Manuell avviksbehandling

Du mottar denne oppgaven dersom du er rekvirenten eller er definert som varemottaker på innkjøpsordren. 

Når havner en oppgave i Manuell avviksbehandling?

Innkjøpsfakturaer havner i Manuell avviksbehandling i tilfeller hvor løsningen ikke har klart å matche ordre mot faktura, eller hvis det ikke er utført et korrekt varemottak. I slike tilfeller blir hele, eller deler av beløpet, ført mot konto 9992.  

Med varemottak som ikke blir utført korrekt, mener vi hvor forslaget til Manglende varemottak blir godkjent uten å korrigere varemottak i henhold til faktura og mottatte varer. Da kan det bli behov for manuelle korrigeringer for å matche fakturaen mot innkjøpsordren senere i flyten.

Brukerveiledning for oppgaven manglende varemottak

Hvordan behandler du innkjøpsfakturaer som havner i trinnet Manuell avviksbehandling?

Du må manuelt fordele avviksbeløpet på eksisterende ordrelinjer for å få balansert bilaget. Når bilaget balanserer, velger du Godkjenne.  

Dersom bilaget ikke balanserer, velger du Avvise. Faktura går deretter til Manuell matching hvor fakturaadministrator kan behandle oppgaven.  

Eksempel på bilag i Manuell avviksbehandling

Under ser du et eksempel på et bilag som har havnet i Manuell avviksbehandling. Oppgaven henter du via oppgavebehandlingen. 

Som den øverste markering viser, er det bilagsdifferanse på 4 600 kroner.

Løsningen har ikke klart å matche begge ordrelinjene mot tilhørende fakturalinjer og avstemme fakturabeløpet på kr 4 600 mot ordren. 

Juster ordrelinjene i henhold til varelinjene på faktura. Koble riktig linje mot hverandre ved å se på artikkelnummer eller beskrivelse.  

Du må manuelt justere ordrelinjene tilsvarende vedlegget på fakturaen slik at hele fakturaen avstemmes mot innkjøpsordren.  

I dette eksempelet ser vi at ingen ordrelinjer har blitt avstemt mot faktura. Når beløp på innkjøpsordre ikke stemmer med det som ble fakturert, må du korrigere beløp på ordrelinjene.  

• Trykk på linje 1 (PC skjerm) for at feltene skal bli tilgjengelig.  
• Legg inn antall 1 og beløp kr 4000 på linje 1 i henhold til faktura.  
• Deretter legger du inn antall 1 og kr 600 på linje 2 (tastatur).  

Du vil nå se at beløp som må fordeles blir 0 kroner og bilaget balanserer.  

Trykk Godkjenne for å lagre endringene.  Bilaget blir nå utlignet og går videre på flyt.  

Dersom linjene ikke balanserer, velg Avvise. Faktura går da til Manuell matching hvor fakturaadministrator kan bistå med manuell match.  

Hva hvis du ikke får avvist oppgaven fra Manuell avviksbehandling?

I enkelte tilfeller kan du oppleve å ikke få avvist oppgaven fra Manuell avviksbehandling, men faktura går i loop tilbake til dette trinnet. I disse tilfellene må du kontakte fakturaadministrator som manuelt kan matche ordre mot faktura.