Anleggsverdiregnskap i Unit4 ERP desktop

Introduksjon til Anleggsverdiregnskap i Unit4 ERP

Anleggsverdiregnskapet er en egen modul i Unit4 ERP der du kan registrere anleggsmidler og følge opp disse anleggsmidlene. Transaksjoner i anleggsverdiregnskapet overføres til hovedbok i Unit4 ERP. Under ser dere en oversikt over hvordan transaksjoner behandles fra registrering og til de blir bokført i anleggsverdiregnskapet og hovedbok.

Menypunktet finner du under Økonomi - Anleggsverdiregnskap.

Anleggsverdiregnskap har flere undermenypunkter:

Anleggsregister

Anleggsmiddel

Informasjon om et anleggsmiddel finner du i menypunktet Anleggsmiddel.

For å hente opp et anleggsmiddel, legg inn anleggs-ID i «Anlegg» og trykk tab. Dette kan også søkes opp ved Felthjelp (F9), og deretter Finn (F7). Søket kan begrenses ved å legge inn søkekriterier i den grå linjen.

Det er åtte skillekort for anleggsmiddelet.

1 - Anleggsmiddel

Her finner du faste opplysninger om anleggsmiddelet som anleggsgruppe, status, overordnet anlegg, leverandør, anleggsdato fra, avskrivningsdato fra, periode, opprinnelig kost og opprinnelig verdidato. Du har også mulighet til å legge inn informasjon om anleggsmiddelet.

Anlegget kan ha ulik status:
• Aktiv (N): anlegget blir oppdatert og inkludert i alle typer transaksjoner.
• Parkert (P): anlegget blir ikke oppdatert. Ved automatiske avskrivninger blir ikke anlegget inkludert. Statusen kan endres tilbake til aktiv.
• Sperret (C): anlegget blir ikke oppdatert, men manuelle transaksjoner er mulig. Transaksjoner som allerede er påbegynt blir stoppet. Statusen kan endres tilbake til aktiv.
• Avsluttet (T): anlegget blir ikke oppdatert og manuelle transaksjoner er ikke mulig. Transaksjoner som allerede er påbegynt blir stoppet. Statusen kan ikke endres.

2 - Hovedbok

Skillekortet viser kontering registrert på anleggsmiddelet.

Merk at endringer her ikke vil påvirke konteringen av transaksjoner. Endring må gjøres med egne prosesser i anleggsverdiregnskapet som endring av dimensjonsverdier (AT40).

3 - Avskrivningsbok

Anleggets aktiveringsstatus kan være:

• Registrert, ikke bokført (transaksjon er klar): transaksjonen ligger i Ajourhold transaksjoner
• Ikke aktivert: anlegget er registrert og deretter slettet fra Ajourhold transaksjoner
• Aktivert: anlegget er postert

Ved å dobbeltklikke på avskrivningsboken, vil du kunne se detaljene i avskrivningsboken.
I skillekort 1 - Avskrivningsbok ser du regelsettet for verdiberegning av anleggsmiddelet. Flere felter er låst her, og kan bare endres via egne prosesser.

Skillekort 2 - Hovedbok viser konteringsdimensjoner for transaksjoner på anlegget. Verdiene er låst og for å endre verdiene må du kjøre egne serverprosesser.

Skillekort 3 – Avansert viser kalkulatorisk rente og er ikke aktuell for statlige virksomheter.

4 - Adresse

Skillekortet viser adressetyper som er registrert på anleggsmidlet.

5 - Relasjon

Skillekortet viser adressetyper som er registrert på anleggsmidlet.

6 - Balansetransaksjoner

Skillekortet viser transaksjoner som er registrert på anleggsmiddelet.

7 - Aktivert faktura

Skillekortet viser informasjon om fakturaen/bilaget som er opprettet som et anlegg fra Opprett anlegg fra faktura.

8 - Detaljer

Skillekortet viser informasjon om avskrivningsgrunnlag, og detaljer fra avskrivningsboken.

Faste registre

Anleggsgruppe

Alle anleggsmidler må knyttes til en anleggsgruppe. Anleggsgruppen inneholder informasjon om avskrivningsfrekvens, -metode og levetid, samt kontering. Anleggsgruppen bestemmer hvilke kontoer som blir benyttet ved ulike posteringer i anleggsverdiregnskapet (f.eks. aktivering, avskrivning og salg).

Menypunktet finner du under Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Faste registre - Anleggsgruppe

Menypunktet inneholder fire skillekort.

1 - Anleggsgruppe

I skillekortet defineres oppsett for avskrivninger, med avskrivningsmetode, levetid og frekvens.

2 - Hovedbok

Her ligger standardkontering på dimensjoner slik som koststed, prosjekt, finansiering, arbeidsordre og anlegg.

3 - Avansert

Avansert viser kalkulatorisk rente. Denne er ikke aktuell for statlige virksomheter.

4 - Avskrivningsbok

Anleggsgruppens avskrivningsbok inneholder kontering for anleggsgruppen.

Andre faste registre

Anleggskonti

Skjermbildet benyttes for å registrere og vedlikeholde konti som skal være tilgjengelig i anleggsverdiregnskapet.

Relasjoner på anleggsbegreper

Skjermbildet benyttes for å registrere, vedlikeholde og spørre på relasjoner knyttet til anleggsbegreper. Slike relasjoner kan benyttes for å knytte ytterligere informasjon til et anlegg, og for å lage en informasjonsrapporteringsstruktur.

Avskrivningsbøker

Gir oversikt over hvilke avskrivningsbøker som ligger aktiv. SRS er standard avskrivningsbok for statlige virksomheter.

Avskrivingsmetoder

Under beskriver vi de ulike avskrivningsmetodene som kan benyttes i anleggsverdiregnskapet.

LNA – Lineær 1
Avskrivningsmetode lineær 1 er standard avskrivningsmetode fra DFØ.
Avskrivningskostnaden er den samme hvert år, og verdien av anlegget vil reduseres i en rett linje. En påkostning vil øke den årlige avskrivningskostnaden slik at anlegget vil være ferdig avskrevet innenfor satt levetid.

