Direkte tilsetting i DFØ HR

Legg til ny ansatt

Søk etter Legg til ny ansatt i transaksjonskodefeltet for å komme inn i tilsettingsskjemaet.

Alle obligatoriske felt i skjemaet er stjernemerket *.

Legg til ansettelsesdato, virksomhet, hendelsesårsak og mal (Ansatt EMP1). Hendelsesårsakene tilsvarer årsakskodene i SAP.

Klikk Fortsett.

Legg deretter til fornavn, etternavn og fødselsdato til den nyansatte.

Klikk Fortsett.

Duplikatsjekk

Det utføres nå en duplikatsjekk på fornavn, etternavn og fødselsdato. Om en bruker i systemet har samme verdier som du la inn, vil duplikatsjekken få treff.

Hvis personen du får treff på er inaktiv i systemet får du valgene Godta treff og Ignorer treff. Velg Godta treff dersom treffet passer til den ansatte du nå holder på å registrere. Grunnleggende personopplysninger om nyansatt overføres da automatisk, og tilsettingen vil bli omgjort til en gjeninntredelse i stedet for. Hvis personen du får treff på er aktiv i systemet får du bare mulighet til å trykke på Ignorer treff og tilsettingen må avbrytes.

Dersom treffet ikke stemmer overens med den nyansatte kan du trykke på Ignorer treff og fortsette med tilsettingen.

Personlig informasjon

Feltet Initialer må fylles ut, hvis den nyansatte skal tildeles en bruker-id og portaltilgang.

Feltet Kjønn fylles ut automatisk når fødsels- eller D-nummer er skrevet inn.

Hovedsammenslutning

Nytt fra hovedtariffavtalen 01.05.2024

Feltet Er din fagforening tilknyttet en av følgende hovedsammenslutninger fylles ut av alle som følger hovedtariffavtalen med unntak av lærlinger. Verdien du registrerer her utleder verdien i feltet Hovedsammenslutning som videre overføres til IT9008 - Hovedsammenslutning i SAP lønn.

Nyansatte er bundet av den tariffavtalen som gjelder for den organisasjonen de eventuelt er medlemmer av på ansettelsestidspunktet.

Adresseinformasjon

Ved registrering av adresseinformasjon må du ta stilling til hvilken Adressetype som skal velges. Adressetypen Bostedsadresse må være registrert på alle ansatte som skal ha en utbetaling fra systemet. Det gjelder enten det er lønn, godtgjørelser eller reiseoppgjør. Det gjelder både «ansatte» og «eksterne med utbetaling».

Skriv deretter inn bostedsopplysningene. DFØ HR utfører vask mot Folkeregisteret på bostedsadresse for de kundene som har tatt i bruk folkeregisterløsningen. Ved overføring av data fra DFØ HR til SAP lønn utføres det også en sjekk om postnummeret passer til poststedet.

For å registrere flere adresser, klikk Legg til adresser.

Dersom det ikke skal registreres en adresse, for eksempel på eksterne ansatte uten utbetaling, klikk på papirkurv-ikonet for å fjerne linjen.

E-post og telefonnummer-informasjon

Velg abonnentseier telefon: jobb, privat, tjenestetelefon og telefonnummer arbeid.

Velg type e-post: jobb, annet eller privat. E-post type jobb må velges for at det skal opprettes bruker-id til den ansatte. Det er kun e-post type jobb som overføres til SAP lønn i IT0105 - Kommunikasjon.

Velg primær for én e-postadresse og ett telefonnummer. E-postadressen som er satt som primær blir mottaker av e-poster som sendes fra DFØ HR. E-postadresse og telefonnummer som er markert jobb, vil være synlig for andre medarbeidere som søker på profilen til en ansatt.

Feltet Landskode er forhåndsutfylt med Norge + 47. Skriv derfor inn telefonnummer uten landskode.

Klikk Legg til for å legge inn flere e-postadresser og telefonnumre.

Klikk på papirkurv-ikonet for å fjerne linjen.

Familie/nødkontakter-informasjon

Hvis ønskelig, registrer kontaktdetaljer til familie og/eller nødkontakter.

Klikk på Legg til familie og nødkontakter og fyll ut alle obligatoriske felt. 

