Registrere eksterne (med utbetaling) i DFØ HR

Registrere en ekstern med utbetaling

Søk etter Legg til ny ansatt i søkefeltet.

Identitet

Alle obligatoriske felt i skjemaet er stjernemerket *.

Legg inn ansettelsesdato, virksomhet og hendelsesårsak. Hendelsesårsakene som kan velges tilsvarer årsakskodene fra SAP lønn.

Legg inn fornavn, etternavn og fødselsdato til den eksterne. For eksterne med utbetaling må startdato senest være lik den datoen de skal ha noe utbetalt. Klikk Fortsett.

Systemet utfører nå en duplikatsjekk på fornavn, etternavn og fødselsdato. Hvis et treff passer til den eksterne, klikk Godta treff. Da overføres grunnleggende personopplysninger automatisk videre. Dette er kun mulig dersom treffet gjelder en inaktiv ansatt.

Hvis du får et treff som ikke gjelder den aktuelle eksterne, klikk Ignorer treff og fortsett tilsettingen. Velg også ignorer treff om du får et treff som viser at den eksterne allerede er registrert med en aktiv profil og avbryt så tilsettingen.

Personlig informasjon

Fyll ut alle relevante felt som for eksempel fødselsnummer/D-nummer. Fyll ut feltet Initialer hvis den eksterne skal ha tilgang til Betalmeg.

Når fødsels- eller D-nummer er skrevet inn, fylles feltet Kjønn ut automatisk.

E-post og telefonnummer-informasjon

Videre kan du registrere e-post og telefonnummer.

Registrer e-postadresse type Jobb på den eksterne, hvis den eksterne skal benytte DFØ app eller Betalmeg.

Registrer også én e-postadresse og ett telefonnummer som primær.

E-postadressen som er satt som primær blir mottaker av e-poster som sendes fra DFØ HR. E-postadresse og telefonnummer som er markert jobb, vil være synlig for andre medarbeidere som søker på profilen til en ansatt.

Klikk Legg til for å legge inn flere e-postadresser og telefonnumre.

Klikk på papirkurv-ikonet for å fjerne en linje, f.eks. et telefonnummer.

Adresseinformasjon

Ved registrering av adresseinformasjon må du ta stilling til hvilken Adressetype som skal velges. Adressetypen Bostedsadresse må være registrert på alle ansatte som skal ha en utbetaling fra systemet.

Skriv inn bostedsopplysningene. DFØ HR utfører vask mot Folkeregisteret på bostedsadresse for de kundene som har tatt i bruk folkeregisterløsningen. Ved overføring av data fra DFØ HR til SAP lønn, utføres det også en sjekk om postnummeret passer til poststedet.

For å registrere flere adresser, klikk Legg til Adresser.

Klikk på Fortsett til neste steg i tilsettingsprosessen.

Stillingsinformasjon

I feltet Stilling søker du opp stillingen som den eksterne skal tilsettes i. Stillingen må være opprettet på forhånd av tilsettingen.

Begrens eventuelt søket ved å skrive inn navn til den eksternes leder i feltet Innehaver av overordnet stilling.

Organisasjonsinformasjon

Ut fra den valgte stillingen, fylles feltene under Organisasjonsinformasjon og Stillingsdetaljer automatisk ut.

HR-admin har ikke anledning til å endre organisasjonsinformasjonen direkte i tilsettingsprosessen, siden denne informasjonen arves fra stillingen.

Skal det gjøres endringer på ett av feltene som er grået ut og som tilhører Organisasjonsinformasjon eller Stillingsdetaljer må det gjøres på stillingen i stillingskartet.

Stillingsdetaljer

Fyll ut alle relevante felt under stillingsdetaljer.

Medarbeidergruppe sier noe om tilsettingsforholdet til den eksterne, mens sier Medarbeidergruppe noe om avlønningsforholdet.

Eksterne med lønn skal ha medarbeidergruppe lik 8. Det benyttes hovedsakelig medarbeiderundergruppe 50 – Ekstern med oppdrag, eller medarbeiderundergruppe 59 – Ekstern uten oppdrag. Medarbeiderundergruppe 59 benyttes for eksterne som kun skal ha utbetalt utgiftsgodtgjørelse eller reiseregninger. Hvis en ekstern skal ha utbetalt godtgjørelse som skal innberettes, må medarbeiderundergruppe 50 benyttes.

Feltene Arbeidsplan, Informasjon om arbeidsplan og Tidevaluering er ikke obligatoriske, men kan fylles ut. Da skal eksterne med lønn ha tidevaluering Ingen tidevaluering og Arbeidsplan NULL. I nedtrekksmenyen finnes ikke valget Arbeidsplan NULL. Velg derfor Ukjent/Annen og skriv Arbeidsplan NULL i fritekstfeltet Informasjon om arbeidsplan.

Velg Ja i feltet Portaltilgang hvis den eksterne skal ha tilgang til Betalmeg.

Velg Ja i feltet Omfattes av reiseordningen hvis den eksterne skal ha tilgang til å skrive reiseregninger.

Klikk på Fortsett for å gå videre.

Betalingsinformasjon

Under Betalingsinformasjon, registrer bankforbindelsen til den eksterne.

Under Betalingstype, velg mellom hovedbankforbindelse og reiseutgifter.

Betalingsmåten skal være Konto til konto i XML format (X).

