Pensjon i årsregnskapet for 2023

• Dersom ovennevnte er ivaretatt og godkjent av SPK innen 27. november, vil pensjonsutgiften være den beregnede og fakturerte arbeidsgiverandelen av pensjonspremien i terminfakturaene fra SPK, som er beregnet på grunnlag av informasjon om faktisk lønnsvekst for den enkelte ansatte.
  
• Dersom ovennevnte ikke er ivaretatt innen 27 november, vil pensjonsutgiften være en estimert arbeidsgiverandel av pensjonspremien for 2023, jf. oppdatert årsprognose fra SPK. Estimatet er beregnet blant annet ved å legge til grunn samme lønnsvekst for alle ansatte i virksomheten lik rammen for lønnsoppgjøret i staten. I mangel av fullstendig informasjon om individuell lønnsveksten for den enkelte ansatte må SPK ved fakturering for 6. termin og tilleggsfakturering i desember legge en slik forutsetning til grunn.

• Dessuten vil pensjonsutgiften i 2023 inneholde et element som vedrører 2022, dersom virksomheten ikke utbetalte resultatet av lønnsoppgjøret 2022 innen novemberlønn og rapporterte dette til SPK innen fjorårsfristen 25. november, dvs. mottok tilleggsfaktura i 2022. Elementet er lik forskjellen mellom estimert pensjonspremie for 2022 lagt til grunn i tilleggsfakturaen for 2022 og faktisk beregnet pensjonspremie for 2022.

For virksomheter som utarbeider virksomhetsregnskapet iht. SRS vil pensjonskostnaden i virksomhetsregnskapet være faktisk beregnet pensjonspremie for 2023 basert på den individuelle lønnsveksten til den enkelte ansatte, så lenge et fullstendig resultat av lønnsoppgjøret 2023 er utbetalt senest på desemberlønn og inkludert i rapporteringen av lønns- og stillingsdata til SPK innen 27. desember.

Under kan du lese mer om frister, rapportering av lønns- og stillingsdata til SPK, premieberegning, fakturering, bokføring og pensjonspremie i årsregnskapet for 2023.

Frist for gjennomføring av lokale lønnsforhandlinger

Fristen for gjennomføring av de lokale lønnsforhandlingene for 2023 er 31. oktober. Dette framgår av hovedtariffavtalene punkt 2.5.1.

Frist for rapportering av resultatet av lokale forhandlinger til lønnsutbetaler for utbetaling på novemberlønn

• For virksomheter som er lønnskunder hos DFØ og der DFØ registrerer eller leser inn resultatet av de lokale lønnsforhandlingene (kunder med tjenestemodell grunntjenester/fullservice), er virksomhetenes innsendingsfrist til DFØ 26. oktober for utbetaling på novemberlønnen, jf. kjøreplanen for lønn for 2023.
• For virksomheter som er lønnskunder hos DFØ, men som selv registrerer eller leser inn resultatet av de lokale forhandlingene (kunder med tjenestemodell basis og delservice), er fristen for registrering og godkjenning hos virksomheten for utbetaling fra DFØ på novemberlønnen 2. november kl. 20, jf. kjøreplanen for lønn for 2023.
• For virksomheter som ikke er lønnkunder hos DFØ, vil fristen framgå av virksomhetens egen interne plan for lønnsarbeidet i 2023.

Frist for rapportering av resultatet av lokale forhandlinger til lønnsutbetaler for utbetaling på desemberlønn

• For virksomheter som er lønnskunder hos DFØ og der DFØ registrerer eller leser inn resultatet av de lokale lønnsforhandlingene (kunder med tjenestemodell grunntjenester/fullservice), er virksomhetenes innsendingsfrist til DFØ 27. november for utbetaling på desemberlønnen, jf. kjøreplanen for lønn for 2023.
• For virksomheter som er lønnskunder hos DFØ, men som selv registrerer eller leser inn resultatet av de lokale forhandlingene (kunder med tjenestemodell basis og delservice), er fristen for registrering og godkjenning hos virksomheten for utbetaling fra DFØ på desemberlønnen 4. desember kl. 20, jf. kjøreplanen for lønn for 2023.
• For virksomheter som ikke er lønnkunder hos DFØ, vil fristen framgå av virksomhetens egen interne plan for lønnsarbeidet i 2023.