Ansatte kan selv legge inn familie/kontaktperson på personprofilen i DFØ HR i etterkant av tilsettingen.

Barn må registreres av den ansatte for at kvote 50 Sykt barn/52 Sykt barn ekstra dager skal tildeles i IT2006 – Fraværskvoter i SAP lønn.

Dersom den ansatte er eneforsørger for et barn må dette registreres av HR-admin ettersom ansatt selv ikke har tilgang til å gjøre dette. Feltet påvirker antall dager som blir tildelt på kvote 50 Sykt barn/52 Sykt barn ekstra dager.

Klikk Fortsett til neste steg i tilsettingsprosessen.

Betalingsinformasjon

Under Betalingstype, velg mellom hovedbankforbindelse og reiseutgifter. I feltet Betalingsmetode skal det velges Konto til konto i XML format (X).

Velg deretter Bankland. Både norske og utenlandske bankkontoer kan registreres. Utenlandske banker som ikke er søkbar i feltet "Bank", må opprettes før betalingsinformasjon på den ansatte kan registreres.

For å få banken opprettet i DFØ HR, må det sendes sak i Kundesenter på nett.

Når banken er opprettet kan banken søkes opp og betalingsopplysninger mottatt fra ansatt kan registreres inn. Det varierer fra land til land om SWIFT/BIC og/eller IBAN benyttes. Antall siffer i de enkelte feltene vil og variere fra land til land.

For mer informasjon om betaling til utenlandsk bank se brukerdokumentasjonen i SAP lønn:

DFØ Brukerdokumentasjon for SAP Kjernesystem

Arbeidsinformasjon

I feltet Stilling, søk opp stillingen som den nyansatte skal tilsettes i (stillingen må være opprettet i forkant av tilsettingen).

Begrens eventuelt søket ved å skrive inn navnet til nyansattes leder i feltet Oppgi leder for å filtrere stillinger for å finne riktig stilling.

Feltet Dato for tiltredelse i stilling settes automatisk lik tilsettingsdatoen.

Organisasjonsinformasjon

På bakgrunn av hvilken stilling som har blitt valgt vil enkelte felt under Organisasjonsinformasjon og Stillingsdetaljer automatisk fylles ut og vil ikke kunne endres på i tilsettingsskjemaet. Skal det gjøres endringer på ett av disse feltene må det gjøres på stillingen i stillingskartet.

Stillingsdetaljer

Medarbeidergruppe sier noe om tilsettingsforholdet til den ansatte. Medarbeiderundergruppe sier noe om avlønningsforholdet til den ansatte. For mer informasjon om de ulike medarbeidergruppene- og undergruppene som finnes og hvilke som kan brukes sammen, se SAP brukerdokumentasjon.

Avregningsgruppe settes automatisk basert på hvilken medarbeidergruppe og medarbeiderundergruppe du har valgt.

I feltet Arbeidsplan får du opp en nedtrekks meny med forskjellige arbeidsplaner. Finner du ikke riktig arbeidsplan kan du velge «Ukjent/Annen» og legge inn korrekt arbeidsplan i fritekstfeltet Informasjon om arbeidsplan. Dette feltet har begrenset med plass så her er det lurt å holde det kort. Eksempelvis kan du skrive «PROS33_6» dersom det er denne arbeidsplanen som skal registreres i IT0007 – Planlagt arbeidstid i SAP lønn.

Feltet Informasjon om årslønn kommer fra rekrutteringsmodulen og kan ses bort i fra ved direkte tilsettinger. Det er feltet Årslønn som overføres til SAP lønn og som er viktig at fylles ut.

Dersom verdien i feltet Arbeidsavtale på stillingen til den ansatte er registrert med Midlertidig eller Midlertidig med hjemmel vil feltet Arbeidsavtalens sluttdato i tilsettingsskjemaet aktiveres og du kan registrere inn datoen arbeidsavtalen går ut. På bakgrunn av datoen som registreres her vil det sendes ut et varsel til leder.

Feltet Årsverk på stillingsdetaljer henger sammen med tilsvarende felt (årsverk) på stillingen i stillingskartet. Dersom begge feltene er registrert med samme tall, for eksempel 1, vil feltet Skal besettes på stillingen settes automatisk til «Nei» og det vil stå «1/1 heltidsekvivalent». Stillingen er da markert som fullt besatt.