Både norske og utenlandske bankkontoer kan registreres. Dersom en utenlandsk bank ikke synes i DFØ HR, må banken opprettes i SAP på forhånd. Dette gjøres via en sak i Kundesenter på nett.

Når bankopplysningene er registrert, klikk på Fortsett og deretter Send for å fullføre tilsettingen.

Tilsetting av eksterne krever ikke godkjenning av leder, så den eksterne er nå tilsatt i systemet.

Prosessen i SAP

Supplerende saksgang

Her vises prosessen som skjer i SAP etter at replikeringen er fullført. Basiskunder kjører en supplerende saksgang selv, mens DFØ foretar saksgangen for Fullservicekunder.

Tilsettingen fra DFØ HR har nå kommet over til SAP. Dette kan sees i IT0000. Saksgangen fra DFØ HR starter med HR. I tillegg vises sakbehandlingsårsaken som ble valgt i DFØ HR. Det skal nå kjøres en supplerende saksgang med samme saksbehandlingsårsak.

Supplerende saksgang

• Åpne PA40 for å starte supplerende saksgang, kjennetegnet med SUP.
• Legg inn startdato for saksgang (ansettelsesdato).
• Velg SUP. tilsetting ekstern m/lønn.
• Klikk deretter på Kjør.

Kopier saksbehandling

• Saksgangen starter i Kopier Saksbehandling (IT0000).
• Velg saksbehandlingsårsak 01 Ekstern med lønn.
• Trykk deretter på ikonet for Lagre.

Kopier persondata

• Du er nå i Kopier Persondata (IT0002).
• Her er det ikke mulig å endre på persondata.
• Klikk på ikonet for Gå videre.

Kopier plass i organisasjonen

• Neste steg er Kopier Plass i organisasjonen (IT0001).
• Her er det ikke mulig å gjøre endringer.
• Klikk på ikonet for Gå videre.

Kopier adressedata

• Neste steg er Kopier Adressedata (IT0006).
• Her er det ikke mulig å gjøre endringer.
• Klikk på ikonet for Gå videre.

Kopier kommunikasjon

• Neste steg er Kopier Kommunikasjon (IT0105).
• DFØ HR er master for dataene. Det er ikke mulig å endre dataene.
• Klikk på ikonet for Gå videre.

Opprett planlagt arbeidstid

• Neste steg er Opprett Planlagt arbeidstid (IT0007).
• Her er det mulig å endre i SAP.
• Velg Arbeidsplanregel og Status for tidsadmin.
• Registrer opplysninger, som f.eks. arbeidsplan. Disse finner du i IT9051.
• Trykk deretter på ikonet for Lagre.

Kopier bankforbindelse

• Neste steg er Kopier Bankforbindelse (IT0009).
• Denne kan ikke redigeres i SAP.
• Klikk på ikonet for Gå videre.

Opprett reiseordning

• Neste steg er Opprett Reiseordning (IT0017).
• Hvis nyansatt skal ha registrert og utbetalt reiseregninger, må IT0017 lagres.
• Periodeparameter skal ha verdien J. Systemet foreslår verdien automatisk.
• Klikk på ikonet for Lagre.

Opprett kostnadsfordeling

• Neste steg er Opprett Kostnadsfordeling (IT0027).

Denne benyttes hvis den ansattes lønnskostnader skal belastes andre konteringselementer eller verdier enn det som er registrert på organisasjonsenheten eller stillingen.

Det ikke nødvendig å fylle ut Opprett Kostnadsfordeling (IT0027) hvis annen kontering enn oppgitt på organisasjonsenheten eller stillingen ikke skal benyttes. Da blir konteringsopplysningene automatisk hentet fra organisasjonsenheten eller stillingen, og lagt inn i SAP i løpet av påfølgende natt, eller første natt etter tilsettingsdato, hvis tilsettingen forhåndsregistrert.

• Fyll ut for lønnsutgifter.
• Fyll ut for reiseutgifter.
• Feltet Fordeling skal være lik 01 for lønn og 02 for reiser.

• Har du endret i SAP, klikk på ikonet for Lagre.
• Har du ikke endret, klikk på ikonet for Gå videre.

Opprett Var.till.-eks.ord.lønnavr.

• Neste steg er Opprett Var.till.-eks.ord.lønnavr. (IT0267).
• Registrer beløp som skal utbetales. Dette kan registreres allerede i forbindelse med tilsettingssaksgangen.
• Oppgi riktig Lønnart.
• Fyll ut Beløp eller Antall.
• Har du endret i SAP, klikk på ikonet for Lagre.
• Har du ikke endret, klikk på ikonet for Gå videre.

Kopier ESS-ansettelser lønnsslipp

• Neste steg er Kopier ESS-ansettelser lønnsslipp (I IT0655).
• Her kan det ikke gjøres noen endringer.
• Klikk på ikonet for Gå videre.

Supplerende saksgang ferdig

• Supplerende saksgang for tilsettingen er nå ferdig.
• I IT0000 ligger nå både HR-saksgangen og den supplerende saksgangen.

Kjør lønnssimulering

• Hvis det er registrert utbetalinger på den ansatte, bør det kjøres en lønnssimulering for å kontrollere at utbetalingen blir riktig.
• Bruk transaksjonskode PC00_M20_CALC_SIMU og velg riktig variant.