Frist for rapportering av lønns- og stillingsdata til SPK, premieberegning og fakturering

SPK baserer sin premieberegning på innrapportering av lønns- og stillingsdata for den enkelte ansatte. Det er først når den nye lønnen for den enkelte ansatte er innrapportert til SPK at konsekvensen av lønnsendringen kan beregnes og faktureres virksomhetene i form av endringspremie.

For at resultatet av de lokale lønnsforhandlingene for 2023 skal bli inkludert i premiefakturaen for 6. termin, må resultatet være utbetalt senest på novemberlønn og innrapportert i lønns- og stillingsdata til SPK innen 27. november. DFØ gjør innrapporteringen av lønns- og stillingsdata for lønnskunder med tjenestemodell grunntjenester/fullservice, mens lønnskunder med tjenestemodell basis og delservice gjør innrapporteringen selv.

Dersom resultatet av de lokale lønnsforhandlingene for 2023 ikke blir utbetalt før på desemberlønnen eller senere, vil resultatet av de lokale lønnsforhandlingene først inngå i premiefakturaen for 1. termin 2024.

Frist for rapportering av lønns- og stillingsdata til SPK og mulighet for produksjon av tilleggsberegninger

Tilleggsberegninger for utarbeidelse av årsregnskapet etter SRS skal gjøres av SPK og bokføres av virksomheten dersom virksomheten:

• har utbetalt resultatet av de lokale lønnsforhandlingene for 2023 på novemberlønn, men ikke rapportert dette som del av lønns- og stillingsdata til SPK innen 27. november.
• ikke har utbetalt resultatet av de lokale lønnsforhandlingene for 2023 på novemberlønn, men på desemberlønnen.

Fristen for innrapportering av lønns- og stillingsdata som inkluderer resultatet av de lokale lønnsforhandlingene er 27. desember.

Utfordringer med de ulike fristene omtalt over

Dersom kunder av DFØ med tjenestemodell grunntjenester/fullservice bruker muligheten i tariffavtalene til å gjennomføre de lokale forhandlingene fram til 31. oktober, innebærer det at resultatet av forhandlingene ikke vil bli utbetalt på novemberlønnen til de ansatte. Dermed vil resultatet av de lokale forhandlingene heller ikke bli rapportert i tide til SPK for inkludering i premiefakturaen for 6. termin 2023. Resultatet av de lokale forhandlingene vil derfor først bli inkludert på premiefakturaen for 1. termin 2024. Regnskapsføring etter rundskriv R-118 Regnskapsføring av pensjonspremie for statlige virksomheter ville da innebære at pensjonspremien for 2023 blir for lav, og pensjonspremien for 2024 for høy. En sammenligning av regnskapsført beløp og bevilgning i virksomhetens oppstilling av bevilgningsrapporteringen ville derfor gitt et mindreforbruk på de kapitler/poster der pensjon er budsjettert og regnskapsført. For å motvirke dette, vil disse virksomhetene motta en tilleggsfaktura fra SPK som bokføres på samme måte som terminfakturaene, jf. nærmere beskrivelse av dette under.

Tilleggsfaktura vil også være aktuelt for lønnskunder av DFØ med tjenestemodell basis og delservice som ikke klarer å holde fristen for registrering eller innlesing av resultatet av de lokale forhandlingene for utbetaling på novemberlønn (2. november kl. 20), eller som utbetaler på novemberlønn, men ikke inkluderer dette i innrapporteringen av lønns- og stillingsdata til SPK innen 27. november. På samme måte vil tilleggsfaktura være aktuelt for virksomheter som utbetaler lønn selv, og som enten ikke rekker den interne fristen for utbetaling på novemberlønn eller ikke inkluderer dette i innrapporteringen av lønns- og stillingsdata til SPK innen 27. november.

For virksomheter som utarbeider SRS-regnskap, kan det også bli behov for bokføring av en tilleggsberegning fra SPK, jf. nærmere beskrivelse av dette under.

Mer om tilleggsfakturaen fra SPK

SPK utarbeider tilleggsfakturaen basert på en oppdatert årsprognose for pensjonspremien. I den oppdaterte årsprognosen legges det til grunn lik lønnsvekst for alle ansatte, tilsvarende forhandlingsresultatet i det statlige lønnområdet for 2023. G-veksten settes lik resultatet i trygdeoppgjøret i mai. Faktiske AFP-uttak og uttak av særalderspensjon fram til 5. termin inngår også. Oppdatert årsprognose vil være tilgjengelig på Min virksomhet (pålogging via hjemmesiden til SPK) rundt 10. november.

