Direkte tilsetting i DFØ HR

Prosessbeskrivelse for HR-admin.

1. Legg til ny ansatt

• Søk etter Legg til ny ansatt i transaksjonskodefeltet.

• Legg til ansettelsesdato, virksomhet og hendelsesårsak. NB! Hendelsesårsakene tilsvarer årsakskodene i SAP.
• Legg til navn og fødselsdato til den nyansatte.
• Klikk Fortsett.

2. Duplikatsjekk

• Det utføres nå en duplikatsjekk på navn.
• Hvis et treff passer til den nyansatte, klikk på Godta treff. Grunnleggende personopplysninger om nyansatt overføres da automatisk.
• Hvis ingen treff passer, klikk på Ignorer treff.

3. Personlig informasjon

• Legg til flere personopplysninger om den nyansatte.
• Feltet Initialer må fylles ut, hvis den nyansatte skal tildeles en bruker-id og portaltilgang.
• Feltet Kjønn fylles ut automatisk når fødsels- eller D-nummer er skrevet inn.

4. E-post og telefonnummer-informasjon

• Velg type e-post: jobb, annet eller privat. E-post type jobb må velges for at det skal opprettes bruker-id til den ansatte. Det er kun e-post type jobb som overføres til SAP, IT0105.
• Velg abonnents eier telefon: jobb, privat, tjenestetelefon og telefonnummer arbeid.
• Velg primær for én e-postadresse og ett telefonnummer. E-postadressen som er satt som primær blir mottaker av e-poster som sendes fra DFØ HR. E-postadresse og telefonnummer som er markert jobb, vil være synlig for andre medarbeidere som søker på profilen til en ansatt.
• Feltet Landskode er forhåndsutfylt med Norge + 47. Skriv derfor inn telefonnummer uten landskode.
• Klikk Legg til for å legge inn flere e-postadresser og telefonnumre.
• Klikk på papirkurv-ikonet for å fjerne linjen.

5. Adresseinformasjon

• Registrer adressen til den nyansatte.
• Velg Adressetype for å registrere adressen til den nyansatte.
• Skriv inn bostedsopplysningene. DFØ HR sjekker ikke opplysningene mot Folkeregisteret, men ved dataoverføring fra DFØ HR til SAP, sjekkes postnummeret mot poststedet.
• For å registrere flere adresser, klikk Legg til adresser. Dersom det ikke skal registreres en adresse, f. eks. på eksterne ansatte, klikk på papirkurv-ikonet for å fjerne linjen.
• For noen typer ansatte er det ikke et krav å registrere e-postadresse eller telefonnummer. Klikk da på papirkurv-ikonet for å fjerne adresselinjen.

6. Familie/nødkontakter-informasjon

• Hvis ønskelig, registrer kontaktdetaljer til familie og/eller nødkontakter.
• Klikk på Legg til familie og nødkontakter og fyll ut alle obligatoriske felt. 
• Klikk Fortsett til neste steg i tilsettingsprosessen.

7. Stillingsinformasjon

• I feltet Stilling, søk opp stillingen som den nyansatte skal tilsettes i. (Stillingen må være opprettet.)
• Begrens evt. søket ved å skrive inn navnet til nyansattes leder i feltet Innehaver av overordnet stilling.
• Legg inn Dato for tiltredelse i stilling.

8. Organisasjonsinformasjon

Ut fra den valgte stillingen, fylles feltene under Organisasjonsinformasjon og Stillingsdetaljer automatisk ut.

HR-admin har ikke anledning til å endre organisasjonsinformasjonen direkte i tilsettingsprosessen, siden denne informasjonen arves fra stillingen.

9. Stillingsdetaljer

• Fyll ut alle relevante felt under Stillingsdetaljer.
• Obligatoriske felt er stjernemerket *.
• Alle verdiene i de enkelte feltene tilsvarer kodene som brukes i SAP.

10. Detaljer om ansettelsesforholdet

• Fyll inn evt. detaljer om ansettelsesforholdet.

11. Arbeidsrelasjoner

• Under Arbeidsrelasjoner, velg en HR-kontakt og Prosjektleder til den nyansatte, om ønskelig.

12. Informasjon om arbeidstillatelse

• Legg inn informasjon om arbeidstillatelsen, hvis det er relevant.
• Når all informasjon om stillingsdetaljene er registrert, klikk på Fortsett .

