Her finner du en oversikt over tilgjengelige spørringer for innkjøp og faktura og hvor du finner dem i Unit4 ERP. Du ser også en beskrivelse av de ulike spørringene og hvilken rolle som gir tilgang.
Tips for å finne spørringene
Du finner spørringene ved å skrive hele eller deler av navnet i søkefeltet oppe i høyre hjørne av skjermbildet.
Tilgjengelige spørringer
Tilgjengelige spørringer finner du under tre ulike menypunkter; Innkjøp, Felles og Rapporter.
Tilgjengelige spørringer under menypunkt Innkjøp
Spørringene du finner under dette menypunktet er spørringer som kommer ferdig oppsatt fra systemleverandøren.
Spørringer på rekvisisjoner
Spørringer under Innkjøp – Rekvisisjoner – Spørring.
| Spørring | Beskrivelse | Rolle |
|---|---|---|
| Spørring arbeidsflyt – rekvisisjoner |
Viser aktive og historiske innkjøpsforespørsler, med mulighet til å se hvor i arbeidsflyten innkjøpsforespørselen ligger. Kan begrenses på rekvisisjonsnummer og mellom to leveringsdatoer.
|
Innkjøper / Innkjøpsadministrator |
| Brukerlogg arbeidsflyt – Rekvisisjoner | Viser hvem som har behandlet de ulike innkjøpsforespørslene i de ulike trinnene. Kan begrenses på oppgave behandlet av og rekvisisjonsnummer. | Innkjøper / Innkjøpsadministrator |
| Egne rekvisisjoner | Viser egne innkjøpsforespørsler. | Innkjøper / Innkjøpsadministrator |
| Alle rekvisisjoner | Viser alle innkjøpsforespørsler med tilhørende innkjøpsordrenummer. Kan begrenses på rekvisisjonsnummer og mellom to leveringsdatoer. | Innkjøper / Innkjøpsadministrator |
Spørringer på innkjøpsordre
Spørringer under Innkjøp – Innkjøpsordre – Spørring.
| Spørring | Beskrivelse | Rolle |
|---|---|---|
| Detaljer Innkjøpsordre | Viser alle innkjøpsordrer innen angitt periode, sortert synkende etter ordrenummer. Rapporten viser innkjøpsordre per artikkellinje. Den viser informasjon om bestilt antall og beløp, utført varemottak, kontering, rekvirent, melding til leverandør, leveringsinformasjon og annen detaljert informasjon på innkjøpsordren. | Innkjøper / Innkjøpsadministrator |
Spørringer på faktura og innkjøp
Spørringer under Innkjøp – Faktura, innkjøp – Spørring.
| Spørring | Beskrivelse | Rolle |
|---|---|---|
| Spørring arbeidsflyt – inngående fakturaer |
Viser alle innkomne fakturaer som ligger i, eller har vært på arbeidsflyt, med mulighet til å se hvor i flyten faktura ligger. Kan begrenses på leverandørnummer, fakturanummer, mellom to bilagsdatoer og mellom to Dim1 verdier.
Brukerveiledning til Spørring arbeidsflyt - inngående fakturaer. |
Innkjøper / Innkjøpsadministrator / Fakturaadministrator |
| Brukerlogg arbeidsflyt – inngående fakturaer |
Viser hvem som har behandlet de ulike fakturaene i de ulike trinnene, med mulighet til å se hvor i flyten faktura ligger. Kan begrenses på oppgave behandlet av og fakturanummer.
Brukerveiledning til Brukerlogg arbeidsflyt - inngående fakturaer. |
Innkjøper / Innkjøpsadministrator / Fakturaadministrator |
Tilgjengelige spørringer under menypunkt Felles
Spørringene finner du under Felles – Rapporter – På tvers av selskaper.