Avskrivningskostnad = Netto bokført verdi / levetid

LNB – Lineær 2
Avskrivningskostnaden er den samme hvert år, og verdien av anlegget vil reduseres i en rett linje. Et tillegg registrert på anlegget vil øke avskrivningsperioden.

Avskrivningskostnad = balanseført verdi * fast prosent

NOD – Ingen avskrivning
Ingen avskrivning kjøres.

MAN – Manuell avskrivning
Avskrivning må beregnes ved manuelle avskrivningsrutiner. Avskrivning kan kun registreres via skjermbildet Manuell avskrivning.

Anleggskontotyper

Anleggskontotype sier noe om hva slags type konto en anleggskonto er. Nedenfor vises en oversikt over anleggskontotyper som benyttes i anleggsverdiregnskapet.

CA	Aktiveringskonto
SI	Øke interimskonto
DP	Akkumulerte avskrivninger
DN	Kostnadskonto avskrivninger
ES	Kostnadskonto nedskrivninger (ekstraordinære avskrivninger)
EP	Kostnadskonto manuelle avskrivninger
SA	Salgskonto
GA	Salgsgevinst
LO	Salgstap
RC	Endring interimskonto

Transaksjonstyper

Alle transaksjoner som kan posteres i anleggsverdiregnskapet har egne transaksjonstyper. I tabellen nedenfor vises en oversikt over transaksjonstyper.

CA	Aktivering
PC	Tillegg
ND	Automatiske avskrivninger
ED	Nedskrivning (ekstraordinær avskrivning)
FD	Manuell avskrivning
WU	Tilbakefør akk. avskrivning
NF	Endre dimensjonsverdi fra
NT	Endre dimensjonsverdi til
TF	Overfør fra
TT	Overfør til
RF	Omgrupper fra
RT	Omgrupper til
SA	Salg
SD	Utrangering
OS	Historiske anlegg

Opprette anleggsmidler

Bilag som posteres på anleggskonto og skal aktiveres, vises i menypunktet «Opprette anlegg fra faktura».

Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Anleggsregister - Opprette anlegg fra faktura

Velg faktura ved å hake av for linjen som skal aktiveres og deretter velg «Neste trinn».

I neste bilde, 2 - Anleggsmiddelregistrering, registreres informasjon som er nødvendig for å opprette anleggsmiddelet.

1a) Ved opprettelse av et nytt anleggsmiddel skal det stå “NY” i feltet Anlegg.

1b) Ved opprettelse av tillegg, legg inn anleggs-ID til det opprinnelige anlegget.

2) Registrer navn på anleggsmiddelet.

3) Legg inn anleggsgruppe som skal tilsvare eiendelskonto posteringen er ført på i hovedbok.

4) Foreslått anleggsdato følger av bilagsdato på posteringen som aktiveres.

Anleggsperiode styres av anleggsdato. Hvis perioden er stengt, må du endre anleggsdato og avskrivningsdato fra, til 1. i neste åpne periode.

Lagre med F12.

Dersom du oppretter et nytt anlegg vil du få beskjed om transaksjonens innlesnings-ID og at anleggs-ID er opprettet. Oppretter du et tillegg til et eksisterende anlegg vil du kun få informasjon om innlesnings-ID.

Anlegget legger seg i bildet Ajourhold transaksjoner.

Kontrollere transaksjoner

Du finner menypunktet under Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Postering - Ajourhold transaksjoner

For å hente frem transaksjonene, trykk F7.

Kontroller at forventede anlegg ligger i Ajourhold transaksjoner og kjør deretter posteringsforslag.

Slette bilag: Merk en av radene du vil slette, og velg «Slette innlesings-ID» i Verktøymenyen. Systemet velger ut alle rader med samme innlesings-ID, og spør deg om du vil slette valgt innlesings-ID. Svar «Ja» og lagre (F12).

Dersom transaksjoner med transaksjonstype «Aktivering» slettes fra Ajourhold transaksjoner må du også å huske å endre status på anlegget til «Avsluttet». Status kan du endre i menypunkt Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Anleggsregister - Anleggsmiddel skillekort 1 – Anleggsmiddel.

Redigere bilagstekst: Rediger beskrivelsen av transaksjonen i feltet Tekst. Trykk F12 for å lagre.
I Ajourhold transaksjoner kan det ligge mange anlegg som du kan kjøre posteringsforslag for samtidig.

Bokføre transaksjoner

Du finner menypunktet under Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Postering - Posteringsforslag

• Velg aktuell variant ved kjøring av AT03 Posteringsforslag.
• Legg inn bilagsdato, bruk 1. i perioden.
• Lagre med F12.

Når AT03 Posteringsforslag er kjørt vil AT04 Bokføringsbekreftelse og GL18B Bilagsspesifikasjon starte automatisk.

Rapportene finner du under Ajourhold rapportbestilling.

Avskrivning av anlegg

Under beskrives prosessen for avskrivning av anleggsmidler, og hvordan dette håndteres i anleggsverdiregnskapet i Unit4 ERP.

Avskrivning

Lage avskrivningsforslag

Avskrivningsforslag lages med serverprosessen «Avskrivningsforslag» (AT05) i Unit4 ERP:

Du finner menypunktet under Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Avskrivning - Avskrivningsforslag

• Velg variant «Avskrivningsforslag».
• Angi periode og bilagsdato. Bilagsdato skal alltid være den siste datoen i perioden.
• Dersom du ønsker å kjøre et avskrivningsforslag for et enkelt anlegg kan du legge inn anleggs-ID fra og til det anlegget du vil kjøre et avskrivningsforslag for.
• Lagre (F12)

Avskrivningsforslaget kan kjøres flere ganger for samme periode. Serverprosessen tar hensyn til eventuelle avskrivninger som allerede er bokført.

