Direkte tilsetting i DFØ HR

Prosessbeskrivelse for HR-admin.

1. Legg til ny ansatt

• Søk etter Legg til ny ansatt i transaksjonskodefeltet.

• Legg til ansettelsesdato, virksomhet og hendelsesårsak. NB! Hendelsesårsakene tilsvarer årsakskodene i SAP.
• Legg til navn og fødselsdato til den nyansatte.
• Klikk Fortsett.

2. Duplikatsjekk

• Det utføres nå en duplikatsjekk på navn.
• Hvis et treff passer til den nyansatte, klikk på Godta treff. Grunnleggende personopplysninger om nyansatt overføres da automatisk.
• Hvis ingen treff passer, klikk på Ignorer treff.

3. Personlig informasjon

• Legg til flere personopplysninger om den nyansatte.
• Feltet Initialer må fylles ut, hvis den nyansatte skal tildeles en bruker-id og portaltilgang.
• Feltet Kjønn fylles ut automatisk når fødsels- eller D-nummer er skrevet inn.

4. E-post og telefonnummer-informasjon

• Velg type e-post: jobb, annet eller privat. E-post type jobb må velges for at det skal opprettes bruker-id til den ansatte. Det er kun e-post type jobb som overføres til SAP, IT0105.
• Velg abonnents eier telefon: jobb, privat, tjenestetelefon og telefonnummer arbeid.
• Velg primær for én e-postadresse og ett telefonnummer. E-postadressen som er satt som primær blir mottaker av e-poster som sendes fra DFØ HR. E-postadresse og telefonnummer som er markert jobb, vil være synlig for andre medarbeidere som søker på profilen til en ansatt.
• Feltet Landskode er forhåndsutfylt med Norge + 47. Skriv derfor inn telefonnummer uten landskode.
• Klikk Legg til for å legge inn flere e-postadresser og telefonnumre.
• Klikk på papirkurv-ikonet for å fjerne linjen.

5. Adresseinformasjon

• Registrer adressen til den nyansatte.
• Velg Adressetype for å registrere adressen til den nyansatte.
• Skriv inn bostedsopplysningene. DFØ HR sjekker ikke opplysningene mot Folkeregisteret, men ved dataoverføring fra DFØ HR til SAP, sjekkes postnummeret mot poststedet.
• For å registrere flere adresser, klikk Legg til adresser. Dersom det ikke skal registreres en adresse, f. eks. på eksterne ansatte, klikk på papirkurv-ikonet for å fjerne linjen.
• For noen typer ansatte er det ikke et krav å registrere e-postadresse eller telefonnummer. Klikk da på papirkurv-ikonet for å fjerne adresselinjen.

6. Familie/nødkontakter-informasjon

• Hvis ønskelig, registrer kontaktdetaljer til familie og/eller nødkontakter.
• Klikk på Legg til familie og nødkontakter og fyll ut alle obligatoriske felt. 
• Klikk Fortsett til neste steg i tilsettingsprosessen.

7. Stillingsinformasjon

• I feltet Stilling, søk opp stillingen som den nyansatte skal tilsettes i. (Stillingen må være opprettet.)
• Begrens evt. søket ved å skrive inn navnet til nyansattes leder i feltet Innehaver av overordnet stilling.
• Legg inn Dato for tiltredelse i stilling.

8. Organisasjonsinformasjon

Ut fra den valgte stillingen, fylles feltene under Organisasjonsinformasjon og Stillingsdetaljer automatisk ut.

HR-admin har ikke anledning til å endre organisasjonsinformasjonen direkte i tilsettingsprosessen, siden denne informasjonen arves fra stillingen.

9. Stillingsdetaljer

• Fyll ut alle relevante felt under Stillingsdetaljer.
• Obligatoriske felt er stjernemerket *.
• Alle verdiene i de enkelte feltene tilsvarer kodene som brukes i SAP.

10. Detaljer om ansettelsesforholdet

• Fyll inn evt. detaljer om ansettelsesforholdet.

11. Arbeidsrelasjoner

• Under Arbeidsrelasjoner, velg en HR-kontakt og Prosjektleder til den nyansatte, om ønskelig.

12. Informasjon om arbeidstillatelse

• Legg inn informasjon om arbeidstillatelsen, hvis det er relevant.
• Når all informasjon om stillingsdetaljene er registrert, klikk på Fortsett .