Tilleggsfaktura vil bli mottatt samtidig med 6. termin-fakturaen rundt 18. desember. Beløpet i tilleggsfakturaen er differansen mellom prognose for pensjonspremien for 2023 minus fakturert pensjonspremie i fakturaene for 1. til 6. termin. Betalingsfristen i tilleggsfakturaen vil være den samme som på terminfakturaen for 6. termin. Virksomhetene vil motta en kreditnota for tilleggsfakturaen i mars 2024, og denne går til reduksjon av betalingen av fakturaen for 1. termin 2024 (som inneholder premie for lønnsøkninger i 2023, basert på faktisk innrapporterte lønns- og stillingsdata for den enkelte ansatte).

Virksomhetene som har behov for tilleggsfakturaen fordi de ikke har utbetalt resultatet av de lokale lønnsforhandlingene på novemberlønnen, eller fordi de ikke har rapportert utbetalt novemberlønn som inkluderer resultatet av de lokale lønnsforhandlingene som del av lønns- og stillingsdata til SPK innen 27. november, må informere SPK om dette innen 8.desember. Merk at framgangsmåten på dette punktet er snudd sammenlignet med det som var gjeldende for 2022. (Da mottok alle tilleggsfaktura med mindre virksomheten hadde gitt beskjed om at de ikke trengte den).

Bokføring av tilleggsfakturaen for bruttobudsjetterte virksomheter og forvaltningsbedrifter

Følgende artskontoer vil kunne være aktuelle ved bokføringen av tilleggsfakturaen ved fakturamottak og ved årsslutt:

• Konto 282 Avstemmingskonto fakturert pensjonspremie fra SPK
  • Her kan beløpet på tilleggsfakturaen bokføres.
• Konto 240 Leverandørgjeld
  • Her skal beløpet på tilleggsfakturaen bokføres.
• Konto 542 Pensjonspremie til SPK
  • Her kan beløpet på tilleggsfakturaen bokføres[1].
• Konto 540 Arbeidsgiveravgift
  • Her kan beregnet arbeidsgiveravgift av tilleggsfakturaen bokføres.
• Konto 1986 Arbeidsgiveravgift
  • Her kan beregnet arbeidsgiveravgift av tilleggsfakturaen bokføres.

Eksempel på hvordan tilleggsfaktura fra SPK kan bokføres

Under ser du et eksempel på hvordan tilleggsfaktura fra SPK kan bokføres på artskonto, kapittel og post.

Pensjonspremie i virksomhetenes kontantregnskap

Bruttobudsjetterte virksomheter og forvaltningsbedrifter rapporterer inntekter og utgifter etter statens kontantprinsipp til statsregnskapet hver måned, og denne rapporteringen for 2023 er grunnlaget for utarbeidelsen av oppstilling av bevilgningsrapportering og oppstilling av artskontorapportering i årsregnskapet for 2023.

For virksomheter som utbetaler et fullstendig resultat av lønnsoppgjøret 2023 på novemberlønn og tar dette med i rapporteringen av lønns- og stillingsdata til SPK innen 27. november, vil pensjonspremien i virksomhetenes kontantregnskap være den faktisk beregnede arbeidsgiverandelen av pensjonspremien for 2023 fakturert fra SPK i termin 1 til 6. Fakturering, bokføring og rapportering til statsregnskapet er omtalt i rundskriv R-118 Regnskapsføring av pensjonspremie for statlige virksomheter. DFØ har utarbeidet et eksempel som viser regnskapsføringen.

For virksomheter som ikke utbetaler et fullstendig resultat av lønnsoppgjøret 2023 på novemberlønn eller som utbetaler et fullstendig resultat av lønnsoppgjøret 2023 på novemberlønn, men ikke tar dette med i rapporteringen av lønns- og stillingsdata til SPK innen 27. november, vil pensjonspremien i virksomhetenes kontantregnskap være en oppdatert prognose for arbeidsgiverandelen av pensjonspremien for 2023. Den oppdaterte årsprognosen vurderes å gi et tilstrekkelig godt estimat i regnskapet for 2023 på hva pensjonspremien ville vært dersom individuelle lønnstillegg var blitt utbetalt på novemberlønn, rapportert til SPK innen 27. november og inkludert i premiefakturaen for 6. termin. Grunnlaget for bokføringen og rapporteringen er terminfakturaene for 1. til 6. termin fra SPK, samt en tilleggsfaktura som mottas samtidig med 6. termin-fakturaen. Tilleggsfakturaen skal bokføres iht. de retningslinjer for fakturaer som fremgår av rundskriv R-118 Regnskapsføring av pensjonspremie for statlige virksomheter, og vil sammen med terminfakturaen for 6. termin 2023 inngå som del av mellomværendet med statskassen per 31.12.2023. DFØ har utarbeidet et eksempel som viser regnskapsføringen.

