Hvordan opprette og redigere protokoll (for rollen Forhandlingsutvalg arbeidsgiver)

Her kan du lese om hvordan du oppretter og redigerer en protokoll i systemløsningen Lokale lønnsforhandlinger.

Rollene Forhandlingsutvalg arbeidsgiver skrivetilgang og fullmakt/signaturrett har tilgang til å opprette ny protokoll.

Velg hvilket lønnsoppgjør og forhandling du ønsker å opprette protokoll for. Før en protokoll har blitt opprettet vil det stå «Ingen data», og knappen «+Lag ny» er tilgjengelig.

Bildet viser knappen +Lag ny som blir tilgjengelig når du har valgt lønnsoppgjør og forhandling

Hvis du allerede har opprettet en protokoll og ønsker å redigere den, markerer man linjen for forhandlingen og trykker på Rediger.

Bildet viser at linjen for protokollen er markert og at redigerknappen er synlig nede til høyre i bildet

OBS! Hvis du redigerer en protokoll som er sendt til godkjenning eller er godkjent, vil godkjenningsprosessen bli avbrutt. Den gjeldende protokollen blir forkastet, og det blir automatisk opprettet en ny protokoll i status Utkast. Du må da starte godkjenningsprosessen på nytt.

Bildet viser den forkastede protokollen og det nye utkastet som ble oppretett

Forhandlingsperiode og Dato for offentliggjøring

Feltet for Forhandlingsperiode skal angi når forhandlingene foregikk. Disse kan være forhåndsutfylte med informasjon fra lønnsoppgjøret, men kan redigeres.

Dato og tidspunkt for forhandlingens start legges i feltene for «Fra».

Dato og tidspunkt for forhandlingens slutt legges i feltene for «Til».

Bildet viser hvor en legger inn forhandlingsperiodens start og slutt.

Feltet Dato for offentliggjøring skal angi dato og tidspunkt for når protokollen kan bli offentliggjort, for rollene som kun kan se avsluttede protokoller (gjelder Arbeidsgruppe fagforening, Leder og Administrator). For disse rollene er det ikke mulig å se protokollen før tidspunktet for offentliggjøring er passert.

Feltet kan være forhåndsutfylt med informasjon fra lønnsoppgjøret, men kan redigeres. Dette er et obligatorisk felt.

Bildet viser hvor du kan legge inn dato og klokkeslett for offentliggjøring — Legg inn tidspunkt for dato for offentliggjøring.

Hent siste tilbud

Du må trykke på knappen «Hent siste tilbud» for å laste inn resultatet fra forhandlingen til protokollen. Dette er obligatorisk.

Bildet viser knappen du trykker på for å hente siste tilbud

Når du trykker på «Hent siste tilbud», vil systemet automatisk laste inn den prioriteringslisten som har følgende kriterier:

Prioriteringslisten ble sendt av Forhandlingsutvalg arbeidsgiver
Prioriteringslisten var markert som et tilbud når den ble sendt
Prioriteringslisten med det høyeste rundenummeret
Prioriteringslisten ble sendt til Forhandlingsutvalg fagforening

Bildet viser at det er det siste tilbudet som er sendt fra Forhandlingsutvalg arbeidsgiver i Prioriteringsliste som lastes opp via «Hent siste tilbud». — Bilde fra flisen «Prioriteringsliste»: Det siste tilbudet som ble sendt blir lastet inn i protokollen.

Når det siste tilbudet er lastet inn, blir det lagret som en PDF-fil under Vedlegg.

Du kan klikke på knappen «Vis siste tilbud» for å åpne filen i et eget vindu. Filen inneholder kun ansatte som har fått en lønns- eller stillingsendring i forhandlingen, og kan ikke redigeres.

Bildet viser hvordan en trykker på «Vis siste tilbud» for å åpne vedlegget.

Hvis det har blitt sendt et nytt tilbud i etterkant, må du trykke på «Hent siste tilbud» igjen. Det gamle tilbudet vil da bli erstattet med det nye.

Du kan laste ned det siste tilbudet ved å trykke på PDF-filen under Vedlegg.

Bidet viser PDF-fil som ligger under Vedlegg

Innledning og Protokolltekst

I feltet for Innledning kan du skrive innledende tekst til protokollen. Feltet er et fritekstfelt, og eksempelteksten i feltet vil forsvinne når du skriver i feltet.

Bildet vier hvordan en kan skrive inn ønsket innledning i tekstboksen.

I feltet for Protokolltekst kan du skrive en tekst med informasjon om forhandlingene. Feltet er fritekstfelt, og eksempelteksten i feltet vil forsvinne når du skriver i feltet.

Bildet viser hvordan du kan skrive inn ønsket protokolltekst i tekstboksen.

Forhandlingsdeltakere

I feltet Forhandlingsdeltakere skal du legge til alle deltakere som var til stede under forhandlingen. Tabellen er forhåndsutfylt med de forhandlingsdeltakerne som er lagt til i Opprett lønnsoppgjør. Dette gjelder personer med rollene Forhandlingsutvalg arbeidsgiver med fullmakt/signaturrett, skrivetilgang eller lesetilgang, og Forhandlingsutvalg fagforening med signaturrett, skrivetilgang eller lesetilgang.

Personer med rollene Leder, Arbeidsgruppe fagforening og Administrator er ikke en del av forhandlingsutvalget, og vil ikke være tilgjengelige for valg i protokollen.

