Tilpasset styring: Den regelstyrte

Slik bruker du eksemplene

Eksempelvirksomhetene er ment som inspirasjon, og er ikke en komplett oversikt over alle krav eller hensyn i styringen. De fleste virksomhetene i staten har likhetstrekk med flere av eksempelvirksomhetene. Plukk de rådene som passer dere best på tvers av eksemplene og gjør egne vurderinger.

Anbefalingene tar utgangspunkt i kravene i økonomiregelverket i staten. Det kan være egne krav til styringen i din virksomhet, for eksempel gjennom instruksen eller fra andre myndigheter. Dette må dere ta høyde for i tilpasningen av styringen.

1. Unngå å sette mål for det som allerede er regulert

For regelstyrte oppgaver, er det primært lovene og reglene som setter retningen for det som skal gjøres. Tenk over hvilken funksjon eventuelle mål skal ha, slik at de ikke oppleves som rituelle og overflødige.

• Unngå å sette interne mål for det som allerede er regulert.
• Sett interne mål for å bygge kultur, synliggjøre ambisjoner eller legge vekt på hvordan det skal jobbes. For eksempel økt digitalisering, brukerinvolvering, redusert saksbehandlingstid.
• Bruk disponeringsskrivene til å beskrive viktige oppgaver og tiltak som faller mellom mål og regulering. For eksempel digitaliseringstiltak, informasjonskampanjer eller krav til saksbehandlingen.  

Eksempel på disponeringsskriv

Et disponeringsskriv er et årlig dokument som brukes for å stille midler til disposisjon for ledere internt i en virksomhet. Det er et krav i § 7 i økonomiregelverket at slik delegering skal skje skriftlig. Virksomheter kan ha andre navn på slike dokumenter, for eksempel «resultatavtale».

Et disponeringsskriv kan inneholde:

• Beskrivelse av utfordringsbilde
• Henvisning til relevante strategier og planer
• Prioriteringer, mål eller andre føringer
• Krav til rapportering
• Økonomiske rammer
• Delegering av myndighet og avklaring av ansvarsområde, dersom dette ikke dekkes av andre dokumenter

Ønsker du å dele et praktisk eksempel som andre kan se? Send oss en epost! styring@dfo.no

2. Ha kontroll på utviklingen i omgivelsene

Omfanget av tjenester og saksbehandling kan utvikle seg uten at virksomheten har så stor mulighet til å påvirke det. For eksempel dersom virksomheten skal innfri lovregulerte rettigheter til en bestemt gruppe av befolkningen som er voksende.

• Bruk perspektivarbeid og analyser for å se hvordan samfunns- og befolkningsutviklingen vil treffe virksomheten i det langsiktige perspektivet.
• Bruk risikovurderinger for å håndtere usikkerhet i planleggingen. For eksempel mulige endringer i regulering nasjonalt eller gjennom EU/EØS.
• Del innsikten om endringer i omgivelsene med departementet, og inviter til faglig dialog om hva dette innebærer for virksomheten og sektoren.

EU og EØS har stor betydning for mange regelstyrte virksomheter. Denne veiledningen om EØS i etatsstyringen kan ha overføringsverdi til virksomhetsstyring: EØS-arbeid i etatsstyringen.

3. Sørg for at arbeidsprosessene er effektive og følger reglene

Den regelstyrte må åpenbart følge med på etterlevelsen av lover og regler. Det er også viktig å følge opp effektiviteten i oppgaveløsningen, som om saksbehandlingen er effektiv. Ofte kan det hjelpe å legge disse to hensynene rett inn i arbeidsprosessene.

• Ha rutiner og prosedyrer som beskriver hvordan regelverket skal ivaretas i saksbehandlingen.
• Bruk risikovurderinger for å avgjøre hvor det er behov for økt kontroll.
• Samle inn og bruk informasjon om ressursbruk. Følg med på informasjonen over tid, men juster for utvikling i oppgavemengde og endringer i regelverk.
• Legg vekt på potensialet for mer effektive arbeidsmåter i planleggingen. Se om det er potensial for mer samarbeid eller endret arbeidsdeling. 

Eksempel på innebygde kontroller i førstelinje

• Fagsystemer som har innebygde kontrollmekanismer, for eksempel at visse kriterier må være oppfylt. 
• Arbeidsdeling og sidemannkontroll.
• Rutinebeskrivelser og prosedyrer som beskriver hvordan oppgavene skal utføres på en måte som ivaretar regelverkene.  
• Opplæring av ansatte i hvordan oppgaver skal utføres. 

4. Bruk kunnskapen fra førstelinje til å utvikle regelverket

Kunnskap fra førstelinjen er en ressurs som kan ha stor verdi for den som er ansvarlig for å forvalte regelverket. Hvordan denne kunnskapen brukes avhenger blant annet av ansvarsdelingen. Ansvaret for å forvalte et regelverk og drive saksbehandling i tråd med regelverket kan være delt mellom flere virksomheter, mellom departement og virksomhet eller mellom et direktorat og en underliggende virksomhet.

• Ha dialog om hvordan dere kan dra nytte av læringen dere får fra førstelinja i forvaltning av regelverket.
• Se evalueringer i sammenheng mellom arbeidet i førstelinja og regelverksforvaltning der det er hensiktsmessig.
• Et kvalitetsstyringssystem, med rutiner for innmelding og oppfølging av avvik, kan gi et godt grunnlag for læring og forbedring i saksbehandlingen.

Eksempel på kvalitetsstyringssystem

Et kvalitetsstyringssystem beskriver hvordan en virksomhet skal løse ulike oppgaver, f.eks. krav til saksbehandling. Systemet brukes for å sikre kvalitet, kostnadseffektivitet og etterlevelse av lover og regler. Det brukes også for å sikre læring og kontinuerlig forbedring.

Et kvalitetsstyringssystem inneholder gjerne:

• Retningslinjer, prosedyrer og prosesser som beskriver hvordan spesifikke oppgaver skal utføres.
• Avviks- eller forbedringsmeldinger som brukes når prosedyrene ikke har blitt fulgt, eller når ansatte har forslag til forbedringer. Når slike meldinger følges opp systematisk, gir det et grunnlag for å lære av feil og forbedre prosessene.

Ønsker du å dele et praktisk eksempel som andre kan se? Send oss en epost! styring@dfo.no

Hvilken virksomhetsstyring trenger dere?

Gå tilbake til forsiden