Spørringer som gir oversikt over alle fakturaer
Disse spørringene ligger under Felles – Rapporter – På tvers av selskaper – Delt – Faktura - Alle.
| Spørring | Beskrivelse | Rolle |
|---|---|---|
| Behandlede faktura | Viser ferdigbehandlede fakturaer med kontering, et grønt symbol når faktura er bokført, og mulighet til å se fakturabildet. Kan begrenses på periode, leverandør, fakturanummer, bilagsnummer eller bruker. Dersom det ikke legges inn noen begrensninger vil du få opp alle fakturaer. | Fakturaadministrator / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
| Fakturaer med betalingsinformasjon | Viser betalingsinformasjon fra leverandøren og fra fakturaen. Gir også mulighet til å se fakturabildet og viser status på reskontro. Kan begrenses på leverandørnummer, fakturanummer, betalt dato, forfallsdato eller periode. Sorteres etter leverandørnavn og forfallsdato. Dersom det ikke legges inn noen begrensninger vil du få opp alle fakturaer. | Fakturaadministrator / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
| Fakturaer som trenger manuell behandling | Viser fakturaer som ikke er på flyt og trenger manuell behandling. Må behandles ved å hentes opp i «Registrering inngående faktura». Vanlig feil er innkjøpsfaktura som ikke klarer å matche mot innkjøpsordre av systemet, eksempelvis på grunn av ulik avgiftskode på ordre og faktura. | Fakturaadministrator / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
| Parkerte fakturaer | Viser fakturaer som er parkert av saksbehandler med alle kommentarer. Sortert etter bilagsdato. | Fakturaadministrator / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
Spørringer som gir oversikt over egne fakturaer
Disse spørringene ligger under Felles – Rapporter – På tvers av selskaper – Delt – Faktura - Egne.
| Spørring | Beskrivelse | Rolle |
|---|---|---|
| Mine behandlede faktura | Viser dine ferdigbehandlede fakturaer med kontering, et grønt symbol når faktura er bokført, og mulighet til å se fakturabildet. Kan begrenses på periode, leverandør, fakturanummer, eller bilagsnummer. Dersom det ikke legges inn noen begrensninger vil du få opp alle fakturaer. | Attestant / Godkjenner / Fakturaadministrator / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
| Mine behandlede fakturaer med betalingsinformasjon | Viser også betalingsinformasjon. Kan begrenses på fakturanummer, betalt dato, periode, bilagsnummer, fakturabeløp og forfallsdato. Dersom du ikke legger inn noen begrensninger får du opp alle fakturaer. |
Attestant / Godkjenner / Fakturaadministrator / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
Spørringer som gir oversikt over alle innkjøp
Disse spørringene ligger under Felles – Rapporter – På tvers av selskaper – Delt – Innkjøp – Alle.
| Spørring | Beskrivelse | Rolle |
|---|---|---|
| Innkjøpsordrer – per koststed/prosjekt/ periode | Viser innkjøpsordrer med kontering på konto, koststed, prosjekt og periode. Mulig å begrense på ordrenummer, koststed, prosjekt og periode. |
Innkjøper / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
| Utførte varemottak | Viser utførte varemottak mellom to datoer. Mulig å begrense på ordrenummer. | Innkjøper / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
Spørringer som gir oversikt over egne innkjøp
Disse spørringene ligger under Felles – Rapporter – På tvers av selskaper – Delt – Innkjøp – Egne.
| Spørring | Beskrivelse | Rolle |
|---|---|---|
| Faktura tilknyttet mine rekvisisjoner | Viser dine fakturaer tilknyttet rekvisisjoner. Mulig å velge ulike søkekriterier for bilagsdato, eksempelvis mellom to bilagsdatoer eller enhver dato (alle). | Rekvirent / Innkjøper / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
| Mine rekvisisjoner | Viser dine rekvisisjoner. Mulig å begrense på rekvisisjonsnummer, ordrenummer, navn på innkjøpsforespørsel, leverandør og mellom to perioder. Inneholder blant annet informasjon om leveringsdato, status på ordre, leveringsadresse på ordre, artikkelbeskrivelser og enhetspriser. |
Rekvirent / Innkjøper / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
| Mine utførte varemottak | Viser dine utførte varemottak mellom to datoer. Mulig å begrense på ordrenummer. | Rekvirent / Innkjøper / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
Tilgjengelige spørringer under menypunkt Rapporter
Bruker- og fullmaktsrapporter
Spørringer tilgjengelige under Rapporter – Rapporter på tvers av firmaer – Globale rapporter - Bruker- og fullmaktsrapporter.
