Overgang fra delservice til grunntjeneste

Faktura og remittering

Opprettholde og vedlikeholde leverandør- og kunderegister/reskontro

• DFØ har ansvaret for å opprette nye leverandører/kunder og oppdatere registeret hvis det er endringer.
• DFØ tar ut rapport over åpne poster på leverandør- og kundereskontro to ganger i året.

Avvikshåndtering

• DFØ har ansvaret for vedlikehold elektronisk faktura. Fakturaer som stopper i vedlikehold elektronisk faktura har feil som må rettes før fakturaen kan sendes på flyt. Vanlige eksempler på slike feil er duplikate fakturanummer, manglende kobling mot leverandør eller ugyldig ordrenummer.
• DFØ har ansvaret for fakturaer som trenger manuell behandling og vil korrigere bilag som har stoppet før de har gått på flyt. Vanlige årsaker til at bilag stopper er manglende valutadokumentasjon (val.dok), feil eller stengt periode, eller at forfallsdato er før fakturadato.

Kontroll ved remittering

• DFØ kontrollerer bilag med beløp over 1 million kroner.

Forkontroll

• DFØ utfører forkontroll, det vil si at DFØ behandler fakturaer som slår ut på ett eller flere stopp-kriterier. Vanlige kriterier er beløp over 1 million kroner, utenlandske fakturaer og purringer.

Utfakturering og purring/inkasso

• DFØ utfakturerer to ganger i uka som standard.
• DFØ utfører oppgaver knyttet til purre- og inkassoprosessen. Hvor stort omfang og hvor stor del av prosessen DFØ overtar varierer etter avtale.

DFØ-vask (Samlebetegnelse for kontrollfunksjoner i Unit4 ERP som sikrer at informasjonen som er registrert på kunder og leverandører samsvarer med offentlige registre).

• ELMA-sjekk kontrollerer jevnlig at leverandørene som kunden har i sitt leverandørregister er registrert i ELMA-registeret, og om de har mulighet til å motta EHF-fakturaer.
• BRREG-sjekk gjør oppslag av organisasjonsnummer mot Brønnøysundregistrene ved registrering av ny leverandør eller kunde. Den vasker også allerede registrerte leverandører og kunder mot registeret.
• Referansevask. Vasker, korrigerer, og eventuelt flytter plassering av faktura- og ordrereferanse. Sjekker referanse på fakturaen mot brukerregister i Unit4 ERP og sørger for at fakturaen blir sendt direkte til riktig attestant dersom den får treff. Referanseansevasken fjerner unødvendige tegn og tekst og flytter fakturareferanse/koststed og ordrenummer til korrekt felt.

Regnskap

Vedlikehold av begrepsverdier

• DFØ vedlikeholder begrepsverdier (for eksempel koststed og prosjekter) på bestilling fra kunde. Dette inkluderer også vedlikehold av relasjoner og trær hvor dette er aktuelt.

Bilag

• DFØ registrerer manuelle inn- og utbetalingsbilag (inkluderer ikke løsning for forenklet bokføring av innbetalinger uten eksisterende krav).
• DFØ registrerer andre manuelle bilag som ikke går på flyt.

Avstemming

• DFØ utfører flere oppgaver knyttet til avstemmingen innen følgende områder:
  • Fane A1 - Avstemming av bank mot Norges Bank
  • Fane A3 - Avstemming av feilkonto
  • Fane A7 - Avstemming NAV

• Ved årsavslutning overtar DFØ periodisering av NAV-refusjoner, postering knyttet til tilskudd og innkrevingsvirksomhet og øvrige årsavslutningsposteringer.