Slik behandler godkjenner 1 godtgjørelsesskjema i selvbetjeningsportalen.
Godtgjørelsesskjema behandles først av godkjenner 1, som kontrollerer innholdet i skjemaet, behandler bilag og setter på eventuell avvikende kontering.
Du finner skjemaene du har mottatt fra de ansatte i innkurven. Klikk på «Min innkurv» som du finner på startsiden i selvbetjeningsportalen.
Du får opp en liste til venstre i bildet med alle oppgavene du har til behandling.
Når du har klikket på en oppgave vil du automatisk komme inn i informasjonsbildet.
Hvis du vil legge inn en kommentar til godkjenner 2, klikker du på kommentarsymbolet.
Denne funksjonen er ikke ment for å gi eventuelle tilbakemeldinger til den ansatte. Dette gjør du i merknadsfeltet du finner nederst i skjemaet etter du har klikket på «Åpne oppgave».
Den ansatte har mulighet til å navigere seg fram til dette kommentarfeltet. Vær obs på dette hvis du skriver noe i feltet.
Klikk på symbolet til høyre i feltet «Oppgi en kommentar» for å legge til kommentaren.
De to siste symbolene brukes for å se vedlegg eller godtgjørelsesskjemaet i visningsmodus. Dette vil du også kunne se når du åpner oppgaven for å behandle skjemaet.
Reserver, videresend og åpne oppgave
Noen virksomheter har satt opp flere mottakere av de samme oppgavene. Oppgaven vil da være synlig i alle mottakeres innkurv.
Hvis du vil reservere en oppgave for å kunne behandle den på et senere tidspunkt, klikker du på knappen «Reserver». Oppgaven vil da legge seg i din innkurv.
Hvis du ikke skal behandle en reservert oppgave likevel, klikker du på knappen «Frigi». Oppgaven blir da synlig i de andre godkjennerenes innkurv igjen.
Hvis du vil videresende en oppgave til en annen godkjenner 1, klikker du på «Videresend».
Skriv inn navn i søkefeltet og klikk på forstørrelsesglasset. Når du har klikket på den aktuelle personen får du mulighet til å tilføye en merknad før du eventuelt klikker på «Videresend».
Hvis du vil behandle skjemaet klikker du på «Åpne oppgave».
Behandle godtgjørelsesskjemaet
Du må kontrollere at skjemaet er riktig utfylt. Kontroller at den ansatte faktisk har krav på å få beløpet utbetalt og at han eller hun har valgt riktig lønnart.
Du må også ha rutiner for å kontrollere at et beløp ikke blir utbetalt flere ganger.
Feil eller mangler i godtgjørelsesskjemaet
Hvis du finner feil eller mangler i skjemaet, må du returnere skjemaet til den ansatte. Legg inn en forklaring på hvorfor du returnerer skjemaet i det hvite feltet «Merknad», til høyre i skjemaet.
Tekst til lønnsslippen
I dette feltet kan du legge inn en beskrivelse på inntil 15 tegn. Denne beskrivelsen vil bli skrevet ut på lønnsslippen til den ansatte i stedet for navnet på lønnarten.
Avvikende kontering
Hvis registreringer i skjemaet skal konteres på andre konteringselementer enn de som lønnen til den ansatte normalt belastes på, må du huke av for «Avvikende kontering».
Er det flere posteringer på det samme skjemaet, vil alle disse posteringene bli kontert på de samme konteringselementene. Skal de konteres på forskjellige konteringselementer, må du returnere skjemaet til den ansatte og be om at posteringene fordeles på to skjema.
Godkjenn eller returner til ansatt
Klikk på «Godkjenn» eller «Returner til ansatt» når du er ferdig med å behandle skjemaet.