Rutinen skal sikre korrekt bokføring av forpliktelser til de ansatte i regnskapet for tidssaldoer. Rutinen omhandler avsetning av påløpt lønn, som for eksempel overtid, reisetid eller timelønn, som avspaseres i senere perioder.
Frist: Utføres månedlig
Avgrensing: Denne rutinen skal ikke gjennomføres dersom virksomheten har automatisk avsetning av tidssaldoer fra SAP.
Opparbeidet fleksitid, reisetid og overtid til avspasering representerer normalt et etterslep av lønnskostnader som virksomheten vil måtte gjøre opp senere i form av betalt fritid for den ansatte. Verdien av opparbeidet fleksitid, reisetid og overtid til avspasering skal resultatføres og avsettes for i balansen.
Det skal beregnes og avsettes for arbeidsgiveravgift av opptjent fleksitid og andre tilsvarende avtaler.
| Ansvarlig / Utføres av | Handling - oppgave |
|---|---|
| Virksomhet | Ansatte registrerer timer i tidsystem Virksomheten må ha gode rutiner for oppfølging av timeføring for å sikre en mest mulig korrekt avsetning. Oppfølgingen inkluderer kontroll av at tidligere avsetninger blir tilbakeført på riktig tidspunkt. |
| Virksomhet | Uttak av grunnlag for avsetning Fra SAP Kjør avsetningsrapport YPT_BUDSJ_FLEKS i SAP med en testvariant. Rapporten gir et øyeblikksbilde basert på timer og fravær som er registrert i SAP. Følg Brukerveiledning for uttak av SAP-rapporter for avsetning av tid og ikke avviklet ferie. Merk at det er mulig å registrere frammøtetid i SAP til og med siste dag i påfølgende måned. Fra eksternt lønns- og tidsregistreringssystem Ta ut oversikt over tidssaldoer som danner grunnlag for avsetning av tidssaldoer til avspasering. Oversikten bør inneholde aktuelle konteringsdimensjoner som for eksempel ansattnummer, koststed og prosjekt. Beregning av korrekt avsetning gjøres ved å multiplisere antall timer registrert i lønns- og tidsregistreringssystemet med en reel timesats eller en gjennomsnittssats. Er det store lønnsforskjeller mellom ulike yrkesgrupper i virksomheten bør flere gjennomsnittssatser beregnes og benyttes. |
| Virksomhet | Beregning av avsetning (timesats) For kunder med SAP Rapporten YPT_BUDSJ_FLEKS gir korrekt timesats og AGA-sats basert på den ansattes reelle lønn og AGA-sone, og baseres på timer som er registrert når rapporten kjøres og representerer beste estimat for avsetningen. Avsetning for fleksitid begrenses til 50 timer ved slutten av avregningsperioden, og det skal avsettes for arbeidsgiveravgift av opptjent fleksitid og andre tilsvarende avtaler. Det er ikke stilt krav i SRS 25 Ytelser til ansatte om å avsette for påløpt pensjon og påløpte feriepenger, men det bør vurderes hvis virksomheten har betydelige avsetninger. For kunder med eksternt lønns- og tidsregistreringssystem Timesatsen skal representere timelønnen til de ansatte. Dersom det er komplisert å finne korrekt timesats i eksternt lønnssystem må virksomhet vurdere sats per time. Denne kan enten være reel timesats basert på den ansattes lønn eller en valgt gjennomsnittssats for hele virksomheten, per avdeling eller lignende. Det er viktig å presisere at avsetningene er et regnskapsestimat, og at det er akseptabelt med noe avvik fra de reelle kostnadene. Avsetning for fleksitid begrenses til 50 timer ved slutten av avregningsperioden, og det skal avsettes for arbeidsgiveravgift av opptjent fleksitid og andre tilsvarende avtaler. Det er ikke stilt krav i SRS 25 Ytelser til ansatte om å avsette for påløpt pensjon og påløpte feriepenger, men det bør vurderes hvis virksomheten har betydelige avsetninger. Arbeidsgiveravgift må enten beregnes ut fra faktisk sats eller en gjennomsnittssats for hele virksomheten. Ved bruk av gjennomsnittssatser bør disse oppdateres årlig. |
| Virksomhet | Utarbeid bokføringsbilag Utarbeid følgende kontering av kostnader knyttet til opparbeidet fleksitid, reisetid og overtid til avspasering ved utgangen av hver periode: Fleksitid med mer • 5090/5190 Avsetning til fleksitid, over- og reisetid til avspasering, feriedager og så videre (D) • 2910 Avsetning fleksitid, over- og reisetid til avspasering, feriedager og så videre (K) AGA • 5410 Arbeidsgiveravgift påløpte lønnskostnader (D) • 2781 Påløpt arbeidsgiveravgift av fleksitid, over- og reisetid til avspasering, feriedager og så videre (K) Vurder om det skal skilles mellom avsetning for faste ansatte (5090) og avsetning for midlertidige ansatte (5190). Nivå for kontering må vurderes ut fra behovet for styringsinformasjon i virksomheten. |
| Virksomhet (del- og fullservice) | Godkjenn og bokfør bilaget Bokfør bilaget med bilagsart MV med reversering påfølgende periode. Send bilag til DFØ for bokføring. |
| DFØ (fullservice) | Bokfør bilaget |