Dersom feltene Prøvetid og Prøvetid utløper fylles ut vil det sendes et varsel til leder.

Alle ansatte på en stige må ha oppgitt Stillingsansiennitet. I forbindelse med lønnsoppgjør hender det at en stillingskode endres fra å være en stilling med spenn til å bli en stilling på stige. Du bør derfor legge denne datotypen inn for alle ansatte.

Uavhengig av hvilken dato den ansatte tilsettes på skal stillingsansiennitet alltid registreres som den første i måneden.

Detaljer om ansettelsesforholdet

Her kan du registrere detaljer om ansettelsesforholdet. Det kan være verdt å merke seg at informasjonen som registreres her ikke overføres til infotype 0041 - Datoangivelser i SAP lønn.

Arbeidsrelasjoner

Under Arbeidsrelasjoner, velg en HR-kontakt og Prosjektleder til den nyansatte, om ønskelig.

Informasjon om arbeidstillatelse

Legg inn informasjon om arbeidstillatelse, hvis det er relevant.

Godkjenningsflyt

Når all nødvendig informasjon er registrert kan skjemaet sendes til godkjenning ved å trykke Send, det kan lagres som et utkast eller du kan avbryte tilsettingen.

Trykker du Send går skjemaet videre i flyt til den nyansattes leder. Om ønskelig kan HR-admin legge inn en kommentar til lederen før tilsettingen sendes i flyt.

Gjelder tilsettingen en ekstern ansatt, opprettes det ikke en godkjenningsflyt.

Velger du å lagre tilsettingen som et utkast vil du finne det igjen i "Administrer ventende ansettelser" under "Utkast" i nedtrekksmenyen.

Dersom du velger å lagre det som et utkast kan det hentes opp igjen av deg selv eller en annen med rollen HR-admin.

Utkastet blir liggende i "Utkast" helt til godkjenningsprosessen er fullført av den nyansattes leder.

Prosessbeskrivelse SAP

Supplerende saksgang

Her vises prosessen over det som skjer i SAP etter informasjonsoverføringen (replikeringen). Basiskunder kjører en supplerende saksgang selv, mens DFØ foretar saksgangen for Fullservicekunder.

Tilsettingen fra DFØ HR har kommet over i SAP. Dette kan sees i IT0000. Saksgangen fra DFØ HR starter med HR. I tillegg vises sakbehandlingsårsaken som ble valgt i DFØ HR. Det skal nå kjøres en supplerende saksgang med samme saksbehandlingsårsak.

Supplerende saksgang – SAP

• Åpne PA40 for å starte supplerende saksgang. Disse er kjennetegnet med SUP.
• Legg inn startdato for saksgang (ansettelsesdato) og velg SUP. tilsetting.
• Klikk på Kjør.

Kopier saksbehandling – SAP

• Saksgangen starter i Kopier Saksbehandling (IT0000).
• Velg saksbehandlingsårsak Tilsetting.
• Klikk deretter på ikonet for Lagre.

Kopier persondata – SAP

• Neste steg er Kopier Persondata (IT0002).
• DFØ HR er master for data. Det er ikke mulig å endre på persondata.
• Klikk på ikonet for gå videre.

Plass i organisasjonen – SAP

• Neste steg er Plass i organisasjonen (IT0001).
• Det er ikke mulig å endre datainformasjonen.
• Klikk på ikonet for gå videre.

Kopier adressedata – SAP

• Neste steg er Kopier Adressedata (IT0006).
• Det er ikke mulig å endre datainformasjonen.
• Klikk på ikonet for gå videre.

Kopier kommunikasjon – SAP

• Neste steg er Kopier Kommunikasjon (IT0105).
• Det er ikke mulig å endre datainformasjonen.
• Klikk på ikonet for gå videre.

Opprett planlagt arbeidstid – SAP

• Neste steg er Opprett Planlagt arbeidstid (IT0007).
• Her er det mulig å endre i SAP.
• Velg arbeidsplanregel, status for tidsadministrasjon og registrer evt. andre opplysninger.
• Opplysningene som skal registreres her, som f.eks. arbeidsplan, finner du i IT9051.
• Klikk ikonet for lagre.