For virksomheter som mottok tilleggsfaktura i 2022, fordi de ikke rakk utbetaling av lønnsoppgjøret 2022 innen novemberlønn 2022, vil pensjonsutgiften for 2023 også inkludere et element som vedrører pensjon i 2022. Størrelsen på elementet avgjøres av forskjellen mellom estimert pensjonspremie for 2022 (som tilleggsfakturaen for 2022 var beregnet på grunnlag av) og faktisk beregnet pensjonspremie for 2023 (som inngikk i fakturaen for 1. termin 2023). Elementet ble regnskapsført automatisk i mars 2023, gjennom regnskapsføringen av premiefakturaen for 1. termin 2023 og kreditnotaen for tilleggsfakturaen for 2022.

Pensjonspremie i virksomhetenes SRS-regnskaper

For bruttobudsjetterte virksomheter og forvaltningsbedrifter som utarbeider virksomhetsregnskapet etter SRS, skal dette regnskapet i utgangspunktet vise arbeidsgiverandelen av pensjonspremien som en kostnad, jf. SRS 25 Ytelser til ansatte punkt 32.

• For virksomheter som utbetaler et fullstendig resultat av lønnsoppgjøret 2023 på novemberlønn og tar dette med i rapporteringen av lønns- og stillingsdata til SPK innen 27. november, er det ikke behov for bokføring utover det som allerede er gjort for å utarbeide rapporteringen til kontantregnskapet (fakturaen for 6. termin er tatt med som utgift i kontantregnskapet til tross for at den har betalingsfrist i januar 2024, jf. rundskriv R-118 og R-101, og denne fakturaen er produsert på grunnlag av resultatene av lønnsoppgjøret for 2023 for den enkelte ansatte).
• For virksomheter som ikke utbetaler et fullstendig resultat av lønnsoppgjøret 2023 på novemberlønn eller som utbetaler et fullstendig resultat av lønnsoppgjøret 2023 på novemberlønn, men ikke tar dette med i rapporteringen av lønns- og stillingsdata til SPK innen 27. november, vil pensjonsutgiften i kontantregnskapet være et estimat på arbeidsgiverandelen av pensjonspremien i 2023 etter bokføring av tilleggsfaktura. Dette estimatet er beregnet med utgangspunkt i forutsetningen om lik lønnsvekst for alle ansatte, jf. omtale over. Når fullstendig resultat av lønnsoppgjøret 2023 er utbetalt på desemberlønn, og også kjent for SPK gjennom rapporteringen av lønns- og stillingsdata foretatt innen 27. desember, vil SPK foreta en tilleggsberegning som ved bokføring gjør at pensjonskostnaden i virksomhetsregnskapet etter SRS blir den samme som om virksomheten hadde utbetalt et fullstendig resultat av lønnsoppgjøret 2023 på novemberlønn og rapportert dette til SPK innen 27. november. Informasjon om de individuelle lønnstilleggene på ansattnivå blir altså regnskapsført, til tross for at de ikke inngår i faktureringen av premie før i 1. termin 2024. DFØ mener at slik bokføring må foretas for å oppfylle SRS-regnskapets formål om å vise kostnader i årsregnskapet for 2023. Lønnsjusteringene i 2023 vedrører regnskapsåret 2023.

Dersom virksomheten ikke betaler ut fullstendig resultat av lønnsoppgjøret 2023 på desemberlønn eller ikke rapporterer dette som del av lønns- og stillingsdata til SPK innen 27. desember, vil ikke SPK ha nødvendig grunnlag for å gjøre tilleggsberegningen. Da vil resultatet av lønnsoppgjøret 2023 først bli fakturert i premiefakturaen for 1. termin 2024, og først kunne bokføres når virksomheten mottar denne fakturaen.

