Tilpasset styring: Nøtteknekkeren

Slik bruker du eksemplene

Eksempelvirksomhetene er ment som inspirasjon, og er ikke en komplett oversikt over alle krav eller hensyn i styringen. De fleste virksomhetene i staten har likhetstrekk med flere av eksempelvirksomhetene. Plukk de rådene som passer dere best på tvers av eksemplene og gjør egne vurderinger.

Anbefalingene tar utgangspunkt i kravene i økonomiregelverket i staten. Det kan være egne krav til styringen i din virksomhet, for eksempel gjennom instruksen eller fra andre myndigheter. Dette må dere ta høyde for i tilpasningen av styringen.

1. Sett mål som fremmer utprøving og samarbeid

En virksomhet med et komplekst samfunnsoppdrag må gjerne ta i bruk nye virkemidler uten så mange erfaringer å basere seg på. En åpen tilnærming med utprøving og samarbeid kan hjelpe med å finne effektive tiltak og arbeidsmåter. Mål og andre føringer kan både hemme og fremme utprøving og samarbeid.

• Målene bør stykkes opp i håndterlige biter for å gi et grunnlag for utprøving. For store mål gjør det vanskelig å vite hvor det er prioritert å starte.
• Snakk om hvordan målene oppfattes. Hemmer eller fremmer de utprøving og samarbeid?
• Prøv å lage mål som tar utgangspunkt i felles brukere når dere skal samarbeide. Da får samarbeidet drahjelp.
• Juster mål og disponeringsskriv når dere ser at det trengs.
• Ha dialog med departementet dersom målene eller føringene i tildelingsbrevet begrenser mulighetene for samarbeid eller utprøving.

Mer om å styre, organisere og samarbeide om sammenhengende tjenester (Digdir)

Eksempel på disponeringsskriv

Et disponeringsskriv er et årlig dokument som brukes for å stille midler til disposisjon for ledere internt i en virksomhet. Det er et krav i § 7 i økonomiregelverket at slik delegering skal skje skriftlig. Virksomheter kan ha andre navn på slike dokumenter, for eksempel «resultatavtale».

Et disponeringsskriv kan inneholde:

• Beskrivelse av utfordringsbilde
• Henvisning til relevante strategier og planer
• Prioriteringer, mål eller andre føringer
• Krav til rapportering
• Økonomiske rammer
• Delegering av myndighet og avklaring av ansvarsområde, dersom dette ikke er dekt av andre dokumenter

Ønsker du å dele et praktisk eksempel som andre kan se? Send oss en epost! styring@dfo.no

2. Del opp leveranser og ha klare beslutningspunkter

Å gi handlingsrom til utprøving er noe annet enn å gi frislipp eller å la være å planlegge. Det trengs klare beslutningspunkter og kontroll på ressursene som settes av til ulike formål. 

• Del opp leveransene i mindre biter og ha klare beslutningspunkter underveis. Det reduserer risikoen for å velge feil tiltak når løsningene er ukjente, og lar dere samle kunnskap underveis.
• Definer handlingsrommet til de som skal utvikle leveransene. Da får de trygghet til å utforske.
• Sett budsjettrammer slik at den som er ansvarlig kan skalere innsatsen etter tilgjengelige ressurser.
• Ha en virksomhetsstrategi eller overordna langsiktig plan som viser helhet og overordna prioriteringer på lang sikt. Sørg for at de kortsiktige delleveransene henges opp i strategien.
• Sett ressurstilgang, ressursbehov og samarbeidsbehov på agendaen i planleggingen på mellomlang sikt (f.eks. 1-3 år).
• Husk at planleggingsprosessene kan synliggjøre samordningsbehov og hindringer i rammebetingelsene. Skap takhøyde for å utfordre nivåene oppover i virksomheten.

Eksempel på virksomhetsstrategi

Virksomhetsstrategi i staten er en framgangsmåte for å nå virksomhetens overordnede mål. Prosessen med å lage en virksomhetsstrategi har en verdi i seg selv og kan bidra til:

• Felles forståelse og retning av virksomhetens mål, utfordringer og prioriteringer
• Kulturbygging, fellesskapsfølelse og motivasjon
• Økt omstillingsevne

Mer om virksomhetsstrategi i staten og se eksempler på ulike strategier.
Virksomhetsstrategi i staten | DFØ

Eksempel på virksomhetsplan

Mange av virksomhetene i staten utarbeider årlig en virksomhetsplan som beskriver de overordnede planene virksomheten har og hvordan ressursene skal fordeles.
Noen virksomheter har et flerårig perspektiv i slike planer, men med størst vekt på første år. På den måten håndterer de kravet om flerårig og ettårig planlegging (§ 9 i økonomireglementet) i ett dokument.

En slik plan kan inneholde:

• Utfordringsbilde for planperioden
• Samfunnsoppdrag og overordna mål
• Prioriteringer på et passende nivå (kan være overordna nivå eller på tiltaksnivå)
• Økonomiske rammer for første år (faktisk fordeling)
• Forventet utvikling i økonomiske rammer
• Risiko knyttet til gjennomføring av planen

På noen områder er det hensiktsmessig at neste ledernivå har stort handlingsrom til å planlegge selv. Da bør virksomhetsplanen holdes på et overordna nivå, og rette arbeidet mot overordna og felles prioriteringer fremfor for mange enkelttiltak. På andre områder kan det være nødvendig å styre på enkelttiltak. Det er rom for begge deler i en virksomhetsplan, men det er lurt med god dialog for å sikre en felles forståelse av ulikhetene.