Endre datoangivelser – SAP

• Neste steg er Endre Datoangivelser (IT0041) som er forhåndsutfylt ut i fra registreringene i DFØ HR.
• Datotype 91 er lønnsansiennitet, datotype VB er ansettelsesdatoen og datotype ST er stillingsansiennitet for Akademikerne. Disse datotyper kan ikke endres i SAP (men må endres i DFØ HR).
• Det er mulig å legge inn enkelte datotyper som f.eks. VF-datoen direkte i SAP.
• Har du endret informasjon direkte i SAP, klikk ikonet for lagre.
• Har du ikke endret, klikk ikonet for gå videre.

Opprett grunnlønn – SAP

• Neste steg er Opprett Grunnlønn (IT0008).
• Kontroller opplysningene mot IT9051, og tilpass dem evt.
• Kontroller infotypen, og klikk deretter på ikonet for lagre.

Opprett faste tillegg/trekk – SAP

• Neste steg er Opprett Faste tillegg/trekk (IT0014).
• Denne infotypen kan redigeres.
• Registrer gruppelivsforsikringen.
• Fyll kun ut Lønnart 1403 Fordel gruppelivsforsikring uten innbetaling, eller 1402 Fordel gruppelivsforsikring med innbetaling. Det er ikke nødvendig å sette inn beløp.
• Flere faste tillegg/trekk på en person, kan legges inn etter at saksgangen er ferdigkjørt. Benytt da transaksjonskode PA30.
• Klikk på ikonet for lagre.

Kopier bankforbindelse – SAP

• Neste steg er Kopier Bankforbindelse (IT0009).
• Denne kan ikke redigeres i SAP.
• Klikk ikonet for gå videre.

Opprett kostnadsfordeling – SAP

• Neste steg er Opprett Kostnadsfordeling (IT0027). Denne benyttes hvis den ansattes lønnskostnader skal belastes andre konteringselementer eller verdier enn det som er registrert på organisasjonsenheten eller stillingen.
• Fyll ut lønnsutgifter.
• Fyll ut reiseutgifter.
• Feltet Fordeling skal være lik 01 for lønn og 02 for reiser.
• Hvis annen kontering enn oppgitt på organisasjonsenheten eller stillingen ikke benyttes, er det ikke nødvendig å fylle ut IT0027. Konteringsopplysningene hentes da automatisk fra organisasjonsenheten eller stillingen i løpet av påfølgende natt, eller første natt etter tilsettingsdato, hvis tilsettingen er forhåndsregistrert.
• Har du endret i SAP, klikk ikonet for lagre.
• Har du ikke endret, klikk på ikonet for gå videre.

Kopier ESS-ansettelser lønnsslipp – SAP

• Neste steg er Kopier ESS-ansettelser lønnsslipp (I IT0655)
• Det er ikke mulig å endre datainformasjonen.
• Klikk ikonet for gå videre.

Opprett reiseordning – SAP

• Neste steg er Opprett Reiseordning (IT0017)
• Denne må lagres hvis det skal registreres og utbetales reiseregninger til nyansatt.
• Periodeparameteret skal ha verdien J.  Systemet foreslår verdien automatisk.
• Klikk på ikonet for lagre.

Opprett fraværskoder – SAP

• Siste steg er Opprett Fraværskoder (IT2006).
• Tildel nødvendige kvoter etter regelverket.
• Klikk på ikonet for lagre.

Supplerende saksgang ferdig – SAP

Supplerende saksgang for tilsettingen er nå ferdig. I IT0000 ligger nå både HR-saksgangen og SAP-saksgangen.

Kjør lønnssimulering – SAP

• Kjør en lønnssimulering for å kontrollere at lønnsutbetalingen blir riktig.
• Bruk transaksjonskode PC00_M20_CALC_SIMU og velg riktig variant.

• For å legge inn flere data enn det som er registrert i saksgangen, for eksempel flere faste tillegg og trekk, eller flere formidlingstrekk, bruk transaksjonskode PA30 og velg riktig infotype.
• Klikk ikonet for Opprett.
• Husk å legge inn riktig fra-dato.

Korrigering av mulige feilsituasjoner – endring av tilsettingsdato

Dersom tilsettingsdato skal korrigeres, må det sendes sak i Kundesenter på nett.