13. Kompensasjonsinformasjon

Siste steg i tilsettingsprosessen er Kompensasjonsinformasjon.

• Under Betalingsinformasjon, registrer bankforbindelsen til den ansatte.
• Under Betalingstype, velg mellom hovedbankforbindelse og reiseutgifter.

Både norske og utenlandske bankkontoer kan registreres. Utenlandske banker som ikke er søkbar i feltet "Bank", må opprettes før betalingsinformasjon på den ansatte kan registreres.

For å få banken opprettet i DFØ HR, må det sendes sak i Kundesenter på nett.

Når banken er opprettet kan banken søkes opp og betalingsopplysninger mottatt fra ansatt kan registreres inn. Det varierer fra land til land om SWIFT/BIC og eller IBAN benyttes. Antall siffer i de enkelte feltene vil og variere fra land. For mer informasjon om betaling til utenlandsk bank se

DFØ Brukerdokumentasjon for SAP Kjernesystem

• Klikk på Fortsett når bankopplysningene er registrert.

14. Godkjenningsflyt

Når registrering av kompensasjonsinfo er registrert kan skjema sendes til godkjenning direkte eller det kan lagres som utkast.

Dersom man velger å lagre utkast kan det kun hentes opp av samme bruker som lagret det for fullføring. Ett utkast blir liggende i "utkast" helt til godkjenningsprosessen er fullført.

Utkast finner du i "Administrer ventende ansettelser" og under "utkast" i nedtrekks menyen

• Tilsettingsprosessen må godkjennes av  av den nyansattes nærmeste leder.
• HR-admin kan legge inn en kommentar til godkjenneren.
• Klikk på Bekreft for å starte godkjenningsprosessen.
• Du får en bekreftelse på at saksgangen er sendt til godkjenning.

Gjelder tilsettingen en ekstern ansatt, genereres det ikke en godkjenningsflyt.

15. Prosessbeskrivelse SAP

Supplerende saksgang

Her vises prosessen over det som skjer i SAP etter informasjonsoverføringen (replikeringen). Basiskunder kjører en supplerende saksgang selv, mens DFØ foretar saksgangen for Fullservicekunder.

Tilsettingen fra DFØ HR har kommet over i SAP. Dette kan sees i IT0000. Saksgangen fra DFØ HR starter med HR. I tillegg vises sakbehandlingsårsaken som ble valgt i DFØ HR. Det skal nå kjøres en supplerende saksgang med samme saksbehandlingsårsak.

Supplerende saksgang – SAP

• Åpne PA40 for å starte supplerende saksgang. Disse er kjennetegnet med SUP.
• Legg inn startdato for saksgang (ansettelsesdato) og velg SUP. tilsetting.
• Klikk på Kjør.

Kopier saksbehandling – SAP

• Saksgangen starter i Kopier Saksbehandling (IT0000).
• Velg saksbehandlingsårsak Tilsetting.
• Klikk deretter på ikonet for Lagre.

Kopier persondata – SAP

• Neste steg er Kopier Persondata (IT0002).
• DFØ HR er master for data. Det er ikke mulig å endre på persondata.
• Klikk på ikonet for gå videre.

Plass i organisasjonen – SAP

• Neste steg er Plass i organisasjonen (IT0001).
• Det er ikke mulig å endre datainformasjonen.
• Klikk på ikonet for gå videre.

Kopier adressedata – SAP

• Neste steg er Kopier Adressedata (IT0006).
• Det er ikke mulig å endre datainformasjonen.
• Klikk på ikonet for gå videre.

Kopier kommunikasjon – SAP

• Neste steg er Kopier Kommunikasjon (IT0105).
• Det er ikke mulig å endre datainformasjonen.
• Klikk på ikonet for gå videre.

Opprett planlagt arbeidstid – SAP

• Neste steg er Opprett Planlagt arbeidstid (IT0007).
• Her er det mulig å endre i SAP.
• Velg arbeidsplanregel, status for tidsadministrasjon og registrer evt. andre opplysninger.
• Opplysningene som skal registreres her, som f.eks. arbeidsplan, finner du i IT9051.
• Klikk ikonet for lagre.