Kontrollere avskrivningsforslag

Transaksjonene for avskrivninger legger seg i Ajourhold avskrivningsforslag.

Du finner menypunktet under Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Avskrivninger - Ajourhold avskrivningsforslag

Velg Buntnr fra nedtrekksmenyen, trykk tab og F7. Her kan du kontrollere avskrivningene, slette rader i bunten eller slette hele bunten.

Du sletter rader fra forslaget ved å markere radene du vil slette og velge «Slett rad» under Rediger. Lagre (F12).

Om du vil slette hele bunten, marker bunten, velg «Slett» under Rediger, og bekrefter ved å trykke «Ja».

Om feil, slett radene med feil eller hele bunten, gjør nødvendige endringer og kjør avskrivningsforslag på nytt. Om feilen skyldes en ugyldig dimensjonsverdi, og skal rettes ved å gjøre dimensjonsverdien gyldig igjen, er det ikke nødvendig å slette transaksjonene i avskrivningsforslaget. Gjør endring i begrepsverdiregisteret og bokfør deretter avskrivningsforslaget.

Om det ligger transaksjoner i avskrivningsforslaget med ugyldige dimensjonsverdier, vil disse bli liggende igjen i Ajourhold avskrivningsforslag og ikke bli bokført.
Avskrivningstransaksjonene forsvinner fra Ajourhold avskrivningsforslag når de bokføres.

Bokføre avskrivning

Om avskrivningsbilaget er ok, kan du kjøre avskrivningsbekreftelsen (AT06):

Du finner menypunktet under Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Avskrivninger - Avskrivningsbekreftelse

• Velg variant «Avskrivingsbekreftelse - autostart AT04».
• Velg Buntnummer og legg inn periode og bilagsdato. Bilagsdato skal alltid være den siste datoen i perioden.
• Lagre (F12).

Bokføringsbekreftelse kjøres automatisk (AT04) og avskrivningene bokføres i anleggsverdiregnskapet (rapport AT04) og hovedbok (rapport GL18B).

Rapportene finner du under Ajourhold rapportbestilling.

Ekstraordinære avskrivninger (nedskrivning)

Ekstraordinære avskrivinger skal kun benyttes i de tilfeller det skal gjennomføres en nedskriving av et anleggsmiddel i henhold til SRS 17.

Det er anleggsgruppen anleggsmiddelet er knyttet til, som bestemmer hvor den ekstraordinære avskrivningen kostnadsføres. Det kan angis egne kostnadskonti for ekstraordinære avskrivninger i anleggsgruppen.

Registrere ekstraordinær avskrivning

Ekstraordinære avskrivninger på et anleggsmiddel registreres i vinduet «Ekstraordinære avskrivninger» i Unit4 ERP:

Du finner menypunktet under Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Avskrivning - Annen avskrivning - Ekstraordinær avskrivning

• Angi anleggsmiddelet du vil registrere ekstraordinære avskrivninger for i feltet Anlegg.
• Angi transaksjonsdato og valutadato. Transaksjonsdato og valutadato skal alltid være siste datoen i måneden avskrivningene bokføres.
• Angi avskrivningsbeløp.
• Legg inn transaksjonstekst for avskrivningene.
• Lagre (F12).

Kontrollere transaksjoner

Avskrivningsbilaget legger seg i Ajourhold transaksjoner:
Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Postering - Ajourhold transaksjoner

Dette vinduet viser alle anleggsmiddelbilag som er klare for postering. Her kan du slette bilag og redigere bilagstekst.

Slette bilag: Merk en av radene du vil slette, og velg «Slette innlesings-ID» i Verktøymenyen. Systemet velger ut alle rader med samme innlesings-ID, og spør deg om du vil slette valgt innlesings-ID. Svar «Ja» og lagre (F12).

Redigere bilagstekst: Rediger beskrivelsen av transaksjonen i feltet Tekst. Trykk F12 for å lagre.

Anleggsmiddelbilaget forsvinner fra Ajourhold transaksjoner når det inngår i et posteringsforslag.

Bokføre transaksjoner

Om bilaget er ok, kan du kjøre posteringsforslaget (AT03):
Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Postering - Posteringsforslag

• Velg riktig variant for nedskrivning.
• Unit4 ERP lager et buntnummer: PO + dagens dato + løpenummer.
• Jobben kan avgrenses til å generere et forslag for postering av anleggsbilag i en angitt serie med anleggs-IDer (fra-til) og/eller i en angitt anleggsgruppe.
• Legg inn periode og bilagsdato bilaget skal bokføres på i hovedbok
• F12 for å lagre.

Bokføringsbekreftelse kjøres automatisk (AT04) og ekstraordinære avskrivninger bokføres i anleggsverdiregnskapet (rapport AT04) og hovedbok (rapport GL18B).

Rapportene finner du i Ajourhold rapportbestilling.

Rapporten AT04 ser slik ut:

Manuell avskrivning

For å benytte manuell avskrivning må anlegget være knyttet til en anleggsgruppe som er satt opp med avskrivningsmetode manuell avskrivning. Anlegg som har avskrivningsmetode manuell avskrivning vil ikke avskrives ved ordinære avskrivninger og må kjøres manuelt.

Dette benyttes i liten grad av DFØ sine kunder.

Endringer og korrigeringer av anlegg

Under beskrives prosessene for endringer og korrigering av anleggsmidler, og hvordan dette håndteres i anleggsverdiregnskapet i Unit4 ERP.

Bytte av posteringsdimensjonsverdier brukes når ett eller flere anleggsmidler skal endre dimensjonsverdier, for eksempel når anleggsmidler med ett koststed/prosjekt skal endres til et annet. Eksempel på når du kan bruke Bytt posteringsdimensjonsverdier er:

• Når prosjekter avsluttes
• Ved omorganisering

Anleggsmiddelet må være avskrevet til transaksjonsdato før bytte av posteringsdimensjonsverdier kan gjennomføres.

