Behandle søknad om stedfortredelse for godkjenner 1 (GK1)

Denne brukerveiledningen viser hvordan du behandler en søknad om stedfortredelse i selvbetjeningsportalen. Veiledningen passer for deg som er godkjenner 1.

Innkurv

Logg deg inn i selvbetjeningsportalen og trykk deg inn i innkurven for å behandle stedfortredergodtgjørelse.

Her kan du se hvilken leder som har sendt inn oppgaven, sendedato og forfallsdato.

Trykk på «Behandle skjema» for å behandle oppgaven. Da kommer du inn i et registreringsbilde som er nesten likt det bildet som leder har fylt ut.

Periode

Sjekk at perioden for fungeringen er riktig. Dersom datoene ikke stemmer, må du returnere skjemaet til leder med riktig informasjon om dato i kommentarfeltet. 

Hvis du ønsker varsel på sluttdato (terminovervåking, infotype 0019), huker du av for dette i feltet «Ønsker varsel på sluttdato».

Termintype er forhåndsutfylt med «Utløp fungering». 

Her kan du endre avtaledato og påminnelsesdato, og legge inn tekst i kommentarfeltet. Teksten vi overføres til kommentarfeltet i IT019 i SAP.

Hvem

Her har leder oppgitt hvem som skal fungere og hvem det skal fungeres for.

Du kan ikke endre hvem som skal fungere eller hvem det skal fungeres for, siden det har blitt opprettet et sekvensnummer på denne personen. Hvis noen av navnene er feil må du sende skjemaet i retur til leder, slik at leder kan slette skjemaet.

Leder har valgt årsak, slik at korrekt lønnart skal fremkomme for deg som godkjenner 1. Du har mulighet for å endre til en annen lønnart, men du kan ikke endre årsaken i skjemaet, siden dette er informasjon fra leder.

Endre tilganger eller roller?

Hvis den ansatte skal ha andre roller/tilganger i lønnssystemet under fungeringen har leder krysset av i feltet «Endre tilganger/roller?».

Hvis dette ikke stemmer må du sende skjemaet i retur til leder og be leder om å fjerne avhukingen.

Som godkjenner 1 må du fylle ut feltet hvor det står «Skriv inn melding til Kundesenter på nett sak». Her fyller du inn hvilke roller den ansatte skal ha.

Ved innsendelse av skjemaet vil det automatisk opprettes en Kundesenter på nett sak med beskjed om roller til DFØ.

Lønn

Øverst på skjemaet ser du en firmaspesifikk melding hvis dere har tatt i bruk dette. For å ta i bruk denne teksten, eller for å endre på den, send en Kundesenter på nett-sak til DFØ.

Sjekk avlønningen leder har valgt under «Type avlønning».

Du ser alle de ulike alternativene, hvor valgt avlønning er avhuket.

Her kan du endre avlønning ved behov.

Du kan også endre fungeringsprosenten i hvert av valgene.

Hvis leder har valgt «Jeg ønsker at HR/lønn legger inn lønn», vil avlønning ikke være forhåndsutfylt. Da må du som godkjenner 1 ta stilling til hvilken avlønning den ansatte skal ha.

Dersom kostnadsfordeling skal endres, kan du huke av for «Annen» og legge inn ønsket kostnadsfordeling i fungeringsperioden.

Vær oppmerksom på at det er lønn og eventuelt lønnstrinn per startdato for fungeringen som vises. Ved eventuelle lønnsjusteringer må virksomheten selv ta stilling til om fungeringen skal endres, avhengig av virksomhetens retningslinjer.

Hvis en som ikke er akademiker fungerer for en som er akademiker kan det legges inn lønnstrinn.
Hvis en som er akademiker fungerer for en som ikke er akademiker kan det ikke legges inn lønnstrinn. Da må verdien av lønnstrinnet registreres under Årsbeløp, hvis den ansatte skal lønnes i et bestemt lønnstrinn.

Godkjenn

Hvis alt er utfylt korrekt kan du godkjenne skjemaet ved å trykke «Godkjenn» nederst til høyre.

Hvis det er gjort endringer som krever ny godkjenning av Godkjenner 2, må skjema sendes i retur.  Det gjør du ved å trykke på «Returner» nederst til høyre. Ved retur må du fylle inn årsak for returen i merknadsfeltet som kommer opp.

Ønsker du et oppsummering/sammendrag av det som er registrert, kan du trykke på «Se sammendrag». Du får da opp et sammendrag som du kan lagre som et PDF dokument.

Oppdatert: 22. mars 2022

Fant du det du lette etter?

Det beklager vi!

Hva lette du etter? Bruk gjerne stikkord