«Den oversiktlige» er liten nok til at ledelsen har oversikt over det som skjer i drift og utvikling. Virksomheten har én tydelig kjerneoppgave, og ledergruppa har tett dialog om hvordan denne oppgaven skal løses. Her får du noen tips til hva som er lurt å tenke på i styringen av denne virksomheten.
Tips!
- Hold målhierarkiet enkelt
- Ha en flerårig plan som rulleres årlig
- Utnytt oversiktligheten til å forenkle rapporteringen
Slik bruker du eksemplene
Eksempelvirksomhetene er ment som inspirasjon, og er ikke en komplett oversikt over alle krav eller hensyn i styringen. De fleste virksomhetene i staten har likhetstrekk med flere av eksempelvirksomhetene. Plukk de rådene som passer dere best på tvers av eksemplene og gjør egne vurderinger.
Anbefalingene tar utgangspunkt i kravene i økonomiregelverket i staten. Det kan være egne krav til styringen i din virksomhet, for eksempel gjennom instruksen eller fra andre myndigheter. Dette må dere ta høyde for i tilpasningen av styringen.
1. Hold målhierarkiet enkelt
En oversiktlig virksomhet har sjelden behov for et omfattende målhierarki. Planer og prosedyrer kan brukes for å gi retning internt i virksomheten, for eksempel i oppgaveløsning og prioritering.
- Dersom målene i tildelingsbrevet er dekkende, kan disse videreføres internt. Da slipper dere å lage flere nivåer av mål.
- Inviter til dialog med departementet om målene.
- Synliggjør prioriteringer gjennom at ledelsen vedtar plandokumenter.
- Lag operative prosedyrer på relevante områder, som saksbehandling.
- Lag enkle disponeringsskriv som viser til etablerte mål, planer og prosedyrer
Eksempel på prosedyre
En prosedyre er et dokument som beskriver hvordan en prosess eller oppgave skal utføres. Virksomheter har ulike navn på slike dokumenter, og noen bruker navn for å skille mellom nivåer i dokumenthierarkiet.
Slike dokumenter setter både retning for oppgaveløsningen (slik gjør vi det hos oss), og gir et grunnlag for internkontroll (blir ting gjort på rett måte?).
En prosedyre kan inneholde:
- Hvem som har besluttet den og når
- Formål/hensikt
- Hvem den gjelder for
- Henvisning til relevant regelverk eller lignende
- Beskrivelse av roller og ansvar
- Beskrivelse av fremgangsmåte
- Revisjonshistorikk og versjonshåndtering
Ønsker du å dele et praktisk eksempel som andre kan se? Send oss en epost! styring@dfo.no
Eksempel på disponeringsskriv
Et disponeringsskriv er et årlig dokument som brukes for å stille midler til disposisjon for ledere internt i en virksomhet. Det er et krav i § 7 i økonomiregelverket at slik delegering skal skje skriftlig. Virksomheter kan ha andre navn på slike dokumenter, for eksempel «resultatavtale».
Et disponeringsskriv kan inneholde:
- Beskrivelse av utfordringsbilde
- Henvisning til relevante strategier og planer
- Prioriteringer, mål eller andre føringer
- Krav til rapportering
- Økonomiske rammer
- Delegering av myndighet og avklaring av ansvarsområde, dersom dette ikke er dekt av andre dokumenter
Ønsker du å dele et praktisk eksempel som andre kan se? Send oss en epost! styring@dfo.no
2. Ha en flerårig plan som rulleres årlig
Det er krav om at alle virksomheter skal planlegge med ettårig og flerårig perspektiv (§ 9 i økonomiregelverket). En oversiktlig virksomhet kan likevel klare seg med noen få og enkle plandokumenter eller planprosesser.
- Ha en flerårig plan (3-5 år) som rulleres årlig, fremfor å ha flere plandokumenter. Vektlegg det første året i planen.
- Bruk en virksomhetsstrategi som drahjelp hvis det er behov for å synliggjøre en bestemt dreining.