| Spørring | Beskrivelse | Rolle |
|---|---|---|
| Aktive vikarer | Viser aktive vikarer med fraværsstatus og tidsrom for fravær. | Grunntilgang web |
| Oversikt roller | Viser oversikt over hvilke roller en bruker har i løsningen. Kan begrenses på bruker og rolle-ID. | Grunntilgang web |
| Avsluttede brukere med oppgaver | Viser avsluttede brukere med oppgaver liggende hos seg som må behandles manuelt. | Grunntilgang web |
| Brukere som mangler overordnet | Viser brukere som mangler overordnet. Spørringen kan kun avgrenses på basisrollene ABASIS, CBASIS eller EBASIS. Ved blank «overordnet lik» vil også brukere med tilhørende overordnet vises. | Grunntilgang web |
| Fullmakt per bruker | Viser fullmakt per bruker sortert etter koststed og beløpsgrense i stigende rekkefølge. Mulig å begrense på koststed og navn. | Grunntilgang web |
| Vikar og overordnet per bruker | Viser overordnet og vikar for brukere sortert alfabetisk etter fornavn på overordnet/vikar. Mulig å begrense på navn. | Grunntilgang web |
| Kontrollrapport fullmakter | Kan brukes til å rydde opp i fullmaktsmatrisen
Viser aktive fullmaktslinjer hvor en eller flere av brukerne er avsluttet.
Kolonnen 'Status fullmaktslinje' viser statusen på begrepsverdien:
N = Aktiv | Grunntilgang web |
Spørringer på faktura
Spørringer tilgjengelige under Rapporter – Rapporter på tvers av firmaer – Globale rapporter - Faktura.
| Spørring | Beskrivelse | Rolle |
|---|---|---|
| Faktura bokført med periodisering | Viser alle fakturaer bokført med startperiode og fordeling, med mulighet til å begrense på bilagsnummer, konto, leverandør, eller mellom to perioder. | Fakturaadministrator / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
| Faktura bokført uten periodisering | Viser bokførte fakturaer uten periodisering. Mulighet til å begrense på bilagsnummer, beløp større enn, mellom to perioder, konto og leverandør. | Fakturaadministrator / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
| Faktura på flyt | Viser alle fakturaer på flyt med full kontering. Kolonnen "Parkert" viser status P når parkert, ellers status N. Dere kan legge inn P som søkekriterie hvis dere kun ønsker å se parkerte fakturaer, og N hvis dere kun ønsker å se fakturaer som ikke er parkert. Kolonnen Kommentar viser kun kommentaren som ble lagt inn idet oppgaven ble parkert. | Fakturaadministrator / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
| Faktura på flyt med periodisering | Viser alle fakturaer som ligger i arbeidsflyt med startperiode og fordeling. | Fakturaadministrator / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
| Faktura på flyt per trinn | Viser fakturaer som ligger på flyt, summert per trinn, med mulighet til å se fakturabeløp for hver faktura på én linje. Trykk på «+» ved siden av summeringstegnet for å se mer. | Fakturaadministrator / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
| Faktura på flyt uten periodisering | Viser faktura på flyt som potensielt kunne vært periodisert. Mulig å begrense på beløp og konto. | Fakturaadministrator / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
| Fakturalinjeinformasjon EHF | Viser informasjon som ligger på linjenivå på EHF faktura. Papirfaktura er skannet inn med dummyverdi på linjenivå. Fakturalinje som viser negativt fortegn henviser til hodenivå. Hvis en faktura er kontert med flere ulike verdier på samme begrep, blir fakturalinjene duplisert. Mulig å begrense på konto, leverandør, fakturanummer og mellom to bilagsnummer. | Fakturaadministrator / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
| Tidligere bilagsnummer | Viser tidligere og bokført bilagsnummer på fakturaer som ligger i eller har vært på flyt. Du Kan søke på bokført bilagsnummer, fakturanummer, og tidligere bilagsnummer. | Fakturaadministrator / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
| Faktura i påvente av varemottak | Viser hvilke fakturaer som ligger i ventetrinn i påvente av varemottak, eller som har vært i ventetrinnet. Varsel om at varemottak må utføres er sendt til varemottaker. Søket avgrenses mellom to perioder. | Fakturaadministrator / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