Registrere bytte av posteringsdimensjonsverdier

For å bytte posteringsdimensjonsverdier på et anleggsmiddel brukes serverprosessen «Bytt posteringsdimensjonsverdier» (AT40) i Unit4 ERP:

Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Registrering - Endringer og korrigeringer - Bytt posteringsdimensjonsverdier

• Velg variant endre dimensjonsverdier.
• Angi transaksjonsdato. Transaksjonsdato skal alltid være den 1. i perioden.
• Angi begrepet du ønsker å bytte dimensjonsverdier på. Begrepet angis i linjen for dimensjonen den tilhører, f.eks. begrep FINANSIERING i linje «Dimensjon 4 begrep». Dersom du har verdimatrise eller en dimensjonsverdi utleder en annen så må du endre begge dimensjonene.
• Angi dimensjonsverdien du ønsker å endre fra i linjen «Eksisterende dim x verdi».
• Angi dimensjonsverdien du ønsker å endre til i linjen «Ny dimensjon x verdi ».
• Lagre (F12).

Kontrollere transaksjoner

Bilaget for bytte av posteringsdimensjonsverdier legger seg i Ajourhold transaksjoner:
Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Postering - Ajourhold transaksjoner

Dette vinduet viser alle anleggsmiddelbilag som er klare for postering. Her kan du slette bilag og redigere bilagstekst.

Slette bilag: Merk en av radene du vil slette, og velg «Slette innlesings-ID» i Verktøymenyen. Systemet velger ut alle rader med samme innlesings-ID, og spør deg om du vil slette valgt innlesings-ID. Svar «Ja» og lagre (F12).

Redigere bilagstekst: Rediger beskrivelsen av transaksjonen i feltet Tekst. Trykk F12 for å lagre.

Anleggsmiddelbilaget forsvinner fra Ajourhold transaksjoner når det inngår i et posteringsforslag.

Bokføre transaksjoner

Om bilaget er ok, kan du kjøre posteringsforslaget (AT03):
Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Postering - Posteringsforslag

• Velg variant Posteringsforslag endring dimensjonsverdier.
• Unit4 ERP lager et buntnummer: PO + dagens dato + løpenummer.
• Jobben kan avgrenses til å generere et forslag for postering av anleggsbilag i en angitt serie med anleggs-Ider (fra-til) og/eller i en angitt anleggsgruppe.
• Legg inn periode og bilagsdato bilaget skal bokføres på i hovedbok.
• F12 for å lagre.

Bokføringsbekreftelse kjøres automatisk (AT04) og byttet av posteringsdimensjonsverdier bokføres i anleggsverdiregnskapet (rapport AT04) og hovedbok (rapport GL18B).

Rapporten finner du under Ajourhold rapportbestilling.

Anleggsmiddelets balansetransaksjoner (skillekort 6 i Anleggsmiddel ) viser at anleggsmiddelets balanseverdier er ompostert til nye dimensjonsverdier .

Anleggsmiddelet har fått nye dimensjonsverdier i skillekort 2 – Hovedbok. Fremtidige transaksjoner på anlegget vil posteres på de nye dimensjonsverdiene.

Merk! Bytte av posteringsdimensjonsverdier kan ikke reverseres, i stedet kan du bytte posteringsdimensjonsverdier tilbake til riktig dimensjonsverdi. Transaksjoner før byttet av posteringsdimensjonsverdier kan heller ikke reverseres.

Endre relasjonsverdier på anleggsmidler

Registrere endring av relasjonsverdier – enkeltvis

Endring av relasjonsverdier på et anleggsmiddel registreres i vinduet «Anleggsmiddel»:
Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Anleggsregister - Anleggsmiddel

Endringen registreres i skillekort 5 «Relasjon»:

Endre relasjonsverdier i kolonnen «Rel.verdi», ved å overskrive eksisterende verdier. Feltene har oppslag om relasjonen er et begrep med begrepsregister.

Lagre (F12).

Registrere endring av relasjonsverdier – mange (AT39)

Endring av relasjonsverdier på flere anleggsmidler samtidig gjøres med serverprosessen «Endre relasjonsverdier» (AT39):
Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Registrering - Endringer og korrigeringer - Endre relasjonsverdier

• Angi Anleggs-ID fra og til på det eller de anleggene du ønsker å endre relasjonsverdier på.
• Angi relasjonsbegrepet du ønsker å endre relasjonsverdier på.
• Angi eksisterende relasjonsverdi og ny relasjonsverdi.
• Angi dato fra og til for når den nye relasjonsverdien skal gjelde.
• Lagre (F12).

Innlesning legge til og endre relasjonsverdier – mange (XATREL)

Dersom det ikke er mulig å endre eller legge til relasjonsverdier ved å bruke AT39 – Endre Relasjonsverdier, kan dette sendes inn i Excel-format for innlesning av DFØ. Excel-filen må inneholde disse punktene:
• Anleggs-ID
• Relasjon (f.eks. lokasjon eller strekkode)
• Ny relasjonsverdi
• Dato endringen skal gjelde fra

Omgruppere

Under beskrives prosessen for å omgruppere anleggsmidler. Omgruppering brukes for å flytte et anleggsmiddel fra en anleggsgruppe til en annen.

Eksempel på når du kan omgruppere er:
Du har aktivert et anlegg på feil anleggsgruppe (anleggsgruppe = eiendelskonti i balansen)
Alle balanseføringer flyttes i henhold til kontiene på den nye anleggsgruppen.

Anleggsmiddelet som omgrupperes vil beholde verdiene som påvirker avskrivningen, for eksempel avskrivningsmetode og levetid. Om avskrivningsmetode og levetid skal endres, må dette endres manuelt på anleggsmiddelet i etterkant av omgrupperingen.

Anleggsmiddelet må være avskrevet til transaksjonsdato før omgrupperingen kan gjennomføres.

