheter har ulike navn på slike dokumenter, og noen bruker navn for å skille mellom nivåer i dokumenthierarkiet.  

Slike dokumenter setter både retning for oppgaveløsningen (Slik gjør vi det hos oss), og gir et grunnlag for internkontroll (Blir ting gjort på rett måte?).

En prosedyre kan inneholde:

• Hvem som har besluttet den og når
• Formål/hensikt
• Hvem den gjelder for
• Henvisning til relevant regelverk eller lignende
• Beskrivelse av roller og ansvar
• Beskrivelse av fremgangsmåte
• Revisjonshistorikk og versjonshåndtering

Ønsker du å dele et praktisk eksempel som andre kan se? Send oss en epost! styring@dfo.no

2. Legg vekt på effektivitet og oppetid i planlegging og oppfølging

Små justeringer av arbeidsmåten kan ha store konsekvenser for ressursbruken. Samtidig kan mange av tjenestene ha avhengigheter som gjør tjenesteleveransene sårbare. Da blir det viktig å ha kontroll på både effektivitet og oppetid.

• Bruk nøkkeltall, data og statistikk for å vurdere kvalitet og effektivitet på tjenesteproduksjonen. Sammenlign gjerne internt i virksomheten, eller mot andre som har like oppgaver.
• Følg systematisk opp ressursbehov og ressurstilgang. Det gjelder både kompetanse, arbeidskraft, infrastruktur, produksjonsmidler, IT-ressurser og penger.
• Bruk planprosessen for å kartlegge behov for blant annet ny teknologi og investeringer.
• Husk at det kan være nyttig å bruke prosessmetodikk for å planlegge, gjennomføre og forbedre arbeidsprosesser. LEAN og Agile er eksempler på slike.
• Bruk risikostyringen for som støtte til å opprettholde nødvendig og kritisk produksjon.

Eksempel på bruk av data

• Periodisert regnskap etter SRS i etatsstyringen | DFØ
• 5 steg på veien til god styringsinformasjon | DFØ

Eksempel på risikovurdering

I en produksjonstung virksomhet, kan det være lurt å knytte kartleggingen av risiko tett til den operative tjenesteytingen – det vil si om tjenestene leveres som de skal, og med den kvaliteten og sikkerheten som er nødvendig.

I dette arbeidet er det lurt å kartlegge hvilke tjenester som er mest kritiske. Også forhold som informasjonssikkerhet og HMS er naturlig å knytte til risikovurderingene i operativ virksomhet.

I rapporteringen av risiko til nivået over, er det likevel lurt å filtrere og sortere informasjonen slik at den viktigste informasjonen blir løftet. Dette kan gjøres relativt enkelt, for eksempel i en tabell som inneholder: 

• Beskrivelse av risikoen 
• Beskrivelse av konsekvenser 
• Sannsynlighet og konsekvens (f.eks. på en skala 1–5) 
• Risikoreduserende tiltak med ansvarlige 

Følg med på utviklingen i risikobildet over tid for å se om tiltakene er dekkende eller bør justeres. I dette ligger det også å vurdere om risikoen er tilstrekkelig redusert til å avslutte tiltak. Ønsker du å dele et praktisk eksempel som andre kan se? Send oss en epost! styring@dfo.no

3. Ha kontroll på utviklingen i omgivelsene

Etterspørselen etter virksomhetens tjenester påvirkes av endringer i omgivelsene. Disse kan være plutselige og uforutsigbare, for eksempel når plutselig prisstigning fører til at flere trenger sosiale tjenester fordi de får dårligere råd. Endringene kan også være mer forutsigbare, som når det ventes at en større del av befolkningen blir eldre og trenger helsetjenester.

• Bruk perspektivarbeid og analyser for å se hvordan samfunns- og befolkningsutviklingen vil treffe virksomheten i det langsiktige perspektivet.
• Bruk risikovurderinger for å håndtere usikkerhet i planleggingen og for å avdekke plutselige endringer.
• Del innsikten om endringer i omgivelsene med departementet, og inviter til faglig dialog om hva dette innebærer for virksomheten og sektoren.  

4. Jobb for å sikre gode rammebetingelser for produksjonen

Erfaringene fra førstelinjen som har brukerkontakt har stor verdi for de som har som skal innrette og utvikle tjenestene. Det gjelder uansett om ansvaret ligger i samme virksomhet eller ikke. Denne kunnskapen kan enten gjelde innretningen på tjenestene, altså hvordan de kan gi bedre effekt, eller selve oppgaveutførelsen.

• Snakk med andre relevante aktører om hvordan læringen fra førstelinjen kan komme til nytte.
• Husk at ulike deler av virksomheten lærer ulike ting. Ulike enheter kan ha ansvaret for direktekontakt med brukerne, brukerundersøkelser og evalueringer.  
• Bruk kunnskapen for å påvirke rammebetingelsene for produksjonen. Endret arbeidsdeling eller endringer i regelverk kan åpne for å øke effektiviteten.
• Et kvalitetsstyringssystem, med rutiner for innmelding og oppfølging av avvik, kan gi et godt grunnlag for læring og forbedring i tjenesteytingen.  

Eksempel på kvalitetsstyringssystem

Et kvalitetsstyringssystem beskriver hvordan en virksomhet skal løse ulike oppgaver, f.eks. krav til saksbehandling. Systemet brukes for å sikre kvalitet, kostnadseffektivitet og etterlevelse av lover og regler. Det brukes også for å sikre læring og kontinuerlig forbedring.

Et kvalitetsstyringssystem inneholder gjerne:

• Retningslinjer, prosedyrer og prosesser som beskriver hvordan spesifikke oppgaver skal utføres.
• Avviks- eller forbedringsmeldinger som brukes når prosedyrene ikke har blitt fulgt, eller når ansatte har forslag til forbedringer. Når slike meldinger følges opp systematisk, gir det et grunnlag for å lære av feil og forbedre prosessene.

Ønsker du å dele et praktisk eksempel som andre kan se? Send oss en epost! styring@dfo.no

Hvilken virksomhetsstyring trenger dere?

Gå tilbake til forsiden