| Fakturastatus | Viser hvilket steg faktura ligger i. Både faktura i vedlikehold elektronisk faktura (VEF), på arbeidsflyt og bokførte fakturaer vises. I tillegg vises betalingsdato for fakturaer som er utbetalt. | Fakturaadministrator / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
| Slettede fakturabilag | Viser faktura som er slettet før bokføring. For å få med informasjon om hvorfor en faktura er slettet i feltet «Beskrivelse», må du hente opp faktura i Registrering av inngående faktura. Legg inn teksten i feltet «Fakturabeskrivelse», og lagre. Hent så opp faktura på nytt, og slett faktura. | Fakturaadministrator / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
| Faktura med kommentar og loggverdier | Viser oversikt over faktura med kommentarer og loggverdi per handling. Kommentar ligger blank dersom det ikke er lagt inn noe ved utført handling. Loggverdiene blir kun logget ved utførte handlinger i flyt (ikke lagring utenfor flyt, parkering eller informer). Mulig å avgrense på fakturanummer og bilagsnummer. | Fakturaadministrator / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
| Spørring logg VEF (TEIN001) | Viser logg fra Vedlikehold Elektronisk Faktura (VEF). Faktura som har gått direkte på flyt vil ikke ha logg fra VEF, og dermed ikke vises i denne spørringen. | Fakturaadministrator / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
| Faktura betalt etter forfall | Gir en oversikt over alle fakturaer som har blitt betalt etter forfall. Mulig å begrense på leverandør, bilagsnummer, betalingsdato og antall dager etter forfallsdato den ble betalt. Forfallsdato som havner på helg eller en helligdag har forfall neste bankdag. Gjelder på bilag med forfall 01.01.2021 og frem til dagens dato. | Fakturaadministrator / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
Spørringer på statistikk
Spørringer tilgjengelige under Rapporter – Rapporter på tvers av firmaer – Globale rapporter - Fakturastatistikk.
Statistikkrapportene tar utgangspunkt i importerte fakturaer (EHF og skannet faktura). Manuelt registrerte fakturaer er per i dag ikke en del av denne statistikken.
| Spørring | Beskrivelse | Rolle |
|---|---|---|
| Andel EHF | Viser antall EHF og totalt antall fakturaer, og regner ut hvor stor prosentandel EHF-fakturaene utgjør av det totale antallet. Resultatet viser én rad for hver måned det siste året, og en rad som aggregerer statistikken for hele året. | Fakturaadministrator / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
| Duplikate faktura | Viser fakturaer som har blitt mottatt mer enn én gang. Kan begrenses på fakturaperiode. | Fakturaadministrator / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
| Innkjøpsfaktura matchestatistikk | Når en faktura skal matche mot en innkjøpsordre, må den potensielt gjennom flere steg for å sørge for at den stemmer overens med innkjøpsordren. Denne spørringen gir en oversikt over hvordan faktura har matchet og viser hvilke steg en faktura har stoppet i per leverandør.
| Fakturaadministrator / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
| Innkjøpsfaktura priskontroll | Spørringen viser totalt antall innkjøpsfakturaer per leverandør og hvor mange av disse som har havnet i priskontroll på grunn av avvik mellom ordre og faktura. Spørringen viser hvorfor faktura stopper i priskontroll. Merk at stoppkriteriene sjekkes sekvensielt. Det er kun et utslagsgivende kriterie. | Fakturaadministrator / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
| Leverandørfaktura import og distribusjon | Gir en oversikt over hvor ofte en leverandør sender leverandørfakturaer som krever manuell behandling. For en gitt leverandør viser den totalt antall fakturaer, og hvor mange av disse som er sendt henholdsvis som EHF og papir. Stopp i VEF viser hvor mange av fakturaene som stopper for manuell håndtering i Vedlikehold Elektronisk Faktura (VEF), og grunnene til at de havner i VEF. Lar deg søke per måned.
