Ved deling og sammenslåing av virksomheter må rammene for virksomheten som opphører fastsettes i tildelingsbrev og i instruks for virksomheten på samme måte som ved oppstart av helt ny virksomhet.
I tillegg må tilhørende endringer i rammene for de virksomhetene som opphører i sin daværende form, også formaliseres i respektive instrukser og tildelingsbrev.
Behovet for å fastsette detaljerte krav til opphørsperioden, altså gjennomføringen av endringene i forbindelse med slike omorganiseringer, vil variere. Det er uansett hensiktsmessig å fastsette endrede forutsetninger i bevilgningene og/eller kravene til den ordinære driften for opphørsperioden. Tildelingsbrevene til henholdsvis ny virksomhet og til eksisterende virksomhet(er) skal avklare forventningene til den ordinære driften og gjennomføringen av særskilteoppgaver som knytter seg til opphørsperioden.
Tildelingsbrev: formaliser vedtaket om opphør
- Beskriv bakgrunnen for og formålet med opphøret av virksomheten.
- Publiser tildelingsbrev og eventuelle supplerende tildelingsbrev for underliggende virksomheter på departementets nettsider så snart brevene er sendt ut.
Avklar følgende i tildelingsbrevet
- alle føringer, krav og forutsetninger som gjelder gjennomføringen av opphør.
- alle krav til rapportering av gjennomføringen av opphør.
- endringer i rammene for den ordinære driften i opphørsperioden.
- ansvar og rolle for et eventuelt styre dersom virksomheten har dette.
- Redegjør for de budsjettmessige rammene for opphør av virksomheten med hensyn til størrelse, disponering og fordeling av eventuelle omstillingsmidler.
- Beskriv eventuelle krav til:
- organisering av opphørsprosessen
- dokumentasjon
- kommunikasjonsplan
- ansvars- og rolleavklaringer
- Fastsett eventuelle krav til:
- milepæler med frister for gjennomføring av opphør, og hvem som har ansvar for å gjøre hva.
- form, frekvens og dokumentasjonsform for rapporteringen for gjennomføring av opphør.
- Beskriv krav og forventninger til opprettholdelse av tjenesteyting, produksjon og leveranser i ordinær drift fram mot endelig opphørstidspunkt.
- Fastsett endrede mål- og resultatkrav som uttrykk for endrede ambisjoner og prioriteringer.
- Fastsett eventuelt krav til:
- hyppigere risikovurderinger og ekstra rapportering ved avvik.
- etablering eller forsterking av internkontrollfunksjon i opphørstiden.
- beregning og dokumentasjon av økonomiske gevinster ved opphøret.
Formaliser ansvar for oppfølging av opphørsintensjon
- Sett krav til virksomheten som skal opphøre om å framskaffe informasjon om:
- realisering av gevinster, det vil si bruk av sparte midler til annen tjenesteyting/ virkemiddelbruk.
- formålseffektivitet, det vil si endring i virkemiddelbruk og de nyttevirkninger dette har gitt i form av bedre måloppnåelse, for eksempel virkninger for utvalgte målgrupper eller tilsvarende.
- Ansvarlig departement bør i denne forbindelse også plassere ansvar for videre systematisk oppfølging hos den virksomheten som overtar oppgaver. Se krav til tildelingsbrev eller tilsvarende dokument. Alternativt må departementet selv ta ansvaret.
Informasjonen skal senere inngå i grunnlaget for å vurdere om virkningene samsvarer med intensjonen som ligger til grunn for opphøret.
Samordne krav i tildelingsbrevet
- Etatsstyrende departement skal ivareta koordineringsansvaret dersom flere departementer er involvert.
- Samkjør og strukturer like krav i ett samlet dokument.
- Vurder realiteten i kravene med hensyn til gjennomførbarhet.
Vurder statusrapportering opp mot departementets krav
- Vurder om statusrapportene har rett form og format, avsender, innhold og frekvens.
- Avklar skriftlig eventuelle endringer i krav til statusrapporteringen for opphør.
- Koordiner rapporteringen opp mot eventuelle andre involverte departementer.
Vurder om rapportering på ordinær drift oppfyller forventninger og krav
- Vurder om rapporteringen på ordinær drift er tilstrekkelig omtalt i årsrapport for virksomheten som har opphørt.
- Avklar skriftlig eventuelle endringer i krav til statusrapportering på drift i virksomheten.
Formelt avslutt instruksens varighetsperiode for opphørende virksomhet
- Inkluder dette i styringsdialogen om opphørsprosessen.
Avslutt rapporteringen
- Sørg for at rapporteringen på opphør av virksomheten er avsluttet på fullstendig vis. Det vil si dekker hele opphørsperioden, er dokumentert og omtaler overføring av rapportering til ny virksomhet dersom det er relevant.
- Produser sluttrapport.
- Avklar med departement hva en sluttrapport bør inneholde.