Ønsker du å dele et praktisk eksempel som andre kan se? Send oss en epost! styring@dfo.no

3. Utvikle og bruk kunnskap underveis

En utprøvende fremgangsmåte legger opp til å avdekke, hente ut og observere effekter underveis i arbeidet. Effektene som hentes ut underveis, brukes som en del av beslutningsgrunnlaget for hva som skal skje videre. Husk at en utforskende fremgangsmåte i praksis betyr at å være forberedt på å avslutte eller legge ned initiativ som gir for svake resultater.

• Husk at mangel på kunnskap kan være et grunnlag for å sette i gang utprøving i liten skala.
• Ha faste sjekkpunkter for å gå gjennom resultatene av initiativene som er satt i gang. Sørg for å dokumentere sjekkpunktene som en del av internkontrollsystemet.
• Ha dialog om rapportering underveis for å finne ut hva det er viktig å vektlegge.
• Få fram behov for samarbeid, regelverksendringer og ressurser i dialog og rapportering.
• Bruk rapporteringen til å vise hvordan tiltakene passer inn i det store bildet, framfor å bare vise hvordan det går med enkelttiltak og enkeltleveranser. Gode mål gir et godt grunnlag for slike vurderinger.

Husk at utredningsinstruksen krever utredning av statlige tiltak. I Veileder til utredningsinstruksen kan du lese mer om at det er et stort handlingsrom for å vurdere hvilke metoder som er best egnet, herunder bruk av utforskende eller eksperimentelle metoder.

I tillegg til kunnskap og læring om virkningene av tiltakene, er det nyttig med kunnskap om hvordan arbeidsmåtene virker.   

• Ha hyppige møter for å se tilbake på det som er gjort. Det bør skje på ulike nivå, og hyppigst tett på selve gjennomføringen.
• Del resultater og erfaringer internt og eksternt, snakk om feil og ugunstige veivalg.
• Ta tak i det hvis det oppstår kulturkollisjon. Ansatte og ledere har ulike holdninger til utforsking og utprøving. Det krever en ledelse som følger med og følger opp.

Eksempel på møte for å se tilbake på prosessen

Se tilbake på det som er gjort for å lære av både det som gikk bra og det som gikk dårlig. Det kan gjøres i egne møter på ulike nivå i virksomheten. Disse kan handle om:

• Arbeidsmåten, f.eks. teamutvikling, roller og ansvar, og avklaringsbehov
• Det som er utviklet f.eks. effekter for brukere og samfunn, kostnader og videre utviklingsbehov
• Hvordan tiltakene virker sammen med andre tiltak, både virksomhetens egne tiltak og tiltak fra andre virksomheter

Det er lurt å ha et fast oppsett for slike møter, med noen faste punkter som skal skrives ned og formidles videre. Da legges det bedre til rette for læring på tvers av organisatoriske enheter.

Ønsker du å dele et praktisk eksempel som andre kan se? Send oss en epost! styring@dfo.no

4. Husk at ikke alt trenger utprøving

Det ville vært bortkastet tid å drive utprøving på alle områder. På noen områder finnes det erfaringer, og på noen områder er det andre krav og bestemte hensyn som gjelder.  

• Husk å sikre den ordinære driften, og at det krever planlegging og forutsigbarhet.
• Bruk gjerne et kvalitetsstyringssystem, med rutiner for innmelding og oppfølging av avvik, for å ha kontroll på det som er kjent og regulert. Da reduseres usikkerhet for etterlevelse av rutiner og regelverk.
• Unngå at det komplekse «smitte over» på det som er enkelt eller komplisert – tilpass styringen til oppgavenes kompleksitet.

Eksempel på kvalitetsstyringssystem

Et kvalitetsstyringssystem beskriver hvordan en virksomhet skal løse oppgaver. Det kan for eksempel beskrive krav til saksbehandling. Systemet brukes for å sikre kvalitet, kostnadseffektivitet og etterlevelse av lover og regler.

Det brukes også for å sikre læring og kontinuerlig forbedring. I en stor virksomhet kan dette hjelpe å sikre oversikt og sporbarhet, og det kan vise grenseflater mellom ulike deler av virksomheten. 

Et kvalitetsstyringssystem inneholder gjerne: 

• Retningslinjer, prosedyrer og prosesser som beskriver hvordan spesifikke oppgaver skal utføres.  
• Avviks- eller forbedringsmeldinger som brukes når prosedyrene ikke har blitt fulgt, eller når ansatte har forslag til forbedringer. Når slike meldinger følges opp systematisk, gir det et grunnlag for å lære av feil og forbedre prosessene. 

Ønsker du å dele et praktisk eksempel som andre kan se? Send oss en epost! styring@dfo.no

Hvilken virksomhetsstyring trenger dere?

Gå tilbake til hovedsiden