Forklaring til bekreftelse av foreløpig regnskap

Departementene vil motta en e-post fra Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) med foreløpig regnskap. Her vil det bl.a. være vedlagt to arbeidsbøker i Excel. Den ene er foreløpig statsregnskap ”Fagdep_nn_202412.xlsx” (der nn er departementsnummeret). Den vil inneholde en fane for inntekter, en for utgifter og en for kapital regnskapet. Den andre filen er bekreftelse av mellomværende ”Bekreftelse av mellomværende_nn.xlsx” (der nn er departementsnummer).

De to filene skal benyttes i arbeidet med å bekrefte statsregnskapet for 2024. Dette innebærer at departementet, for egne regnskapsposter (kapittel/post/underpost og mellomværende), kontrollerer og bekrefter regnskapstall slik de skal fremstå i det endelige statsregnskapet. I tilfeller hvor kontrollen avdekker avvik må departementet anmode om ompostering i statsregnskapet.

I tillegg er det i rundskriv R-8/2024 beskrevet hvordan mellomværende i statsregnskapet for 2024 skal håndteres. Mellomværende skal presenteres per virksomhet, og årets endring skal forklares når denne anses å være vesentlig.

Nærmere beskrivelse av kontroller, eventuell anmodning om ompostering, forklaring av mellomværende og bekreftelse av regnskapet finnes nedenfor.

Kontroll av statsregnskap for 2024

Kontroll av foreløpig bevilgningsregnskap for periode 01.01-31.12.2024

Departementet skal kontrollere alle regnskapsposter (inntekter og utgifter) i ”Fagdep_nn_202412.xlsx” opp mot respektive regnskapsposter slik de skal fremstå i endelig bevilgningsregnskap. Dersom kontrollen avdekker feil eller mangler i det foreløpige bevilgningsregnskapet, skal departementet anmode om ompostering i statsregnskapet.

Kontroll av regnskapsførernes mellomværende per 31.12.2024

Hvert departement skal innhente utgående saldo for mellomværende med statskassen per 31.12.2024 fra sine underliggende virksomheter. I arbeidsbok «Bekreftelse av mellomværende nn.xlsx» skal utgående saldo registreres på respektive virksomheter i kolonnen «Bekreftet UB mellomværende i kroner»nn.xlsx”. Bekreftet mellomværende skal samsvare med beløpet i kolonne «UB» for aktuell virksomhet. Dersom det er avvik mellom disse beløpene, må DFØ kontaktes slik at videre framdrift kan avklares. Vi viser for øvrig til rundskriv R-107 for nærmere beskrivelse av uoppklarte differanser som gjelder tidligere års regnskap.

Anmodning om ompostering i statsregnskapet (skjema 2)

Hvis ovennevnte kontroller avdekker feil eller mangler i foreløpig statsregnskap, skal departementet anmode om ompostering i statsregnskapet.

Se skjema for omposteringer her (skjema 2)
Nytt av i år er at vi har satt «Skjema 1 – bekreftelse av regnskap og mellomværende» og skjema 2 «anmodning om ompostering» i samme arbeidsbok. Dette fordi det har vært et ønske fra noen departement og fordi det forenkler kontroll av innsendt skjema.

Det som også er nytt i år at skjemaene er lagt ut i samarbeidsrommet Statsregnskapet, hvor innlevering fra departementene skjer.

For å lette utfyllingen av skjemaet er det lagt til merknader/beskrivelser på cellene som skal fylles ut. Kun de lyseblå feltene fylles ut av departementene, øvrige felt er til bruk for DFØ og vil delvis fylles ut automatisk. Omtale av ompostering skal være kort, men beskrivende, se egne eksempler i eksempelarkfanen. Merk også at omposteringer skal skje på virksomhetsnivå (der bilaget opprinnelig er ført i kontospesifikasjon).

Hvilke statskontoer som er berørt, saldo for den enkelte post slik den fremkommer i foreløpig regnskap, endringen slik den fremkommer i anmodning om ompostering og den korrekte saldoen slik den skal være i det endelige årsregnskapet skal i tillegg synliggjøres i Tabell 1 i bekreftelsesbrevet (skjema 1).

Ved anmodning om ompostering som har til hensikt å korrigere uoppklarte differanser mellom virksomhetens kontantregnskap og statsregnskapet som gjelder tidligere års regnskap henviser vi til R-107.

Forklaring av endring i mellomværende med statskassen

DFØ fastsetter om årets endring i en virksomhets mellomværende skal betegnes som vesentlig, og derfor må forklares. Virksomheter med endring i mellomværende som skal forklares er markert med ordet «Forklares» i arbeidsbok «Bekreftelse av mellomværende_nn.xlsx», i kolonne «Endring i mellomværende». Forklaringen skal bygge på virksomhetens spesifikasjon av interimskontoer, og det skal fremkomme om endringen skyldes spesielle forhold eller om endringen kan anses som normal. Forklaringen gis i bekreftelsesbrevet Tabell 2.

Bekreftelse av statsregnskapet (skjema 1)

Det er utarbeidet en mal for bekreftelsesbrev som departementene skal benytte ved bekreftelse av regnskapet (se skjema 1)

• Dersom kontrollene ikke avdekker avvik, bekreftes regnskapet i bekreftelsesbrevet ved at departementet daterer og signerer brevet (av statsansatt med myndighet til dette).
• Dersom kontrollene derimot avdekker avvik skal departementet i tillegg gi en aggregert oppstilling per konto og virksomhet i Tabell 1 i bekreftelsesbrevet. Anmodning om omposteringer skal utgjøre grunnlaget for dette.
• Dersom DFØ har bedt om forklaring på vesentlige endringer i mellomværende med statskassen, fylles i tillegg Tabell 2 i bekreftelsesbrevet ut før regnskapet bekreftes.

Signert, skannet bekreftelsesbrev, sammen med eventuell anmodning om ompostering (i Excelformat) leveres senest innen 10.2.2025 i samarbeidsrommet. Vi minner om at det i tillegg skal sendes kopi per e-post til Riksrevisjonen.

På bakgrunn av mottatte omposteringer vil DFØ ferdigstille bevilgningsregnskapet som deretter sendes departementene for endelig bekreftelse. DFØ fastsetter frist for returnering når ferdigstilt bevilgningsregnskap oversendes til departementene. Endelig bekreftelse fra departementene skal oversendes til DFØ innen fastsatt frist (normalt etter ca. 2 dager), med underskrift av statsansatt med myndighet til dette. Dette leveres i samarbeidsrommet i PDF-format.