Rutinen skal sikre korrekt bokføring av forpliktelser til de ansatte i regnskapet for tidssaldoer. Denne rutinen omhandler avsetning av påløpt lønn som for eksempel overtid, reisetid eller timelønn som utbetales i senere perioder.
Frist: Utføres månedlig.
Avgrensing: Denne rutinen skal ikke gjennomføres dersom virksomheten har automatisk avsetning av tidssaldoer fra SAP.
Lønn og andre personalrelaterte kostnader skal kostnadsføres etter hvert som de påløper. Påløpt lønn, for eksempel overtid og reisetid, skal kostnadsføres løpende og avsettes som en gjeld til ansatte fram til utbetalingstidspunktet. Avsetningen for påløpt lønn skal foretas i den perioden arbeidet gjennomføres og reversering av avsetning foretas i den perioden den påløpte lønnen utbetales. Ved avsetning for påløpt lønn skal det i tillegg avsettes for påløpt arbeidsgiveravgift, påløpte feriepenger og påløpt arbeidsgiveravgift for påløpte feriepenger. Som en forenkling kan det benyttes gjennomsnittsatser så fremt det ikke bidrar til feil av betydning i regnskapet (se Beregning av avsetning (timesats) lenger ned i rutinen).
| Ansvarlig / Utføres av | Handling - oppgave |
|---|---|
| Virksomhet | Ansatte registrerer timer i tidsystem Virksomhet må ha gode rutiner for oppfølging av timeføring for å sikre en mest mulig korrekt avsetning. Oppfølgingen inkluderer kontroll av at tidligere avsetninger blir tilbakeført på riktig tidspunkt. |
| Virksomhet | Uttak av grunnlag for avsetning Fra SAP Kjør avsetningsrapport YPT_BUDSJ_OV_REISE_RUT i SAP i test. Rapporten gir et øyeblikksbilde basert på timer og fravær som er registrert i SAP Følg brukerveiledning for uttak av SAP-rapporter for avsetning av tid og ikke avviklet ferie. Fra eksternt lønns- og tidsregistreringssystem Ta ut oversikter over tidssaldoer som danner grunnlag for beregning av tidssaldoer til utbetaling. Oversikten bør inneholde aktuelle konteringsdimensjoner som for eksempel ansattnummer, koststed og prosjekt. Beregning av korrekt avsetning gjøres ved å multiplisere antall timer registrert i lønns- og tidsregistreringssystemet med reel timesats eller en gjennomsnittssats. |
| Virksomhet | Beregning av avsetning (timesats) For kunder med SAP Rapport YPT_BUDSJ_OV_REISE fra SAP gir korrekt timesats på avsetning. For kunder med eksternt lønns- og tidsregistreringssystem Timesatsen skal representere timelønnen til de ansatte. Dersom det er komplisert å finne korrekt timesats i eksternt lønnssystem må virksomhet vurdere sats per time. Denne kan enten være reel timesats basert på den ansattes lønn eller en valgt gjennomsnittssats for hele virksomheten, per avdeling eller lignende. Det er viktig å presisere at avsetningene er et regnskapsestimat, og at det er akseptabelt med noe avvik fra de reelle kostnadene. Ved bruk av gjennomsnittssats bør denne oppdateres årlig. |
| Virksomhet | Utarbeid bokføringsbilag Utarbeid følgende kontering av kostnader knyttet til opparbeidet overtid for inneværende periode: Overtid med videre • 5050/5150 (5000/5100) Overtid fast/midlertidige ansatte (D) • 2915 Skyldig påløpt lønn (K) AGA • 5410 Arbeidsgiveravgift av påløpte lønnskostnader (D) • 2780 Påløpt arbeidsgiveravgift av påløpte lønnskostnader (K) FP • 5080/5180 Feriepenger fast/midlertidige ansatte (D) • 2942 Skyldige feriepenger av opptjent, ikke utbetalt lønn, overtid og så videre (K) AGA på FP • 5411 Arbeidsgiveravgift av påløpt ferielønn (D) • 2785 Påløpt arbeidsgiveravgift ferielønn (K) Kontoplanen skiller mellom avsetning for faste ansatte (5050/5080) og midlertidige ansatte (5150/5180). DFØ anbefaler at bilaget blir ført på detaljert nivå, men det må vurderes ut fra behovet for styringsinformasjon i virksomheten. |
| Virksomhet | Godkjenn og bokfør bilaget Bokfør bilaget med bilagsart MV med reversering i samme periode som påløpt lønn utbetales påfølgende periode. I SAP utbetales påløpt lønn i påfølgende periode, forutsatt at timene er godkjent. Reverseringsperiode avhenger av utbetalingstidspunkt. I andre tidssystemer kan utbetalingstidspunkt være to perioder etter at timene er registrert. |
| DFØ (grunntjeneste) | Bokfør bilag |