Med oppfølging, læring og rapportering mener vi i denne sammenheng prosesser for å innhente, gjennomgå, analysere og sammenstille nødvendig styringsinformasjon om aktiviteter, resultater, ressursbruk og økonomi. Denne styringsinformasjonen er del av beslutningsgrunnlaget for å sikre at virksomheten oppnår fastsatte mål med effektiv ressursbruk innenfor tildelte rammer.
Følge opp og rapportere på drifts- og utviklingsoppgaver
Informasjon om status for drifts- og utviklingsoppgaver og økonomi innhentes jevnlig. Oppfølging og rapportering av drift- og utviklingsoppgaver dreier seg ofte om å sammenligne, analysere og vurdere status mot planer, budsjetter og prognoser. Formålet her er å få innsikt i hva eventuelle avvik kan bety for årets resultater og ressursbruk hvis det ikke blir gjennomført korrigerende tiltak til rett tid.
Et annet viktig formål med denne type oppfølging og rapportering er å analysere og vurdere sammenhenger mellom ressursbruk og faglige resultater i form av gjennomførte oppdrag og leverte produkter/tjenester. Denne innsikten kan brukes til læring og effektivitetsforbedring.
Observere bruker- og samfunnseffekter over tid
Oppfølging og rapportering om effekter skal belyse virksomhetens bidrag til observerte bruker- og samfunnseffekter over tid. Denne type oppfølging kan også gi nyttig innsikt som kan påvirke valg av virkemidler. Informasjon om virksomhetens bidrag til bruker- og samfunnseffekter blir gjerne innhentet ved hjelp av evalueringer, brukerdialog eller brukerundersøkelser. Styringsparametere som ligger fast over en lengre periode kan også inngå som del av grunnlaget i arbeidet med å måle og vurdere effekter.
Er det tiltak som ikke fører til at målene blir nådd? Da bør virksomheten vurdere å justere eller avslutte tiltaket. De seks spørsmålene i utredningsinstruksen er et nyttig verktøy i prosesser som skal gi bedre måloppnåelse.
Virksomhetens interne oppfølging og rapportering danner også grunnlaget for pliktig rapportering etter gjeldende lover og regler, månedlig regnskapsrapportering, delårsrapportering og årsrapportering til departementet.