Gjeninntredelse i DFØ HR

Merk at gjeninntredelse tidligst kan foretas en dag etter fratredelse.

Direkte ansettelse gjennom "legg til ny ansatt"

1. Gå inn på legg til ny ansettelse på samme måte som om du skulle ha registrert en direkte ansettelse.
2. Legg inn informasjonen under "identitet" og trykk fortsett.

3. Systemet har duplikatsjekk på fornavn, etternavn og fødselsdato. Om en bruker i systemet har samme verdier som du la inn, vil duplikatsjekken få treff.

Dersom treffet du får er en ansatt med status aktiv må du avbryte tilsettingen. Søk istedenfor opp den aktive ansattprofilen og gjøre eventuelle endringer i ansettesesforhold på den

4. En ansatt som er fratrådt har status avsluttet

Du kan enten «Ignorere treff» eller «Godta treff». «Ignorer treff» vil fortsette tilsettingen som om dette er en nytilsetting. «Godta treff» vil endre på Tilsettingen til en gjeninntredelse. Den henter informasjonen som allerede ligger på personprofilen til den inaktive ansatte.

5. Godta treff: Hendelsesårsaken blir borte. Du har nå hendelsesårsaker for gjeninntredelse å velge mellom, velg årsak og trykk fortsett.

6. Personlig informasjon: Feltene vil være fylt ut med informasjonen som allerede lå inne i systemet. Legg til eller korriger informasjon om den ansatte og trykk deretter fortsett.

7. Stillingsinformasjon: Feltene vil være fylt ut med det den ansatte hadde ved fratredelsestidspunktet. Stilling vil derimot være blank og må velges. Kun aktive ikke-besatte stillinger vil vises i feltet «Stilling».

Søket kan begrenses ved å velge «Innehaver av overordnet stilling» (Leder).

Viktig: Se nøye gjennom informasjonen i denne seksjonen, og endre de feltene som har feil informasjon. Når du er fornøyd, trykker du fortsett.

8. Kontoinformasjon oppgitt av kandidaten: Denne er kun relevant hvis den nye ansatte har vært gjennom rekrutteringsprosessen i DFØ HR. Kandidaten vil i denne prosessen oppgi sin kontoinformasjon, og den lagres her.

9. Betalingsinformasjon: Denne skal være fylt ut med den ansattes kontoinformasjon ved fratredelsen. Eventuelle endringer legges inn, ellers trykker du "fortsett" eller "send" da dette er siste seksjon.

NB ! Det er viktig å ikke slette betalingsinformasjon selv om dette er gjeninntredelse av en ekstern uten utbetaling. Overføring av ansatt til SAP vil da feile.

10. Bekreft forespørsel dukker så opp. Her kan du se godkjennere (Leder) i flyten samt kopirollene (Materialforvalter). Gjeninntredelse går i flyt på samme måte som direkte tilsetting. Du kan legge inn en kommentar som vil kunne leses av godkjennere i flyten (Ikke av kopirollene). Trykk på "bekreft" for å sende gjeninntredelsen i flyt.

11. Når flyten er godkjent av alle godkjennere, vil gjeninntredelsen være fulført. Når datoen for gjeninntredelsen har passert, vil den ansatte igjen være aktiv i systemet.

Ansett inaktiv ansatt på nytt

1. Gå inn på «Ansett inaktiv ansatt på nytt» og søk opp den fratrådte/inaktive brukeren som skal ansettes på nytt. Trykk på ønsket navn.

2. Du havner da i legg til ny ansatt, Gjeninntredelse.

3. Resten av stegene er som etter «Godta treff» under «Direkte ansettelse gjennom legg til ny ansatt».

Gjeninntredelse ekstern uten utbetaling - tidligere ikke ekstern

Stegene er de samme som for gjeninntredelse, men det er noen ting du må ta høyde for.

Velg dato for gjeninntredelsen. I dette eksemplet er gjeninntredelsen 13.07.2022.

Velg en av S4-årsakene. S8-saksgangene skal brukes når ansatte tidligere var ekstern og skal gjeninntre som ekstern.

Legg inn e-post, telefoninformasjon og bostedsadresse på den ansatte.

NB! Bostedsadresse og bankontonummer som er registrert fra før må ikke slettes. Da vil overføring til SAP feile.

Under Stillingsinformasjon velger du mg/mug, eksempelvis 9/90. Når du velger medarbeidergruppe 9 må du velge én av disse to prosessene:

Gjeninntredelsen er gjeldende fra den 1. i en måned

Når medarbeidergruppe 9 blir valgt endrer “Avregningsgruppe” seg til 99 automatisk. Skal den ansatte gjeninntre fra den 1. i en måned er dette korrekt og du kan fortsette gjeninntredelsen.

Gjeninntredelsen er gjeldende fra annen dato enn 1. i en måned

Når medarbeidergruppe 9 blir valgt endrer “Avregningsgruppe” seg til 99 automatisk.

Avregningsgruppe kan ikke endres til 99 i utenom den første dagen i påfølgende måned i DFØ sitt lønnssystem. Vi må derfor i dette tilfellet sette verdien i avregningsgruppe tilbake til den vanlige, her AA, før vi går videre. Verdien kan være noe annet for din virksomhet.

Vi fortsetter gjeninntredelsen som normalt, og arbeidsflyten godkjennes.

Den ansatte ligger nå med medarbeidergruppe 9 og lønnsavregningsgruppe AA fra den første i påfølgende måned. Etter gjeninntredelsen må vi nå opprette en ny post hvor lønnsavregningsgruppe settes til 99.

I dette eksempelet settes dato 01.08.2022, da gjeninntredelsen er registrert fra 13.07.2022.

Velg hendelse Organisasjons- / stillingsendring.

Velg hendelsesårsak Ny lønnsavregningsgruppe.

Sett deretter lønnsavregningsgruppen til 99 og trykk lagre, posten må deretter godkjennes av leder.

Sett deretter lønnsavregningsgruppen til 99 og trykk lagre, posten må deretter godkjennes av leder.

Etter godkjenning ligger den ansatte med Lønnsavregningsgruppe 99 fra første i påfølgende måned. Dette vil si at den ansatte ikke lenger er med på lønnsavregning.