DFØ har utarbeidet et eksempel som viser regnskapsføringen av tilleggsberegningen som du kan se her:

I virksomhetsregnskapet etter SRS for nettobudsjetterte virksomheter, skal i utgangspunktet arbeidsgiverandelen av pensjonspremien vises som en kostnad, jf. SRS 25 Ytelser til ansatte punkt 32.

• For virksomheter som utbetaler et fullstendig resultat av lønnsoppgjøret 2023 på novemberlønn og tar dette med i rapporteringen av lønns- og stillingsdata til SPK innen 27. november, er det ikke behov for bokføring utover bokføring av terminfakturaene (fakturaen for 6. termin er produsert på grunnlag av resultatene av lønnsoppgjøret for 2023 for den enkelte ansatte).
• For virksomheter som ikke utbetaler et fullstendig resultat av lønnsoppgjøret 2023 på novemberlønn eller som utbetaler et fullstendig resultat av lønnsoppgjøret 2023 på novemberlønn, men ikke tar dette med i rapporteringen av lønns- og stillingsdata til SPK innen 27. november, må også tilleggsfaktura fra SPK bokføres. Når fullstendig resultat av lønnsoppgjøret 2023 er utbetalt på desemberlønn, og også kjent for SPK gjennom rapporteringen av lønns- og stillingsdata foretatt innen 27. desember, vil SPK foreta en tilleggsberegning som ved bokføring gjør at pensjonskostnaden i virksomhetsregnskapet etter SRS blir den samme som om virksomheten hadde utbetalt et fullstendig resultat av lønnsoppgjøret 2023 på novemberlønn og rapportert dette til SPK innen 27. november. Informasjon om de individuelle lønnstilleggene på ansattnivå blir altså regnskapsført, til tross for at de ikke inngår i faktureringen av premie før i 1. termin 2024. DFØ mener at slik bokføring må foretas for å oppfylle SRS-regnskapets formål om å vise kostnader i årsregnskapet for 2023. Lønnsjusteringene i 2023 vedrører regnskapsåret 2023.

Dersom virksomheten ikke betaler ut fullstendig resultat av lønnsoppgjøret 2023 på desemberlønn eller utbetaler, men ikke rapporterer dette som del av lønns- og stillingsdata til SPK innen 27. desember, vil ikke SPK ha nødvendig grunnlag for å gjøre tilleggsberegningen. Da vil resultatet av lønnsoppgjøret 2023 først bli fakturert på fakturaen for 1. termin 2024, og først kunne bokføres når virksomheten mottar denne fakturaen.

Fotnoter

1. Teknikken ved bokføring av terminfakturaen for 6.termin sørger for at det som belastes konto 542 Pensjonspremie til SPK kun inkluderer arbeidsgiverandelen av premien. Fakturaene fra SPK skiller ikke premien på arbeidsgiverandel og medlemsandel, men for 6. termin er det det som er bokført som avsetninger basert på lønnsutbetaling for månedene som fakturaen dekker (november og desember) som benyttes for å hensynta medlemsandelen. For virksomheter som har utbetalt lokalt lønnstillegg i november, men ikke rapport resultatet til SPK innen 27. november, og for virksomheter som har utbetalt lokalt lønnstillegg i desember, vil den vanlige metodikken sørge for at det kun er arbeidsgiverandelen som blir belastet på artskonto 542 Pensjonspremie til SPK når tilleggsfakturaen bokføres (det ligger en for stor medlemsandel i artskonto 263 Trygdetrekk/pensjonstrekk sammenlignet med lønnsgrunnlaget som har vært brukt for å beregne pensjonspremien fra SPK for 6. termin). For virksomheter som ikke utbetaler det lokale tillegget før i 2024, vil bokføringen av hele tilleggsfakturaen medføre at også medlemsandelen blir belastet artskonto 542 Pensjonspremie til SPK, og dermed vil også beregnet arbeidsgiveravgift bokført på artskonto 1986 Arbeidsgiveravgift og 540 Arbeidsgiveravgift innberettede ytelser bli for høy. Det anses som for strengt å pålegge virksomhetene behandling av medlemsandel på samme måte som ved bokføringen av de ordinære terminfakturaene, fordi det ikke er mulig å finne fram til beløpet for medlemsandelen på en rimelig enkel måte. Dersom virksomhetene likevel velger å hensynta dette i sin rapportering til statsregnskapet, bør det forklares hvordan medlemsandelen er beregnet i noten Utbetalinger av lønn (note 2 i DFØs mal for bevilgnings- og artskontorapportering med noter).