Endre datoangivelser – SAP

• Neste steg er Endre Datoangivelser (IT0041) som er forhåndsutfylt ut i fra registreringene i DFØ HR.
• Datotype 91 er lønnsansiennitet, datotype VB er ansettelsesdatoen og datotype ST er stillingsansiennitet for Akademikerne. Disse datotyper kan ikke endres i SAP (men må endres i DFØ HR).
• Det er mulig å legge inn enkelte datotyper som f.eks. VF-datoen direkte i SAP.
• Har du endret informasjon direkte i SAP, klikk ikonet for lagre.
• Har du ikke endret, klikk ikonet for gå videre.

Opprett grunnlønn – SAP

• Neste steg er Opprett Grunnlønn (IT0008).
• Kontroller opplysningene mot IT9051, og tilpass dem evt.
• Kontroller infotypen, og klikk deretter på ikonet for lagre.

Opprett faste tillegg/trekk – SAP

• Neste steg er Opprett Faste tillegg/trekk (IT0014).
• Denne infotypen kan redigeres.
• Registrer gruppelivsforsikringen.
• Fyll kun ut Lønnart 1403 Fordel gruppelivsforsikring uten innbetaling, eller 1402 Fordel gruppelivsforsikring med innbetaling. Det er ikke nødvendig å sette inn beløp.
• Flere faste tillegg/trekk på en person, kan legges inn etter at saksgangen er ferdigkjørt. Benytt da transaksjonskode PA30.
• Klikk på ikonet for lagre.

Kopier bankforbindelse – SAP

• Neste steg er Kopier Bankforbindelse (IT0009).
• Denne kan ikke redigeres i SAP.
• Klikk ikonet for gå videre.

Opprett kostnadsfordeling – SAP

• Neste steg er Opprett Kostnadsfordeling (IT0027). Denne benyttes hvis den ansattes lønnskostnader skal belastes andre konteringselementer eller verdier enn det som er registrert på organisasjonsenheten eller stillingen.
• Fyll ut lønnsutgifter.
• Fyll ut reiseutgifter.
• Feltet Fordeling skal være lik 01 for lønn og 02 for reiser.
• Hvis annen kontering enn oppgitt på organisasjonsenheten eller stillingen ikke benyttes, er det ikke nødvendig å fylle ut IT0027. Konteringsopplysningene hentes da automatisk fra organisasjonsenheten eller stillingen i løpet av påfølgende natt, eller første natt etter tilsettingsdato, hvis tilsettingen er forhåndsregistrert.
• Har du endret i SAP, klikk ikonet for lagre.
• Har du ikke endret, klikk på ikonet for gå videre.

Kopier ESS-ansettelser lønnsslipp – SAP

• Neste steg er Kopier ESS-ansettelser lønnsslipp (I IT0655)
• Det er ikke mulig å endre datainformasjonen.
• Klikk ikonet for gå videre.

Opprett reiseordning – SAP

• Neste steg er Opprett Reiseordning (IT0017)
• Denne må lagres hvis det skal registreres og utbetales reiseregninger til nyansatt.
• Periodeparameteret skal ha verdien J.  Systemet foreslår verdien automatisk.
• Klikk på ikonet for lagre.

Opprett fraværskoder – SAP

• Siste steg er Opprett Fraværskoder (IT2006).
• Tildel nødvendige kvoter etter regelverket.
• Klikk på ikonet for lagre.

Supplerende saksgang ferdig – SAP

Supplerende saksgang for tilsettingen er nå ferdig. I IT0000 ligger nå både HR-saksgangen og SAP-saksgangen.

Kjør lønnssimulering – SAP

• Kjør en lønnssimulering for å kontrollere at lønnsutbetalingen blir riktig.
• Bruk transaksjonskode PC00_M20_CALC_SIMU og velg riktig variant.

• For å legge inn flere data enn det som er registrert i saksgangen, for eksempel flere faste tillegg og trekk, eller flere formidlingstrekk, bruk transaksjonskode PA30 og velg riktig infotype.
• Klikk ikonet for Opprett.
• Husk å legge inn riktig fra-dato.

Korrigering av mulige feilsituasjoner – endring av tilsettingsdato

Dersom tilsettingsdato skal korrigeres, må det sendes sak i Kundesenter på nett.