Registrere omgruppering

Omgruppering av et anleggsmiddel registreres i vinduet «Omgruppere»:
Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Registrering - Endringer og korrigeringer - Omgruppere

• Angi anleggsnummer på anleggsmiddelet som skal omgrupperes.
• Angi transaksjonsdato. Transaksjonsdato skal alltid være den 1. i perioden.
• Angi ny anleggsgruppe.
• Skriv inn transaksjonstekst, som blir bilagstekst for bilaget.
• Lagre (F12).

Kontrollere transaksjoner

Omgrupperingsbilaget legger seg i Ajourhold transaksjoner:
Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Postering - Ajourhold transaksjoner

Dette vinduet viser alle anleggsmiddelbilag som er klare for postering. Her kan du slette bilag og redigere bilagstekst.

Slette bilag: Merk en av radene du vil slette, og velg «Slette innlesings-ID» i Verktøymenyen. Systemet velger ut alle rader med samme innlesings-ID, og spør deg om du vil slette valgt innlesings-ID. Svar «Ja» og lagre (F12).

Redigere bilagstekst: Rediger beskrivelsen av transaksjonen i feltet Tekst. Trykk F12 for å lagre.
Anleggsmiddelbilaget forsvinner fra Ajourhold transaksjoner når det inngår i et posteringsforslag.

Om bilaget er ok, kan du kjøre posteringsforslaget (AT03):
Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Postering - Posteringsforslag

• Velg riktig variant for omgruppering.
• Unit4 ERP lager et buntnummer: PO + dagens dato + løpenummer.
• Jobben kan avgrenses til å generere et forslag for postering av anleggsbilag i en angitt serie med anleggs-IDer (fra-til) og/eller i en angitt anleggsgruppe.
• Legg inn periode og bilagsdato bilaget skal bokføres på i hovedbok.
• F12 for å lagre.

Bokføringsbekreftelse kjøres automatisk (AT04) og omgrupperingen bokføres i anleggsverdiregnskapet (rapport AT04) og hovedbok (rapport GL18B).

Rapporten finner du under Ajourhold rapportbestilling.

Anleggsmiddelets balansetransaksjoner viser at anleggsmiddelets balanseverdier er ompostert til konti for den nye anleggsgruppen.

Fremtidige transaksjoner på anlegget vil posteres på konti for den nye anleggsgruppen.

Ved omgruppering beholder anleggsmiddelet verdiene som påvirker avskrivningsgrunnlaget. Dette kan f.eks. være avskrivningsmetode, levetid, årlig avskrivningsprosent eller faktor for saldoavskrivning som den hadde i den gamle gruppen. Dette selv om verdiene skiller seg fra de faste verdiene i den nye gruppen.

Når du åpner et slik anleggsmiddel i Anleggsregisteret, får du en advarsel om at noen av verdiene skiller seg fra de faste verdiene til gruppen. Dette må endres manuelt ved hjelp av «Endre avskrivn.grunnlag» i Verktøymenyen på anleggsmiddelet når du står i skillekort 3 - Avskrivningsbok. Se beskrivelse i delkapittel Endre avskrivningsgrunnlag.

En omgruppering kan ikke reverseres, i stedet kan du omgruppere tilbake til opprinnelig anleggsgruppe. Transaksjoner før omgrupperingen kan heller ikke reverseres.

Overføre

Overføring brukes til å flytte hele eller deler av et anleggsmiddel til et nytt eller eksisterende anlegg.

Eksempel på når du kan bruke overføring er:
Du har aktivert et anleggsmiddel som skal være et tillegg til et annet anleggsmiddel

Når du overfører et anleggsmiddel overføres alle posteringene i balansen til anleggsmiddelet du overfører til. Anleggsmiddelet må være avskrevet til transaksjonsdato før overføringen kan gjennomføres.

Registrere overføring

Overføring av et anleggsmiddel registreres i vinduet «Overføring»:
Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Registrering - Endringer og korrigeringer - Overføring

• Angi anleggsnummer på anleggsmiddelet som skal overføres. Beløpet som kommer frem er opprinnelig anskaffelseskost på anlegget, uten avskrivninger.
• Angi transaksjonsdato. Transaksjonsdato skal alltid være den 1. i perioden.
• Skriv inn transaksjonstekst, som blir bilagstekst for bilaget.
• Overføring til et eksisterende anleggsmiddel: Legg inn anleggs-ID til det anleggsmiddelet du skal overføre til i feltet Anlegg. Navn på anleggsmiddel og anleggsgruppe hentes automatisk.
• Overføring til et nytt anleggsmiddel: Tab over feltet Anlegg og la det stå [NY] der. Angi navn på anleggsmiddel og anleggsgruppe.
• Legg inn beløp som skal overføres eller % til overføring. Legger du inn prosent oppdateres beløp automatisk.
• Hvis anleggsmiddelet skal overføres til flere anleggsmidler, benytter du flere linjer ved å klikke på Legg til.
• Lagre (F12).

Kontrollere transaksjoner

Eventuelle nye anleggsmiddel blir opprettet og overføringsbilaget legger seg i Ajourhold transaksjoner:
Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Postering - Ajourhold transaksjoner

Dette vinduet viser alle anleggsmiddelbilag som er klare for postering. Her kan du slette bilag og redigere bilagstekst.

Slette bilag: Merk en av radene du vil slette, og velg «Slette innlesings-ID» i Verktøymenyen. Systemet velger ut alle rader med samme innlesings-ID, og spør deg om du vil slette valgt innlesings-ID. Svar «Ja» og lagre (F12).

Redigere bilagstekst: Rediger beskrivelsen av transaksjonen i feltet Tekst. Trykk F12 for å lagre.

Anleggsmiddelbilaget forsvinner fra Ajourhold transaksjoner når det inngår i et posteringsforslag.

Bokføre transaksjoner

Om bilaget er ok, kan du kjøre posteringsforslaget (AT03):
Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Postering - Posteringsforslag

• Velg riktig variant for overføring.
• Unit4 ERP lager et buntnummer: PO + dagens dato + løpenummer.
• Jobben kan avgrenses til å generere et forslag for postering av anleggsbilag i en angitt serie med anleggs-IDer (fra-til) og/eller i en angitt anleggsgruppe.
• Legg inn periode og bilagsdato bilaget skal bokføres på i hovedbok.
• F12 for å lagre.