- Bruk operative handlingsplaner der det er nødvendig, for eksempel i prosjekter og for å følge opp medarbeiderundersøkelser.
Eksempel på virksomhetsstrategi
Virksomhetsstrategi i staten er en framgangsmåte for å nå virksomhetens overordnede mål. Prosessen med å lage en virksomhetsstrategi har en verdi i seg selv og kan bidra til:
- Felles forståelse og retning av virksomhetens mål, utfordringer og prioriteringer
- Kulturbygging, fellesskapsfølelse og motivasjon
- Økt omstillingsevne
Mer om virksomhetsstrategi i staten og eksempler på ulike strategier
Eksempel på flerårig plan
Mange av virksomhetene i staten utarbeider årlig en virksomhetsplan som beskriver de virksomhetens overordnede planer og ressursfordeling.
Noen virksomheter har et flerårig perspektiv i slike planer, men med størst vekt på første år. Disse virksomhetene rullerer planen årlig, og ser flere tidsperspektiver under ett. På den måten oppfyller de i ett dokument kravet om flerårig og ettårig planlegging.
En slik plan kan inneholde:
- Utfordringsbilde for planperioden
- Samfunnsoppdrag og overordna mål
- Prioriteringer på et passende nivå (kan være overordna eller på tiltaksnivå)
- Økonomiske rammer for første år (faktisk fordeling)
- Forventet utvikling i økonomiske rammer
- Risiko knyttet til gjennomføring av planen
Ønsker du å dele et praktisk eksempel som andre kan se? Send oss en epost! styring@dfo.no
3. Utnytt oversiktligheten til å forenkle rapporteringen
Siden det er kort vei mellom ansatte og ledelsen ligger det godt til rette for informasjonsdeling og læringskultur. Så lenge virksomheten mener ledermøter og annen dialog er dekkende, trengs det neppe omfattende rapporteringsrutiner. Det er likevel et krav i økonomiregelverket (bl.a. § 9) om å dokumentere resultatene og oppfølgingen.
- Snakk om resultater og risiko i ledermøtene, og sørg for at det referatføres som dokumentasjon på internkontrollen.
- Bruk enkel skriftlig rapportering, for eksempel avviksrapportering, som støtte til diskusjonen i ledermøtene. Oppmerksomheten bør rettes mot det som oppleves viktigst og det som har størst risiko.
- Ha uformelle arena for å dele kunnskap, erfaringer og faglig utvikling.
Eksempel på avviksrapportering
Avviksrapportering kan handle om resultater, etterlevelse av lover og regler eller økonomiske rammer.
Det er mange måter å lage avviksrapporter på, og et eksempel er å inkludere:
- Planlagt status
- Avvik i forhold til planlagt status
- Tiltak for å justere kurs eller justere planene
- Risiko for ytterligere avvik
Ønsker du å dele et praktisk eksempel som andre kan se? Send oss en epost! styring@dfo.no
Eksempel på risikovurdering
En liten virksomhet kan gjerne ha prosesser for risikostyring uten mange innspillsrunder, dokumenter eller maler. Ofte kan ledelsen komme langt med å ha risiko som et fast tema i ledermøter, gjerne med en enkel oversikt over risiko og tiltak.
En slik oversikt kan være en enkel tabell som inneholder:
- Beskrivelse av de største risikoene
- Beskrivelse av konsekvenser
- Sannsynlighet og konsekvens (f.eks. på en skala fra 1–5 eller 1–3)
- Risikoreduserende tiltak med ansvarlige
En måte å finne nivået på sannsynlighet og konsekvens på, er å la lederne stemme på risikoene i et møte. Deretter kan de diskutere resultatet av avstemmingen og finne et akseptabelt nivå sammen. På den måten får dere diskutert ledernes perspektiver og risikoaksept.
Ønsker du å dele et praktisk eksempel som andre kan se? Send oss en epost! styring@dfo.no
Gå tilbake til forsiden