Hvordan knytte til seg medlemmer (for rollen Fagforeningsadministrator)

I Fagforeningstilknytning skal fagforeningen angi hvilke ansatte som er medlemmer av den gjeldende fagforeningen eller hovedsammenslutningen. Formålet er at ansatte skal kunne sende kravskjema til fagforeningen eller hovedsammenslutningen, og at representantene for fagforeningen/hovedsammenslutningen får tilgang til sine medlemmer i Prioriteringsliste.

Velg fagforening

Når man åpner Fagforeningstilknytning vil man først få tilgang til Velg fagforening.

Trykk på pilen i feltet for Velg fagforening for å se hvilke fagforeninger som er tilgjengelige. Resten av bildet vil være tomt frem til du har valgt en fagforening i nedtrekkmenyen. Når du har valgt en fagforening vil resten av bildet vises.

Tilgjengelige valg i nedtrekkmenyen styres av hvilken eller hvilke fagforeninger eller hovedsammenslutning som er knyttet opp mot din bruker. Knytning til fagforening eller hovedsammenslutning gjøres av rollen Administrator i Systemoppsett. Dersom du mangler en fagforening eller hovedsammenslutning må du derfor ta kontakt med Administrator eller superbruker i virksomheten.

DFØ

Hvis du har tilgang til flere fagforeninger, kan du bytte mellom disse og se de respektive medlemslistene. Husk å lage medlemslister for alle fagforeningene.

Liste over ansatte

Når du har valgt fagforening i feltet Velg fagforening vises en liste over ansatte i virksomheten. Ansattlisten viser kun ansatte som er tilsatt innen 01.05. inneværende år. Ansatte som er tilsatt etter denne datoen, vises ikke i listen.

Listen viser kun de ansatte som er omfattet av lokale lønnsforhandlinger. Andre ansatte er ekskludert basert på Brev om lokale lønnsforhandlinger, andre tariffavtaler enn 71 og 73, unntak fra tjenestetvistloven, og medarbeiderundergrupper som ikke lenger er i bruk.

I ansattlisten vil du kunne se hvilken tariffavtale ansatte er registrert på. Dette er lastet opp fra lønnssystemet, og eventuelle feil må derfor korrigeres i lønnssystemet.

DFØ

Manuell tilknytning

For å registrere medlemmer manuelt så huker du av for den ansatte i kolonnen Medlemskap. Linjen blir da markert i blått, og den ansatte er registrert som medlem.

DFØ

Fagforeninger som tilhører Akademikerne/Unio kan kun knytte til seg ansatte som er registrert med tarifftilhørighet Akademikere/Unio. Fagforeninger som tilhører LO/YS kan kun knytte til seg ansatte som er registrert med tarifftilhørighet LO/ YS.

Hvis man forsøker å knytte seg til en ansatt med motsatt tariffavtale så får man en feilmelding, og tilknytting mislykkes.

DFØ

Knytning mellom fagforeninger og ansatte forutsetter at den ansatte og fagforeningen har samme tarifftilhørighet per 01.05. inneværende år.

I henhold til regelverket i Hovedtariffavtalen, er den ansatte bundet til tariffavtalen frem til neste hovedtariffavtale. Eventuelle endringer i tariffavtaler innenfor en tariffperiode vil derfor ikke oppdateres i systemløsningen, med mindre den ansatte var uorganisert på tidspunktet for endringen.

Klikk på Lagre som du finner nederst på siden, når alle endringene er registrert. Medlemmene får da mulighet til å velge den aktuelle fagforeningen som mottaker i Kravskjema.

DFØ

Opplasting av medlemsliste

DFØ

Som et alternativ til manuell tilknytning er det også mulig å laste opp en medlemsliste, slik at tilknytning skjer automatisk. Man trenger da enten ansattnummer eller fødselsnummer på medlemmene. Du kan benytte den tilgjengelige malen som fil for å lage en medlemsliste. Filen vil være korrekt konfigurert i forhold til kravene for opplastingsfiler. Du skal ikke endre på filnavnet.

OBS! Vær oppmerksom på at resultatet fra siste opplastede fil vil overskrive tidligere registreringer eller opplastinger.

Ansatte som var merket som «Medlem» i ansattlisten før opplasting, blir endret til «Ikke medlem» dersom den ansatte ikke er med i siste opplastede fil.