Bokføringsbekreftelse kjøres automatisk (AT04) og omgrupperingen bokføres i anleggsverdiregnskapet (rapport AT04) og hovedbok (rapport GL18B).

Rapport AT04 viser at både aktivert verdi og akkumulerte avskrivninger er overført til dimensjonsverdier for det nye anleggsmiddelet:

Rapport GL18B viser posteringer i hovedbok:

Balansetransaksjoner på anleggsmiddelet som det er overført til, viser at anleggsmiddelet har fått tilført aktivert verdi og akkumulerte avskrivninger.

Balansetransaksjoner på anleggsmiddelet som det er overført fra er nullstilt.

Endre avskrivningsgrunnlag

Det kan være aktuelt å endre avskrivningsgrunnlag i følgende tilfeller:
• Dersom du har omgruppert og samtidig ønsker å endre avskrivningsgrunnlaget
• Dersom anlegget endrer levetid
• Dersom anlegget endrer avskrivningsmetode
Under ser du hvordan du kan endre avskrivningsgrunnlag for et anleggsmiddel.

• Angi dato fra (periode følger av dato).
• Angi nytt oppsett for avskrivninger:
Dersom ny «Avsk.metode» velg i nedtrekkslisten.
Dersom ny levetid, legg inn ny total levetid i «Levetid i perioder».
Dersom ny årlig avskr. i prosent, legg inn ny sats.
• Lagre F12.

Reversering av anleggstransaksjoner

Under beskrives prosessen for reversering av anleggstransaksjoner, og hvordan dette håndteres i anleggsverdiregnskapet i Unit4 ERP.

Reversering benyttes for eksempel når en faktura er aktivert, men burde vært kostnadsført, eller at avskrivningene er feil og må kjøres på nytt.

Registrere reversering

Du finner menypunktet under Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Registrering - Reversering - Reverseringsutvalg

Spør på aktuelt anlegg hvor transaksjoner skal reverseres.

Hak av for transaksjoner på anlegget og lagre med F12.

Merk at du må reversere de nyeste transaksjonene på anlegget først. Det betyr at dersom et anlegg allerede er avskrevet må du først reversere avskrivningene, før du kan reversere aktiveringen.

Det er heller ikke mulig å reversere omgruppering eller endring av dimensjonsverdier. Du kan derimot omgruppere eller endre tilbake til opprinnelig anleggsgruppe eller dimensjonsverdier.

Ved reversering på et anleggsmiddel som er avsluttet (status T) må DFØ kontaktes for å endre status på anlegg til aktivt (status N).

Bunten legger seg i Ajourhold transaksjoner.

Kontrollere transaksjoner

Du finner menypunkter under Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Postering - Ajourhold transaksjoner

Sjekk at forventede anleggstransaksjoner kommer opp i bildet.

Bokføre transaksjoner

Kjør deretter reverseringsforslag (AT15) og velger variant avhengig av hva som reverseres. Sjekk periode og bilagsdato (skal alltid være den 1. i perioden).

Du finner menypunktet under Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Registrering - Reversering - Reverseringsforslag

• Velg variant relevant for reverseringen du har gjort.
• Legg inn AnleggsID, periode og bilagsdato for reverseringen.
• Lagre med F12.
  

Når reverseringsforslag (AT15) er kjørt vil bokføringen i Anleggsverdiregnskapet og hovedbok starte automatisk.

Resultatet vil du se i AT04 Bokføring transaksjoner i Anleggsverdiregnskapet og GL18B Bokføring i hovedbok.

Ved reversering av aktivering av anlegg må status endres til «Avsluttet» manuelt når reverseringen er bokført.

AT04 - Bokføringsbekreftelse:

GL18B - Bilagsspesifikasjon:

Salg og utrangering av anlegg

Under beskrives de ulike prosessene for avgang (salg eller utrangering) av anleggsmidler.

Salg av anlegg

Under beskrives prosessen for salg av anleggsmidler, og hvordan dette håndteres i anleggsverdiregnskapet i Unit4 ERP.

Avskrivninger for forrige periode må være utført før salget registreres.

Registrere salg av anlegg - enkeltvis

Salg registreres i vinduet «Salg og utrangering»:
Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Registrering - Salg og utrangering

Skillekort Generell:

• Angi anleggsmiddelet du vil selge i feltet Anleggs-ID.
• Angi transaksjonsdato, valutadato og transaksjonstekst med henvisning til fakturanummer for salget.
• Transaksjonsdato og valutadato skal være den 1. i måneden salget bokføres.
• Klikk på «Neste trinn».

Skillekort Salgsmengde:

• Angi om det er hele anleggsmiddelet eller deler av det som selges. Dette gjør du ved å velge enten prosent, beløp eller enheter og angi relevant verdi. Beløpet som vises, er anskaffelseskost hentet fra anleggsregisteret. Dette beløpet justeres automatisk i henhold til valgt prosentandel.
• Klikk på «Neste trinn».

Skillekort Salgsbeløp:

Unit4 ERP regner ut akkumulerte avskrivninger til og med forrige periode for anlegget ved å lage et avskrivningsforslag AT05. Salgssum og akkumulert avskrivning blir grunnlaget for beregning av gevinst eller tap i neste skillekort. For å få det akkumulerte avskrivningsbeløpet med i beregningen, klikk på «Hent akkumulert avskrivning».

Angi salgssum på anleggsmiddelet i feltet Veil.pris.

Utrangeringskostnad skal alltid være 0,00 i beløp. Dersom det er utrangeringskostnader knyttet til salg av et anleggsmiddel skal ikke dette registreres i anleggsverdiregnskapet.

Skillekort Periodisk sammenstilling:

Skillekortet oppsummerer relevante data, inkludert tap/gevinst. Dette er siste kontrollpunkt før bilaget havner i Ajourhold transaksjoner. Hvis du vil endre noe, klikker du på «Forrige trinn».

