Veiledning til regnskapsrapportering

Oversikt over når regnskapsperioder åpnes og stenges for rapportering, når statsregnskapet oppdateres og når det kan hentes avstemmingslister, finner du under frister for rapportering. Rapporteringsfristene er de samme for både for S- og L-rapporter.

Rapportering av S-rapport til statsregnskapet

Statlige forvaltningsorgan og forvaltningsbedrifter skal sende S-rapport til statsregnskapet. Rapporten skal sendes inn elektronisk via vårt mottakssystem for rapportering til statsregnskapet. I mottakssystemet kan dere også bestille avstemmingslister.

Rapportering av likviditetsrapport (L-rapport) til statsregnskapet

Statlige fond og forvaltningsorgan med særskilte fullmakter til bruttoføring utenfor statsbudsjettet skal sende L-rapport til statsregnskapet. Rapporten skal sendes inn elektronisk via vårt mottakssystem for rapportering til statsregnskapet. I mottakssystemet kan dere også bestille avstemmingslister.

Likviditetsrapporten viser likvidbevegelse på oppgjørskonto i Norges Bank. Den skal settes opp etter mønsteret som er beskrevet i Bestemmelser om økonomistyring i staten, punkt 3.5.4:

• Månedlig rapportering skal skje ved at virksomheten sender inn en likvidrapport. Likvidrapporten skal inneholde regnskapsopplysninger om inngående og utgående saldo og endringer i perioden på virksomhetens oppgjørskonto i Norges Bank. Likvidrapporten skal avstemmes med virksomhetsregnskapet før rapporten sendes til statsregnskapet.
• Ved årets slutt skal virksomheten rapportere saldo på oppgjørskonto i Norges Bank til kapitalregnskapet via overordnet departement.

Rapportering av P-rapport (periodisert regnskap) til statsregnskapet.

Forvaltningsorgan med særskilte fullmakter til bruttoføring utenfor statsbudsjettet (nettobudsjetterte virksomheter) skal fra og med 2018 månedlig rapportere regnskapsdata som tilleggsinformasjon til statsregnskapet gjennom P-rapport. Rapporten skal inneholde akkumulerte resultat- og balansetall til og med den perioden regnskapet gjelder.
Rapporten skal sendes inn elektronisk via vårt mottakssystem for rapportering statsregnskapet. I mottakssystemet kan dere også bestille avstemmingslister

Rutinebeskrivelser og brukerdokumentasjon

Oppgavene som inngår i opplastingen av S-, L- og P-rapport til statsregnskapet, og rekkefølgen på disse, er beskrevet i rutinebeskrivelsene. Systemfunksjonalitet og bruk av systemet er beskrevet i brukerdokumentasjon. Rutinebeskrivelsen refererer til relevante punkter i brukerdokumentasjonen når oppgavene involverer bruk av mottakssystemet.

Endringer i mottakssystemet fra 27. november 2019

Last opp fil-funksjon for S- og P-rapportering

Ny software gjør skjermbildet noe endret. Det er nå to måter å laste opp filer på, enten ved «Velg fil»-knappen, eller ved å dra og slippe filer på det grønne feltet. Deretter må man bekrefte opplasting av filer som før.

Endringer i L-rapport

Det er litt enklere registrering av L-rapporten ved at perioden og artskonto er forhåndsutfylt.

Kvittering L-rapport viser nå det som er innrapportert i perioden ved at både Inn- og Utgående balanse vises i tillegg til periodens bevegelse. Kvitteringen kan brukes som virksomhetens dokumentasjon av likvidrapporten overfor Riksrevisjonen.

Innrapportering av P-rapport

Det er laget en kontroll på at artskonto 196 – Oppgjørskonto bank i Norges Bank skal ha samme saldo som kontoutdrag i Norges Bank for at innrapporteringen skal bli godkjent. Er det avvik må differansen føres mot artskonto 280 – Avstemmingsdifferanser i regnskapssystemet. P-rapporten må genereres og lastes opp på nytt.

Mottakssystemet kan nå ha flere perioder åpne. Dette for å ivareta fleksibiliteten i årsoppgjøret siden det da er behov for å rapportere for desember, januar og februar samtidig.

Krav til rapportering

Alle regnskapstall som sendes fra virksomhetene til Direktoratet for økonomistyring skal være avstemt og godkjent i virksomheten før de sendes.

Vår behandling av regnskapene

Noen kriterier før avstemmingsliste (a-liste) bestilles:

• Regnskapsrapporter som mottas på en periode som ikke er åpen blir avvist og feilmelding returnert. Regnskapsrapporten må sendes på nytt når perioden er åpnet.
• Bestilling av a-liste før statsregnskapet er oppdatert blir avvist. Derfor bør det ikke sendes inn bestilling før regnskapsfører kan forvente at rapporten er oppdatert i statsregnskapet. DFØ overfører daglig de mottatte og godkjente regnskapsrapportene til systemet i statsregnskapet. Dette gjøres fra det tidspunkt regnskapsperioden åpnes, og overføring gjøres normalt hver morgen fra kl 08:00-08:30. Regnskapsfører kan derfor tryggest bestille og få returnert a-liste fra kl 09.00 dagen etter innsendt rapport.
• DFØ har observert at enkelte virksomheter ikke henter avstemmingsrapport. I henhold til Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 3.3.2.1 annet ledd skal avstemmingsliste hentes fra statsregnskapet og kontrolleres mot virksomhetens eget regnskap.
• Akkumulert rapportering (S-rapporter) innebærer at vi før en ny rapporteringsperiode vil reversere (nullstille) gamle data. Dersom man bestiller avstemmingslister etter at reversering er gjennomført vil avstemmingslisten kun vise null-beløp.
• Likviditetsrapporter (L-rapporter) blir ikke reversert.
• Når statsregnskapet er under oppdatering, er mottakssystemet stengt. Regnskapsrapporter og bestillinger som mottas i dette tidsrommet blir behandlet så snart mottakssystemet igjen startes, men det vil derfor ta noe tid før regnskapsfører får tilbakemelding fra statsregnskapssystemet. Regnskapsfører kan derfor med fordel unngå dette tidspunktet for innsending.

Driftsmønsteret kan bli endret ved blant annet ferieavvikling.

Opprette brukere eller endre informasjon

Dersom en virksomhet ønsker å opprette nye brukere eller endre informasjon om eksisterende brukere skal eget skjema fylles ut og sendes til postmottak@dfo.no. Av sikkerhetsmessige grunner vil vi ringe til virksomheten for å bekrefte endringen.

Kontakt

Har du spørsmål, send en e-post til statsregnskap@dfo.no

Du kan også kontakte en av oss:

• Kristin Hjertholm: 926 16 585
• Hanne Markussen: 915 71 339
• Hans Mjøen: 932 42 768
• Hanne Sivertsen: 934 51 710