13. Kompensasjonsinformasjon

Siste steg i tilsettingsprosessen er Kompensasjonsinformasjon.

• Under Betalingsinformasjon, registrer bankforbindelsen til den ansatte.
• Under Betalingstype, velg mellom hovedbankforbindelse og reiseutgifter.

Både norske og utenlandske bankkontoer kan registreres. Utenlandske banker som ikke er søkbar i feltet "Bank", må opprettes før betalingsinformasjon på den ansatte kan registreres.

For å få banken opprettet i DFØ HR, må det sendes sak i Kundesenter på nett.

Når banken er opprettet kan banken søkes opp og betalingsopplysninger mottatt fra ansatt kan registreres inn. Det varierer fra land til land om SWIFT/BIC og eller IBAN benyttes. Antall siffer i de enkelte feltene vil og variere fra land. For mer informasjon om betaling til utenlandsk bank se

DFØ Brukerdokumentasjon for SAP Kjernesystem

• Klikk på Fortsett når bankopplysningene er registrert.

14. Godkjenningsflyt

Når registrering av kompensasjonsinfo er registrert kan skjema sendes til godkjenning direkte eller det kan lagres som utkast.

Dersom man velger å lagre utkast kan det kun hentes opp av samme bruker som lagret det for fullføring. Ett utkast blir liggende i "utkast" helt til godkjenningsprosessen er fullført.

Utkast finner du i "Administrer ventende ansettelser" og under "utkast" i nedtrekks menyen

• Tilsettingsprosessen må godkjennes av  av den nyansattes nærmeste leder.
• HR-admin kan legge inn en kommentar til godkjenneren.
• Klikk på Bekreft for å starte godkjenningsprosessen.
• Du får en bekreftelse på at saksgangen er sendt til godkjenning.

Gjelder tilsettingen en ekstern ansatt, genereres det ikke en godkjenningsflyt.

15. Prosessbeskrivelse SAP

Her vises prosessen over det som skjer i SAP etter informasjonsoverføringen (replikeringen). Basiskunder kjører en supplerende saksgang selv, mens DFØ foretar saksgangen for Fullservicekunder.

Tilsettingen fra DFØ HR har kommet over i SAP. Dette kan sees i IT0000. Saksgangen fra DFØ HR starter med HR. I tillegg vises sakbehandlingsårsaken som ble valgt i DFØ HR. Det skal nå kjøres en supplerende saksgang med samme saksbehandlingsårsak.

16. Supplerende saksgang – SAP

• Åpne PA40 for å starte supplerende saksgang. Disse er kjennetegnet med SUP.
• Legg inn startdato for saksgang (ansettelsesdato) og velg SUP. tilsetting.
• Klikk på Kjør.

17. Kopier saksbehandling – SAP

• Saksgangen starter i Kopier Saksbehandling (IT0000).
• Velg saksbehandlingsårsak Tilsetting.
• Klikk deretter på ikonet for Lagre.

18. Kopier persondata – SAP

• Neste steg er Kopier Persondata (IT0002).
• DFØ HR er master for data. Det er ikke mulig å endre på persondata.
• Klikk på ikonet for gå videre.

19. Plass i organisasjonen – SAP

• Neste steg er Plass i organisasjonen (IT0001).
• Det er ikke mulig å endre datainformasjonen.
• Klikk på ikonet for gå videre.

20. Kopier adressedata – SAP

• Neste steg er Kopier Adressedata (IT0006).
• Det er ikke mulig å endre datainformasjonen.
• Klikk på ikonet for gå videre.

21. Kopier kommunikasjon – SAP

• Neste steg er Kopier Kommunikasjon (IT0105).
• Det er ikke mulig å endre datainformasjonen.
• Klikk på ikonet for gå videre.

22. Opprett planlagt arbeidstid – SAP

• Neste steg er Opprett Planlagt arbeidstid (IT0007).
• Her er det mulig å endre i SAP.
• Velg arbeidsplanregel, status for tidsadministrasjon og registrer evt. andre opplysninger.
• Opplysningene som skal registreres her, som f.eks. arbeidsplan, finner du i IT9051.
• Klikk ikonet for lagre.

