Formålet med fanen er avstemming av leverandørreskontro, og å sikre at parkerte fakturaer på flyt blir fulgt opp korrekt.
Leverandørreskontro avstemmes for å dokumentere postene med hensyn til fullstendighet, korrekt bokføring, klassifisering, og verdsetting med videre.
Parkerte faktura på flyt kontrolleres og informasjon om årsak dokumenteres.
Personreskontroene føres direkte i hovedbok og kontrolleres i egne avstemminger.
Utløsende hendelse: Månedsavslutning
Aktuelt regelverk
Reglementet § 14
Bestemmelsene pkt. 4.4.6, se også pkt. 4.4.7
Bokføringslovens § 11
bokføringsforskriftens §6-4
NBS 5
Regelverk vedrørende ajourhold av regnskap
Bestemmelsene pkt. 4.4.2 jf. pkt. 3.3.2
Bokføringslovens §7
Merverdiavgiftsforskriften §15-9-3
Arbeidsdeling og framgangsmåte
| Grunntjeneste | Delservice | Oppgave - handling | Referanse |
|---|---|---|---|
| DFØ | DFØ | Integrasjonskontroll reskontro versus hovedbok Kjør rapport XRE01 for den aktuelle perioden i Unit4 ERP og lagre på DFØ Fildel. Foreta en kontroll av rapporten for å sjekke at det ikke er avvik mellom reskontro og hovedbok for noen av de aktuelle reskontroene. | Rapport i Unit4 ERP: XRE01 – Avst. reskontro – pr. konto |
| DFØ | DFØ | Dersom det framkommer avvik mellom hovedbok og reskontro, kjører du rapport XRE02 i Unit4 ERP for samme periode. Rapporten vil vise bilagsnummer og beløp for de bilag som utgjør avviket. Årsaken til eventuelle avvik og beskrivelse av hvordan avvikene skal rettes, fylles ut i kommentarfeltet i avstemmingsarket dersom avvik ikke rettes før perioden avsluttes. | Rapport i Unit4 ERP: XRE02 – Avst. reskontro – pr. bilag |
| DFØ | Kunde | Dokumentasjon av balansepostene Ta ut saldoliste for leverandører, gjerne aldersfordelt. | Rapport i Unit4 ERP: SU29 Historisk aldersfordelt saldo - leverandører |
| Kunde | Kunde | Rapportene benyttes for å dokumentere hva postene består av. Aldersfordelt saldoliste benyttes også som grunnlag for vurdering av verdien. Hvor hyppig disse kontiene avstemmes må fastsettes av den enkelte virksomhet ut fra omfang, risiko for feil, mangler og så videre. | Rapporter i Unit4 ERP: SU05 Periodisert saldospesifikasjon leverandører |
| DFØ | Kunde | Ta ut rapporter som viser åpne poster for leverandører. | |
| Kunde | Kunde | Rapportene er en spesifikasjon av saldoen på leverandørreskontro på balansedagen. Det bør sendes saldoforespørsel til et utvalg av leverandører som et grunnlag for å dokumentere eksistens og verdsetting. Inkludert i utvalget bør alle de største leverandørene inngå; leverandører med stor saldo på balansedagen og de med eldre saldoer og leverandører med stor omsetning. | |
| DFØ | Kunde | Kartlegg om det foreligger leverandører med store debetposter som må omklassifiseres i forbindelse med rapportering. Omklassifisering gjøres minimum ved rapportering per 31.12. Kun betydelige beløp omklassifiseres. | |
| DFØ | Kunde | Kontroll av parkerte faktura på flyt: • Kjør browsermal • Kontroller om det er parkerte fakturaer på flyt | Spørring Unit4 ERP: DFØRPA A06A Parkerte fakturaer på flyt |
| Kunde | Kunde | Angi årsak til parkerte fakturaer på flyt, samt informasjon om når parkering oppheves. Er inngående fakturaer parkert i påvente av kreditnota, må dere følge opp at disse blir bokført innen fristen for ajourhold av regnskapet. Det vil si senest innenfor samme mva-termin, eller fristen for pliktig rapportering (månedlig). Parkering på flyt skal i utgangspunktet ikke forekomme, men kan være hensiktsmessig når dere vet at kreditnota kommer i løpet av få dager. Dette gjelder alle fakturaer (kjøpsdokumenter), også de som er omtvistet. | |
| DFØ | DFØ | Gå til fane «Konti og status». DFØ setter konto til «Klargjort av DFØ» når kontoen er sjekket og klar for overlevering til kunde. Det legges inn dato for utarbeidelse i felt for «Klargjort dato DFØ». Dersom det er oppdaget feil eller mangler vil dette bli kommentert i tabellen for “Oppsummering og forklaring til avvik”. Legg også inn en kort og informativ melding i «Kommentar til Konti og status» i fanen. | |
| Kunde | Kunde | Sjekk “Kommentarer/oppfølgingspunkter til kunde” og “Oppsummering og forklaring til avvik” i fanen «Konti og status». Gjør nødvendige vurderinger og legg til relevant dokumentasjon. I fanen er det henvist til rapporter vedlagt i perioden fra DFØ, her må også kunde legge til henvisning til egen dokumentasjon. Dette gjøres ved å legge til linjer i tabellen. Gå til fane «Konti og status» og fyll inn kolonnene: • Godkjent av kunde • Godkjent dato kunde • Kundens egne kommentarer |