Dokumenter og arkiv i DFØ HR

Dokumenter

Disse dokumentene blir opprettet i DFØ HR i løpet av rekrutteringsprosessen:

Utlysningsdokument

• Utlysningsdokumentet inneholder en gjengivelse av innholdet i stillingsannonsen, rekvisisjonsnummer, publiseringsdato og søknadsfrist.
• Opprettes som et PDF-dokument førstkommende natt etter publisering av jobbrekvisisjon på eksterne karriereside.
• Dokumentet legges på bunnen av jobbrekvisisjonen.

Offentlig søkerliste

• Lov- og regelverk: forskrift til forvaltningsloven (forvaltningslovforskriften) og lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova).
• Offentlig søkerliste opprettes automatisk 24 timer etter søknadsfrist for ekstern utlysning er utløpt så lenge alle forespørsler om unntak fra offentlighet er ferdig behandlet.
• Arkiveres når den opprettes.
• Hvis det er unntak fra offentlighet som ikke er behandlet når søknadsfristen går ut, opprettes dokumentet 24 timer etter at siste forespørsel er behandlet (slik at kandidaten kan trekke søknaden).
• Kandidater som har fått godkjent søknad om unntak fra offentlighet og kandidater som har trukket søknad vil bli sladdet på offentlig søkerliste.

Utvidet søkerliste

• Utvidet søkerliste opprettes automatisk 24 timer etter søknadsfrist er utløpt.
• Utvidet søkerliste arkiveres når den blir opprettet.
• Forskrift til forvaltningsloven (forvaltningslovforskriften).
• Samme regel for unntak fra offentlighet som offentlig søkerliste.
• Kandidater som har trukket sin søknad vil bli sladdet på utvidet søkerliste. Kandidater som har fått godkjent forespørsel om unntak fra offentlighet vil vises med navn men vil ha en merknad for unntak fra offentlighet.
• Kandidat må kontakte virksomheten for å få innsyn/tilsendt utvidet søkerliste.

Søknadsdokument til kandidat som blir ansatt

• Søknadsdokument opprettes automatisk når kandidaten blir flyttet inn i status «Klar til å ansette/onboarding».
• Dokumentet og vedlegg som kandidat har lastet opp i PDF sin kandidatprofil ved søknad, vil bli arkivert.
• Dokumenter som er lastet opp som word eller i annet format må formateres som PDF og lastes inn manuelt.
• Se en oversikt over hvilke dokumenter som anbefales å sjekkes her: Preregistrering og overgang til onboarding | DFØ

Innstillingsdokument

• Innstillingsdokument opprettes manuelt ved avkryss i Generer innstillingsdokument.
• Huk av og lagre. For å få tilgang til det generererte dokumentet, gå ut av jobbrekvisisjonen og åpne den på nytt. Dokumentet vil være tilgjengelig innen 5 minutter.
• Ved å stå i samme nettvindu og velger "Oppdater" så vil du få en varsel i nettleservinduet og ved å velge "fortsett" vil flere innstillingsdokument bestilles.
• Dokumentet må fullføres og arkiveres manuelt.

Arkivmappe

• Alle dokumenter knyttet til jobbrekvisisjon vil knyttes til en arkivmappe. Arkivmappen arkiveres ved godkjennelse av jobbrekvisisjon.

Jobbanalyse

• Analyse av ressursbehov, godkjent av budsjettdisponeringsmyndighet (BDM).
• Dette må utarbeides utenfor DFØ HR.
• Jobbanalysen vedlegges jobbrekvisisjonen i PDF. Den arkiveres automatisk som første dokument i ansettelsessak idet jobbrekvisisjonen godkjennes.

Dokument format

Det er kun dokumenter i som er lastet opp i PDF som vil bli arkivert, hvis kandidater har lastet opp word dokumenter vil disse ikke bli arkivert, og må arkiveres manuelt.

Manuell dokumentbestilling

• Fra startsiden i DFØ HR skriv inn "manuell dokumentbestilling" i søkefeltet:

Fyll ut feltene med :

• Type dokument
  • Utlysningsdokument / Offentlig og utvidet søkerliste / Søknad PDF
• Jobb.rekvisisjon ID
• Hvis det skal genereres Søknad PFD legg også inn Kandidat ID
• Status vil angis når bestillingen er gjennomført og skal ikke fylles ut
• Velg «lagre»
• Dokumentet vil bli tilgjengelig i løpet av ca 2min.
• Det vil legge seg en kvittering med beskrivelse av behandlingen

For å gjøre endringer eller bestille et nytt dokument velge «Rediger» og legg inn nye verdier.

Det er mulig å generere søkerlister manuelt før ekstern utlysnings frist er passert. Så lenge det er minimum en kandidat, og alle unntak fra offentlighet er behandlet (og det er passert 24 timer) er det mulig å bestille offentlig og utvidet søkerliste manuelt.

Finne igjen det genererte dokumentet

Utlysningsdokument og offentlig / utvidet søkerliste vil legge seg nederst i «detaljer for jobbrekvisisjon» på jobb rekvisisjonen.

Søknad PDF vil legge seg på kandidaten i jobbrekvisisjonen i status «klar til å ansette/onboarding» eller «ansatt».

Feilmelding ved manuell dokumentbestilling

• Betingelser ikke møtt
  • Hvis feilmeldingen sier «regel ikke møtt» ved bestilling av offentlige og utvidet søkerliste betyr det at det er søknad om unntak fra offentlighet som ikke er behandlet i denne jobb.rek. Eller at det er søknad om unntak fra offentlighet som er behandlet for under 24 timer siden. NB, 24 timer regnes fra 12:00, og 24:00, så det kan gå 24 + hvis unntaket ble behandlet før 12:00 forestående dag. Vent da til etter 12:00 så skal dokumentet komme / være mulig å bestille.
• Tomt status felt
  • Ved generering av utlysningsdokument, hvis statusfeltet står tomt etter 5min betyr det at det er feil i formatering i innholdet i «jobbprofil» : «ekstern stillingsbeskrivelse», eller i feltet «ekstern topptekst» eller «ekstern bunntekst» hvis det er lagt inn fritekst her.
  • I de fleste tilfeller skjer dette hvis det er klippet og limt fra forskjellige maler / gamle annonser / nettsider så det ligger formatering eller lenker uten URL i innholdet. Anbefalt her er å «vaske» innholdet ved å lime det inn i eks notatblokk / notepad, så lime det inn igjen i DFØ HR og gjøre enkel formatering i DFØ HR for å så prøve på ny å generere dokumentet.