Om sammenstillingen er ok, trykker du på F12 for å lagre.

Salgsbilaget legger seg i Ajourhold transaksjoner.

Kontrollere salgstransaksjoner

Om bilaget er ok, kan du kjøre posteringsforslaget (AT03):
Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Postering - Posteringsforslag

• Velg variant – Posteringsforslag Salg/Utrangering
• Legg inn periode og bilagsdato. Dato skal være den 1. i måneden

Bunten bokføres i anleggsverdiregnskapet (rapport AT04) og i hovedbok (rapport GL18B).

AT04 – Bokføringsbekreftelse:

GL18B – Bilagsspesifikasjon:

Gevinst bokføres på konto 3810 Gevinst ved avgang anleggsmidler. Tap bokføres på konto 7800 Tap ved avgang anleggsmidler.

Eiendelen fjernes fra balansen ved å tilbakeføre anskaffelseskost og akkumulerte avskrivninger i balansen.

Anleggsmiddelets balansetransaksjoner viser at anleggsmiddelet er nullstilt i balansen.

Om hele anleggsmiddelet er solgt, vil anleggsmiddelet automatisk få status avsluttet, og det vil ikke lenger være mulig å bokføre på anlegget. Om anleggsmiddelet skal åpnes igjen, må DFØ kontaktes for å endre status på anlegget.

Salg av anlegg – mange (XATSAL)

Dersom det skal registreres flere salg, kan dette sendes inn i Excel-format for innlesning til DFØ. Excel-filen må inneholde disse punktene:
• Anleggs-ID
• Salgssum
• Dato endringen skal gjelde fra

Utrangering av anlegg

Registrere utrangering av anlegg - enkeltvis

Utrangering registreres i vinduet «Salg og utrangering»:
Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Registrering - Salg og utrangering

Skillekort Generell:

Angi anleggsmiddelet du vil utrangere i feltet Anleggs-ID. Angi transaksjonsdato, valutadato og transaksjonstekst for utrangeringen. Transaksjonsdato og valutadato skal alltid være 1. i måneden utrangeringen bokføres. Hak av for Utrangering. Klikk på «Neste trinn».

Skillekort Salgsmengde:

Angi om det er hele anleggsmiddelet eller deler av det som skal utrangeres. Dette gjør du ved å velge enten prosent, beløp eller enheter og angi relevant verdi. Beløpet som vises, er grunnverdien hentet fra anleggsregisteret. Dette beløpet justeres automatisk i henhold til valgt prosentandel. Klikk på «Neste trinn».

Skillekort salgsbeløp:

Unit4 ERP regner ut akkumulert avskrivning for anlegget ved å lage et avskrivningsforslag AT05. Utrangeringskostnad og akkumulert avskrivning blir grunnlaget for beregning av tap i neste skillekort. For å få det akkumulerte avskrivningsbeløpet med i beregningen, klikk på «Hent akkumulert avskrivning».

Utrangeringskostnad skal alltid være 0,00 i beløp. Dersom det er utrangeringskostnader knyttet til salg av et anleggsmiddel skal ikke dette registreres i anleggsverdiregnskapet når utrangeringen registreres.

Skillekort Periodisk sammenstilling:

Skillekortet oppsummerer relevante data, inkludert tap/gevinst. Hvis du vil endre noe, klikker du på «Forrige trinn».

Om sammenstillingen er ok, trykker du på F12 for å lagre. Utrangeringsbilaget legger seg i Ajourhold transaksjoner.

Kontrollere utrangeringstransaksjoner

Kontroller utrangeringsbilaget i Ajourhold transaksjoner.

Du finner menypunktet under Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Postering - Ajourhold transaksjoner

Bokføre utrangeringstransaksjoner

Om bilaget er ok, kan du kjøre posteringsforslaget (AT03):
Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Postering - Posteringsforslag

Velg variant – Posteringsforslag Salg/Utrangering.

Bunten bokføres i anleggsverdiregnskapet (rapport AT04) og i hovedbok (rapport GL18B).

AT04 – Bokføringsbekreftelse:

GL18B – Bilagsspesifikasjon:

Eventuelt tap bokføres på konto 7800 Tap ved avgang anleggsmidler.

Eiendelen fjernes fra balansen ved å tilbakeføre anskaffelseskost og akkumulerte avskrivninger i balansen.

Anleggsmiddelets balansetransaksjoner viser at anleggsmiddelet er nullstilt i balansen.

Om hele anleggsmiddelet er solgt, vil anleggsmiddelet automatisk få status avsluttet, og det vil ikke lenger være mulig å bokføre på anlegget. Om anleggsmiddelet skal åpnes igjen, må DFØ kontaktes for å endre status på anlegget.

Utrangering av anlegg – mange (XATUTR)

Dersom det skal utrangeres flere anlegg, kan dette sendes inn i Excel-format for innlesning til DFØ. Excel-filen må inneholde disse punktene:
• Anleggs-ID
• Dato endringen skal gjelde fra

Spørringer og rapporter

Det finnes ulike måter å hente ut informasjon fra anleggsverdiregnskapet. Under viser vi hvordan du kan gjøre en spørring i anleggsverdiregnskapet og standardrapporter som er utviklet.

Spørring

I menypunktet Spørring ligger det flere standardspørringer, samt spørringer som DFØ har utarbeidet. Her kan du også sette opp egne spørringer for å hente informasjon i anleggsverdiregnskapet.

Spørre på standardspørring Transaksjoner per avskrivningsbok:
• Velg avskrivningsbok SRS i feltet Avskrivningsbok, og deretter på tab-tasten .
• Trykk (F7)
• Bruk søkelinjen hvis du vil begrense søket, eller
• Kjør et avansert søk ved å velge Oppsett i Verktøymenyen og deretter Finn (F7)

Spørre på standardspørring Avskrivningsgrunnlag, Anlegg eller Detaljer - overføringer fra andre moduler:

• Plasser markøren i feltet du vil søke i.
• Angi søkekriterier
• Trykk (F7)
• Kjør et avansert søk ved å velge Oppsett i Verktøymenyen og deretter Finn (F7)
• Angi detaljerte søkekriterier i Oppsett spørring og klikk på OK.