Bildet viser at Forhandlingsdeltakere viser personer med rollene Forhandlingsutvalg arbeidsgiver og Forhandlingsutvalg fagforening. — Forhandlingsdeltakere viser personer med rollene Forhandlingsutvalg arbeidsgiver og Forhandlingsutvalg fagforening.

OBS! Hvis en deltaker har flere roller med samme part i forhandlingen, er det kun den rollen med «høyest» nivå som er tilgjengelig. Nivåene bestemmes slik:

Signaturrett
Skrivetilgang
Lesetilgang

Eksempel: Hvis en deltaker har rollene Forhandlingsutvalg fagforening Skrivetilgang og Signaturrett for YS Stat, så er det kun rollen med Signaturrett som vises.

Deltakere med signaturrett vises nederst i protokollen under signaturfeltet. Disse vil også kunne godta eller avslå protokollen når den blir sendt til godkjenning.

Bildet viser hvordan deltakere med signaturrett vises nederst i protokollen under signaturfeltet.

Hvis en forhandlingsdeltaker mangler, kan du trykke på knappen «+Legg til deltaker». Deltakeren må være lagt til i lønnsoppgjøret (blir gjort av Administrator i Opprett lønnsoppgjør).

Bildet viser hvordan du trykker på «plusstegn Legg til deltaker» for å legge til en forhandlingsdeltaker.

Trykk på søppelbøtten for å fjerne deltaker fra listen.

Bildet viser hvor du trykker for å slette forhandlingsdeltaker

Hvis en deltaker ikke har vært til stede alle dager, kan du angi dette ved å trykke på blyanten i kolonnen Tilstede. Dette er valgfritt.

Bildet viser hvor du blyanten for redigering er plassert for å redigere tilstedeværelsen til forhandlingsdeltakere.

Datoene under Tilstede blir hentet fra feltet Forhandlingsperiode. Du må lagre protokollen for å oppdatere datoene.

Bildet viser datoene under tilstede som er blitt hentet fra feltet forhandlingsperiode.

Ta bort avhakingen for de dagene deltakeren ikke var til stede. Deltakeren blir da markert med «Fravær registrert».

Bildet viser hvordan du fjerner datoer som personen var fraværende.

Hvis deltakeren var totalt fraværende hele forhandlingsperioden, skal du slette deltakeren fra listen.

Hvis du vil at fravær skal vise i protokollen, må du hake av for Fravær under «Inkluder i protokoll».

Bildet viser hvordan du huker av så fravær kan inkluderes i protokolldokumentet.

Protokolltilførsler

Du kan legge til felles og ensidige protokolltilførsler til protokollen.

Felles protokolltilførsler blir lagt til når alle partene er enige om tilførselen.

Ensidige protokolltilførsler blir lagt til når en eller flere parter ønsker å tilføre en tekst til protokollen. Teksten må gjenspeile hvilke(n) part(er) som forespurte protokolltilførselen.

Klikk på knappene «Legg til felles protokolltilførsel» og/eller «Legg til ensidig protokolltilførsel» for å legge til en protokolltilførsel. Hver protokolltilførsel får et nummer.

Bildet viser at protokolltilførsler får nummerering.

Klikk på ikonet med blyant for å slette og/eller redigere en protokolltilførsel.

Bildet viser at du kan trykke på blyantikonet for å redigere eller slette en protokolltilførsel.

Last opp vedlegg

Det er mulig å laste opp vedlegg til protokollen. Vær oppmerksom på at vedlegget fra forhandlingene med forhandlingsresultatet blir inkludert når du trykker på «Hent siste tilbud».

Klikk på knappen «+ Legg til vedlegg» for å legge til et vedlegg til protokollen. Du må laste opp vedlegget i PDF-format.

Bildet viser at du kan trykke på knappen «plusstegn Legg til vedlegg» for å legge til vedlegg til protokollen.

Klikk på ikonet med blyant for å redigere filnavnet og/eller slette et vedlegg.

Bildet viser hvordan du kan trykke på blyantikonet for å redigere eller slette vedlegget.

Inkluder i protokoll

Under «Inkluder i protokoll» kan du velge å inkludere aktuell informasjon i protokollen. Informasjonen blir automatisk hentet fra ulike steder i systemet.

Bildet viser en oversikt over hvilken informasjon du kan huke av og inkludere i protokolldokumentet.

Beløp til fordeling (pott)

Beløp til fordeling (pott) blir hentet fra trinn 2 i Opprett lønnsoppgjør, hvor Administrator har registrert potten for den aktuelle forhandlingen. Dersom tallet som vises er feil, må dette korrigeres av Administrator i Opprett lønnsoppgjør.

Bildet viser hvordan beløp til fordeling hentes fra trinn 2 i Opprett lønnsoppgjør og legger seg til Pott.

Dette beløpet er det samme som vises under Forbruk - Avsatt pott i Prioriteringsliste:

Bildet viser hvordan du kan kontrollere Beløp til fordeling (pott) under Forbruk – Avsatt pott i Prioriteringsliste. — Du kan kontrollere Beløp til fordeling (pott) under Forbruk – Avsatt pott i Prioriteringsliste.

Fordelt beløp

Fordelt beløp blir hentet fra Forbruk i Prioriteringsliste, og viser det totale beløpet som har blitt tildelt de ansatte i forhandlingen. Tallet blir hentet fra det siste tilbudet som er sendt i Prioriteringsliste fra Forhandlingsutvalg arbeidsgiver.