Det vises til vårt kundenotat publisert den 10.11.2023 med tittel "Ny rapporttype for timeføring og gjeninntredelse av eksterne". Det viser seg at informasjonen angående kontrakter som forsvinner fra oversikten under menypunktet "Mine kontrakter" i selvbetjeningsløsningene ikke stemmer helt. Dette kundenotatet er en korrigering til deler av informasjonen gitt i notatet.
Kontrakt registrert på en organisasjonsenhet som senere blir avgrenset
Det ble i forrige kundenotat informert at kontrakter som er opprettet på en organisasjonsenhet som på et senere tidspunkt blir avgrenset, forsvinner fra oversikten til ansatte, under menypunktet "Mine kontrakter". Det ble videre i kundenotatet anbefalt at man i rutine for avgrensing og nedlegging av organisasjonsenheter må kontrollere om det finnes kontrakter i IT9024 som er koblet til aktuelle organisasjonsenheter som legges ned.
Videre analyse viser at dette ikke stemmer helt. Visning av kontrakter under "Mine kontrakter" baserer seg på om startdato på organisasjonsenheten i HRP1000 er mindre enn eller lik startdato på kontakten i IT9024 og om sluttdato på organisasjonsenheten i HRP1000 er større enn eller lik startdato på kontrakten i IT9024. Systemet sjekker for dette per linje i IT9024. Overlappende timekontrakter kan være splittet i flere linjer i IT9024.
Eksempler
1. eksempel
Kontrakt i IT9024:
01.05.2023 – 31.08.2024.
Organisasjonsenheten i HRP1000:
01.01.23 – 31.10.2023.
Mine kontrakter:
Ja, viser under "Aktive kontrakter".
2.eksempel
Kontrakt i IT9024:
01.05.2023 – 31.08.2023 og 01.09.2023 – 31.08.2024.
Organisasjonsenheten i HRP1000:
01.01.23 – 31.10.2023.
Mine kontrakter:
Ja, viser under "Aktive kontrakter".
3.eksempel
Kontrakt i IT9024:
01.05.2023 – 30.09.2023 og 01.10.2023 – 31.08.2024.
Organisasjonsenheten i HRP1000:
01.01.23 – 31.10.2023.
Mine kontrakter:
Ja, viser under "Aktive kontrakter".
4.eksempel
Kontrakt i IT9024:
01.05.2023 – 31.10.2023 og 01.11.2023 – 31.08.2024.
Organisasjonsenheten i HRP1000:
01.01.23 – 31.10.2023.
Mine kontrakter:
Forsvinner fra "Aktive kontrakter", men finner første brudd igjen under "Utgåtte kontrakter". Selv om kontrakten bare viser start- og sluttdato lik det første bruddet for kontrakten i IT9024 (01.05.2023 – 31.10.2023), får ansatt fortsatt mulighet til å føre timelister for hele kontraktsperioden (01.05.2023 – 31.08.2024). Dersom man ønsker at kontrakten skal vise korrekt start- og sluttdato, kan man oppdatere bruddet med startdato 01.11.2023 – 31.08.2024 i IT9024 med en organisasjonsenhet som er gyldig per startdato for kontrakt. Dersom man gjør denne korrigeringen vil kontrakten vise som to kontrakter for ansatt under "Mine kontrakter". Begge med korrekt start- og sluttdato for kontrakten, men med forskjellig navn på organisasjonsenheten.
Eksempel:
Selv om kontrakten i dette tilfellet vises som to kontrakter i oversikten under "Mine kontrakter", vil ansatt bare ha mulighet til å føre en timeliste per måned. Dersom ansatt fører timer under den ene kontrakten, vil den andre kontrakten bli oppdatert tilsvarende.
Når ansatt fører timer mot kontrakt, vil timelisten (HR042) sendes i arbeidsflyt basert på kostnadssted og ikke organisasjonsenhet. Vi konkluderer derfor med at det ikke er behov for å korrigere informasjon om organisasjonsenhet i IT9024, selv om denne avgrenses før sluttdato for kontrakt.
Dersom et kostnadssted avgrenses, kan det være behov for å oppdatere poster i IT9024 med nytt kostnadssted per arbeidsoppgave. Dette kan være aktuelt både for oppdragskontrakter og timekontrakter. Selv om kontrakten splittes i flere linjer i IT9024, vil det bare være mulig å registrere ett kostnadssted per kontrakt. Dette betyr at eventuell endring av kostnadssted på en kontrakt i IT9024 ikke bør/kan oppdateres før siste timeliste (HR042) med «gammelt» kostnadssted er ført og godkjent til utbetaling.
Kontakt
- Kundesenter på nett
- lonn [at] dfo.no (lonn[at]dfo[dot]no)
- 406 34 021