23. Endre datoangivelser – SAP

• Neste steg er Endre Datoangivelser (IT0041) som er forhåndsutfylt ut i fra registreringene i DFØ HR.
• Datotype 91 er lønnsansiennitet, datotype VB er ansettelsesdatoen og datotype ST er stillingsansiennitet for Akademikerne. Disse datotyper kan ikke endres i SAP (men må endres i DFØ HR).
• Det er mulig å legge inn enkelte datotyper som f.eks. VF-datoen direkte i SAP.
• Har du endret informasjon direkte i SAP, klikk ikonet for lagre.
• Har du ikke endret, klikk ikonet for gå videre.

24. Opprett grunnlønn – SAP

• Neste steg er Opprett Grunnlønn (IT0008).
• Kontroller opplysningene mot IT9051, og tilpass dem evt.
• Kontroller infotypen, og klikk deretter på ikonet for lagre.

25. Opprett faste tillegg/trekk – SAP

• Neste steg er Opprett Faste tillegg/trekk (IT0014).
• Denne infotypen kan redigeres.
• Registrer gruppelivsforsikringen.
• Fyll kun ut Lønnart 1403 Fordel gruppelivsforsikring uten innbetaling, eller 1402 Fordel gruppelivsforsikring med innbetaling. Det er ikke nødvendig å sette inn beløp.
• Flere faste tillegg/trekk på en person, kan legges inn etter at saksgangen er ferdigkjørt. Benytt da transaksjonskode PA30.
• Klikk på ikonet for lagre.

26. Kopier bankforbindelse – SAP

• Neste steg er Kopier Bankforbindelse (IT0009).
• Denne kan ikke redigeres i SAP.
• Klikk ikonet for gå videre.

27. Opprett kostnadsfordeling – SAP

• Neste steg er Opprett Kostnadsfordeling (IT0027). Denne benyttes hvis den ansattes lønnskostnader skal belastes andre konteringselementer eller verdier enn det som er registrert på organisasjonsenheten eller stillingen.
• Fyll ut lønnsutgifter.
• Fyll ut reiseutgifter.
• Feltet Fordeling skal være lik 01 for lønn og 02 for reiser.
• Hvis annen kontering enn oppgitt på organisasjonsenheten eller stillingen ikke benyttes, er det ikke nødvendig å fylle ut IT0027. Konteringsopplysningene hentes da automatisk fra organisasjonsenheten eller stillingen i løpet av påfølgende natt, eller første natt etter tilsettingsdato, hvis tilsettingen er forhåndsregistrert.
• Har du endret i SAP, klikk ikonet for lagre.
• Har du ikke endret, klikk på ikonet for gå videre.

28. Kopier ESS-ansettelser lønnsslipp – SAP

• Neste steg er Kopier ESS-ansettelser lønnsslipp (I IT0655)
• Det er ikke mulig å endre datainformasjonen.
• Klikk ikonet for gå videre.

29. Opprett reiseordning – SAP

• Neste steg er Opprett Reiseordning (IT0017)
• Denne må lagres hvis det skal registreres og utbetales reiseregninger til nyansatt.
• Periodeparameteret skal ha verdien J.  Systemet foreslår verdien automatisk.
• Klikk på ikonet for lagre.

30. Opprett fraværskoder – SAP

• Siste steg er Opprett Fraværskoder (IT2006).
• Tildel nødvendige kvoter etter regelverket.
• Klikk på ikonet for lagre.

31. Supplerende saksgang ferdig – SAP

Supplerende saksgang for tilsettingen er nå ferdig. I IT0000 ligger nå både HR-saksgangen og SAP-saksgangen.

32. Kjør lønnssimulering – SAP

• Kjør en lønnssimulering for å kontrollere at lønnsutbetalingen blir riktig.
• Bruk transaksjonskode PC00_M20_CALC_SIMU og velg riktig variant.

• For å legge inn flere data enn det som er registrert i saksgangen, for eksempel flere faste tillegg og trekk, eller flere formidlingstrekk, bruk transaksjonskode PA30 og velg riktig infotype.
• Klikk ikonet for Opprett.
• Husk å legge inn riktig fra-dato.

33. Korrigering av mulige feilsituasjoner – endring av tilsettingsdato – SAP

Dersom tilsettingsdato skal korrigeres, må det sendes sak i Kundesenter på nett.