Brukerveiledning for uttak av SAP-rapporter for avsetning av tid og ikke avviklet ferie

Denne brukerveiledningen beskriver hvordan du kan ta ut rapportene i SAP for å kunne vurdere antall timer/dager og størrelsen på avsetningene i forkant av periodeavslutningen. Rapportene kan også brukes som grunnlag for manuelle avsetninger for kunder som av ulike årsaker ikke kan ta i bruk de automatiserte løsningene.

Under følger en bruksanvisning for hvordan du kan ta ut rapportene i SAP. Kundens uttak av rapporter påvirker ikke den bokførte avsetningen.

For å kunne kjøre rapportene må brukeren ha tilgang til alle ansatte i eget firma i SAP.

Avsetning for opptjente timesaldoer til avspasering (YPT_BUDSJ_FLEKS)

For å kunne kjøre rapporten i SAP må du først legge inn transaksjonskoden i feltet øverst til venstre i åpningsbildet i SAP. Rapporten åpnes ved å trykke Enter.

Skjermbilde fra SAP

Når du er kommet inn i rapporten kan du velge en variant som er aktuell for ditt firma.

Skjermbilde fra SAP

Velg varianten med firmakode og test, for eksempel variant 1000_TEST dersom firmakoden i SAP er 1000.

Skjermbilde fra SAP

Varianten vil fylle ut firmakode og periode lik forrige måned. Dersom du ønsker å kjøre en annen periode kan du legge inn dette før du kjører rapporten med Utfør.

Skjermbilde fra SAP

Rapporten gir et øyeblikksbilde basert på timer og fravær som er registrert i SAP.

Når rapporten er kjørt vil du få frem veldig mange kolonner som gir informasjon om den enkelte ansattes tilknytning i SAP. For å kun få frem de kolonner som er nødvendig har vi laget en visningsvariant:

Skjermbilde fra SAP

Variant /CUSOPAL01 Oppfølging gjør at rapporten i hovedsak viser konteringsinformasjon, antall timer og avsetningsbeløpet.

Eksempel på en rapport:

Skjermbilde fra SAP

Rapporten kan åpnes og lagres i Excel-format. Dette er spesielt aktuelt dersom kunden ikke kan ta i bruk de automatiserte løsningene og ønsker et bedre grunnlag for avsetning i mellomtiden.

Skjermbilde fra SAP
Skjermbilde fra SAP

Avsetning for timer til utbetaling (YPT_BUDSJ_OV_REISE_RUT)

Rapporten tas ut på tilsvarende måte som for Avsetning for opptjente timesaldoer til avspasering ved å i stedet legge inn transaksjonskode YPT_BUDSJ_OV_REISE_RUT i feltet i åpningsbildet i SAP.

De øvrige stegene er de samme, da alle tre løsninger er bygd på samme rapport.

Avsetning for opptjent, ikke avviklet ferie (YPT_BUDSJ_FERIE)

Rapporten tas ut på tilsvarende måte som for Avsetning for opptjente timesaldoer til avspasering ved å i stedet legge inn transaksjonskode YPT_BUDSJ_FERIE i feltet i åpningsbildet i SAP.

De øvrige stegene er de samme, da alle tre løsninger er bygd på samme rapport.

Avsetning for påløpte reisekostnader (YPT_BUDSJ_REISEKOSTN)

Rapporten tas ut på tilsvarende måte som for Avsetning for opptjente timesaldoer til avspasering ved å i stedet legge inn transaksjonskode YPT_BUDSJ_REISEKOSTN i feltet i åpningsbildet i SAP.

De øvrige stegene er de samme, da alle løsningene er bygd på samme rapport.

Loggrapport for bokførte avsetninger (YPT_BUDSJ_LOG)

Alle avsetninger som er produsert i SAP og bokført i Unit4 ERP kan hentes frem i en loggrapport i SAP. Her lagres alle dataene i avsetningen slik at man for eksempel kan avstemme beløpene i regnskapet mot grunnlaget.

Skjermbilde fra SAP

Hver kjøring av de ulike rapportene får en unik ID. Basert på denne ID-en kan du hente frem loggrapporten for de ulike avsetningene som er gjort.

ID-en kan du finne i regnskapet ved å se på bilagsteksten på avsetningsbilaget. I eksemplet under er ID-en for den aktuelle avsetningen 1.

Skjermbilde fra SAP
Skjermbilde fra SAP

Loggen viser 3 typer opplysninger:

  • Administrasjonsdato gir informasjon om når rapporten er kjørt.
  • Fildata gir samme informasjon som filene som er overført mellom SAP og Unit4 ERP.
  • HR data viser det detaljerte grunnlaget pr. ansatt med antall timer/dager, sats, konteringsdimensjoner, avsetningsbeløp og så videre.

I de fleste tilfeller vil det være HR data som aktuell å bruke for å kunne se en spesifikasjon av avsetningen.

Når du kjører rapporten for HR data er det mulig å legge inn tilleggsspesifikasjon dersom du har behov for det. Rapporten kjøres med Utfør.

Skjermbilde fra SAP
Skjermbilde fra SAP

På samme måte som for de andre rapportene kan også loggen lagres i Excel.

Oppdatert: 25. september 2023

Kontakt

Kontakt kundesenter for regnskap

Fant du det du lette etter?

Nei

Det beklager vi!

Tilbakemeldingen din er anonym og vil ikke bli besvart. Vi bruker den til å forbedre nettsidene. Hvis du vil ha svar fra oss, ta kontakt på telefon, e-post eller kundesenter på nett.