Brukerveiledning til Leverandørfaktura import og distribusjon. | Fakturaadministrator / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
| Nye EHF-leverandører | Spørringen viser leverandører som tidligere har sendt papirfakturaer og som nå sender EHF. Lar deg søke per måned. Viser når leverandøren sendte sin første papirfaktura og hvor mange papirfakturaer de har sendt, samt når leverandøren sendte sin første EHF-faktura og hvor mange EHF-fakturaer som har blitt sendt siden. | Fakturaadministrator / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
| Omløpshastighet per leverandør | Viser hvor lang tid fakturaer fra en gitt leverandør bruker gjennom regnskapssystemet i gjennomsnitt. Lar deg søke per måned. | Fakturaadministrator / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
| Skannet faktura per leverandør | Viser totalt antall fakturaer per leverandør for et valgt år, og hvor mange av disse som er skannede papirfakturaer. | Fakturaadministrator / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
| Overordnet fakturastatistikk | Viser totalt antall faktura og sum beløp som ligger på flyt, bokført og avsluttet per periode. Spørringen skiller mellom antall leverandør- og innkjøpsfaktura. | Fakturaadministrator / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
Spørringer på innkjøp
Spørringer tilgjengelige under Rapporter – Rapporter på tvers av firmaer – Globale rapporter - Innkjøp.
| Spørring | Beskrivelse | Rolle |
|---|---|---|
| Artikkelgruppe, konto og avgiftskode | Viser aktive artikkelgrupper med tilhørende forslag til konto og avgiftskode. | Fakturaadministrator / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
| Innkjøpsleverandører uten e-post | Viser en oversikt over e-postadresse på innkjøpsleverandører. De som mangler e-postadresse, står listet opp øverst. Det er krav om e-postadresse på leverandører dere skal sende bestilling til. | Fakturaadministrator / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
| UNSPSC-kode og Artikkelgruppe | Viser UNSPSC-koder og tilhørende artikkelgruppe. | Fakturaadministrator / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
| Aktive kataloger | Viser en oversikt over aktive kataloger, når de er gyldig fra og til, antall dager til de utløper, leverandørens avtaleID, katalogID, og når katalogen sist ble oppdatert. | Fakturaadministrator / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
| Innkjøpsordre med status | Viser en overordnet status på utsending av innkjøpsordre. Den viser status for ordre, hvordan ordre er sendt til leverandør, om kvittering er mottatt og hvem som har attestert og godkjent ordren. | Fakturaadministrator / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
| Endring av innkjøpsordre | Denne spørringen sammenligner rekvisisjonen med innkjøpsordren på linjenivå, og viser full kontering for begge. Kan filtreres på rekvisisjonsnummer, ordrenummer og dato. Når det ligger “JA” i søkefeltet “Ordre endret” vises kun endrede innkjøpsordre. | Fakturaadministrator / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
| Oversikt ordretyper | Viser en oversikt over antall ordre og sum beløp per ordretype, om det er fritekst, katalog, internkatalog, punchout eller en kombinasjon. Spørringen viser også antall per leverandør og du kan se detaljer per ordre med status og distribusjonstype. | Fakturaadministrator / Innkjøpsadministrator / Rapporter innkjøp og faktura |
Oppdatert: 20. juni 2024
Kontakt
Kontakt kundesenter for regnskap
- e-post: regnskap [at] dfo.no (regnskap[at]dfo[dot]no)
- Kundesenter på nett
- telefon: 407 67 157