Totaloversikt anlegg (XAT01)

I rapporten Totaloversikt anlegg (XAT01) får du opplysninger om anleggsmidler i anleggsverdiregnskapet og bevegelser på disse anleggene inneværende år. Rapporten kan du aggregere på anleggsgruppenivå og ned på det enkelte anleggsmiddel.

Hva kan du bruke rapporten til

Totaloversikt anlegg har flere formål:
• Oversikt over anskaffelseskost, tilgang, avgang, avskrivninger, endringer og netto bokført verdi per anleggsgruppe og per anleggsmiddel.
• Dokumentasjon av saldo på kontogruppe 10, 11 og 12.
• Grunnlag til note 3 Immaterielle eiendeler og note 4 Varige driftsmidler i delårs- og årsregnskapsrapporten.
• I rapporten ser du også en oversikt over alle aktive anlegg som har nettobokført verdi lik null. Dette kan du bruke til å vurdere eventuell utrangering.

Slik bestiller du rapporten

Du finner menypunkter under Egne menyer - Firma spesialrapporter - Periodisering (SRS) - Avskrivning -/avstemmingsrapporter anlegg

• Legg inn periode.
• Lagre (F12).

Rapporten finner du i Ajourhold rapportbestilling:

Beskrivelse av rapport

Anleggs-ID	Anleggs-ID i anleggsverdiregnskapet.
Anlegg	Navn på anlegget.
Dato fra	Aktiveringsdato på anlegget. Hentet fra Avskrivningsbok i Anleggsmiddel.
Metode	Avskrivningsmetode hentes fra Anleggsgruppe på anlegget. Ligger også synlig i Avskrivningsbok under Anleggsmiddel. LNA – Lineær 1 LNB – Lineær 2 NOD – Ingen avskrivning Manuell – Manuelle avskrivninger
Levetid	Anleggets levetid. Hentes fra Avskrivningsbok på Anleggsmiddel.
Avskrivning %	Årlig avskrivning i prosent. Hentes fra Avskrivningsbok på Anleggsmiddel.
Status	Status på anlegget. N – Aktiv P – Parkert T – Avsluttet C - Sperret
Konto	Konto på anlegget.
Kontonavn	Navn på konto brukt på anlegget.
Anskaffelseskost 1.1.	Inngående balanse for anskaffelseskost på anlegget.
Historiske anlegg (anskaffelseskost)	Anskaffelseskost på anlegget ved innlesning av historiske anlegg i periode 01-12.
Tilgang	Anlegg som er anskaffet og opprettet i inneværende år.
Omgruppert/overført	Anlegg som er overført og omgruppert.
Avgang	Anlegg som er solgt eller utrangert.
Anskaffelseskost ÅÅÅÅMM	Anskaffelseskost på anlegget pr perioden ÅÅÅÅMM.
Konto akk.avskrivninger	Konto for akkumulerte avskrivninger.
Kontonavn akk.avskrivninger	Navn på konto for akkumulerte avskrivninger.
Akk.avskrivninger og nedskrivninger 1.1.	Inngående balanse for akkumulerte avskrivninger og nedskrivninger.
Historiske anlegg (akkumulerte avskrivninger)	Akkumulerte avskrivninger på anlegget ved innlesning av historiske anlegg i periode 01-12.
Avskrivning	Avskrivning inneværende år.
Nedskrivning	Nedskrivning inneværende år.
Omgruppert/overført	Omgruppert eller overført inneværende år.
Tilbakef. avskrivning	Reverserte avskrivninger hittil i år.
Akk.avskrivninger og nedskrivninger ÅÅÅÅMM	Akkumulerte avskrivninger og nedskrivninger per ÅÅÅÅMM.
Bokført verdi 1.1.	Bokført verdi på anlegget per 1.1. inneværende år.
Bokført verdi per ÅÅÅÅMM	Bokført verdi på anlegget per ÅÅÅÅMM.

Avstemming mellom hovedbok og anlegg (XAT02)

I rapporten XAT02 – Avstemming HB-ANL ser du om saldo på anlegg i anleggsverdiregnskapet samsvarer med saldo i hovedbok ved periodens slutt.

Rapporten kjøres etter at periodens aktiveringer og avskrivninger er bokført, for den aktuelle perioden. XAT02 avstemmer hovedbok mot anleggsverdiregnskapet og vil vise eventuelle differanser.

Slik bestiller du rapporten

Du finner menypunktet under Egne menyer - Firma spesialrapporter - Periodisering (SRS) - Avskrivning -/avstemmingsrapporter anlegg

Velg rapport XAT02 – Avstemming HB-ANL.

• Legg inn periode.
• Lagre (F12).

Rapporten finner du i Ajourhold rapportbestilling:

Årsaker til eventuelle differanser

Dersom det er differanser i XAT02 kan det skyldes følgende:
• Det er opprettet og tatt i bruk periodiseringskonti i kontogruppene 10-12 som ikke er koblet mot anleggsverdiregnskapet.
• Tilgang av anlegg er bokført i hovedbok, men det er ikke foretatt aktivering i anleggsverdiregnskapet.
• Det er gjort manuelle korrigeringer i hovedbok, som burde vært gjort i anleggsverdiregnskapet. Eksempelvis salg der anleggskonti i hovedbok er kreditert eller anskaffelser som er bokført og registrert som anleggsmiddel uten at anlegget tas ut av anleggsverdiregnskapet.
• Anlegg under utførelse eller immaterielle eiendeler under utførelse håndteres ikke i anleggsverdiregnskapet. Dette vil i så fall gjelde konto 107 Immaterielle eiendeler under utførelse, 113 Anlegg under utførelse og/eller 121 Maskiner og anlegg under utførelse.