TIPS! Ta kontakt med en lønnsmedarbeider i virksomheten for å få ansattnummer til de ansatte. Dette kan hentes ut fra lønnssystemet.

1. Klikk på Last ned mal:

DFØ

2. Lag et passord og klikk OK. Passordet må bevares for å kunne laste opp filen senere. Se passordregler i passord-boksen:

DFØ

3. Åpne filen. Du må skrive inn passordet for å kunne åpne filen lokalt:

DFØ

4. Eksempel på mal medlemsliste:

DFØ

5. Se gjerne arkfane «Hvordan bruke filen» for mer informasjon.
   Legg inn fødselsnummer og/eller ansattnummer, og lagre filen. Du skal ikke endre på filnavnet. Hvis man benytter både fødselsnummer og ansattnummer må disse stemme overens for at den ansatte skal registreres som medlem. Det er ikke nødvendig å fylle ut feltene for Fornavn og Etternavn, men disse kan benyttes for bedre kontroll av informasjonen som legges inn. Disse feltene vil ikke bli lest inn under opplasting.

6. Klikk på «Last opp medlemsliste» når medlemslisten er lagret og klar for opplasting:

DFØ

7. Velg aktuell fil og dobbeltklikk eller velg Åpne:

DFØ

DFØ

8. Legg inn passordet som du brukte ved nedlastning av malen:

DFØ

9. Ved vellykket opplastning får man en status over antall vellykkede og mislykkede poster. Bekreft opplastingen:

DFØ

Medlemmene fra filen skal nå være knyttet som medlemmer i kolonnen Medlemskap:

DFØ

Dette kan kontrolleres ved å filtrere Liste over ansatte til å kun vise Medlem:

DFØ

Man kan også få en mer detaljert status under Status etter opplasting av medlemsliste.

Status etter opplasting av medlemsliste

Hvis man har lastet opp en medlemsliste kan man se detaljer og status på postene etter opplasting.

Under «Opplasting av medlemsliste» vises en tabell med en oversikt over gjennomførte opplastinger. Den siste opplastede filen ligger alltid øverst:

DFØ

Trykk på den aktuelle linjen for den filen du ønsker å se status for. Tabellen under «Status etter opplasting av medlemsliste» vil vise resultatet for den valgte filen:

DFØ

«Status etter opplasting av medlemsliste» viser en mer detaljert beskrivelse av hver post i den opplastede medlemslisten, med hvilke poster som var vellykkede, og hvilke poster som eventuelt var mislykket.

Feilmeldinger

• Ansatt tilhører en annen hovedtariffavtale:
  Hvis den ansatte tilhører motsatt tariffavtale enn valgte fagforening, har den ansatte ikke blitt knyttet som medlem. Tariffavtalen må endres i lønnssystemet hvis dette er feil.
• Ansatt ikke identifisert:
  Hvis systemet ikke har kjent igjen ansattnummer, har den ansatte ikke blitt knyttet som medlem. Kontroller filen, eller huk av den aktuelle ansatte manuelt i Liste over ansatte.
• Fødselsnummer finnes ikke i databasen:
  Hvis det er oppgitt feil fødselsnummer i filen, har den ansatte ikke blitt knyttet som medlem. Kontroller filen, eller huk av den aktuelle ansatte manuelt i Liste over ansatte.
• Det oppsto et problem ved innsetting i databasen:
  Hvis en ansatt er oppgitt to ganger i filen, vil den ene linjen feile. Den ansatte er knyttet som medlem gjennom den andre linjen, kontroller dette ved å søke etter den ansatte i Liste over ansatte og sjekk at den er markert som medlem.
• Fødselsnummer og ansattnummer stemmer ikke overens:
  Hvis en ansatt er oppgitt med både fødselsnummer og ansattnummer, og disse ikke samsvarer, har ikke den ansatte blitt knyttet som medlem. Kontroller filen, eller huk av den aktuelle ansatte manuelt i Liste over ansatte.
• Hovedtariffavtale og stillingsdetaljer ikke funnet for ansatt:
  Hvis hovedtariffavtalen ikke er oppgitt på ansattes stilling i lønnssystemet, er det ikke mulig å knytte den ansatte til en fagforening. Dette må korrigeres i lønnssystemet.