Denne brukerveiledningen beskriver hvordan du kan ta ut rapportene i SAP for å kunne vurdere antall timer/dager og størrelsen på avsetningene i forkant av periodeavslutningen. Rapportene kan også brukes som grunnlag for manuelle avsetninger for kunder som av ulike årsaker ikke kan ta i bruk de automatiserte løsningene.
Under følger en bruksanvisning for hvordan du kan ta ut rapportene i SAP. Kundens uttak av rapporter påvirker ikke den bokførte avsetningen.
For å kunne kjøre rapportene må brukeren ha tilgang til alle ansatte i eget firma i SAP.
Avsetning for opptjente timesaldoer til avspasering (YPT_BUDSJ_FLEKS)
For å kunne kjøre rapporten i SAP må du først legge inn transaksjonskoden i feltet øverst til venstre i åpningsbildet i SAP. Rapporten åpnes ved å trykke Enter.
Når du er kommet inn i rapporten kan du velge en variant som er aktuell for ditt firma.
Velg varianten med firmakode og test, for eksempel variant 1000_TEST dersom firmakoden i SAP er 1000.
Varianten vil fylle ut firmakode og periode lik forrige måned. Dersom du ønsker å kjøre en annen periode kan du legge inn dette før du kjører rapporten med Utfør.
Rapporten gir et øyeblikksbilde basert på timer og fravær som er registrert i SAP.
Når rapporten er kjørt vil du få frem veldig mange kolonner som gir informasjon om den enkelte ansattes tilknytning i SAP. For å kun få frem de kolonner som er nødvendig har vi laget en visningsvariant:
Variant /CUSOPAL01 Oppfølging gjør at rapporten i hovedsak viser konteringsinformasjon, antall timer og avsetningsbeløpet.
Eksempel på en rapport:
Rapporten kan åpnes og lagres i Excel-format. Dette er spesielt aktuelt dersom kunden ikke kan ta i bruk de automatiserte løsningene og ønsker et bedre grunnlag for avsetning i mellomtiden.
Avsetning for timer til utbetaling (YPT_BUDSJ_OV_REISE_RUT)
Rapporten tas ut på tilsvarende måte som for Avsetning for opptjente timesaldoer til avspasering ved å i stedet legge inn transaksjonskode YPT_BUDSJ_OV_REISE_RUT i feltet i åpningsbildet i SAP.
De øvrige stegene er de samme, da alle tre løsninger er bygd på samme rapport.
Avsetning for opptjent, ikke avviklet ferie (YPT_BUDSJ_FERIE)
Rapporten tas ut på tilsvarende måte som for Avsetning for opptjente timesaldoer til avspasering ved å i stedet legge inn transaksjonskode YPT_BUDSJ_FERIE i feltet i åpningsbildet i SAP.
De øvrige stegene er de samme, da alle tre løsninger er bygd på samme rapport.
Avsetning for påløpte reisekostnader (YPT_BUDSJ_REISEKOSTN)
Rapporten tas ut på tilsvarende måte som for Avsetning for opptjente timesaldoer til avspasering ved å i stedet legge inn transaksjonskode YPT_BUDSJ_REISEKOSTN i feltet i åpningsbildet i SAP.
De øvrige stegene er de samme, da alle løsningene er bygd på samme rapport.
Loggrapport for bokførte avsetninger (YPT_BUDSJ_LOG)
Alle avsetninger som er produsert i SAP og bokført i Unit4 ERP kan hentes frem i en loggrapport i SAP. Her lagres alle dataene i avsetningen slik at man for eksempel kan avstemme beløpene i regnskapet mot grunnlaget.
Hver kjøring av de ulike rapportene får en unik ID. Basert på denne ID-en kan du hente frem loggrapporten for de ulike avsetningene som er gjort.
ID-en kan du finne i regnskapet ved å se på bilagsteksten på avsetningsbilaget. I eksemplet under er ID-en for den aktuelle avsetningen 1.
Loggen viser 3 typer opplysninger:
- Administrasjonsdato gir informasjon om når rapporten er kjørt.
- Fildata gir samme informasjon som filene som er overført mellom SAP og Unit4 ERP.
- HR data viser det detaljerte grunnlaget pr. ansatt med antall timer/dager, sats, konteringsdimensjoner, avsetningsbeløp og så videre.
I de fleste tilfeller vil det være HR data som aktuell å bruke for å kunne se en spesifikasjon av avsetningen.
Når du kjører rapporten for HR data er det mulig å legge inn tilleggsspesifikasjon dersom du har behov for det. Rapporten kjøres med Utfør.
På samme måte som for de andre rapportene kan også loggen lagres i Excel.
Kontakt
Kontakt kundesenter for regnskap
- e-post: regnskap [at] dfo.no (regnskap[at]dfo[dot]no)
- Kundesenter på nett
- telefon: 407 67 157